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Desarrollo Profesional: Actas de Reunión 2.0

| tiempo de lectura 4:05'

Tanto Rafael Ballabriga como Alex Bergonzini saben que soy un enemigo declarado de las actas de reunión «de toda la vida», a las que llamaré «1.0» en lo sucesivo, porque me parecen un anacronismo histórico y un atentado contra la productividad, ya que suponen una pérdida de tiempo tanto para el que las redacta como para los que las tienen que leer.

¿En qué baso mis afirmaciones? Veamos. ¿Cuáles son las posibles finalidades de un acta de reunión 1.0?

  1. Poner al día a alguien que no pudo asistir a la reunión para que pueda saber qué decisiones se tomaron, cuál fue el proceso…
  2. Informar a una audiencia determinada sobre el proceso y conclusiones de la reunión
  3. Dejar constancia, y/o servir de recordatorio futuro para quienes sí asistieron, sobre los temas tratados, decisiones tomadas…
  4. Facilitar el seguimiento en futuras reuniones de las acciones acordadas, responsables y plazos de finalización para las mismas…

Dependiendo del nivel de detalle, o incluso de exactitud, que necesitemos para poner al día o informar sobre una reunión podemos considerar mucho mejores alternativas que tener a una persona registrando manualmente por escrito todo lo que allí se habla. La máxima fidelidad nos la ofrecería un videocast o un podcast, con la posible desventaja de una mayor duración, mientras que un buen punto de equilibrio entre detalle y duración sería una entrada en un blog, o incluso en una wiki, con un resumen de lo más relevante de la reunión. También se podrían ir «tuiteando» las decisiones más relevantes o las acciones a tomar usando algún hashtag que permitiera luego su identificación de forma rápida y sencilla…

Sin embargo la finalidad de las actas de reunión 1.0 se limita con frecuencia a dejar constancia sobre los temas tratados y decisiones tomadas a la vez que facilitar el seguimiento futuro de acciones, compromisos, plazos, etc.

Es en este caso donde las ventajas entre un acta de reunión 2.0, también llamada registro de acciones y decisiones, y una 1.0 no deja lugar a dudas.

Un acta de reunión 2.0 no es más que una hoja de cálculo (MS Excel en mi caso), residente en un disco compartido en red o en una web, al alcance de todos los participantes en la reunión, con dos pestañas.

En la primera pestaña, llamada «Registro de Acciones«, aparecen las siguientes columnas:

  • ID de Acción (opcional): Permite llevar una numeración correlativa de acciones que se han ido añadiendo al registro
  • Prioridad (opcional): Puede ayudar a filtrar las acciones más críticas cuando el número total de acciones es muy elevado. Típicamente se usan tres valores: Alta, Media, Baja
  • Descripción: Requiere un verbo de acción y un objetivo definido que describan la acción que hay realizar. Por ejemplo «llamar al cliente X para confirmar fecha de entrega del proyecto» o «analizar resultados y preparar presentación al respecto para la próxima reunión»
  • Asignada a: Un único responsable de que la acción se lleve a cabo en el plazo estimado y con el resultado acordado. Aunque el resultado de la acción dependa de un equipo, la acción debe estar asignada a una sola persona. Multiples responsables = ningún responsable
  • Fecha de inicio: Típicamente la fecha de la reunión donde se decide llevar a cabo la acción aunque podría ser una fecha posterior en caso que la acción no deba realizarse hasta entonces
  • Fecha objetivo (opcional): Fecha deseada de finalización de la acción
  • Fecha límite (sólo si realmente lo es): Fecha a partir de la cual la acción dejaría de tener sentido
  • Estado: Muy útil para filtrar acciones. Suele tener los valores: No iniciada, Iniciada, Retrasada (se ha superado la fecha objetivo), Completada, Cancelada
  • Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir información adicional relevante para llevar a cabo la acción

En la segunda pestaña, llamada «Registro de Decisiones«, aparecen las siguientes columnas:

  • ID de Decisión (opcional): Permite llevar una numeración correlativa de decisiones que se han ido añadiendo al registro
  • Descripción: Una descripción breve y concisa sobre la decisión acordada. Por ejemplo «comenzar a utilizar actas de reunión 2.0 a partir de junio»
  • Fecha de decisión: Fecha en la que se ha tomado la decisión
  • Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir información adicional, por ejemplo sobre el impacto de la decisión

La manera de utilizar el acta de reunión 2.0 es muy sencilla:

