El peor enemigo de GTD es GTD

En esta ocasión me gustaría compartir contigo algunas reflexiones sobre por qué el peor enemigo de GTD es, paradójicamente, el propio GTD.

Llegar a esta conclusión me ha llevado su tiempo. Aceptarla en toda su amplitud, aún más.

Llevo más de 17 años usando GTD, 12 facilitando su aprendizaje individualmente o en grupo y, de ellos, 7 como Certified Master Trainer, Trainer y Coach de la David Allen Company.

Y, en mi camino de aprendizaje, yo también he pasado por todas las etapas previas por las que constantemente veo pasar a otras personas.

Como el entusiasmo inicial, los momentos de «bajón» cada vez que te caes de la tabla, o el inseguro —a la par que arrogante— fundamentalismo cuando sabes un poco más que el resto.

Nada comparable, sin embargo, a la sorpresa —y al escepticismo inicial que la acompaña— que sientes cuando tomas conciencia de que, por fin, has comprendido GTD.

Las sensaciones que he tenido al llegar este momento han sido muy contradictorias, positivas y negativas, yo diría que casi a partes iguales.

Positivas por tomar conciencia de la elegancia, la potencia y, sobre todo, la sencillez de la propuesta que hace GTD. Es como tener un «superpoder», pero de verdad.

Negativas por la sensación de haber perdido innecesariamente un tiempo precioso y de haber pasado por innumerables momentos de frustración que podría haberme ahorrado.

Y también frustración por no haber podido ayudar más y mejor a todas las personas a las que, con mayor o menor fortuna, he acompañado en algún momento de su camino para aprender GTD.

Dos maneras de empezar con GTD

A lo largo de los miles de horas de experiencia que he acumulado facilitando el aprendizaje de GTD me he encontrado sistemáticamente con solo dos tipos de reacciones.

Por una parte, la de las personas que toman contacto con la metodología a raíz de alguna iniciativa emprendida por la organización para la que trabajan, y que tienden a sobresimplificarlo.

Es lógico. Vivían suficientemente bien sin él, por lo que les echa para atrás lo que perciben como un sobreesfuerzo innecesario.

Y por otra, la de las personas que ya han intentado aprender GTD de manera autodidacta, y que tienden a sobrecomplicarlo

En ambos casos, son reacciones que podría llamar sistemáticas, ya que las excepciones son contadas.

No recuerdo haber conocido todavía a nadie que actualmente esté usando GTD y que no lo haya sobrecomplicado en algún momento anterior.

Y digo yo que esta sobrecomplicación sistemática nos querrá decir algo, ¿no?

Por qué todo el mundo sobrecomplica GTD

Una posible explicación podría ser que a las personas nos gusta complicarnos la vida.

Sin embargo, y aunque es cierto que conozco a gente con una particular habilidad para ello, yo diría que son más bien la excepción.

Lo que yo observo es que la mayoría preferimos cuantas menos complicaciones, mejor.

Esto nos lleva a considerar otra posibilidad: que en GTD haya algo que incite a la sobrecomplicación.

Para validar o falsar esta hipótesis hay que analizar la metodología en busca de elementos que la favorezcan.

Entender algo mal es claramente una de las razones de aplicarlo mal y sobrecomplicar algo es equivalente a aplicarlo mal.

Si aceptamos que la gente no sobrecomplica por vicio, la alternativa es que lo hace porque se producen malentendidos durante el proceso de aprendizaje.

Un malentendido ocurre cuando algo se plantea de manera confusa, parcial o incoherente.

Una mirada crítica a GTD

¿Hay algo confuso, parcial o incoherente en GTD? Yo diría que sí.

Por ejemplo, un modelo de 5 pasos que ni son pasos ni son 5.

Nadie captura, aclara, organiza, reflexiona y ejecuta un elemento de una vez. Luego el término «pasos» claramente da lugar a un malentendido.

Por otra parte, aclarar y organizar son dos partes de un mismo todo.

