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Diferencias entre áreas de enfoque y proyectos

| tiempo de lectura 3:29'
Objetos dibujados sobre fondo gris como ejemplo de diferencias entre áreas de enfoque y proyectos

En este post vamos a abordar las diferencias entre áreas de enfoque y proyectos en GTD.

Estos dos conceptos dan lugar a buen número de confusiones, malentendidos y errores.

Y es curioso, porque, aunque complementarios, son distintos hasta el extremo de poder considerarse casi opuestos.

Una muestra de esta diferencia la tenemos en que incluso ocupan posiciones físicas (o digitales) separadas en un ecosistema GTD bien organizado.

En mi experiencia, el principal motivo por el que llevan a error es su peligroso parecido con las categorías organizativas de archivo, que tan bien conocemos y tanto nos gustan.

Por ejemplo, un error común al empezar con GTD es creer que los proyectos son contenedores de acciones (qué manía con archivarlo todo, oye).

En la misma línea, otro error habitual es pensar que las áreas de enfoque y responsabilidad engloban y contienen a los proyectos (y acciones).

La realidad es bien distinta.

Lo excepcional y lo habitual

Una de las diferencias entre áreas de enfoque y proyectos es su grado de familiaridad.

La mayoría de los recordatorios en tus listas de acciones y proyectos tienen que ver con temas puntuales, «desconocidos».

Son cosas que, en un momento dado, aparecieron en tu radar, decidiste que tenías que hacer algo con ellas y las incorporaste a tu sistema. Una vez hayas hecho lo que sea que tengas que hacer con ellas, desaparecerán para no volver.

Por el contrario, los recordatorios procedentes de tus áreas de enfoque tienen que ver, también en su mayoría, con temas recurrentes, «familiares» (al margen de su mayor o menor frecuencia).

No son cosas que puedas terminar y retirar del sistema.

Esto es así porque la utilidad principal de las áreas de enfoque es el mantenimiento de estándares en las diversas áreas de tu vida y tu trabajo.

Tus contextos y tus checklists

El contenido de tus listas «estándar» de acciones, es decir, los contextos, suele proceder mayoritariamente de temas puntuales y desconocidos.

Pero los recordatorios procedentes de las áreas de enfoque y responsabilidad suelen estar en otro sitio, física o digitalmente separados de los anteriores.

Su lugar típico son los checklists, aunque también habrá parte de ellos en el calendario.

Recalco que estamos hablando de «la mayoría» y «en general». Esto es fundamental entenderlo porque son conceptos muy distintos de «todos» y de «siempre».

Por otra parte, las áreas de enfoque son simplemente una lista más, concretamente, una lista de desencadenantes, igual que las que utilizas para el barrido mental.

La buena práctica es mantener esta lista en tu archivo de referencia, es decir, fuera de tus listas. Así es como la tiene David Allen y así es como recomendamos tenerla en la formación GTD® oficial.

Mezclar las áreas de enfoque con tus listas —en cualquiera de sus posibles formas— es simplemente sobre complicar y meter ruido al sistema.

Ten en cuenta que puede que, puntualmente, tengas proyectos relacionados con áreas de enfoque, pero nunca estarán «dentro» de ningún área de enfoque.

Lo importante y lo urgente

Otra diferencia relevante es que tus proyectos y acciones suelen estar en gran parte relacionados con temas que podríamos calificar de «urgentes».

Sin embargo, los recordatorios procedentes de tus áreas de enfoque suelen estar en su mayoría relacionados con aspectos de tu vida y tu trabajo que, más que urgentes, son «importantes».

Precisamente por su importancia, exenta de urgencia por lo general, es por lo que quieres asegurar el mantenimiento de unos estándares.

En línea con esto tenemos también la frecuencia con la que necesitas actualizar y poner al día unos u otros.

Tus proyectos y acciones necesitas comprobarlos a fondo semanalmente, en tus revisiones semanales.

Por el contrario, reflexionarás sobre tu lista de áreas de enfoque con una frecuencia mucho menor.

Lo reactivo y lo proactivo

Mantener estándares es comprometerte con el futuro. También es una expresión de tu proactividad, ya que es ese mantenimiento el que permite anticiparte y minimizar las sorpresas desagradables necesitadas de reacción inmediata.

Al igual que la relación ideal entre reactividad y proactividad es dinámica, así lo es también la relación entre los diversos elementos que integran tu sistema.

En ocasiones, la conclusión de un proyecto será el punto de partida de una nueva área de enfoque. En otras, un área de enfoque será el origen de un proyecto.

Del mismo modo, a veces un logro (resultado) despierta las ganas de mantener su impacto y termina siendo un área; otras, la necesidad de mantener un estándar puede requerir la consecución de un resultado, por lo que puntualmente tendremos un proyecto relacionado.

