Óptima Infinito

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El verdadero significado de contexto en GTD

| tiempo de lectura 5:32'
Mujer con checklist como ejemplo de el verdadero significado de contexto en GTD

Aunque ya he escrito en varias ocasiones sobre ellos, mi intención en este post es explicar el verdadero significado de contexto en GTD.

Te adelanto que lo más probable es que la lectura de este post te sorprenda y rompa muchos de tus esquemas sobre la metodología.

Esta sensación será más intensa cuanto menos tiempo lleves en el camino para dominar GTD. De hecho, si llevas poco, puede que prefieras esperar para leerlo.

Lo mismo te digo si el fundamentalismo por el que muchas personas usuarias de GTD hemos pasado alguna vez es fuerte en ti. Vas a sufrir leyéndolo.

En cualquier caso, una vez lo hayas digerido, creo que te resultará muy esclarecedor; vas a encajar muchas piezas y GTD en su conjunto empezará a tener más sentido para ti.

Los mapas de orientación, esos desconocidos

Hay un concepto de GTD que es muy poco conocido. Me refiero al de «mapa de orientación».

En su libro, Allen los define como «custom lists or reference documents that support appropriate engagement with one’s circumstances (e.g., meeting agendas, calendars, checklists, action and project lists)».

Es decir, un mapa de orientación es cualquier lista o documento de referencia que te ayuda a estar presente en lo que sea que estés haciendo, en función de las circunstancias.

Junto a la definición, Allen menciona expresamente las agendas, los calendarios, las checklists y las listas de acciones y proyectos.

El concepto de mapa de orientación se introduce brevemente en la formación GTD® oficial de Nivel 2 y se profundiza sobre él en el Nivel 3.

Es un concepto crucial para entender GTD, porque una vez tienes claro qué es un mapa de orientación, todo cambia y, lo primero que lo hace es que entiendes en toda su amplitud que, para GTD, solo necesitas listas y carpetas.

Lista, contexto y checklist son lo mismo

No porque lo diga yo, sino porque lo dice Allen.

Si has hecho la formación GTD oficial de Nivel 2, en el Programa de Refuerzo del Aprendizaje Mindmarker hay un video sobre checklists en el que el creador de GTD dice:

«Actually, all of your lists, in a sense, are checklists. There’s things to check. You’re gonna go run errands. You need to check what’s on your list. So in a sense, every list that’s a reminder list is some sort of a checklist».

O sea que, en realidad, todas tus listas son, en cierto modo, checklists. Contienen cosas que comprobar. Por ejemplo, si vas a hacer recados, necesitas revisar lo que está en tu lista de recados. Así que, en cierto sentido, cada lista de recordatorios es un tipo de checklist.

Llegados a este punto, es posible que te estés preguntado por qué tanto lío entonces con que si contexto, agenda, calendario, checklist, etc. En mi opinión es una gran pregunta y no sé respondértela.

En cualquier caso, una vez comprendes que, en esencia, en GTD todo son listas —con distintas utilidades, propósitos y formas de uso, pero listas al fin y al cabo—, es normal preguntarte (yo al menos lo hago) si de verdad hacía falta tanta complejidad para llegar aquí.

Contexto es el nombre que pones a una lista

Nuevamente, la frase no es mía, sino de Ana María González, Senior Master Trainer de la David Allen Company y responsable de la certificación de Master Trainers y Coaches a nivel mundial.

Durante una reunión de formación como GTD Coach, le planteé una necesidad de un cliente y le pregunté si tendría sentido crear un contexto o una checklist.

La respuesta fue que daba igual, porque ambas cosas son, en esencia, lo mismo. Si yo suelo viajar a Barcelona, da igual tener un contexto @Barcelona que una checklist «La próxima vez que vaya a Barcelona».

Llamarlo lista, contexto o checklist depende, fundamentalmente, de qué significado tenga para ti cada uno de esos conceptos.

De hecho, yo hace tiempo que dejé de usar contextos, agendas o checklists como tales. Ahora simplemente utilizo listas con nombres descriptivos de las circunstancias en las que quiero ver los recordatorios que contienen.

