Óptima Infinito

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Cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez»

| tiempo de lectura 3:27'
«Someday» en tirador como ejemplo de cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez»

Una de las dudas habituales al comenzar con GTD® es cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez».

Aunque David Allen lo explica claramente en su libro, muchas personas lo entienden mal y/o lo malinterpretan.

Yo fui una de ellas y este error me acompañó durante años con desastrosas consecuencias.

Por ejemplo, no entender «Algún día / Tal vez» me llevó a sobrecomplicar extraordinariamente mi sistema.

También hizo que mi resistencia a hacer la Revisión Semanal aumentara considerablemente, lo que daba lugar a frecuentes «caídas de la tabla».

Malinterpretar esta categoría organizativa fue, sin duda, uno de los principales obstáculos que encontré para dominar GTD.

Inventar la lista «Esta Semana No» marcó un antes y un después en relación a «Algún día / Tal vez», pero aún quedaba recorrido.

Gracias a profundizar aún más en ella durante mi preparación como GTD® Certified Master Trainer comprendí finalmente su verdadera esencia.

La auténtica naturaleza de «Algún día / Tal vez»

Para tener claro cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez», es clave haber entendido antes que esta lista contiene otras listas.

Por ejemplo, puedes tener recordatorios de cosas que ya has decidido hacer —pero aún no sabes cuándo— y recordatorios de cosas que aún no has decidido si harás o no.

En este caso estás haciendo una distinción en función de la naturaleza de la decisión incubada (cuándo hacerlo vs. si hacerlo o no), pero hay otros posibles escenarios.

Por ejemplo, puedes tener recordatorios de cosas para reevaluar regularmente y recordatorios de cosas que sólo vas a revisar ad hoc, cuando vas a realizar algún tipo concreto de actividad.

En este último caso, la línea de separación entre estos recordatorios de elementos incubados y tu material de referencia es delgada aunque nítida.

Identificar esta línea es sencillo, pero sólo si tienes la claridad necesaria sobre cómo organizar los recordatorios de lo que no requiere acción en GTD.

Cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez»

La respuesta rápida a esta pregunta es: depende y, más concretamente, depende del significado que tengan para ti esas cosas incubadas.

Hay cosas, por ejemplo,  que incubas porque exceden tu capacidad del momento. Lo que quiero decir es que si no tuvieras que hacer todo lo que tienes que hacer no las incubarías.

La buena práctica es que ese tipo de cosas incubadas las revises en tu Revisión Semanal.

Otras cosas las incubas porque aún no tienes claro si realmente quieres/tienes/necesitas hacerlas. Aquí la frecuencia de revisión irá en función de si la decisión depende únicamente de ti o no.

Si no depende únicamente de ti, también es buena práctica revisarlas en la Revisión Semanal. Si depende sólo de ti, revisarlas con más o menos frecuencia queda a tu elección.

Y hay otro montón de cosas que es innecesario revisar en tu Revisión Semanal como, por ejemplo, los libros que te gustaría leer o los lugares a los que te gustaría ir de vacaciones.

En general, la buena práctica sobre cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez» es algo que te sonará familiar: «cuanto menos, mejor, y todo lo necesario».

Qué revisar de «Algún día / Tal vez» y cómo hacerlo

Se trata de dos aspectos muy importantes que la mayoría de las personas malinterpreta (yo lo hice).

Por una parte, cuando se habla de revisar «Algún día / Tal vez» durante la Revisión Semanal, no se trata de una revisión exhaustiva de todo su contenido.

Allen lo deja muy claro, hasta el punto de que utiliza la palabra «scan», es decir, se trata más de un «escaneo» que de una revisión a fondo.

Por otra parte, sólo necesitas revisar la parte de «Algún día / Tal vez» que tenga sentido para ti revisar.

Si tu sensación de control no se ve alterada por no revisar algo de lo que tienes incubado, no lo revises. Así de sencillo.

Pero ¡cuidado! Sólo puedes saber si tu sensación de control se ve alterada si antes has sentido alguna vez esa sensación de control total.

Esto puede parecer obvio, pero la mayoría de las personas que creen usar GTD nunca han sentido esta sensación.

El motivo por el que nunca la han tenido es que nunca han llegado a tener un sistema realmente completo, actualizado y accionable, es decir, nunca han tenido un sistema 100% fiable.

Si este es tu caso, te animo a intentarlo. La diferencia entre un sistema completo y un sistema casi completo es como la noche y el día.

Cuando por fin dispongas de un sistema así, no sólo sabrás qué se siente sino que ganarás una claridad enorme sobre qué parte y cada cuánto revisar «Algún día / Tal vez».

