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Cómo Capturar bien agiliza tus proyectos GTD®

| tiempo de lectura 4:42'
Joven lleno de Post-it como ejemplo de cómo Capturar bien agiliza tus proyectos GTD®

Lo bien o mal que aplicas el paso Capturar afecta a tu sistema en general y a tus proyectos en particular. Por eso voy a explicar en este post cómo Capturar bien agiliza tus proyectos GTD®.

Capturar es un hábito clave de la metodología. A mí me gusta llamarle «el hábito cero», ya que tu sistema nunca será 100% fiable hasta que no lo domines por completo.

Cuando empiezas a dar los primeros pasos por el camino para dominar GTD®, Capturar es uno de los primeros grandes obstáculos que te encuentras en él.

Es un obstáculo porque la mayoría de las personas ya tienen un hábito que se parece mucho a Capturar pero que es completamente distinto de Capturar.

Esto hace que inicialmente no entiendan el concepto y que, además, les cueste mucho sustituir el hábito improductivo que ya tienen por el de Capturar.

Capturar es mucho más

Capturar es un único hábito pero se aplica de diversas maneras y en situaciones distintas. Lógicamente, esto ayuda poco a su comprensión y correcta aplicación.

GTD® nos dice que la principal ventaja de Capturar es sacar todos los asuntos incompletos de tu cabeza, lo cual supone un primer paso imprescindible para eliminar el estrés.

Aunque la entiendo, hasta ahora no he encontrado ningún documento científico que apoye la afirmación de que los asuntos incompletos generan estrés.

En cualquier caso, aún dando la afirmación por válida, me parece una ventaja secundaria en comparación con alguna de las otras.

Lo mismo ocurre con evitar los olvidos o que tu sistema esté completo. Son sin duda grandes ventajas también pero tampoco me parecen las más importantes.

En mi experiencia —y aunque GTD® no lo explique— las dos ventajas clave del hábito Capturar son enfriar el pensamiento y reeducar la atención.

Estas dos ventajas son también las que tienen una mayor incidencia sobre cómo avanzan tus proyectos. Por eso es fundamental Capturar bien.

Entendiendo qué es lo que llama tu atención

Dice GTD® que Capturar es recopilar todo lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías con regularidad.

De los diversos elementos que contiene esta afirmación, vamos a centrarnos en uno en concreto: «todo lo que llama tu atención».

Como expresión alternativa, GTD® también dice «todo aquello que tiene un valor potencial para ti».

Aquí tenemos un problema y es que a la mayoría de las personas sólo les llama la atención las situaciones de riesgo, es decir, aquellas que —si las ignora u olvida— pueden acarrear consecuencias indeseables.

Se han insensibilizado ante todas las demás cosas que también deberían llamar su atención —por tener un valor potencial para ellas— y, al ser incapaces de reconocerlas, las ignoran.

Un reto combinado

Así que el reto al que se enfrentan la mayoría de las personas al comenzar su camino para dominar GTD® es doble.

Por una parte, dejar de sobre-reaccionar ante situaciones que —por muy importantes y urgentes que se perciban— tienen una importancia casi siempre relativa y una urgencia real cuestionable.

Por otra, dejar de prestar sistemáticamente atención a lo último, lo más ruidoso  o lo más «tachable».

Una de las mejores estrategias para evitar la sobre-reacción es enfriar el pensamiento, es decir, dejar pasar un tiempo entre que aparece algo y que decidimos y actuamos sobre ello.

En cuanto a la gestión de la atención, una de las mejores estrategias para evitar las distracciones permanentes es gestionarlas proactivamente, minimizando su impacto negativo.

Capturar bien es un hábito fantástico porque nos permite hacer ambas cosas simultáneamente: enfriar el pensamiento y minimizar el impacto negativo de las interrupciones.

Capturar lo inesperado

La tesis de la que parte GTD® es que una persona efectiva está siempre a lo que está, al margen de si está realizando una tarea o echándose una siesta.

En el mundo real, cuando estás a lo que estás, aparecen interrupciones —tanto externas como internas— y lo hacen en el momento más inesperado.

Las interrupciones son parte de la vida, así que quejarse de ellas es una actitud tan infantil como inútil.

Lo que una persona efectiva hace ante una interrupción —en lugar de quejarse— es gestionarla proactivamente.

Eso significa, en primer lugar, evaluarla. ¿Es algo que requiere una respuesta inmediata, simplemente urgente o ni siquiera eso?

Excepto en el primer caso, la buena práctica es Capturar esa interrupción y seguir con lo que estabas haciendo.

Capturar lo esperado

Pero Capturar va más allá. Porque, además de lo inesperado, mucho de lo que ocurre en tu día a día es esperado, ya que lo provocas tú.

Por ejemplo, crear un documento, descargar unos datos o mantener una conversación profesional.

En un gran porcentaje de los casos, tus acciones producen cosas y esas cosas también hay que capturarlas, al menos si quieres Capturar bien.

