Diferencias entre áreas de enfoque y proyectos

En este post vamos a abordar las diferencias entre áreas de enfoque y proyectos en GTD.

Estos dos conceptos dan lugar a buen número de confusiones, malentendidos y errores.

Y es curioso, porque, aunque complementarios, son distintos hasta el extremo de poder considerarse casi opuestos.

Una muestra de esta diferencia la tenemos en que incluso ocupan posiciones físicas (o digitales) separadas en un ecosistema GTD bien organizado.

En mi experiencia, el principal motivo por el que llevan a error es su peligroso parecido con las categorías organizativas de archivo, que tan bien conocemos y tanto nos gustan.

Por ejemplo, un error común al empezar con GTD es creer que los proyectos son contenedores de acciones (qué manía con archivarlo todo, oye).

En la misma línea, otro error habitual es pensar que las áreas de enfoque y responsabilidad engloban y contienen a los proyectos (y acciones).

La realidad es bien distinta.

Lo excepcional y lo habitual

Una de las diferencias entre áreas de enfoque y proyectos es su grado de familiaridad.

La mayoría de los recordatorios en tus listas de acciones y proyectos tienen que ver con temas puntuales, «desconocidos».

Son cosas que, en un momento dado, aparecieron en tu radar, decidiste que tenías que hacer algo con ellas y las incorporaste a tu sistema. Una vez hayas hecho lo que sea que tengas que hacer con ellas, desaparecerán para no volver.

Por el contrario, los recordatorios procedentes de tus áreas de enfoque tienen que ver, también en su mayoría, con temas recurrentes, «familiares» (al margen de su mayor o menor frecuencia).

No son cosas que puedas terminar y retirar del sistema.

Esto es así porque la utilidad principal de las áreas de enfoque es el mantenimiento de estándares en las diversas áreas de tu vida y tu trabajo.

Tus contextos y tus checklists

El contenido de tus listas «estándar» de acciones, es decir, los contextos, suele proceder mayoritariamente de temas puntuales y desconocidos.

Pero los recordatorios procedentes de las áreas de enfoque y responsabilidad suelen estar en otro sitio, física o digitalmente separados de los anteriores.

Su lugar típico son los checklists, aunque también habrá parte de ellos en el calendario.

Recalco que estamos hablando de «la mayoría» y «en general». Esto es fundamental entenderlo porque son conceptos muy distintos de «todos» y de «siempre».

Por otra parte, las áreas de enfoque son simplemente una lista más, concretamente, una lista de desencadenantes, igual que las que utilizas para el barrido mental.

La buena práctica es mantener esta lista en tu archivo de referencia, es decir, fuera de tus listas. Así es como la tiene David Allen y así es como recomendamos tenerla en la formación GTD^® oficial.

Mezclar las áreas de enfoque con tus listas —en cualquiera de sus posibles formas— es simplemente sobre complicar y meter ruido al sistema.

Ten en cuenta que puede que, puntualmente, tengas proyectos relacionados con áreas de enfoque, pero nunca estarán «dentro» de ningún área de enfoque.

Lo importante y lo urgente

Otra diferencia relevante es que tus proyectos y acciones suelen estar en gran parte relacionados con temas que podríamos calificar de «urgentes».

Sin embargo, los recordatorios procedentes de tus áreas de enfoque suelen estar en su mayoría relacionados con aspectos de tu vida y tu trabajo que, más que urgentes, son «importantes».

Precisamente por su importancia, exenta de urgencia por lo general, es por lo que quieres asegurar el mantenimiento de unos estándares.

En línea con esto tenemos también la frecuencia con la que necesitas actualizar y poner al día unos u otros.

Tus proyectos y acciones necesitas comprobarlos a fondo semanalmente, en tus revisiones semanales.

Por el contrario, reflexionarás sobre tu lista de áreas de enfoque con una frecuencia mucho menor.

Lo reactivo y lo proactivo

Mantener estándares es comprometerte con el futuro. También es una expresión de tu proactividad, ya que es ese mantenimiento el que permite anticiparte y minimizar las sorpresas desagradables necesitadas de reacción inmediata.

Al igual que la relación ideal entre reactividad y proactividad es dinámica, así lo es también la relación entre los diversos elementos que integran tu sistema.

En ocasiones, la conclusión de un proyecto será el punto de partida de una nueva área de enfoque. En otras, un área de enfoque será el origen de un proyecto.

Del mismo modo, a veces un logro (resultado) despierta las ganas de mantener su impacto y termina siendo un área; otras, la necesidad de mantener un estándar puede requerir la consecución de un resultado, por lo que puntualmente tendremos un proyecto relacionado.

En cualquier caso, y a modo de resumen del post, la clave es evitar caer en las dicotomías sin sentido, entender bien los conceptos y, sobre todo, la utilidad de  las buenas prácticas que llevan asociadas.

Porque, más allá del purismo absurdo y de intentar reducir todo a blanco o negro, la práctica de GTD transcurre en los infinitos matices de una gama de grises. Por más que duela al fundamentalismo.