La explicación definitiva del archivo de seguimiento
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En este post voy a compartir contigo la explicación definitiva del archivo de seguimiento de GTD®.
Los motivos que me han llevado a escribirlo son principalmente dos.
El primero es la gran cantidad de imprecisiones y afirmaciones erróneas que he leído y oído últimamente sobre el tema.
El segundo es que yo mismo contribuí en su momento a esta confusión generalizada cuando escribí sobre él en mi libro.
Con casi toda seguridad, lo que voy a explicarte en este post te va a sorprender, y mucho.
En parte, porque vas a comprobar lo tremendamente sencilla que es esta herramienta de organización.
Pero, sobre todo, porque vas a descubrir que no existe ninguna categoría organizativa de GTD llamada archivo de seguimiento.
El «museo de los horrores» del archivo de seguimiento
La cantidad de imprecisiones, afirmaciones erróneas y también, por qué no decirlo, auténticas barbaridades que se han dicho y escrito sobre el archivo de seguimiento es considerable.
Como muestra, resumo a continuación algunas de ellas:
- Es una lista.
- Es complicado.
- Tiene muchísimos matices.
- Es teóricamente difícil de explicar y justificar.
- Su comprensión «profunda» está limitada a personas expertas en GTD.
- Es una excepción al planteamiento general de GTD.
- Rompe con los principios básicos de GTD.
- Permite el uso de fechas subjetivas.
- Se puede «llevar» en el calendario.
Todas estas afirmaciones son incorrectas, erróneas, falsas o como prefieras llamarlas, y tienen en común la falta de claridad de ideas sobre muchos conceptos clave en efectividad.
En concreto, evidencian un profundo desconocimiento sobre:
- La diferencia hay entre una herramienta de organización y una categoría organizativa.
- Qué significa y qué contiene la categoría organizativa «Calendario» de GTD.
- El significado de «accionable» en GTD.
- Qué significan objetivo y subjetivo en efectividad.
- Qué es realmente una siguiente acción.
Todos estos errores son muy habituales, por otra parte, cuando crees que sabes GTD sin saberlo y son un claro ejemplo de la sobrecomplicación que acompaña al fundamentalismo.
Herramientas de organización y categorías organizativas
Por ejemplo, «herramienta de organización» y «categoría organizativa» son dos conceptos relacionados pero distintos.
Para que se entienda mejor a qué me refiero, imagina que yo tengo mi archivo digital de GTD en Evernote.
En ese caso, yo estaría usando la «herramienta de organización» llamada Evernote para gestionar la «categoría organizativa» de GTD llamada Archivo.
Como puedes comprobar, se trata de dos cosas diferentes, por muy relacionadas que estén.
De hecho, un día puedo cansarme de Evernote y decidir mover mi «categoría organizativa» Archivo a otra «herramienta de organización» distinta de Evernote.
La categoría organizativa Calendario de GTD
La categoría organizativa Calendario de GTD agrupa la información y los recordatorios de todo lo que necesitas, tienes o quieres saber, reevaluar o hacer en una fecha o momento concretos.
El significado que define la categoría Calendario es «información y recordatorios que tiene sentido ver en fechas o momentos concretos».
Es decir, que en esta categoría organizativa es irrelevante si lo que tienes es simplemente información o si es un recordatorio.
También es por completo irrelevante si el recordatorio es de un elemento accionable o no accionable.
Y, por último, da exactamente igual que la fecha/hora concretas sean externas o internas (recuerda: las fechas/horas internas también pueden ser objetivas).
En la categoría Calendario, en una misma fecha concreta, pueden coexistir perfectamente:
- El código QR de la tarjeta de embarque de un vuelo que tienes ese día (información).
- Un recordatorio de una reunión de 15:00 a 17:00 (siguiente acción aplazada).
- Otro recordatorio de que quedaste en llamar a Juan en algún momento del día (siguiente acción aplazada).
- Una nota de que hoy es el cumpleaños de Elena (información).
- Un recordatorio para reevaluar si renovar la licencia de Evernote un año más o no (elemento incubado).