Cuando has terminado de crear tu documento, ese documento hay que capturarlo. Lo mismo ocurre con esos datos que acabas de descargar.

Durante una conversación profesional surgen cosas que necesitas Capturar: cosas que necesitas hacer o esperar a que otras personas las hagan, así como información que necesitas recordar o conservar.

Si terminas una conversación profesional y no has capturado nada, o la conversación sobraba o has aplicado mal el paso Capturar.

Capturar bien hace que tus proyectos avancen solos

Una pregunta recurrente por parte de las personas que empiezan el camino para dominar GTD® es qué hacer cada vez que completan una siguiente acción de un proyecto para que este no se pare.

Les preocupa que, si no anotan en ese momento la siguiente acción, se les olvide y el proyecto se pare. Obviamente, si capturas bien, esto nunca ocurre.

Lo que tienes que hacer al completar una acción de un proyecto es Capturar el resultado de esa acción y olvidarte tanto de ella como de ese proyecto.

El problema es que los resultados de las acciones, como no son «urgentes», no llaman la atención y, por tanto, se dejan sin Capturar.

El reto es que los resultados de tus acciones llamen tu atención.

A fin de cuentas, los resultados de tus acciones tienen —o deberían tener— «un valor potencial» para ti.

Si sistemáticamente capturas los resultados de tus siguientes acciones, tus proyectos no sólo no se pararán nunca, sino que avanzarán con la máxima agilidad posible.

Otras prácticas como Capturar la siguiente acción o Capturar que tienes que añadir una siguiente acción no sólo son malas prácticas, sino que son rework y una sobre-complicación del sistema.

La clave para agilizar tus proyectos GTD® es muy sencilla: Aprende a Capturar bien, a lo «pro» 😉

Comentarios

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Angel


Me ha gustado mucho el articulo pero que quieres decir exactamente con “capturar los resultados de tus proximas acciones”

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Una siguiente acción es una actividad física y visible que hace que algo avance. Cuando la completas, ¿qué ha avanzado? ¿qué hay nuevo que no había antes de completarla? Puede ser una información que antes no tenía (mi siguiente acción era buscarla o preguntarla), un esquema que tenía que preparar, un documento que tenía que crear, un borrador que tenía que escribir... Todo eso son resultado de tus acciones (si no hubieras hecho la acción no existiría).

Juan Carlos Toledano avatar
Juan Carlos Toledano


Hola José Miguel, tengo la misma duda que plantea Ángel ¿Podrías poner un ejemplo para entender a qué te refieres cuando hablas del resultado de la siguiente acción? Gracias

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Lo mismo que le he respondido a Angel. También hay ejemplos en el propio post. Si son siguientes acciones de proyectos, significa que al completarlas el proyecto no se acaba, sino que continúa. Sin embargo, al completar esa siguiente acción algo habrá avanzado. Eso que ha avanzado (y que antes de completar la siguiente acción era distinto o no existía) es el resultado de tu siguiente acción. Si me compartes una siguiente acción concreta, te puedo dar un ejemplo más concreto ;-)

Juan Carlos Toledano avatar
Juan Carlos Toledano


Entendido José Miguel, muchas gracias

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jesus martin barba


Siempre es una gran fuente de saber el leer lo que escribes. Un saludo.

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José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Jesús. Un saludo.

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Salva


Hola José Miguel, disculpa que insista sobre preguntas anteriores de otros lectores, yo tampoco acabo de ver clara la utilidad de captura el resultado de una acción. ¿No sería más fácil, a la vista del resultado de esa acción capturar la siguiente acción necesaria para que el proyecto avance?

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola Salva. Siento mucho no haber sido capaz de explicarlo mejor y no se me ocurre mejor forma de dejarlo más claro: «las dos ventajas clave del hábito Capturar son enfriar el pensamiento y reeducar la atención».
Capturar la siguiente acción a la vista del resultado de la acción significa que:
a) No enfrías el pensamiento; y
b) No reeducas la atención;
así que da un poco lo mismo lo fácil o difícil que sea, porque para capturar la siguiente acción necesitas aclararla y aclarar las cosas según surgen es una mala práctica.

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Salva


Vale. Ahora si. Gracias.
Saludos

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José Miguel Bolívar


Genial! Me alegro :-)

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Pablo


Hola José Miguel,

La verdad es que le has dado una nueva perspectiva a capturar, ¡y qué perspectiva!

Me surge una duda sobre la idea de las capturas para enfriar el pensamiento:

Cuando aclaras una bandeja de entrada, suelen surgir capturas de otras cosas que vienen a la mente; ¿recomiendas aclarar esas nuevas capturas que aún «están calientes» cuando llegas al final de la bandeja o dejarlas para la próxima tanda de aclarado?