  • Cada vez que se toma una decisión durante la reunión se añade en tiempo real al «Registro de decisiones»
  • Cada vez que se decide llevar a cabo una acción se añade en tiempo real al «Registro de acciones»
  • Al finalizar la reunión cada asistente puede, en cualquier momento, acceder al acta de reunión y filtrar por «Asignada a» cuales son las acciones que debe realizar y en qué plazos
  • Al comenzar la siguiente reunión se revisa el progreso realizado desde la reunión anterior. Para ello se puede filtrar por Fecha de inicio seleccionando todas las fechas desde la última reunión hasta la fecha actual, ya que ello permite incluir también acciones decididas entonces pero con fecha de inicio posterior a la fecha de reunión. Se van repasando todas las acciones y se actualiza su estado. Suele ser útil filtrar aquellas acciones con estado Completada o Cancelada para que no aparezcan.

Las actas de reunión 2.0 son muy sencillas de utilizar, se actualizan en tiempo real con una inversión de tiempo mínima, están en formato electrónico al alcance de todos los participantes en la reunión y permiten filtrar la información relevante en cada momento.

¿A qué esperas para probarlas?

[Actualización 5/1/2011: La versión actualizada del fichero Excel de ejemplo para las actas de reunión 2.0 está disponible aquí]

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Comentarios

Àlex Vallès avatar
Àlex Vallès


Hola
Interesante el post.
Y la verdad me ha hecho recordar a un antiguo jefe mío que era un "enamorado" del Excel y las hojas de cálculo en general puesto que nos "obligaba" a registrar las actas de reunión en una hoja de cálculo similar a la que tu planteas.

Decía que era simple y puro sentido común.

En dos pestañas resumo una jornada de trabajo. Lo que hemos tratado y lo que hemos decidido.

Simple, sencillo, eficiente y efectivo.

Excelente, como siempre.

Un saludo

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Àlex Vallès: Reconozco que me costaría un verdadero esfuerzo volver a la versión 1.0 :)

Muchas gracias por participar.

JM

Angel avatar
Angel


Totalmente de acuerdo y así creo que se refleja en mi post http://legnita.wordpress.com/2009/04/21/plantilla-para-actas-de-reunin/

Podéis bajaros mi plantilla desde http://www.box.net/shared/gajxt881lv

Enhorabuena por el artículo

Miguel de Luis avatar
Miguel de Luis


Hola José Miguel. Cuando trabajaba de procurador, podía observar los métodos de trabajo de los abogados. Pues bien, como sabes, los juicios hoy en día quedan grabados en vídeo, la cual se complementa con un acta sucinta. Era corriente ver a los abogados tomar notas y luego usar el vídeo como respaldo. Pienso que dado la ubiquidad de las cámaras y la capacidad de los ordenadores de hoy en día, se podría hacer lo mismo en cualquier reunión medianamente importante. Así además uno se protege ante manipulaciones y malentendidos.

Daniel Aguayo avatar
Daniel Aguayo


Nosotros llevamos un par de meses siguiendo un esquema parecido en las reuniones, aunque mucho más simplificado. Son reuniones semanales en las que la plantilla sólo tiene las columnas qué, quien y cuando (aunque al ser revisiones semanales esta la obviamos).

Realmente, esta forma de registrar conclusiones es muy 'a la GTD', no andarse con vaguedades y definir exactamente las próximas acciones.

Francisco Páez avatar
Francisco Páez


Hola José Miguel.
Me ha parecido muy interesante el enfoque hacia lo que es importante sacar de las reuniones y cómo llevar el seguimiento de forma eficiente.
Hay empresas que no han llegado a usar las Actas 1.0, por lo que usar este método sería para ellas un gran salto adelante.
Tengo una amiga a la que le va a encantar, cuando se lo cuente.

Un saludo y felicidades de nuevo.

Agustí López avatar
Agustí López


Yo no conocía la herramienta, así que gracias por difundirla.
Hasta pronto

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Angel: Gracias por compartir tu plantilla y por pasarte a comentar.

@Miguel de Luis: Como indico en el post, todo depende de la finalidad que quieras dar al acta. Si necesitas un reflejo fiel de la reunión, lo que propones es una muy buena solución.

@Daniel Aguayo: Yo comencé a usar estas actas antes de conocer GTD. Es verdad que después de descubrirlo pude añadirles un par de mejoras.

@Francisco Páez: Pues las que empiecen directamente con la versión 2.0 no saben de la que se libran ;-) Espero que le resulte útil a tu amiga.

@Agustí López: Esa era la idea principal del post. Darla a conocer para que todos podamos aprovechar las ventajas que ofrece.

Muchas gracias a todos por formar parte de la conversación alrededor de Optima Infinito.

