GTD: Qué Hacer cuando no hay Próxima Acción

Procesar es fácil, pero requiere pensar mucho y rápido.

El principal desafío con el que te vas a encontrar es que, además, la mayor parte de las veces la acción a realizar no es obvia, algo habitual por otra parte en el trabajo del conocimiento, sino que tendrás que decidir cuál es.

Sin embargo, suele ocurrir que una parte de las cosas que recopilaste en «el cesto», y que ahora estás procesando, no requiere ninguna acción.

Estas «cosas» pueden ser:

Basura: Cosas con las que no tienes que hacer nada, no te sirven para nada y no crees que puedan tampoco servirte para nada en el futuro. En su momento las recopilaste porque no sabías si iban a requerir acción o te iban a resultar de utilidad y tampoco querías interrumpir tu recopilación para averiguarlo. Es lógico por tanto que mucho de lo que has recopilado acabe siendo basura.

Es probable que en ocasiones te asalte la duda de si deberías quedarte o no con algo, por si te pudiera hacer falta en un futuro. En estos casos hay evidentemente dos opciones: conservarla o desecharla.

Si la conservas no olvides que debes tener un sistema de revisión periódica de tus archivos de material de referencia y que ésta pasará a ser una cosa más a revisar. Por este motivo merece la pena evaluar la dificultad de volver a obtener esa información en contraposición al esfuerzo de almacenarla y revisarla periódicamente. A no ser que tengas muy claro que es casi imposible de volver a conseguir, lo que yo hago, y lo que te recomiendo, es que lo tires.

Incubar: Aquí entran todas esas cosas sobre las que estás seguro de no tener que realizar ninguna acción ahora pero sobre las que podrías querer hacer algo en un futuro.

Dependiendo de cómo quieras volver a procesar esa cosa en el futuro, tienes tres opciones:

• Ponerte un recordatorio en la agenda: Por ejemplo si estás pensando ir a ver un espectáculo pero se acaba el plazo para comprar las localidades
• Anotarla en un archivo de seguimiento: Es similar a anotarla en la agenda aunque el procedimiento es distinto. Uno de los archivos de seguimiento más conocido, y que en su día veremos en detalle, es el archivador «tickler», también conocido como «43 carpetas»
• Escribirla en una lista «algún día/tal vez» que revises periódicamente como parte de tus revisiones semanales y/o mensuales. Según el volumen de cosas que tengas en esta lista te puede resultar interesante dividirla en dos, dependiendo de la mayor o menor probabilidad de hacer algo con ellas finalmente. También dedicaré en su momento una entrada específica a este tema

La ventaja de disponer de estos métodos de incubación es que te permiten quitarte las cosas de la cabeza de forma inmediata y con la confianza de no olvidarlas, ya que has activado un sistema de recordatorios que te hará volver a pensar en ellas en el momento oportuno.

Consulta: Cosas que no requieren, ni requerirán, acción pero que pueden ser útiles por la información que contienen. Ya hemos visto que para que un archivo sea realmente útil, debes poder ser capaz de archivar cualquier cosa en menos de un minuto. El mayor riesgo con el material de consulta es caer en la trampa del «luego lo archivo», ya que lo más probable es que no lo hagas nunca y acabe apilándose sobre tu mesa y estanterías.

Otro error habitual es confiar en exceso en el soporte electrónico a la hora de montar tu archivo. Lo que está en formato electrónico resulta absurdo imprimirlo para archivarlo físicamente, así que archívalo electrónicamente. Por el mismo motivo, lo que está en soporte físico no tiene sentido que lo digitalices para archivarlo electrónicamente, así que archívalo físicamente. Lo que importa no es disponer del archivo más sofisticado, sino del más práctico.

Ya sabes qué hacer cuando no hay próxima acción. Ahora bien, ¿qué pasa cuando sí la hay? El lunes que viene veremos cómo identificar tus próximas acciones y proyectos .