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Cómo dejar de Ejecutar mal en GTD

| tiempo de lectura 3:48'
Poca previsión como ejemplo de cómo dejar de Ejecutar mal en GTD

En este post voy a explicar cómo dejar de Ejecutar mal en GTD, que es un error muy habitual en el que caen la mayoría de las personas que se inician en la metodología.

Si me lees habitualmente, ya sabes que —en mi experiencia— Ejecutar es el paso peor entendido de GTD®.

Las razones por las que esto ocurre son múltiples.

Por una parte, porque parece que se trata de un paso obvio, lo que hace que muchas personas supongan que ya saben qué significa Ejecutar en GTD y ni se molesten en averiguarlo.

Por otra, porque Ejecutar es un hábito muy fácil de aplicar pero con matices poco evidentes a nivel conceptual.

Pero, sobre todo, porque Ejecutar supone un cambio profundo y radical en la forma de relacionarte con lo que haces, un cambio que exige acallar al Sistema 1 y activar el Sistema 2.

Por qué es tan fácil Ejecutar mal

La mayoría de las personas elige qué hacer guiada por su Sistema 1, es decir, de manera irracional. Cuanto más estresadas están, más fácil es que se comporten así.

Cuando esto ocurre, el criterio de elección es puramente emocional —en caliente—, lo que lleva a elegir lo último, lo más ruidoso o lo más tachable.

Como puedes imaginar, este tipo de elección rara vez coincide con la elección correcta, lo que da lugar a esa sensación tan conocida de no haber parado de hacer cosas todo el día y no haber hecho nada.

Además, este tipo de elecciones irracionales son incompatibles con la sensación de control, por lo que generan aún más estrés del que ya se tiene.

Y, por si todo lo anterior fuera poco, el estrés genera adicción a la adrenalina, lo cual crea una dependencia que refuerza el mal hábito.

Ir de urgencia en urgencia es Ejecutar mal

Las urgencias son un indicio de incompetencia y también de Ejecutar mal en GTD.

Da igual en qué trabajes o qué posición tengas, en ningún trabajo del conocimiento el «trabajo según surge» es la manera de trabajar mayoritaria.

Sí, por supuesto, el «trabajo según surge» es inevitable. Los imprevistos existen y forman parte de la realidad del trabajo del conocimiento.

Y también puede haber un día concreto en que todo parezca confabularse para acabar contigo. Pero es un día, o dos, no todos los días.

Cuando los imprevistos ocupan la mayor parte de tu jornada laboral —día tras día— es, simplemente, porque hay un defecto de previsión.

Existe una manera efectiva de tratar los asuntos urgentes con GTD, pero exige aplicar bien la metodología, incluyendo el paso Ejecutar.

Aclarar poco es Ejecutar mal

El otro síntoma inequívoco de Ejecutar mal es no Aclarar tus bandejas de entrada con la frecuencia necesaria.

Lo de «no tengo tiempo» es una cantinela que nadie se cree. Al igual que decía antes, puede ser cierto excepcionalmente un día, pero no todos los días.

Si lo habitual es que tus bandejas de entrada se queden sin Aclarar o que las aclares con menor frecuencia de la necesaria, es que estás aplicando mal el paso Ejecutar.

Definir tu trabajo es parte de tu trabajo. Tanto como trabajar en tu trabajo definido o en tu trabajo según surge.

El problema de no aclarar lo suficiente es que nunca dispondrás de un sistema completo y, por tanto, tampoco dispondrás de un sistema fiable.

Carecer de un sistema completo y fiable es el principal motivo por el que la gente evita hacer «trabajo ya definido».

Saltarte la Revisión Semanal es Ejecutar mal

Definir tu trabajo incluye revisar tu sistema con la frecuencia necesaria para asegurarte de que sigues contando con un inventario completo y actualizado de todos tus compromisos.

La Revisión Semanal es el hábito clave que hace que tu sistema sea fiable a lo largo del tiempo.

Cuando «te saltas» la Revisión Semanal estás agravando el problema de que tu sistema esté incompleto porque, además de incompleto, estará desactualizado.

La Revisión Semanal es un hábito en sí mismo, pero también es parte de Ejecutar, ya que hacerla o no hacerla es una elección que tomas y Ejecutar es elegir qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Cómo dejar de Ejecutar mal en GTD

A estas alturas del post seguro que ya intuyes la respuesta, ya que dejar de Ejecutar mal en GTD es muy sencillo.

Por una parte, necesitas asegurarte de prestar la atención necesaria a las tres formas de trabajar, sin excepción.

En el momento que prestes atención de más al trabajo según surge o le prestes atención de menos a definir tu trabajo, estarás ejecutando mal.

Y recuerda que hacer regularmente tu Revisión Semanal —para reevaluar tu trabajo definido— es parte de definir tu trabajo.

Aplicar estas buenas prácticas hará que pases a trabajar la mayor parte del tiempo en tu trabajo definido, ese que está en tus listas, incluyendo el Calendario.

Y cuando trabajar en tus listas sea lo habitual para ti —en lugar de seguir haciéndolo en lo último o lo más ruidoso— sabrás que, por fin, estarás aplicando bien el paso Ejecutar de GTD.

De todos modos, hay otro indicador que es aún mejor: la tranquilidad y la confianza que sentirás al saber que estás haciendo en todo momento lo que tiene más sentido hacer.

Comentarios

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Maestro Bolívar, Me gustaría que me explicara como identifico a que Horizonte superior pertenece una Próxima Acción al momento de Ejecutar, después de aplicar los criterios de Contexto, tiempo y energía todavía me quedan bastantes opciones de las cuales escoger, al Aclarar ya tuve en cuenta la Perspectiva y por tanto todas mis Próximas Acciones están alineadas con mis Horizontes pero al momento de Ejecutar no me es claro este criterio de selección.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Juan Carlos. Me da la impresión de que tu sistema está un tanto sobrecomplicado, seguramente por culpa de la herramienta que utilizas.
Los Horizontes superiores se utilizan para reflexionar, no para organizar. Si estás colocando tus recordatorios en alguno de los Horizontes superiores, esa puede ser la causa del problema.
Elimina cualquier Horizonte superior (áreas de enfoque y responsabilidad, objetivos, visión, propósito) de tu sistema y ganarás fluidez.
Saber con qué Horizonte (u Horizontes) está relacionada cada acción y/o proyecto es un proceso intuitivo que se perfecciona con la revisión de tu sistema (¿haces la Revisión Semanal TODAS las semanas?
Con estas dos buenas prácticas lo normal es que tu confianza en el sistema mejore notablemente. Ya me contarás.
Saludos!

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