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Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 13

| tiempo de lectura 3:29'
Productividad Personal Edición 2022

En este décimo tercer post de Productividad Personal Edición 2022 vamos a retomar la serie revisando una de las partes clave de mi libro: la que explica los proyectos de GTD y su diferencia con las siguientes acciones.

De nuevo, tanto en «En GTD® los proyectos no se hacen» como en «Diferenciando acciones y proyectos», he detectado varias sobrecomplicaciones derivadas de la ignorancia y el fundamentalismo. Vamos a analizarlas por partes.

Liándola con los proyectos

La primera de todas ellas tiene que ver con la definición de proyecto.

Aún recuerdo cómo reaccioné con indignación la primera vez que escuché a David Allen decir que un resultado que requiere más de un paso no tiene por qué ser necesariamente un proyecto.

Sí, lo sé, eso no es lo que dice en sus libros, estamos de acuerdo. En mi experiencia, este tipo de cosas son las principales culpables de que GTD sea percibido como rígido y difícil, pero qué le vamos a hacer.

El caso es que Allen y su equipo entienden que un proyecto es algo que tienes en tu lista de proyectos. Y si no lo tienes allí, es porque —para ti— no es un proyecto.

¿Cómo es esto posible? Muy sencillo. Porque la definición de proyecto que Allen hace en sus libros es parcial, incompleta.

La definición que te explican en los programas de certificación como GTD Master Trainer es que un proyecto es un resultado que:

  1. Requiere más de un paso.
  2. Se puede completar en el plazo máximo de un año.
  3. Quieres revisar en tu Revisión Semanal.

Como puedes imaginar, este último punto es la clave.

Eso significa que «cambiar el aceite al coche» —el ejemplo que uso en el libro— seguramente no sea un proyecto para casi nadie. Desde luego, para mí no lo es a día de hoy. Aunque tenga varios pasos.

En línea con esto, es posible que te suene el concepto de «proyecto autogestionado». Bueno, pues ese concepto tampoco existe en GTD.

Es una «vía de escape» utilizada por las personas que no conocen los tres criterios anteriores para explicar por qué puedes hacer excepciones y no meter todos tus proyectos en tu lista de proyectos. Yo también la empleé en su día.

El resumen de todo lo anterior es que la última palabra sobre qué es un proyecto y qué no la tomas tú. Esto permite eliminar mucho ruido de la lista de proyectos y asegurar que su contenido sea realmente relevante.

Las acciones no existen

La segunda de las sobrecomplicaciones tiene que ver con la distinción entre acción y siguiente acción. Al igual que ocurre con los «proyectos autogestionados», esto tampoco existe en GTD.

En GTD solo existen las next actions, término que se puede traducir como siguientes acciones, acciones siguientes, próximas acciones, etc.

Sin embargo, en realidad, ninguna de esas traducciones hace honor al concepto original.

Si queremos traducir el término con rigor, la mejor traducción de next action es «actividad física que se puede hacer ya para que algo avance o se complete».

Esto nos lleva a que, en GTD, si algo no es una siguiente acción, no es nada. Literalmente.

Lo de identificar todas las acciones posteriores y guardarlas como material de apoyo es pura sobreplanificación y nadie que sepa realmente GTD lo hace.

El orden importa, o no

Mi tercera sobrecomplicación es, en realidad, un error didáctico. Para uno de los pocos aciertos didácticos que hay en el GTD original, voy yo y me lo cargo.

Para Allen, da exactamente igual si primero identificas el proyecto y luego la siguiente acción o si lo haces al revés. Sin embargo, en la formación GTD oficial de Nivel 1 se insiste mucho en identificar primero la siguiente acción y luego el proyecto.

Y está bien pensado didácticamente, porque la gente viene de lo contrario y, además, lo hace mal.

Si quieres cambiar un comportamiento erróneo —identifico el resultado y luego lo descompongo en todas sus acciones— necesitas empezar cambiando desde el origen.

Por tanto, cuando yo en el libro planteo que identifiques primero el proyecto y luego la siguiente acción, estoy invalidando el buen consejo de Allen de hacerlo al revés.

Lo cierto es que el orden importa, y mucho.

Si estás empezando, mi recomendación es que identifiques siempre primero la siguiente acción y luego el resultado. Es importante para romper con tus hábitos anteriores y para interiorizar el nuevo proceso de pensamiento.

Por supuesto, puedes hacerlo como quieras, pero, en la mayoría de los casos, hacerlo como siempre dificultará tu aprendizaje.

A partir de ahí, una vez tengas realmente interiorizado qué es un proyecto y una siguiente acción en GTD, el orden dará igual.

De hecho, yo a veces identifico primero la siguiente acción y luego el proyecto y otras veces lo hago al revés.

Con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «Qué significa delegar en GTD®». ¡Hasta entonces!

Comentarios

Jesús avatar
Jesús


Buenas tardes, José Miguel.

En el comentario "Lo de identificar todas las acciones posteriores y guardarlas como material de apoyo es pura sobreplanificación y nadie que sepa realmente GTD lo hace" me gustaría saber, entonces, cómo hay que hacerlo.
Me explico. Considero que, a veces, no todas las acciones de un proyecto son 'siguientes acciones'. Por tanto, no aparecen en ningún contexto. ¿Dónde las anoto? El hecho de anotarlas puede que sea importante/necesario para mí para no tener que volver a pensar cuál es la siguiente acción (¿o esa es la idea?).

Gracias por la respuesta y por compartir tus conocimientos. Un saludo.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Jesús:
En palabras de Allen, «céntrate en lo que puedes hacer y olvídate de lo que no puedes hacer». Los proyectos no «tienen» acciones, son simples resultados que quieres conseguir. Cuando surge un tema, lo primero es identificar la acción física y visible que hace que ese tema avance. Después, hay que preguntarse si al completar esa actividad podemos dar el tema por terminado o no. En caso negativo, hay que identificar qué hará que el tema se dé por terminado. Eso es el proyecto. Todo lo demás no está en ninguna parte, porque no hace falta. Cada vez que completes una acción, algo cambiará en tu mundo y ese cambio hay que capturarlo. Luego, al aclararlo y organizarlo, generará otra acción que te hará seguir avanzando hacia el resultado hasta alcanzarlo. O sea que sí, esa es la idea.
Por supuesto, en la vida real hay más situaciones. Por ejemplo, si se trata de un tema recurrente, entonces igual lo que necesitas es gestionarlo con un checklist en lugar de como un proyecto clásico. También puede ser que haya cosas específicas, puntuales —pocas— que quieras recordar más adelante en el transcurso de un proyecto. Esas pocas cosas sí serían material de apoyo. Lo que es importante es que ninguna acción que vaya a surgir como siguiente paso de otra acción es material de apoyo, sino sobreplanificación.
Espero haber aclarado un poco el tema ;)
Un saludo.

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Fantástico material, me quedan muchas ideas en la mente. Allen tiene una forma personal y muy particular de trabajar (en las entrevista en YouTube lo demuestra) pero al plasmarla en un libro trato de ordenarla para que la entendieran básicamente ejecutivos de hace 20 años, usando términos que ellos manejaran, y luego ya no encontró como salirse de estas definiciones.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Juan Carlos. Soy consciente del reto al que se enfrentó Allen cuando se planteó escribir el libro. Seguramente, yo tampoco lo habría hecho mejor. Lo que sí me cuesta aceptar es que no haya sido capaz de mejorarlo en 20 años. Cuando todo el mundo entiende mal las mismas cosas, quiere decir algo y es fácil arreglarlo. Nosotros lo hemos hecho en unos pocos meses.
Saludos!

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