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Carpetas de email tipo lista de recordatorios

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Buzón de email en móvil como ejemplo de carpetas de email tipo lista de recordatorios

GTD® propone dos tipos distintos de carpetas específicas para el email. En este post voy a profundizar únicamente sobre las carpetas de email tipo lista de recordatorios.

En la práctica, a las carpetas de email tipo lista de recordatorios se les suele llamar simplemente «carpetas de recordatorios» (reminder folders en inglés).

Mi experiencia con esta categoría, primero como usuario y luego como formador, es bastante negativa. Por tanto, suelo desaconsejar su uso salvo en circunstancias muy concretas que explico más adelante.

El objetivo de este post es que aprendas a usar estas carpetas de recordatorios, tengas claras las buenas prácticas imprescindibles para que su uso no eche por tierra tu GTD, conozcas sus posibles ventajas y seas consciente de sus muchos inconvenientes.

Cómo usar las carpetas tipo lista de recordatorios

En GTD, una lista es una agrupación de elementos con alguna característica similar (a grouping of items with some similar characteristic, como dice Allen).

Por tanto, una carpeta con emails que sirven de recordatorios cumple perfectamente esta definición de lista.

Las carpetas tipo lista de recordatorios se llaman así precisamente por esto, porque actúan como lista de recordatorios.

Además, contener recordatorios es lo que las diferencia del otro tipo de carpetas específicas para el email: las carpetas de email para material de apoyo.

Estas carpetas se utilizan únicamente para Organizar dos tipos de email en particular que proceden a su vez de dos escenarios muy concretos que se dan al Aclarar.

Por una parte, cuando has decidido Aplazar la siguiente acción relacionada con ese email. En este caso el email es el recordatorio de la acción que has aplazado.

Por otra parte, cuando has decidido Delegar la siguiente acción y la has delegado utilizando ese email. En este caso, el email es el recordatorio de la acción que has delegado.

Veamos cómo funciona esto con un ejemplo práctico.

Imagina que te llega un email con un fichero que necesitas revisar. Cuando lo aclaras, decides que la siguiente acción es revisarlo, la aplazas y luego mueves el email a una carpeta @acciones.

En este caso, el email que acabas de mover a la carpeta tiene dos significados.

Por una parte, es el recordatorio de que tienes que revisar el fichero que contiene. Por otra parte, es también material de apoyo que necesitarás para completar la acción de revisarlo.

De manera análoga, si el ejemplo fuera un email que has utilizado para delegar algo, lo moverías a una carpeta @a_la_espera.

Ventajas e inconvenientes de las carpetas tipo lista de recordatorios

Aparentemente, estas carpetas tipo lista de recordatorios ofrecen dos grandes ventajas.

Por una parte, su sencillez de uso. Por otra, te «ahorras» tener que escribir los recordatorios en tus listas GTD.

Estas supuestas ventajas hacen que estas listas resulten muy atractivas cuando empiezas con la metodología.

Sin embargo, mi experiencia es que estas teóricas ventajas conllevan muchos más riesgos que beneficios.

Es más, si realmente te estás planteando usar la metodología «en serio», creo que utilizar carpetas tipo lista de recordatorios es una mala práctica, por tres motivos.

El primero es que a estas carpetas les falta el ingrediente secreto para organizar con efectividad.

Cuando usas carpetas tipo lista de recordatorios, estás mezclando en un mismo sitio elementos con dos significados distintos.

Por una parte, los recordatorios de las siguientes acciones que has aplazado o delegado. Por otra, el material de apoyo relacionado con esas acciones.

Mezclar significados en un mismo sitio aumenta la carga cognitiva —lo cual es ineficiente—  y favorece la procrastinación.

El segundo motivo es que, en lugar de tener todos tus recordatorios en tu sistema de listas GTD, los tienes «repartidos».

Esto, además de ineficiente, dificulta que puedas obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos y reduce la sensación de control.

El tercer motivo es que no tienes dónde colocar el recordatorio detallado de la siguiente acción asociada con el email.

Esto te va a obligar —inevitablemente— a tener que re-Aclarar los emails una y otra vez antes de ejecutarlos finalmente, lo cual es también tremendamente ineficiente.

Y esto no sólo lo digo yo sino también la propia David Allen Academy:

«The downside with this option is that you have no place for the next action that’s associated with that actionable email. So you’ll inevitably be doing some “re-deciding” about emails you’ve already processed».

Buenas prácticas relacionadas con las carpetas tipo lista de recordatorios

Si te decides a usar estas carpetas tipo lista de recordatorios, una buena práctica imprescindible es revisarlas con la misma frecuencia y disciplina que se revisan el resto de listas de tu sistema GTD.

Otra buena práctica recomendada por la David Allen Academy es utilizar la arroba (@) al principio del nombre de estas carpetas.

Esto sirve para que aparezcan en la parte superior de tu estructura de carpetas de email y sea más fácil acceder a ellas.

Conclusiones

Si ya has dado tus primeros pasos en el camino para dominar GTD, te desaconsejo rotundamente el uso de las carpetas tipo lista de recordatorios.

Como he explicado, entiendo que usarlas es muy ineficiente y, por tanto, una más de las muchas tonterías que hacemos con el email.

Dicho esto, usar estas carpetas es incomparablemente mejor que dejar los emails en la bandeja de entrada una vez aclarados.

Así que, si nunca has conseguido vaciar tu bandeja de entrada de email, usar estas carpetas puede ser una excelente manera de comprobar cómo te sientes al conseguirlo.

Aunque estén lejos de ser la opción ideal, las carpetas tipo lista de recordatorios pueden darte la oportunidad de empezar a vaciar regularmente tus bandejas de entrada.

Como decimos siempre, GTD es un camino y usar carpetas tipo lista de recordatorios puede ser una forma tan buena como cualquier otra de empezar a recorrerlo.

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