GTD: Cómo Recopilar con Éxito

Una cosa es tener bandejas de entrada y otra bien distinta es utilizarlas de forma adecuada.

Casi todo el mundo tiene de hecho una o más bandejas de entrada, aunque tal vez no las llamen así, y el único problema es que están fuera de control.

En realidad recopilar con éxito es muy sencillo y sólo exige cumplir los tres requisitios que vamos a ver a continuación:

1. Todos los frentes abiertos tienen que estar en el sistema de recopilación y, por tanto, fuera de tu cabeza
2. Mantener el mínimo número posible de bandejas de entrada
3. Vaciar periódicamente todas las bandejas de entrada

Si realmente aspiras a sacarle todo el partido a GTD algún día deberías empezar a asumir que las bandejas de entrada tienen necesariamente que pasar a formar parte de tu vida cotidiana, es decir, tienes que pensar en ellas como si fueran algo tan indispensable como tu móvil o tus gafas (si usas, claro).

Mucha gente acaba no usando las bandejas de entrada porque no encuentra una motivación para hacerlo. Tú tampoco le verás demasiado sentido a usarlas a no ser que realmente vacíes tu mente por completo. A fin de cuentas lo que le ocurre a la mayoría de la gente es que tiene una serie de incompletos en sus bandejas de entrada pero conserva otros tantos incompletos en su cabeza. En otras palabras, mantienen dos sistemas de recopilación paralelos sin obtener beneficio de ninguno de ellos.

La única forma de que tu sistema de recopilación te resulte realmente útil es que sea único, aunque conste de varias bandejas de entrada, y te permita vaciar por completo tu mente en todo momento.

Por otra parte deberías tener tantas bandejas de entrada como necesites pero intentando necesitar las menos posibles.

Tienes que pensar en tus bandejas de entrada como algo que te permita vaciar tu mente de forma casi instantánea y en prácticamente cualquier situación, con la única limitación de evitar una proliferación innecesaria de las mismas.

Ten en cuenta que cuantas más bandejas de entrada tengas, más difícil te resultará procesarlas de forma regular y mayor será el riesgo de acabar no usándolas.

Por último es esencial vaciar las bandejas de entrada con periodicidad pues de lo contrario acaban convirtiéndose en un montón de material amorfo.

Es importante que tengas en cuentas que vaciar tus bandejas de entrada no significa que tengas que hacer esas cosas ahora mismo sino tomarlas una a una, examinarlas, decidir qué tienes que hacer con ellas y organizar las próximas acciones en tu sistema. Sobre todo, no vuelvas a ponerlas de vuelta en la bandeja de entrada.

El secreto para vaciar las bandejas de entrada con regularidad es tener un sistema de administración de acciones eficaz.

Cuando sabes que tienes que hacer algo con las cosas de tu bandeja de entrada pero no lo puedes hacer en ese momento, lo más fácil es dejarlas ahí otra vez. Eso es lo que hace mucha gente con su bandeja de entrada del correo electrónico ya que al menos saben que en algún lugar tienen un recordatorio de algo pendiente.

Sin embargo uno de los fundamentos de GTD es «jugar al primer toque», es decir, no volver a dejar las cosas en la bandeja de entrada una vez las hemos sacado para examinarlas y decidido qué hacer con ellas. La clave para conseguirlo es aprender a procesar debidamente las cosas, algo que veremos en próximas semanas.