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José Miguel Bolívar


Hola Pablo. Muchas gracias, aunque mi mérito es limitado. Es cierto que GTD no habla de manera explícita de enfriar el pensamiento ni de reeducar la atención, pero al margen de ello, esta perspectiva sobre Capturar no es nueva sino que ya está incluida en la metodología. Es sólo que se suele pasar por alto.
Allen, por ejemplo, dice que la buena práctica ante una interrupción es Capturar. Esto es un ejemplo práctico de reeducar la atención. Y hay muchos otros ejemplos que seguro descubres en una de tus siguientes lecturas de la obra de Allen.
A lo que me refiero es a que Capturar los resultados de las siguientes acciones (siempre que tenga sentido) no es algo que yo me haya sacado de la chistera, sino algo natural que hace cualquier persona que aplique bien y de manera completa GTD.
En cuanto a tu pregunta, la buena práctica cuando aparece algo mientras estás haciendo otra cosa es Capturar. Lógicamente, esto aplica también al paso Aclarar.
Por otra parte, Aclarar significa vaciar la bandeja, luego la buena práctica es Aclarar esas nuevas capturas como parte del proceso, no en el momento en que aparecen pero sí antes de dar por terminado el aclarado.
Cuando esas nuevas capturas «están calientes», una buena práctica es incubarlas. Pero estamos hablando de algunas de las capturas, no de todas. En otros casos, esas capturas recién capturadas pueden dar lugar a siguientes acciones y/o proyectos y esto también sería buena práctica. En resumen, depende de cada captura en concreto.
Saludos!

Agustín avatar
Agustín


Buenas tardes, José Miguel.

Pongámonos en el supuesto del ejemplo que mencionas " Cuando has terminado de crear tu documento, ese documento hay que capturarlo."

¿La captura sería, por ejemplo: Documento "x" finalizado o simplemente documento "X"?

Y esa captura, cuando proceda, la aclaras y organizas siguiendo flujo de trabajo.

Entiendo que habrá resultados, fruto de siguientes acciones, que por su naturaleza no es necesario capturarlos. Por ejemplo, acabo de llamar al dentista para pedirle cita y me ha dado día y hora . Supongo que tiene más sentido anotar ya la cita en la agenda/ calendario que capturar la fecha y hora para luego procesar...

Interpreto que capturar los resultados de las siguientes acciones está más enfocado a acciones relacionadas con proyectos relativamente grandes, en cuánto a la cantidad de acciones a hacer para lograr el resultado deseado, que a siguientes acciones no relacionadas con proyecto alguno.

Seguramente no se así, pero percibo que capturar todo lo que se completa, puede ser algo laborioso y tedioso.

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José Miguel Bolívar


Hola, Agustín.
Ni lo uno, ni lo otro. La captura es el propio documento. Los dos ejemplos que tú comentas son recordatorios, de un resultado/proyecto y de una captura respectivamente. El primero es mala práctica (ya has aclarado la captura) y el segundo es rework (¿para qué necesitas un recordatorio del documento teniendo el propio documento ahí?).
Dependiendo de la naturaleza del documento, será una captura que irá a una bandeja física (si es un documento físico) o a una bandeja digital (si es un documento digital).
El caso que comentas del dentista es un ejemplo de la regla de los 2' al Capturar y por tanto es una buena práctica hacerlo como dices. Pero esto es más la excepción que la regla.
En el resto de casos en los que no aplica la regla de los 2' al Capturar, la captura del resultado es lo natural. Por ejemplo, si descargo unos datos, esos datos van a una bandeja de entrada digital (en lugar de dejarlos en cualquier otro sitio). O si hablo contigo por teléfono para preguntarte algo, las notas que tomo en un papel sobre tu respuesta van a una bandeja de entrada física. O si encuentro Internet una información que tenía que buscar, la dejo capturada en la herramienta de captura que use normalmente para ese medio.
Como te digo, esto no sólo es la buena práctica, sino también lo más sencillo y natural. Cualquier otra alternativa sería mala práctica, sobrecomplicar el sistema y/o rework.

Agustín avatar
Agustín


¿La buena práctica, con lo digital, quizás sea tener una bandeja de entrada o varias donde vayan a parar las acciones físicas que se realicen para luego someter esas bandejas al fijo de trabajo?

Por ejemplo, hago un documento digital X y en lugar de guardarlo en una carpeta predefinida ¿ Lo dejo en la bandeja de entrada digital guardado para luego decidir cuándo sea la hora de procesar?

Con el ejemplo de capturar las notas de una conversación me surgen menos dudas, lo veo más claro.

Gracias, José Miguel.

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José Miguel Bolívar


Correcto. Ese documento, una vez aclarado, probablemente dé lugar a una siguiente acción y se convierta en material de apoyo.
En el caso de las notas de una conversación, una vez aclaradas, probablemente las tires.
Gracias a ti por comentar :-)

Javier avatar
Javier


A mí también me ha costado entender lo de capturar los resultados de las siguientes acciones de un proyecto. El motivo es que lo estaba leyendo convencido de que resultado=proyecto.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Gracias por la aclaración, Javier. Es cierto que puede resultar bastante confuso porque cada siguiente acción genera su propio resultado y, a su vez, el proyecto es también el mismo un resultado (concretamente el resultado final de la captura que le dió lugar).
Saludos!

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