JM

rbs avatar
rbs


Hola José Miguel,
Muchas gracias por compartir tus experiencias con las actas. Es un post muy interesante y de gran aplicabilidad.
Saludos,
Rafael

Alex Garcia avatar
Alex Garcia


Es muy interesante, pero personalmente me plantea ciertas dudas respecto a la posibilidad de manipulación.

Puedo estar equivocado, pero me es muy difícil su uso en cierto tipo de reuniones donde los acuerdos pueden ser críticos.

Gracias por compartir tu experiencia.

Pier Pallini avatar
Pier Pallini


Estimado, me parece simplemente fantastica la forma en que propones ordenar el acta de reunion, aunque debo reconocer que no me parecio muy optimo el supuesto de guardar el acta en un videocast o un post.

Cuando quisieramos revisar las labores que nos comprometims a realizar en la reunion, tendriamos que ver toda la reunion, para tomar apuntes al respecto y empezar a dar seguimiento a nuestras acciones

Y ponerlo en un blog seria lo mismo que escribir los puntos en un papel, pero dejarlo compartido.

Resumiendo. Me gusto la forma propuesta, aunque creo que ciertos ejemplos propuestos distan mucho de ser superiores a las actas "1.0"

Saludos
Pier

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@Pier: Si lo que se pretende es dejar constancia de la reunión con exactitud, el videocast sería una forma de lograrlo.

Sin embargo, si lo que se pretende es hacer seguimiento, como bien apuntas, esta opción es ridícula y tiene mucho más sentido el Acta 2.0

Del mismo modo, si lo que se pretende es informar a una audiencia de las decisiones de la reunión, un blog es una opción excelente (en mi empresa la usamos). Para lo que el blog no resulta nada útil es para hacer seguimiento.

Las actas 1.0 son malas para las tres cosas:
a) Imprecisas para dar fé con exactitud de lo que pasó
b) Tediosas y demasiado extensas para informar de lo que se decidió
c) Poco operativas para hacer seguimiento de acciones y decisiones

En definitiva, la idoneidad de la herramienta a utilizar depende de la finalidad que se persiga.

Muchas gracias por participar y compartir tu opinión.

JM

David Sánchez avatar
David Sánchez


Jose Miguel: tampoco veo necesario al 100% tener on line el acta de la reunión, pues en ocasiones a lo mejor es algo complejo registrar la información de manera correcta (una cosa es la información del acta y otra cosa las notas propios y privadas que quieras tomar en una reunión. a lo mejor hacer ambas cosas a la vez yq ue todo quede correcto pueda ser complicado. Veo muy bien que esté compartida en un repositorio común, pero claro eso siempre queda en manos de nuestros "amigos" de SSII y cuando la reunión es con un cliente, es complicado tener un repositorio común.

Ademas, esperamos ver ese fichero excell que utilizas ;-)

un saludo

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


@David: Hombre, lo del fichero común es tan fácil como tener un Excel protegido con contraseña en googlepages por ejemplo. Los de SSII ni se enteran de que existe.
Si quieres ver el Excel que utilizo lo puedes descargar aquí:
http://www.sigmirror.com/files/download/23980_6jauo/ActionItemLog.xls

Victor Cortes avatar
Victor Cortes


La verdad es que estoy muy interesado en probarlo, pero no encuentro la forma de descargarlo... :( me pueden dar indicaciones de como puedo probarlo?

Gracias.

vichu.firefox2 avatar
vichu.firefox2


La verdad es que estoy muy interesado de probarlo, pero no encuentro forma de descargarlo, sera que me pueden dar indicaciones por donde puedo descargarlo para probarlo?

Gracias por su colaboración

Jordi avatar
Jordi


Hola José Miguel!

He intentado acceder al Excel pero el enlace parece que ha dejado de funcionar, sería posible tener acceso de alguna otra forma?

Gracias!

 avatar


Perdona, el enlace estaba roto pero ya lo he solucionado. Muchas gracias a ti por avisar.

Antonio José Masiá Guerrero avatar
Antonio José Masiá Guerrero


La idea de este tipo de actas es genial, pero ¿que ocurre si la reunión la mantenemos con gente ajena a nuestra empresa?. Realmente necesitamos algún tipo de documento firmado con el compromiso. A nivel interno seguro que funciona genial, pero me surgen dudas en el momento que en la reunión interviene algún tipo de agente externo.

Por otro lado según la ISO (Calidad), debemos tener algún tipo de registro de cada una de las acciones que llevamos a cabo por si en algún momento dado tenemos que demostrar a nuestro cliente cada uno de los pasos que damos sobre su proyecto. ¿como casa esto con la productividad?