Comentarios

Luis avatar
Luis


Muchas gracias José Miguel por el post ya que ha sido muy bueno. De esos que al reflexionar sientes que avanzas un poco más al entender y ver todos los “lados” de la metodología.
Aunque usaste algunos ejemplos, pero hubiera venido bien alguno más de tipos de lista, de recordatorios, etc, ya que para algunos de nosotros son los ejemplos los que nos ayudan a aplicar la teoría a la práctica de una manera más evidente.
En cualquier caso felicidades por el buen post y muchas gracias por estas valiosas píldoras semanales.

Un abrazo.

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José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Luis.

No uso más ejemplos intencionadamente, para no condicionar.

La casuística es casi infinita y poner ejemplos puede conducir al error de pensar que hay que hacerlo de una manera determinada.

Ten en cuenta que hay gente que casi no incuba, otra que incuba un montón, gente que tiende a minimizar el número de listas de elementos incubados, gente que hace lo contrario, etc.

La buena práctica es ir a tus elementos incubados y pensar sobre ellos. ¿Qué me sería útil o necesitaría revisar en mi revisión semanal?, ¿qué no?, ¿con qué frecuencia me sería útil revisar estos otros recordatorios?

Yo, por ejemplo, hay elementos incubados que reviso semanalmente, otros mensualmente, otros trimestralmente, otros cuando me apetece y otros cuando me surge la ocasión/necesidad. Pero esto es lo que me resulta útil a mí y no tiene por qué resultarte útil también a ti. ¿Me explico?

Un abrazo y gracias por comentar.

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Luciano


Hola Jose Miguel, tengo una pregunta que deseo hacerte desde hace tiempo y me confunde a la hora de organizar en mi sistema: ¿ cómo organizamos un proyecto que, posee una fecha objetiva para su finalizacion, pero que por su naturaleza (ser un proyecto) no debe ir en la Agenda?.

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José Miguel Bolívar


Hola, Luciano. La buena práctica es ponerte esa información dónde tenga más sentido verla. Teniendo en cuenta que la principal utilidad de mantener una lista de proyectos es revisarla durante la Revisión Semanal, una buena práctica es ponerla en la propia redacción del proyecto. Así te aseguras de tener claras las fechas límite de todos tus proyectos cuando los revisas. Yo también lo hago así. Por ejemplo → Preparar la presentación de resultados del trimestre para la reunión de departamento antes del 5/4/21
Un saludo.

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luciano


Gracias por el concejo Jose Miguel. Por otro lado, me gustaría entender tambien, si cuando me encuentro procesando cosas del tipo: "Aprender tal habilidad", me estoy enfrentando a un proyecto o a un objetivo. Pregunto esto porque, a la hora de organizar esta información (una intención a largo plazo y compuesta de varias acciones), no me queda claro del todo en qué lista ubicarlo.

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José Miguel Bolívar


Hola, luciano. Depende de cómo lo quieras enfocar. ¿Se puede dar por «aprendida» una habilidad? Si lo entiendes como una secuencia de acciones que te conduce a un resultado «tachable» en menos de un año, entonces sería un proyecto. Si es más de un año, un objetivo. Y si lo entiendes como un camino que realmente nunca se acaba, sería un área de responsabilidad. También podría ser una combinación de lo anterior. Por ejemplo, «aprobar el primer curso de la escuela de idiomas de francés» podría ser un proyecto, «aprobar todos los cursos de la escuela de idiomas...» sería un objetivo y «hablar francés decentemente» sería un área de responsabilidad.
Todo esto lo trabajamos a fondo en nuestra formación GTD® oficial de Nivel 2, por si te interesa.
Un saludo!

Luciano avatar
Luciano


Gracias Jose miguel. Si, creo que entiendo la diferencia. Al parecer, noto un problema, que para los que seguimos la metodologia, resulta ser mas conceptual que operativo. Es decir, veo que se trata de entender que hay un enfoque personal, en elegir de qué forma vamos a encarar nuestras intenciones o deseos antes de organizarlos como un proyecto, objetivo o area de enfoque. Es bueno tener contacto contigo a travez de este medio, ya que, como siempre dices, es dificil ser autodidacta en GTD. Me encantaria acceder a la formación, pero la situación del momento me dificulta el acceso a cualquier curso. Cómo podría enterarme de descuentos o promociones durante el año? un gran saludo

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José Miguel Bolívar


Hola Luciano. El calendario actualizado de formación GTD® oficial lo tenemos publicado en https://formaciongtd.com/proximas-formaciones/. Si quieres información sobre alguna en concreta, te la podemos facilitar si nos escribes a info@formaciongtd.com. Tenemos promociones habitualmente para personas particulares y autónomas.
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