Aclarar es la parte mental y organizar es la parte física. Nadie aclara nada sin organizarlo ni organiza nada sin aclararlo. Luego estos 2 supuestos «pasos» son únicamente uno en realidad.

Tenemos también un ejecutar que en realidad significa elegir y una regla de los 2 minutos que en realidad quiere decir 20 segundos.

Luego está el concepto «proyecto». Creo que no hace falta decir más.

O el de «siguiente acción», que no es la siguiente, sino la primera.

Y están los contextos, las agendas, los checklists, las listas de desencadenantes… Múltiples nombres para referirse a una misma cosa: una lista de recordatorios.

Esto son solo algunos ejemplos. Hay muchos más.

Una posible explicación

Lo más curioso de todo es que David Allen es consciente de esto, lo que nos lleva a preguntarnos al menos dos cosas.

La primera es por qué lo hizo así de complicado. La segunda es por qué no lo ha cambiado en estos veintitantos años.

Siendo malpensados, podríamos decir que lo hizo adrede. Si complicamos lo suficiente algo, la gente tendrá que pagar para que se lo «descompliquen».

Francamente, estoy convencido de que esta hipótesis se puede descartar. Allen y la gente de la David Allen Company tendrán sus defectos, como todos, pero nunca diría que la maldad es uno de ellos.

En realidad, creo que la explicación es sencilla. Allen desarrolló GTD durante 30 años trabajando en programas individuales, lo que a día de hoy se conoce como GTD Coaching.

Una de las características de esta manera de explicar GTD es que cada persona es única. Es muy difícil extraer patrones. Lo que una persona entiende a la primera, a otra le cuesta un montón. O al revés.

Por otra parte, como le he oído decir a él mismo en numerosas ocasiones, Allen ni es formador ni sabe de desarrollo de formaciones.

Esto nos lleva a que se encontró un problemón cuando tuvo que escribir su libro.

De hecho, no solo tardó más de 4 años en hacerlo, sino que la primera versión la descartó una vez terminada para comenzar de nuevo desde cero.

Convertir conocimiento tácito en explícito es un reto para cualquiera. Las personas que nos dedicamos a la formación lo sabemos bien.

Así que Allen lo hizo, simplemente, lo mejor que supo. No hay más. Y, a raíz del éxito obtenido, parece que lo hizo bastante bien.

El peor enemigo de GTD

Más difícil es responder a la segunda pregunta. Aunque Allen y la David Allen Company son conscientes de todo lo anterior, no han cambiado nada.

Esto me molesta. Ha habido otros libros posteriores e incluso una reescritura del original en 2015. Sin embargo, las mejoras realizadas han sido más cosméticas que otra cosa.

Por otra parte, también me molesta el doble discurso que existe entre lo que dice el libro y lo que dice internamente la David Allen Academy. Por ejemplo, el verdadero significado de contexto en GTD.

Este doble rasero, además de éticamente cuestionable, me parece poco hábil desde el punto de vista comercial. Creo que solo sirve para dar alas al fundamentalismo más obtuso.

En cualquier caso, las piezas del puzzle están claras.

GTD funciona y funciona para todo el mundo (si lo aplicas y lo aplicas bien, claro). A pesar de ello, el porcentaje de personas que lo aplica es muy bajo en comparación con el de personas que intentan aplicarlo.

Si es tan sencillo, ¿por qué tanta gente fracasa al intentarlo?

Se podría decir que la gente no se lo toma con suficiente empeño, que no persevera.

Sin embargo, lo que yo veo es lo contrario. La gente lo intenta una y otra vez y fracasa, sobre todo, por culpa de las sobrecomplicaciones.

La gran pregunta es ¿qué cambiaría si la manera de explicar los principios de GTD se entendiera bien?

Sea cual sea la respuesta, algo tengo claro. Las personas fracasan al implantar GTD por culpa del propio GTD.

Por eso digo que el peor enemigo de GTD es GTD.