Productividad Personal Edición 2022: Reflexiones Día 11

En este undécimo post de la serie Productividad Personal Edición 2022 voy a seguir compartiendo contigo mis reflexiones sobre la parte dedicada a cómo se procesa o aclara una bandeja de entrada.

Una vez más, me he encontrado con sensaciones contrapuestas al releer esta parte.

Junto a fragmentos que siguen plenamente vigentes y reescribiría tal y como están, hay otros que me recuerdan mi pasado más fundamentalista e ignorante.

Aunque estuviera equivocado, la intención tras mi fundamentalismo era buena: quería ayudar a las personas que leyeran el libro a tener más probabilidades de éxito en su implantación.

Ahora sé que sobrecomplicar las cosas —por muy buena que sea la intención con que se haga— únicamente sirve para que la metodología se perciba como rígida, lo cual dificulta su aprendizaje.

Aprendiendo a transformar las cosas

Esta es una de esas partes del libro de las que no cambiaría nada porque, a pesar del tiempo transcurrido, no se me ocurre otra manera de explicarlo mejor.

Las prisas y el estrés nos empujan a decidir superficialmente, en caliente, sin pensar y, en muchas ocasiones, suponiendo más que sabiendo realmente sobre qué estamos decidiendo.

Tener claro qué es cada captura —yendo más allá de respuestas simplistas tipo «un correo de mi jefa»— nos prepara para decidir mejor y con sentido qué hacer o qué no hacer con ella.

Dicho esto, tengo serias y fundadas dudas sobre la conveniencia de incorporar esta pregunta en una etapa inicial del aprendizaje de GTD.

Mis dudas provienen de que, en mi experiencia, casi nadie se pregunta qué son las cosas que está aclarando, no al menos cuando está dando sus primeros pasos con la metodología.

Si esto es así —y puedo asegurarte que lo es— ¿qué sentido tiene incorporar una pregunta que, para la amplia mayoría de las personas, es simplemente ruido?

Para mí, tendría mucho más sentido plantearla en un punto más avanzado del aprendizaje, como una buena práctica equiparable a la minería de proyectos o a los mapas de orientación.

Cuando la gente está dando sus primeros pasos con GTD, con lograr que decida sobre sus cosas —mejor o peor, pero que decida— ya les supondría un avance espectacular y se ahorrarían mucha fricción.

Cómo identificar las cosas que requieren acción

Al contrario que en el caso anterior, esta parte del libro la cambiaría por completo. De hecho, eliminaría gran parte de ella.

Además de criticar ignorantemente a Allen, también adopto una actitud paternalista diciéndole a la gente lo que tiene que hacer o no.

De nuevo, mi intención era positiva. Lo que explico en esta parte de que casi todas las personas tenemos una marcada tendencia al sobrecompromiso es cierto.

Aun así, y por muy buena idea que me pareciera en su momento, cambiar el flujo de trabajo original de GTD, antes de entenderlo en toda su amplitud y complejidad, es un claro ejemplo de fundamentalismo ignorante.

Otro ejemplo de mi ignorancia en esta sección del libro —provocada en este caso por la pésima traducción al español— tiene que ver con qué pregunta va realmente después de «¿qué es?».

La traducción correcta al español es «¿es accionable?», es decir, que en GTD nunca se pregunta requiere acción, por mucho que lo ponga en la traducción del libro de Allen.

Aclarando el paso Aclarar

Uno de los problemas que suele plantear el paso de Aclarar es la manera en que están formuladas las preguntas, que deja bastante que desear en mi opinión.

Por ejemplo, son muchas las personas que al preguntarse «¿requiere acción?», o incluso «¿es accionable?» responden que sí, aunque están pensando en un sí distinto al esperado. Me explico.

Es frecuente que la gente responda «sí, requiere acción, archivarlo», o «sí, tirarlo».

Según el diagrama de flujo, esas acciones son distintas de las acciones a las que se refiere GTD. Sin embargo, tirar o archivar son evidentemente acciones (físicas y visibles, por cierto).

A día de hoy explicaría en el libro que la pregunta «¿requiere acción?» o «¿es accionable?» significa realmente si quieres ver algún recordatorio al respecto en tus listas de acción (que es la explicación oficial de la David Allen Academy).

Esto generaría, sin embargo, un problema adicional, y es cómo encajar en este nuevo planteamiento las decisiones de hacer en menos de 2′ y de delegar, pero esa es otra historia, ya que requeriría rehacer el flujo de trabajo al completo.

Dejo los detalles para cuando me anime —si es que algún día lo hago— a escribir un libro sobre por qué es tan difícil entender e implementar GTD (y cómo arreglarlo).

Y con esto llegamos al final de este post. En una próxima entrega continuaremos en el apartado «Qué hacer con las cosas que no requieren acción». Cuento contigo.