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Hola Antonio José. Las actas de reunión 2.0 están esencialmente pensadas para reuniones internas. Sin embargo, a día de hoy es posible compartir estos documentos con clientes, proveedores, etc. con tecnologías al alcance de todos (p.e. Dropbox).
El acta de reunión 2.0 es de hecho un registro como el que solicitan las ISO ya que todas las acciones una vez completadas quedan ahí con la fecha en que se completaron. La ventaja es que las puedes ocultar para que no interfieran con las que están aún activas. También podrías decidir mover periódicamente las completadas a otra pestaña o a un archivo diferente. No se me ocurre una solución más productiva :)

Antonio José Masiá avatar
Antonio José Masiá


Tengo varias duda respecto a estas actas que propones. En primer lugar, ¿que haces con el listado de acciones que se han generado?, ¿las incorporas directamente a las listas de acciones siguientes? , ¿las sigues desde la propia acta? y en segundo lugar imagina que las decisiones que se toman implican responsabilidades serias, ¿no sería convenientemente que quedaran firmadas?. Te pongo un ejemplo: Conoces la problemática que hay con la Seguridad y Salud en las obras. Cuando se adoptan decisiones acerca de este tema en una obra, se toman decisiones importantes. Estas deben quedar firmadas para que cada agente se responsabilice de ellas. Veo que este tipo de actas funcionan muy bien para reuniones en oficinas y eso, ahora cuando las reuniones deben celebrarse en sitios no fijos como por ejemplo obras, es un poco complicado. Al final cuando llegas a la oficina tienes que pasar la información.

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Las actas de reunión 2.0 están pensadas inicialmente para sustituir a las actas tradicionales que se suelen hacer tras las reuniones. A título personal, las acciones del acta de las cuales yo soy el responsable pasan a mi lista de próximas acciones o a mi agenda. En ese sentido, el acta 2.0 es como una bandeja de entrada más.
Las actas 2.0 sirven para minimizar el tiempo empleado en redactar actas manualmente y también facilita el seguimiento de compromisos y acciones, es decir, ayuda a hacer lo que se ha acordado en la reunión que se va a hacer. Está pensada para entornos digitalizados, por lo que probablemente no sea demasiado útil en el caso que comentas. Al margen de ello, la finalidad de las actas 2.0 es únicamente operativa, no legal. Si hace falta un compromiso legalmente vinculante por escrito, habrá que utilizar otro medio.

JC avatar
JC


Jose Miguel:

Lo que tu recomiendas no es ni más ni menos que el "Action Item Register" de un Project Manager. Una herramienta utilísima para el seguimiento de un proyecto pero que en el caso de una Minuta de Reunión responde a una parte del problema que se quiere resolver.

La minuta entre otras cosas es una manera de dejar constancia de lo hablado, de la información relevante al proyecto, luego de lo cual vienen las decisiones que si quieres puedes cargar en una planilla excel siguiendo ese procedimiento. Permite que en el caso de una negociación compleja (dentro o fuera de tu empresa) se asienten los puntos acordados y los que quedan pendientes de resolución, para por ejemplo tener el punto de partida de una nueva Orden del Día.

Es interesante tu propuesta. En el caso de Proyectos Complejos creo que sí vale la pena invertir en cargar los datos en una planilla excel, que seguramente será el PM quien lo haga.

Saludos

JC

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Creo que la decisión sobre qué tipo de herramienta utilizar depende del objetivo que tengas. Si se quiere dejar constancia de lo hablado, entiendo que una grabación en video o mp3 es una alternativa mucho más productiva y, sobre todo, fiel, que una transcripción escrita de lo discutido en una reunión de varias horas.

Por otra parte, las decisiones y la información relevante pueden estar en la pestaña "Decision Log", con lo que están "a mano" si hacen falta.

Hace muchos años, más de una década, que sustituí las actas de reunión tradicionales por este tipo de actas y la verdad es que nunca he echado en falta las primeras.

Personalmente detesto el trabajo improductivo, y las actas de las reuniones son para mí un ejemplo clásico de trabajo absurdo y redundante. Pero claro, sobre gustos no hay nada escrito :-)

Saludos,

Juan Moreno avatar
Juan Moreno


Hola.
Me pareció una herramienta muy útil. Gracias.
Pero ¿podría por favor recomendarnos páginas en donde podamos mantener el acta on line para que todos los miembros la vean?

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Lo más sencillo es guardar el fichero del acta 2.0 en una carpeta compartida de Dropbox. Otra alternativa sería utilizar una Hoja de Cálculo de Google Docs.

Saludos,

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