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La explicación definitiva del archivo de seguimiento

| tiempo de lectura 5:33'
Archivador con 43 carpetas como ejemplo de la explicación definitiva del archivo de seguimiento

En este post voy a compartir contigo la explicación definitiva del archivo de seguimiento de GTD®.

Los motivos que me han llevado a escribirlo son principalmente dos.

El primero es la gran cantidad de imprecisiones y afirmaciones erróneas que he leído y oído últimamente sobre el tema.

El segundo es que yo mismo contribuí en su momento a esta confusión generalizada cuando escribí sobre él en mi libro.

Con casi toda seguridad, lo que voy a explicarte en este post te va a sorprender, y mucho.

En parte, porque vas a comprobar lo tremendamente sencilla que es esta herramienta de organización.

Pero, sobre todo, porque vas a descubrir que no existe ninguna categoría organizativa de GTD llamada archivo de seguimiento.

El «museo de los horrores» del archivo de seguimiento

La cantidad de imprecisiones, afirmaciones erróneas y también, por qué no decirlo, auténticas barbaridades que se han dicho y escrito sobre el archivo de seguimiento es considerable.

Como muestra, resumo a continuación algunas de ellas:

  • Es una lista.
  • Es complicado.
  • Tiene muchísimos matices.
  • Es teóricamente difícil de explicar y justificar.
  • Su comprensión «profunda» está limitada a personas expertas en GTD.
  • Es una excepción al planteamiento general de GTD.
  • Rompe con los principios básicos de GTD.
  • Permite el uso de fechas subjetivas.
  • Se puede «llevar» en el calendario.

Todas estas afirmaciones son incorrectas, erróneas, falsas o como prefieras llamarlas, y tienen en común la falta de claridad de ideas sobre muchos conceptos clave en efectividad.

En concreto, evidencian un profundo desconocimiento sobre:

Todos estos errores son muy habituales, por otra parte, cuando crees que sabes GTD sin saberlo y son un claro ejemplo de la sobrecomplicación que acompaña al fundamentalismo.

Herramientas de organización y categorías organizativas

Por ejemplo, «herramienta de organización» y «categoría organizativa» son dos conceptos relacionados pero distintos.

Para que se entienda mejor a qué me refiero, imagina que yo tengo mi archivo digital de GTD en Evernote.

En ese caso, yo estaría usando la «herramienta de organización» llamada Evernote para gestionar la «categoría organizativa» de GTD llamada Archivo.

Como puedes comprobar, se trata de dos cosas diferentes, por muy relacionadas que estén.

De hecho, un día puedo cansarme de Evernote y decidir mover mi «categoría organizativa» Archivo a otra «herramienta de organización» distinta de Evernote.

La categoría organizativa Calendario de GTD

La categoría organizativa Calendario de GTD agrupa la información y los recordatorios de todo lo que necesitas, tienes o quieres saber, reevaluar o hacer en una fecha o momento concretos.

El significado que define la categoría Calendario es «información y recordatorios que tiene sentido ver en fechas o momentos concretos».

Es decir, que en esta categoría organizativa es irrelevante si lo que tienes es simplemente información o si es un recordatorio.

También es por completo irrelevante si el recordatorio es de un elemento accionable o no accionable.

Y, por último, da exactamente igual que la fecha/hora concretas sean externas o internas (recuerda: las fechas/horas internas también pueden ser objetivas).

En la categoría Calendario, en una misma fecha concreta, pueden coexistir perfectamente:

  • El código QR de la tarjeta de embarque de un vuelo que tienes ese día (información).
  • Un recordatorio de una reunión de 15:00 a 17:00 (siguiente acción aplazada).
  • Otro recordatorio de que quedaste en llamar a Juan en algún momento del día (siguiente acción aplazada).
  • Una nota de que hoy es el cumpleaños de Elena (información).
  • Un recordatorio para reevaluar si renovar la licencia de Evernote un año más o no (elemento incubado).

Por cierto, «Calendario» en GTD puede referirse a dos cosas distintas: una categoría organizativa o una herramienta de organización.

Qué es realmente el archivo de seguimiento

El archivo de seguimiento es simplemente una herramienta de organización más, al igual que una libreta, una app para gestionar listas o un archivador.

Es, de hecho, una herramienta alternativa al calendario, es decir, sirve también para colocar información y/o recordatorios que quieres encontrarte en una fecha futura.

La principal diferencia entre el calendario y el archivo de seguimiento es que, en este último, los recordatorios son físicos.

El archivo de seguimiento es, de hecho, una especie de calendario tridimensional que ofrece precisamente la ventaja de poder guardar en él recordatorios físicos.