Los contextos son factores limitantes, o no

En el apartado Creative Context Sorting Allen dice que «Though sorting by the tool or physical location required is most common, there are often other uniquely useful ways to filter your reminders».

Es decir, aunque agrupar por la herramienta o el lugar necesarios sea lo más habitual, a menudo hay otras formas de filtrar los recordatorios que resultan muy útiles.

En concreto, menciona varios que él mismo emplea. Uno de estos contextos es «Antes de viajar», que igualmente se puede considerar una checklist. Como Allen explica en el libro, es una categoría organizativa temporal en la que va a incluir todo lo que tiene que gestionar antes de irse de viaje.

Esto es importante, porque también dice que va a mover a esta nueva categoría elementos que estaban en otras categorías. Por ejemplo, si antes de irse de viaje necesita hacer una llamada —que inicialmente está en @Llamadas— la va a mover a «Antes de viajar».

Otro ejemplo que menciona Allen en el libro es Creative Writing, que contiene recordatorios de cosas que tiene que hacer con el ordenador, pero para las que, además, necesita un espacio de tiempo y un estado mental específicos.

También tiene un contexto (o checklist) Brain Gone para acciones que se pueden hacer prácticamente sin pensar y otro Less Than 5-Minute cuya utilidad es obvia.

La lista a la espera es un contexto (o una checklist)

Otra frase de Ana María González. La primera vez que la escuché el cerebro me explotó y mi yo más talibán se convulsionó.

Me costaba dar crédito a lo que estaba pasando. ¿Cómo podía la máxima referente mundial en GTD —después de Allen, se entiende— decir tal barbaridad?

Evidentemente, podía decirlo porque es así.

La lista a la espera es un inventario de los asuntos que tienes delegados y la vas a revisar cuando quieras conocer en qué estado está cada uno de ellos.

Cuando entiendas que el nombre —lista, contexto o checklist— da igual, habrás dado un salto de gigante en tu camino para dominar GTD.

Cómo llevar tus listas al Nivel Pro

Como dice Allen, el objetivo de usar contextos (o checklists) es «to prevent unnecessary reassessments about what to do», es decir, evitar replanteamientos innecesarios sobre lo que hay que hacer.

Organizar bien significa pensar en qué circunstancias futuras tiene más sentido reencontrarte con el recordatorio de lo que acabas de decidir al Aclarar.

Si llega el calor y quieres cambiar la ropa de temporada, puedes poner tu recordatorio en el contexto @casa o en una checklist «cuando llegue el buen tiempo».

Para llevar tus listas a Nivel Pro solo necesitas asegurarte de que cumplen estos dos requisitos:

  1. El nombre de la lista te transmite con nitidez en qué circunstancias específicas tiene sentido consultar el contenido de esa lista. Unas circunstancias ↔ una lista.
  2. Cuando revisas la lista, sientes que está completa al 100 %, es decir, que tiene todos los recordatorios que tiene que tener, sin que sobre ni falte ninguno.

Para conseguir lo anterior, te recomiendo que pruebes varias opciones hasta dar con la que te funcione.

Intenta tener una lista para cada circunstancia en la que necesites recordar algo y que cada lista tenga sentido únicamente en unas circunstancias concretas.

La buena práctica es que el nombre de la lista te dé información sobre en qué circunstancias tiene sentido que la compruebes, al Ejecutar, para elegir qué hacer. Cuanto mejor y más rápido te ayude a discriminar si tiene sentido consultarla o no, mejor nombre es.

Por otra parte, si al consultar una lista sientes que hay algo que falta o algo que sobra, cámbialo.

No tengas miedo a usar «muchas» listas. Eso no existe. O tienes las listas que necesitas, o no las tienes.

Espero haberte ayudado a tener más claro el verdadero significado de contexto en GTD y me encantará continuar la conversación en los comentarios.

