8 Cosas a Tener en Cuenta al Diseñar tu Sistema GTD

Una de las muchas ventajas que ofrece la metodología GTD es la enorme flexibilidad que permite a la hora de elegir qué herramientas utilizar para implantarla.

La recomendación de David Allen es comenzar con lo que él denomina soluciones de baja tecnología, es decir, con lápiz y papel o algo similar. Sin embargo, una vez hayas practicado lo suficiente, domines la metodología y, sobre todo, hayas desarrollado los hábitos productivos necesarios, es muy probable que esta solución de baja tecnología se te quede corta y busques algo más potente.

Cuando llegue ese momento y, especialmente, antes de realizar el esfuerzo que supone migrar todo el sistema de una plataforma a otra nueva, te recomiendo que reflexiones sobre lo siguiente:

1. Cómo procesas la información: No todos procesamos la información igual y por tanto debemos adaptar nuestro sistema a esta realidad. Hay personas que, en un proyecto, simplemente necesitan conocer cuál es la próxima acción; otras, por el contrario, necesitan tener una imagen completa del proyecto. Estas últimas agradecerán por tanto un sistema que sea potente representando visualmente los datos, como por ejemplo las basadas en mapas mentales.
2. Itinerante o sedentario: Una de las variables más importantes a la hora de diseñar tu sistema GTD es tener en cuenta el tipo de actividad a la que te dedicas de forma mayoritaria. Si eres una persona que habitualmente trabaja frente a un ordenador podrás utilizar probablemente herramientas más potentes, al menos en cuanto a capacidad de almacenamiento y procesado, que si estás constantemente yendo de un sitio a otro, en cuyo caso necesitarás una herramienta ligera que te permita acceder rápida y fácilmente a tus listas y proyectos.
   Ser itinerante o sedentario influye además en la forma y frecuencia en que podrás definir tu trabajo y en especial en tareas concretas como archivar el material de consulta y referencia o el material de apoyo para proyectos.
3. Número de espacios de trabajo: De forma parecida a lo anterior, el hecho de que trabajes habitualmente en tu casa o en una oficina, influirá en el diseño de tu sistema. Si trabajas en una oficina, tendrás que tener allí una réplica completa del sistema que tengas en casa y mantener además la disciplina de tener ambos sistemas sincronizados. Caer en el error de separar lo profesional de lo personal sólo servirá para que tu sistema GTD deje de funcionar antes o después (100% garantizado).
4. Estructura de archivo: David Allen aconseja un sistema de archivo analógico basado en un sistema de almacenamiento alfabético. Independientemente de que decidas seguir o no este consejo, sí que tendrás que decidir dónde y con qué criterio vas a archivar tanto el material de consulta y referencia como el de apoyo para proyectos, teniendo en cuenta que siempre habrá cosas, aunque sean pocas, que por su naturaleza será difícil, o no merecerá la pena el esfuerzo, digitalizar.
5. Bandejas de entrada: Independientemente de que la solución que decidas usar sea de baja o alta tecnología, una de las cosas que te conviene hacer antes de implantar GTD es decidir cuántas bandejas de entrada vas a utilizar y cuáles van a ser, sin olvidar que siempre debes tener una a mano y que tendrás que procesarlas todas frecuentemente y al menos una vez al día.
6. Agenda: También aquí es recomendable que dediques algún tiempo a decidir qué plataforma es la que vas a utilizar para tu agenda. Sea la que sea, debe permitirte anotar con facilidad las cosas que requieren hacerse en una fecha o en una fecha y hora determinadas y, aún más importante, consultarla sin esfuerzo cuantas veces sea necesario. No te dejes condicionar por la naturaleza del resto de herramientas que uses, es decir, puedes por ejemplo usar una agenda de alta tecnología y sin embargo gestionar tus listas con herramientas de baja tecnología.
7. Contextos: Antes de empezar a usar GTD es interesante dedicar un tiempo a identificar los contextos a los que asignar tus próximas acciones. Mi recomendación es que empieces con el menor número posible y vayas añadiendo más según las necesidades. No olvides que la finalidad de los contextos es ayudarte a discriminar fácilmente qué puedes hacer y qué no en función de las circunstancias en que te encuentras y las herramientas de que dispones en un momento dado. Si ves que tienes demasiadas acciones por contexto, seguramente te interesará dividir ese contexto de forma que cada uno de los nuevos contextos tenga un número de acciones más asequible. Por el contrario, si habitualmente tienes sólo dos o tres tareas por contexto, es probable que te interese consolidar algunos de ellos.
8. Listas algún día/tal vez: Este tipo de listas son adictivas, ya que te permiten vaciar tu mente en el momento sin tener que decidir si realmente vas a comprometerte o no a hacerlas. El único inconveniente es que el volumen de estas listas puede aumentar muy rápidamente convirtiéndolas en algo difícil de manejar. Si ese es tu caso, te sugiero que subdividas esa lista algún día/tal vez en otras que te permitan prestarles la atención que merecen en función del compromiso relativo que tengas con ellas.

Posiblemente haya otros factores que también pueda ser interesante tener en cuenta pero estos 8 son en mi opinión esenciales. Cuando hayas reflexionado sobre ellos y tengas claras las respuestas, estarás un paso más cerca de crear tu sistema GTD ideal.