Como puedes ver en la foto del post, es muy similar a un archivador de carpetas colgantes. Si tienes curiosidad, hace años expliqué en detalle cómo construir un archivo de seguimiento.

En cualquier caso, el archivo de seguimiento NO es otra categoría organizativa de GTD.

Si has hecho nuestra Formación GTD oficial de Nivel 1 habrás comprobado que ni siquiera lo mencionamos.

La lista «archivo de seguimiento» no existe, son los padres 😀

Y es que, además de no ser una categoría organizativa de GTD, su uso como herramienta de organización es completamente opcional.

Puedes tener un sistema GTD 100% completo, funcional y «súper-pro» sin archivo de seguimiento.

Para qué sirve y cómo se usa un archivo de seguimiento

Al Aclarar, hay ocasiones en las que el recordatorio de tu decisión sólo tiene sentido verlo en una fecha futura concreta.

Si lo que has aclarado es un objeto físico, tienes dos opciones a la hora de poner el recordatorio: escribirlo en una lista o utilizar el propio objeto como recordatorio.

Si decides escribir el recordatorio en una lista, la herramienta de organización que utilizas es el calendario (sí, el calendario también es una lista).

Y si, por cualquier motivo, decides utilizar el objeto ya aclarado como recordatorio (por ejemplo, porque lo vas a necesitar en esa fecha futura), entonces puedes utilizar un archivo de seguimiento.

En cualquier caso, ten en cuenta que el uso del archivo de seguimiento siempre es opcional.

Si, por lo que sea, necesitas conservar el objeto ya aclarado para verlo en esa fecha futura, puedes obtener la misma funcionalidad combinando el calendario con el material de apoyo y referencia.

Lo importante es tener claro que tanto la herramienta calendario como la herramienta archivo de seguimiento sirven para organizar recordatorios de la misma categoría organizativa: Calendario.

Pero tú en tu libro dices…

Sí, yo en mi libro digo que el archivo de seguimiento es «el contenedor en el que depositamos próximas acciones que no pueden hacerse hasta que no llegue una fecha o momento concreto».

Esto es incorrecto, erróneo, falso o como prefieras llamarlo.

Cuando yo escribí mi libro, hace siete años, todo el conocimiento que tenía de GTD era autodidacta y, por tanto, no exento de errores, imprecisiones o fundamentalismos.

Afortunadamente, dudo que ello haya inducido a nadie a cometer errores significativos en el aprendizaje y puesta en práctica de la metodología GTD.

Por otra parte, durante estos siete años me he certificado como GTD Certified Master Trainer (Nivel 1, 2 y 3) y GTD Certified Coach.

También he pasado, literalmente, cientos de horas conversando y aprendiendo con David Allen y la CoP global de GTD Master Trainers.

Si no hubiera aprendido nada del maestro Allen y de mis colegas en estos siete años, creo que sería muy preocupante.

Por eso, mi intención es comenzar en septiembre una serie en la que iré revisando todo el contenido de mi libro.

Mi idea es ir reflejando aquí, en el blog —ahora como voz autorizada y avalada por la David Allen Company— todos los errores e imprecisiones que detecte.

Así que, si has leído mi libro y usas GTD, te invito a ponerte un recordatorio para seguir esta nueva serie a partir de septiembre.

Espero que te guste la iniciativa y, por cierto, si se te ocurre algún buen #hashtag para la serie y quieres compartirlo en un comentario, ¡estaría genial!

Comentarios

Ignacio avatar
Ignacio


#ProductividadPersonalSegundaEdicion
#ProductividadRevisitada
😉

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Ignacio ;-)

Ferran avatar
Ferran


Espero ansioso esta actualización, José Miguel!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Gracias! Ya queda menos, jeje ;-)

Fabian Baracaldo avatar
Fabian Baracaldo


Hola Jose Miguel interesantante tu articulo, pero tengo una duda, yo la verdad no tengo un archivo de seguimiento fisico, yo llevo mi sisitema GTD por medio de onenote y mi sistema de archivo en evernote, pero en onenote si tengo una sección que es de seguimiento, y en esta llevo las cosas que son apra ver en una cierta fecha y que adicional deben tener algun adjunto, como lo es un PDF, una foto o algun documento digital, nose si esto es correct?

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Fabián. Si te entiendo bien, estás utilizando una versión digital del archivo de seguimiento original y parece que con la misma intención, así que parece completamente correcto.

Luis Izquierdo avatar
Luis Izquierdo


Muchas gracias por otro artículo “baliza” que nos permite seguir el camino correcto y seguir mejorando al entender bien todos los conceptos junto con la manera de llevarlos a la práctica. Gracias.