Comentarios

Salva avatar
Salva


Hola José Miguel,
Este post para mi es terapéutico. Hace mucho tiempo que lucho con los contextos y no había forma de que me resultaran útiles. De hecho los mantenía por inercia sin sacarles mucho partido. Tu explicación es muy reveladora. Muchas gracias.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Salva. Te entiendo perfectamente. Para mí también lo fue en su momento. Gracias a ti. Un saludo.

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Salva


Hola José Miguel,
la verdad es que me hacia falta este post. Desde hace bastante tiempo estoy pegándome con los "contextos" y no me acababan de resultar útiles. Algunos muy evidentes es fácil establecerlos y utilizarlos (recados por ejemplo) pero con otros no encontraba la forma adecuada de "filtrar mis listas de próximas acciones" de forma confiable y útil. Creo que ahora lo tengo un poco más claro (espero).
Saludos.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Salva. Una vez trasciendes los conceptos de contexto, checklist, agenda, etc., te das cuenta de que, en definitiva, simplemente tienes listas asociadas a circunstancias. Yo tengo el privilegio de poder comprobar como listas con contenidos prácticamente idénticos son «bautizadas» con nombres muy distintos según la persona. Y eso está bien, porque se trata de que la lista te transmita, con claridad, en qué circunstancias tiene sentido revisarla y en qué otras no lo tiene. Te invito a que le des un buen repaso a tu sistema. Seguro que te sorprenderá. Un saludo.

Alejandro avatar
Alejandro


Buenísimo el de hoy. Y lo tenía delante.

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José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Alejandro.
Un saludo.

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Luis


Gracias por el artículo y felicidades por dejarnos una vez más pensando durante varios días sobre la dimensión de GTD y la manera de seguir ajustando nuestras tareas, rutinas y procedimientos diarios a lo que es la metodología, no solo en la mecánica sino en el espíritu de la misma. Gracias de nuevo por seguir dando luz en el camino.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Luis. Me entristece la cantidad de información errónea sobre GTD que pulula por la red, así que intento, en la medida de mis posibilidades, seguir aportando un poco de esa luz que comentas.
Un saludo.

Luis X. González avatar
Luis X. González


Estimado José Miguel,

Espero que estés bien.

Desde hace bastante tiempo uso listas que no tienen que ver con lugares o herramientas: tareas administrativas menores a 15' para inicio del día (recurrentes o no), tareas que llevan de 30' o más minutos (tareas de trabajo profundo), tareas administrativas menores de 15' para cerrar el día (recurrentes o no).

También uso @en persona (personas que veré ocasionalmente y que las veré presencialmente), y listas para encuentros recurrentes: reuniones o personas.

Me ha venido muy bien.

Procuro que en las tareas de inicio del día estén las imprescindibles y no me lleven más de 45', para evitar que me rompan el día en las tareas de trabajo profundo (las que me aportan valor agregado), que siguen a continuación y que son las de 30' o más.

Un abrazo desde la Cd. de México!

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José Miguel Bolívar


Hola, Luis X. Muchas gracias por compartir tu experiencia. Una vez queda claro el propósito de las distintas listas de recordatorios, es cuando la personalización adquiere su máximo sentido.
Un abrazo!

Julen Iturbe-Ormaetxe avatar
Julen Iturbe-Ormaetxe


Bufff, aquí veo analogías tremendas con 5S y con la forma en que las estamos trabajando para ser más efectivos en entornos digitales. En 5S las "listas de necesarios" son el principio. En tanto "necesarios" obliga a decir que no a lo "innecesario", pero, además, los nombres inequívocos son fundamentales. La primera S pide la lista, la segunda S pide su adecuada identificación. Todo ello para trabajar con mentalidad "lean": cuando "hace falta" ya sabemos "lo que hace falta"... porque la lista de necesarios se concibió para ello.

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José Miguel Bolívar


Sí, seguro que las hay a montones. Al final, cuando te paras un poco a pensar en lugar de tirar de lo primero que se te pasa por la cabeza, el resultado no deja de ser de sentido común, sea la metodología que sea.
Un error habitual de GTD es liarte a crear listas sin saber realmente si las necesitas ni para qué las necesitas.
Un abrazo.

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