Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 16

En este décimo sexto post de Productividad Personal Edición 2022 continuamos con el resto de lo que escribí sobre Organizar en mi libro, sin entrar en un análisis pormenorizado, ya que lo cambiaría todo por completo.

Contenedores de GTD

Aunque en su momento nos parecía (a mí y a las personas que estaban en OPTIMA LAB por aquel entonces) un nombre fantástico, la experiencia me ha demostrado lo contrario.

«Contenedor» es una palabra desafortunada desde el punto de vista didáctico, ya que contribuye a reforzar la mala práctica de usar las listas de recordatorios como si fueran listas de archivo.

En lugar de una palabra, ahora habría utilizado la expresión «lista de recordatorios», que es la definición real de lo que estamos hablando.

Es necesario emplear toda la expresión, y no solo la palabra «lista», porque las listas que la mayoría de la gente conoce y usa son listas tipo archivo y, por tanto, solo se parecen a las listas de recordatorios en que empiezan por la palabra «lista».

Reconozco que leer esta parte del libro me genera sensaciones incómodas. No es que me avergüence o me arrepienta de ella —era lo que creía firmemente cuando lo escribí— sino que me doy cuenta de lo mucho que complica lo que realmente significa Organizar.

Hablar de contenedores invita a visualizarte «moviendo» cosas de un sitio a otro más que transformándolas y si, además, esos sitios ya vienen predefinidos —como en el caso de GTD— es aún peor.

Ignorando la diferencia entre objetos y significados

Uno de los errores garrafales de Allen (en mi opinión) es hacer caso omiso de la distinción entre objeto y significado, una diferencia obvia que marca un antes y un después a la hora de pensar sobre tus asuntos.

Allen mezcla la organización de los objetos con la organización de los recordatorios relacionados con los objetos. Esto contribuye a que la gente se quede con su idea preconcebida de qué es organizar y rechace mentalmente la propuesta de GTD.

La aparente sencillez que resulta de sobresimplificar la organización es falsa y produce el efecto contrario. Veamos a qué me refiero.

Con el objeto, una vez que has completado el proceso de pensamiento sobre él, solo puedes hacer tres cosas: o lo tiras (basura), o lo guardas (archivo = «por si acaso») o lo conservas para usarlo en relación con algún recordatorio (material de apoyo).

Con el significado, una vez que has terminado de decidir sobre él lo que sea que hayas decidido, solo puedes hacer también tres cosas:

• Nada (o porque ya lo hayas hecho nada más decidirlo o porque hayas decidido no hacer nada y tampoco reevaluarlo en un futuro).
• Ponerte un recordatorio de la acción o acciones que hayas decidido hacer (y se puedan hacer sin depender de completar otras previas).
• Lo de antes más un recordatorio del resultado final deseado, en el caso de que con esa acción o acciones no se alcance directamente.

En cuanto a dónde poner tanto los objetos como los recordatorios, también es extremadamente sencillo:

• Objeto: La basura la tiras, lo que guardas «por si acaso» lo pones de tal forma que sepas dónde ir a buscarlo cuando lo necesites y lo que vas a necesitar lo dejas a mano o donde te dé la gana, y en este último caso lo indicas en el recordatorio, para que sepas dónde ir a buscarlo cuando lo vayas a usar.
• Recordatorio: Primero, piensa en qué momento o circunstancia te sería útil encontrártelo. Luego piensa si tienes ya alguna lista que describa ese momento o circunstancia; si la tienes, apunta ahí el recordatorio; si no la tienes, créala y luego apunta en ella el recordatorio.

Esto representa el 80 % de lo que es Organizar en GTD. El resto hasta el 100 % tiene que ver con el uso avanzado de las listas, incluyendo algunas con usos específicos, como las de Proyectos, A la espera, Algún día/Tal vez, el Calendario o las checklists.

El arte de sobrecomplicar las cosas

Gran parte de la supuesta complejidad y rigidez de GTD procede de los nombres poco afortunados elegidos para las listas:

• Proyectos que no son proyectos, sino resultados esperados.
• A la espera que no son cosas a la espera, sino acciones delegadas (o resultados).
• Algún día/Tal vez que no es un cajón de los sueños imposibles, sino recordatorios de decisiones pendientes de reevaluar.

También considero un error didáctico grave mezclar las listas de recordatorios de acciones con las listas de gestión, control o como lo quieras llamar.

Me refiero a que una lista «De compras» contiene recordatorios de acciones que tienes que hacer tú cuando estés de compras.

Por el contrario, las listas de Proyectos, A la espera o Algún día/Tal vez no contienen recordatorios de acciones y, por tanto, deberían estar claramente diferenciadas para evitar confusión.

Reconozco que, ahora que ya hemos terminado el manuscrito del nuevo libro, tener que releerme todas estas sobrecomplicaciones de GTD me pone de mal humor, sobre todo, por haber tardado tanto tiempo en reconocerlas.

Cuando leas nuestro próximo libro, te aseguro que te va a sorprender lo extremadamente sencillas que son las buenas prácticas de GTD una vez filtras toda la jerga y mal hacer didáctico.

En cualquier caso, llegamos así al final de este post. En la próxima entrega continuaremos directamente en el Paso 4, evaluar o reflexionar. ¡Hasta pronto!