Por último un par de ideas por si te pueden servir:
#ProductividadPersonalSieteAñosDespues
#SieteAñosDeProductividadPersonal

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Luis. Me alegro mucho de que te haya sido útil.
Un saludo.

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Laura


Buenas José Miguel, lo primero gracias por este blog donde no dejo de aprender e ir aplicando cosas :)

Pregunta rápida: En vista que tu libro tiene términos "incorrectos" ¿Tendremos una reedición del libro próximamente durante el año o solo contaremos con estos esperados artículos de mejora para septiembre?

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Laura.
Mi libro simplemente pretender facilitar los primeros pasos en el camino para dominar GTD. De hecho, se centra en la parte de fundamentos y apenas cubre lo que sería la Formación GTD® Oficial de Nivel 2 y Nivel 3.
Lo que quiero decirte con esto es que los «errores» —que los hay— apenas son relevantes en esta parte del camino.
Por eso, la opción de reeditarlo como libro carece de sentido —aparte de que sería casi en su totalidad el mismo contenido— y simplemente lo voy a repasar aquí de extremo a extremo, dejando constancia de esos «errores».
Lo que si habrá en algún momento es libro nuevo de GTD, con «todo» GTD. Pero esa es otra historia ;-)

Irene avatar
Irene


¡Hola, Jose Miguel!

Venía a refrescar la memoria a este post y he echado en falta la parte de implementar un archivo de seguimiento digital. Entiendo que la única ventaja de separarlo del calendario es no sobrecargarlo y no ver esos recordatorios constantemente en las revisiones de calendario, ¿o tiene que ver también con acciones que querría hacer en un día concreto pero no es 100% imprescindible? Me refiero a las acciones recurrentes que no están vinculadas a fechas concretas, sino que idealmente se hacen con cierta periodicidad, sin que pase nada porque sea un día arriba o día abajo, que me trae loca cómo organizarlas de forma óptima. Igual son ideas para otros posts :)

Gracias por todo, como siempre.

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José Miguel Bolívar


¡Hola, Irene! Te respondo por partes. En sentido estricto, un archivo de seguimiento digital se podría crear replicando el esquema de las 43 carpetas, 1 para cada día del mes y una para cada mes (31+13=43). A partir de ahí, el uso es análogo al de un archivo de seguimiento físico.
Por otra parte, hay diversas formas de gestionar los recordatorios asociados a fechas «no estrictas». Me refiero a esas fechas objetivas pero que sólo dependen de ti, lo cual puede incluir gran parte de lo recurrente, periódico o no. Una de esas formas es, efectivamente, usar un archivo de seguimiento digital. Otra es usar las funcionalidades que ofrecen las diversas aplicaciones para gestionar fechas recurrentes.
Realmente no sé si es contenido para un post porque en cada herramienta se podrá hacer de una forma distinta y centrarse en sólo una, o en unas pocas, creo que genera más ruido que otra cosa.
Por si te sirve, yo todas estas fechas las gestiono fuera de mi Calendario (Google Calendar), en un apartado de mi sistema de listas que se llama «Calendar (non-events)» y dentro del cual tengo 4 categorías:
One-off: recordatorios de un sólo uso, como por ejemplo, empezar a hacer algo o reevaluar algo.
Daily: recordatorios de siguientes acciones que quiero ver todos los días.
Regular: recordatorios de siguientes acciones que quiero volver a ver a intervalos regulares en relación a la fecha de inicio, al margen de cuando los vi por última vez.
Recurrent: recordatorios de siguientes acciones que quiero volver a ver a a intervalos periódicos en relación a la fecha en que los vi por última vez, al margen de la fecha en la que aparecieron en mi sistema.
Muchas gracias a ti :)

Irene avatar
Irene


¡Me sirve, sí! La verdad es que cuanto más vierto en mi sistema, más interesante se pone la cosa buscando la forma de encajar las piezas. Y eso que ni siquiera enredo cambiando de herramienta 😅 En cualquier caso, me ayudan mucho los ejemplos, mil gracias. ¡Nos leemos!

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José Miguel Bolívar


Yo no descartaría cambiar de herramienta. A veces, cuando hay que hacer el pino-puente para ver las cosas de la misma manera que en otra herramienta puedes ver sin mayor complicación, puede que sea una señal de que ha llegado el momento. Cambiar te obliga a replantearte las cosas e, inevitablemente, te lleva a descubrir cosas que haces mal. A mí, cambiar de herramienta me supuso un «back to basics» no sólo refrescante en sí mismo, sino con un impacto impresionante en cuanto a claridad y profundidad conceptual.

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