Por cierto, «Calendario» en GTD puede referirse a dos cosas distintas: una categoría organizativa o una herramienta de organización.
Qué es realmente el archivo de seguimiento
El archivo de seguimiento es simplemente una herramienta de organización más, al igual que una libreta, una app para gestionar listas o un archivador.
Es, de hecho, una herramienta alternativa al calendario, es decir, sirve también para colocar información y/o recordatorios que quieres encontrarte en una fecha futura.
La principal diferencia entre el calendario y el archivo de seguimiento es que, en este último, los recordatorios son físicos.
El archivo de seguimiento es, de hecho, una especie de calendario tridimensional que ofrece precisamente la ventaja de poder guardar en él recordatorios físicos.
Como puedes ver en la foto del post, es muy similar a un archivador de carpetas colgantes. Si tienes curiosidad, hace años expliqué en detalle cómo construir un archivo de seguimiento.
En cualquier caso, el archivo de seguimiento NO es otra categoría organizativa de GTD.
Si has hecho nuestra Formación GTD oficial de Nivel 1 habrás comprobado que ni siquiera lo mencionamos.
La lista «archivo de seguimiento» no existe, son los padres 😀
Y es que, además de no ser una categoría organizativa de GTD, su uso como herramienta de organización es completamente opcional.
Puedes tener un sistema GTD 100% completo, funcional y «súper-pro» sin archivo de seguimiento.
Para qué sirve y cómo se usa un archivo de seguimiento
Al Aclarar, hay ocasiones en las que el recordatorio de tu decisión sólo tiene sentido verlo en una fecha futura concreta.
Si lo que has aclarado es un objeto físico, tienes dos opciones a la hora de poner el recordatorio: escribirlo en una lista o utilizar el propio objeto como recordatorio.
Si decides escribir el recordatorio en una lista, la herramienta de organización que utilizas es el calendario (sí, el calendario también es una lista).
Y si, por cualquier motivo, decides utilizar el objeto ya aclarado como recordatorio (por ejemplo, porque lo vas a necesitar en esa fecha futura), entonces puedes utilizar un archivo de seguimiento.
En cualquier caso, ten en cuenta que el uso del archivo de seguimiento siempre es opcional.
Si, por lo que sea, necesitas conservar el objeto ya aclarado para verlo en esa fecha futura, puedes obtener la misma funcionalidad combinando el calendario con el material de apoyo y referencia.
Lo importante es tener claro que tanto la herramienta calendario como la herramienta archivo de seguimiento sirven para organizar recordatorios de la misma categoría organizativa: Calendario.
Pero tú en tu libro dices…
Sí, yo en mi libro digo que el archivo de seguimiento es «el contenedor en el que depositamos próximas acciones que no pueden hacerse hasta que no llegue una fecha o momento concreto».
Esto es incorrecto, erróneo, falso o como prefieras llamarlo.
Cuando yo escribí mi libro, hace siete años, todo el conocimiento que tenía de GTD era autodidacta y, por tanto, no exento de errores, imprecisiones o fundamentalismos.
Afortunadamente, dudo que ello haya inducido a nadie a cometer errores significativos en el aprendizaje y puesta en práctica de la metodología GTD.
Por otra parte, durante estos siete años me he certificado como GTD Certified Master Trainer (Nivel 1, 2 y 3) y GTD Certified Coach.
También he pasado, literalmente, cientos de horas conversando y aprendiendo con David Allen y la CoP global de GTD Master Trainers.
Si no hubiera aprendido nada del maestro Allen y de mis colegas en estos siete años, creo que sería muy preocupante.
Por eso, mi intención es comenzar en septiembre una serie en la que iré revisando todo el contenido de mi libro.
Mi idea es ir reflejando aquí, en el blog —ahora como voz autorizada y avalada por la David Allen Company— todos los errores e imprecisiones que detecte.
Así que, si has leído mi libro y usas GTD, te invito a ponerte un recordatorio para seguir esta nueva serie a partir de septiembre.
Espero que te guste la iniciativa y, por cierto, si se te ocurre algún buen #hashtag para la serie y quieres compartirlo en un comentario, ¡estaría genial!
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