La revisión diaria de GTD no existe

En este post voy a revelar un gran secreto: la revisión diaria de GTD no existe.

Bromas aparte, has leído bien. Al igual que sí existe la Revisión Semanal, en GTD^® no hay nada llamado «Revisión Diaria».

Es fácil comprobarlo. Si buscas «daily review» en el libro de Allen aparecen cero resultados (frente a los 41 de «weekly review»).

Comenzaré con una breve exposición de los distintos tipos de revisión que existen en la metodología y del propósito de cada uno de ellos.

Luego detallaré en qué consiste concretamente el error que cometen las personas que creen que existe una revisión diaria en GTD.

Continuaré ofreciendo una explicación de las que yo considero posibles causas que conducen a este error.

Y finalmente explicaré cuál es la buena práctica real que propone la metodología y que frecuentemente se confunde con la inexistente revisión diaria de GTD.

Las revisiones en GTD

Como dice Allen, «un sistema que no se usa no es un sistema». Puedes cambiar tranquilamente «usa» por «revisa» y la afirmación sigue siendo igualmente válida.

Para serte útil, tu sistema GTD necesita estar actualizado. Esto implica que necesitas revisarlo regularmente para sincronizar su contenido con los cambios que constantemente tienen lugar en tu vida y tu trabajo.

Por eso, la revisión más importante de GTD es la Revisión Semanal, parte central del hábito de Reflexionar.

La Revisión Semanal tiene dos propósitos bien definidos.

El primero, mantener tu sistema completo y actualizado —es decir, fiable— semana a semana.

El segundo, ofrecerte una perspectiva global de todos tus asuntos —en qué estado están y cómo evolucionan— también semana a semana.

También en el paso Reflexionar está la revisión de los Horizontes Superiores.

La revisión de estos horizontes más elevados tiene el propósito de recordarte y facilitar la reflexión sobre aspectos de tu vida y tu trabajo que son importantes para ti.

Revisar los Horizontes Superiores sirve, por supuesto, para mantenerlos actualizados, pero, sobre todo, para tener claridad de ideas sobre tus estándares, metas, objetivos, visión, propósito y principios.

Otras revisiones pertenecientes al paso Reflexionar son las Revisiones de Orientación y, en general, cualquier revisión total o parcial de tu sistema que necesites para mantener la perspectiva y la sensación de control.

El error de la revisión diaria de GTD

Este error consiste en creer que existe una revisión diaria de GTD cuando en realidad se trata de un proceso de revisión constante asociado a la elección de qué hacer en cada momento.

Muchas personas piensan que la revisión diaria es echar un vistazo a su GTD todos los días para que no se les olvide nada.

Otras piensan que se trata de revisarlo al comienzo del día para decidir (sobreplanificar) qué van a hacer durante el resto del día, sin volver a revisarlo hasta el día siguiente.

También hay quien piensa que se trata de una revisión para decidir las TMI o reajustar las previamente definidas.

Por supuesto, todo esto son interpretaciones erróneas de la metodología y tienen muy poco que ver con la esencia de GTD.

Lo más parecido que existe en GTD a una revisión diaria es la primera vez que aplicas el paso Ejecutar cada día, como explicaré más adelante.

Causas del error

En mi experiencia hay tres causas mayoritarias de este error.

La primera es que la mayoría de las personas, cuando se acercan a GTD, ya usan algún tipo de lista.

Obviamente estas listas no se parecen en nada a las listas GTD, ya que usar listas es distinto de usar GTD.

Esas listas se revisan poco y, como mucho, una vez al día. Sin embargo, como el hábito ya está desarrollado, la inercia hace que se mantenga cuando se empieza con GTD.

La segunda es la escasa calidad de las fuentes de divulgación de GTD que abundan por Internet y que, en su mayoría, están poco o nada formadas en la metodología.

Como ejemplo de esto, la búsqueda de «revisión diaria gtd» en Google arroja en este momento nada menos que 60.500 resultados.

La tercera es la interpretación errónea de lo que se lee y un ejemplo concreto de esto es mi propio libro.

En él hay un apartado titulado «En qué consiste y cómo se hace la revisión diaria». Lo escribí precisamente para aclarar este error frecuente, aunque tengo dudas de si lo conseguí.

Al inicio de ese apartado digo «Revisar para decidir qué hacer es un hábito diario y, normalmente, frecuente durante el día». Más adelante en ese mismo apartado digo también «hay que revisar para decidir qué hacer varias veces al día, todos los días».

Aun así, me temo que pesa más el subconsciente que el texto explicativo, por lo que mucha gente se queda con revisión diaria = revisión una vez al día.

En qué consiste realmente la revisión diaria de GTD

La inexistente revisión diaria es en realidad una parte de Ejecutar, el paso peor entendido de GTD.

Para elegir qué hacer en cada momento necesitas tener en cuenta la triple naturaleza del trabajo y tus Horizontes Superiores, además del resto de recordatorios de tu sistema GTD.

Cuando eliges hacer un trabajo definido, vas a tus listas de recordatorios y haces una revisión parcial de tu sistema, aplicando previamente un proceso de filtrado.

Lo primero que revisas es tu Calendario. Qué necesitas hacer o saber hoy, a lo largo del día o en momentos concretos.

Lo siguiente que revisas son las listas de recordatorios que tienen sentido en función de tus circunstancias.

Esta primera revisión del día puede ser más amplia que las demás. Por ejemplo, puede que quieras revisar tu lista «A la espera» o alguna de tus Agendas.

En cualquier caso, lo importante es tener claro que, una vez hayas elegido qué hacer y lo hayas hecho, repetirás el proceso una y otra vez durante el resto del día (excepto cuando algo de Calendario lo impida).

En estas repeticiones posteriores probablemente sólo necesites centrar tu atención en unas pocas listas, los Contextos que tienes a mano o alguna Agenda concreta si te vas a reunir con alguien.

Resumiendo, la mal llamada revisión diaria de GTD es un proceso continuo que consiste en revisar varias veces al día —tantas como vayas a elegir qué hacer de entre tu trabajo definido—, todas las listas que tengan sentido en función de las circunstancias de cada momento.