GTD: Los 5 Pasos para Administrar tu Trabajo

Independientemente del orden que sigamos, al abordar nuestras tareas tenemos que: recopilar cosas que nos llaman la atención, procesar lo que significan y qué hacer con ellas, organizar los resultados y evaluarlos como opciones de lo que elegimos hacer.

Recordaréis que esto es precisamente la administración horizontal de acciones: comprender todo cuanto capta nuestra atención en un momento dado.

Como podéis ver, se trata de un método bastante directo. Otra cosa es que la mayoría de las personas podrían mejorar significativamente el control que tienen sobre cada uno de estos pasos.

Debemos tener en cuenta que la calidad de nuestra administración del trabajo vendrá dada por el paso que controlemos peor.

Casi todo el mundo tiene agujeros importantes en el proceso de recopilación. Muchos han recopilado bien pero no han procesado ni decidido qué hacer con ello. Otros incluso han tomado buenas decisiones sobre qué hacer pero desaprovechan el esfuerzo porque no organizan de forma eficaz los resultados. También suele haber espacio para mejorar a la hora de evaluar dichos resultados de forma coherente.

Cuando estos pasos no están debidamente controlados lo que ocurre con frecuencia es que lo que elegimos hacer en un momento dado no es lo adecuado.

Por otra parte, uno de los motivos principales por el que mucha gente no ha tenido demasiado éxito «organizándose» es porque ha intentado realizar los cinco pasos al mismo tiempo.

Cuando la mayoría de las personas se sienta a confeccionar una lista, intentan recopilar lo más importante siguiendo algún tipo de orden que refleje prioridad o secuencias pero sin embargo no apuntan todas las acciones reales que han de llevar a cabo o dejan sin apuntar las que consideran «menos importantes».

El problema es que si no decidimos qué tenemos que hacer con relación a algo «menos importante» estaremos convirtiendo ese algo en un «frente abierto» que nos restará energía y nos impedirá centrarnos con claridad y eficacia en los temas importantes.