En cualquier caso, y a modo de resumen del post, la clave es evitar caer en las dicotomías sin sentido, entender bien los conceptos y, sobre todo, la utilidad de  las buenas prácticas que llevan asociadas.

Porque, más allá del purismo absurdo y de intentar reducir todo a blanco o negro, la práctica de GTD transcurre en los infinitos matices de una gama de grises. Por más que duela al fundamentalismo.

Comentarios

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Salva


Vaya, pues ahora si que tengo claro que no tengo claro el concepto de área de enfoque. Hasta ahora para mi ha sido sinónimo de "ámbito de trabajo" (gestión, docencia,...). Etiquetar acciones y proyectos con un ámbito de trabajo me permite al revisar ver en qué ámbitos dedico más atención. Pero a la vista de tu post ya no tengo clara la finalidad/utilidad de las áreas de enfoque. Te agradecería mucho una aclaración. Gracias.

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José Miguel Bolívar


Hola, Salva. Lo que comentas es un error muy habitual que yo también he estado cometiendo durante años. Como digo en el post, el aspecto físico de las áreas de enfoque/atención/responsabilidad o como las quieras llamar es igual que el de las listas de desencadenantes de incompletos que se usan para el barrido mental. Su objetivo es reflexionar sobre ellas con la frecuencia que tenga sentido. Añadir etiquetas no deja de ser una sobre complicación más, en la medida que es información innecesaria que el cerebro se ve obligado a decodificar una y otra vez cada vez que consultas la lista. Si aplicas bien la metodología, en tus listas habrá lo que tenga que haber y dará un poco igual que haya más cantidad de recordatorios relacionados con unas áreas que con otras. Esto, complementado con una revisión proactiva de tus áreas con la frecuencia necesaria, es lo que te asegura que lo que hay es lo que tiene sentido.

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Salva


Hola José Miguel. Gracias por la aclaración. Ahora tengo más claro mi error (indirectamente inducido por la aplicación que uso). La verdad es que nunca le acabé de ver la utilidad a las áreas de responsabilidad y ahora lo tengo un poco más claro. El post me ha costado de digerir (mea culpa). Son de ese tipo de temas que al hacer uso del concepto que bajo este nombre se da a otras situaciones confunde. Además es un tema poco tratado (el de las áreas de enfoque) por lo que el error suele perdurar. Una última pregunta a partir de lo que has comentado. Sería apropiado considerar las áreas de enfoque como subitems más detallados de la lista de desencadenantes para revisarlas al hacer la revisión semanal? Lo digo porque mi lista de desencadenantes tiene una estructura de puntos y muchos de ellos se podrían considerar áreas de responsabilidad (hasta ahora no me había fijado) por eso se me ha ocurrido que si se detallan un poco más se revisan las áreas de responsabilidad al principio de la revisión semanal. No se si esto es volver a sobre complicar, pero es que si no es ahí no acabo de ver donde/cuando conviene revisar el check list sobre áreas de responsabilidad. Gracias por adelantado por las posibles aclaraciones.

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José Miguel Bolívar


En realidad son planos distintos. Las listas de desencadenantes para el barrido mental están centradas en actividades, por ejemplo, «llamadas» o «proyectos empezados». Tendrás llamadas de diversas áreas y lo mismo ocurrirá con los proyectos. En resumen, sí, es sobre complicar. Ten en cuenta que la lista de áreas es normalmente corta, sobre todo en comparación con la versión detallada de las listas de desencadenantes de incompletos.
Las áreas las puedes revisar en una revisión específica o como parte o ampliación de una revisión semanal. En cuanto a la frecuencia, depende de lo que tú necesites. Allen recomienda una vez cada tres o cuatro meses y también cuando se produce algún cambio relevante en alguna de tus áreas, por ejemplo, cambias de casa o de trabajo. Yo no sigo ninguna sistemática y únicamente las reviso cuando siento la necesidad de hacerlo. A veces puedo revisarlas varias veces en pocos meses y a veces estar años sin revisarlas.
En general, todo este tipo de consejos de Allen en cuanto a frecuencia hay que tomarlos «con pinzas» (empezando por la frecuencia de la propia revisión semanal). Ten en cuenta que, si vives estas revisiones como deber u obligación, ya empiezas mal. Lo importante es que tú estés a gusto con tu sistema, que confíes en él y que sientas que tiene todo lo que tiene que tener. A partir de ahí, considera que el resto son simplemente técnicas complementarias opcionales que puedes utilizar para completar tu sistema y acercarte a ese estado. Espero haberte aclarado en lugar de liarte más.
Un saludo.

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Salva


Si que me has aclarado cosas. Lo único es que para mi esta "ubicación" de las áreas de responsabilidad es nueva y necesito reubicarlas de nuevo y empezar a utilizarlas así para que me sean útiles. Gracias.

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