Todo GTD en Dos Posts (I)

Con el post de la semana pasada doy por terminada la primera parte del libro de David Allen «Organízate con Eficacia», la traducción al español de «Getting Things Done», más conocido como GTD.

A lo largo de las últimas 43 semanas has podido ir aprendiendo paso a paso en qué consiste este método, que no sistema, para alcanzar la productividad sin estrés.

Las técnicas de GTD son sencillas pero suponen un cambio profundo de paradigma. Se trata de utilizar un nuevo enfoque para una nueva realidad.

En estos tiempos modernos, los enfoques tradicionales de gestión del tiempo y de organización personal han quedado obsoletos y no son suficientes para los trabajadores del conocimiento. En la nueva cultura del trabajo del conocimiento necesitas un sistema que combine la visión amplia con los detalles y permita gestionar múltiples niveles de prioridad, controlar cientos de asuntos y ahorrar más tiempo del invertido en mantenerlo.

El secreto de la productividad está en La Zona, ese estado en el que tu mente está despejada y opera en sus niveles más altos, lo que Allen denomina estado de alerta perfecta, aludiendo al antiguo adagio Zen de la «mente como el agua».

Lo opuesto al estado de alerta perfecta es el estrés. Si como afirma Allen el estrés es cuestión de compromiso, en el sentido que dicho estrés se debe a la mala administración de los compromisos que la gente tiene o acepta, podríamos decir que GTD es una metodología que te enseña cómo gestionar tus compromisos y por tanto cómo eliminar el estrés.

¿Por qué es tan difícil en la práctica algo que en teoría parece tan sencillo?

Dice Peter Drucker que «en el trabajo del conocimiento… la tarea no se supone, sino que ha de determinarse» y sin embargo no te han enseñado que tienes que pensar en tu trabajo antes de poder hacerlo.

Este es sin duda uno de los motivos por el que te comprometes tan fácilmente a muchas cosas que en realidad no sabes lo que realmente implican en cuanto a tiempo y carga de trabajo, lo que te enseña que el primer requisito para ser productivo es pensar. Antes de hacer hay que pensar o, lo que es lo mismo, pienso, luego soy productivo.

Cuando no piensas y te comprometes sin más, lo que haces es autoengañarte. Lo que sucede es que no puedes engañar a tu mente porque, si lo intentas, generarás estrés, ya que tu mente te va a estar recordando en todo momento las cosas a las que te has comprometido sin saber qué implican realmente.

Otro error común que afecta negativamente a tu productividad es ignorar el hecho de que tu mente es una herramienta fantástica para pensar pero un desastre como agenda. Olvídalo. Tu mente no es tu agenda y si intentas confiarle todos tus frentes abiertos el resultado será el mismo que si la engañas: sólo lograrás generar estrés.

Los sistemas tradicionales de organización y gestión del tiempo no funcionan fundamentalmente por dos motivos. Por una parte, porque no transforman las cosas. Pero, ¿por qué hay que transformar las cosas? La respuesta es sencilla. Porque mientras sean cosas y no las conviertas en resultados concretos y próximas acciones no serán controlables y por tanto serán generadoras de estrés.

Por otra parte, todos estos sistemas fallan porque en realidad no puedes gestionar el tiempo. Lo que sí puedes hacer es decidir a cual de tus próximas acciones que te has comprometido a hacer vas a dedicar tu atención en cada momento.

Gestionar la atención en lugar del tiempo es sin duda una perspectiva distinta: la perspectiva GTD. Esta perspectiva te permite administrar tus acciones desde un enfoque multidireccional, es decir, sabiendo cuales son todas las próximas acciones entre las que puedes elegir en un momento dado pero también cuales son todas las acciones que necesitas llevar a cabo para completar un determinado proyecto.

Si quieres ser productivo sin estar estresado, GTD te propone un gran cambio: vaciar tu mente. El motivo es que el tiempo que mantienes algo en la mente y la cantidad de cosas que haces al respecto son, por lo general, inversamente proporcionales.

¿Cómo se logra vaciar la mente? Ese es el segundo post, que aparecerá publicado la semana que viene.