Cómo Capturar bien agiliza tus proyectos GTD

Lo bien o mal que aplicas el paso Capturar afecta a tu sistema en general y a tus proyectos en particular. Por eso voy a explicar en este post cómo Capturar bien agiliza tus proyectos GTD.

Capturar es un hábito clave de la metodología. A mí me gusta llamarle «el hábito cero», ya que tu sistema nunca será 100% fiable hasta que no lo domines por completo.

Cuando empiezas a dar los primeros pasos por el camino para dominar GTD^®, Capturar es uno de los primeros grandes obstáculos que te encuentras en él.

Es un obstáculo porque la mayoría de las personas ya tienen un hábito que se parece mucho a Capturar pero que es completamente distinto de Capturar.

Esto hace que inicialmente no entiendan el concepto y que, además, les cueste mucho sustituir el hábito improductivo que ya tienen por el de Capturar.

Capturar es mucho más

Capturar es un único hábito pero se aplica de diversas maneras y en situaciones distintas. Lógicamente, esto ayuda poco a su comprensión y correcta aplicación.

GTD nos dice que la principal ventaja de Capturar es sacar todos los asuntos incompletos de tu cabeza, lo cual supone un primer paso imprescindible para eliminar el estrés.

Aunque la entiendo, hasta ahora no he encontrado ningún documento científico que apoye la afirmación de que los asuntos incompletos generan estrés.

En cualquier caso, aún dando la afirmación por válida, me parece una ventaja secundaria en comparación con alguna de las otras.

Lo mismo ocurre con evitar los olvidos o que tu sistema esté completo. Son sin duda grandes ventajas también pero tampoco me parecen las más importantes.

En mi experiencia —y aunque GTD no lo explique— las dos ventajas clave del hábito Capturar son enfriar el pensamiento y reeducar la atención.

Estas dos ventajas son también las que tienen una mayor incidencia sobre cómo avanzan tus proyectos. Por eso es fundamental Capturar bien.

Entendiendo qué es lo que llama tu atención

Dice GTD que Capturar es recopilar todo lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías con regularidad.

De los diversos elementos que contiene esta afirmación, vamos a centrarnos en uno en concreto: «todo lo que llama tu atención».

Como expresión alternativa, GTD también dice «todo aquello que tiene un valor potencial para ti».

Aquí tenemos un problema y es que a la mayoría de las personas sólo les llama la atención las situaciones de riesgo, es decir, aquellas que —si las ignora u olvida— pueden acarrear consecuencias indeseables.

Se han insensibilizado ante todas las demás cosas que también deberían llamar su atención —por tener un valor potencial para ellas— y, al ser incapaces de reconocerlas, las ignoran.

Un reto combinado

Así que el reto al que se enfrentan la mayoría de las personas al comenzar su camino para dominar GTD es doble.

Por una parte, dejar de sobre-reaccionar ante situaciones que —por muy importantes y urgentes que se perciban— tienen una importancia casi siempre relativa y una urgencia real cuestionable.

Por otra, dejar de prestar sistemáticamente atención a lo último, lo más ruidoso  o lo más «tachable».

Una de las mejores estrategias para evitar la sobre-reacción es enfriar el pensamiento, es decir, dejar pasar un tiempo entre que aparece algo y que decidimos y actuamos sobre ello.

En cuanto a la gestión de la atención, una de las mejores estrategias para evitar las distracciones permanentes es gestionarlas proactivamente, minimizando su impacto negativo.

Capturar bien es un hábito fantástico porque nos permite hacer ambas cosas simultáneamente: enfriar el pensamiento y minimizar el impacto negativo de las interrupciones.

Capturar lo inesperado

La tesis de la que parte GTD es que una persona efectiva está siempre a lo que está, al margen de si está realizando una tarea o echándose una siesta.

En el mundo real, cuando estás a lo que estás, aparecen interrupciones —tanto externas como internas— y lo hacen en el momento más inesperado.

Las interrupciones son parte de la vida, así que quejarse de ellas es una actitud tan infantil como inútil.

Lo que una persona efectiva hace ante una interrupción —en lugar de quejarse— es gestionarla proactivamente.

Eso significa, en primer lugar, evaluarla. ¿Es algo que requiere una respuesta inmediata, simplemente urgente o ni siquiera eso?

Excepto en el primer caso, la buena práctica es Capturar esa interrupción y seguir con lo que estabas haciendo.

Capturar lo esperado

Pero Capturar va más allá. Porque, además de lo inesperado, mucho de lo que ocurre en tu día a día es esperado, ya que lo provocas tú.

Por ejemplo, crear un documento, descargar unos datos o mantener una conversación profesional.

En un gran porcentaje de los casos, tus acciones producen cosas y esas cosas también hay que capturarlas, al menos si quieres Capturar bien.

Cuando has terminado de crear tu documento, ese documento hay que capturarlo. Lo mismo ocurre con esos datos que acabas de descargar.

Durante una conversación profesional surgen cosas que necesitas Capturar: cosas que necesitas hacer o esperar a que otras personas las hagan, así como información que necesitas recordar o conservar.

Si terminas una conversación profesional y no has capturado nada, o la conversación sobraba o has aplicado mal el paso Capturar.

Capturar bien hace que tus proyectos avancen solos

Una pregunta recurrente por parte de las personas que empiezan el camino para dominar GTD es qué hacer cada vez que completan una siguiente acción de un proyecto para que este no se pare.

Les preocupa que, si no anotan en ese momento la siguiente acción, se les olvide y el proyecto se pare. Obviamente, si capturas bien, esto nunca ocurre.

Lo que tienes que hacer al completar una acción de un proyecto es Capturar el resultado de esa acción y olvidarte tanto de ella como de ese proyecto.

El problema es que los resultados de las acciones, como no son «urgentes», no llaman la atención y, por tanto, se dejan sin Capturar.

El reto es que los resultados de tus acciones llamen tu atención.

A fin de cuentas, los resultados de tus acciones tienen —o deberían tener— «un valor potencial» para ti.

Si sistemáticamente capturas los resultados de tus siguientes acciones, tus proyectos no sólo no se pararán nunca, sino que avanzarán con la máxima agilidad posible.

Otras prácticas como Capturar la siguiente acción o Capturar que tienes que añadir una siguiente acción no sólo son malas prácticas, sino que son rework y una sobre-complicación del sistema.

La clave para agilizar tus proyectos GTD es muy sencilla: Aprende a Capturar bien, a lo «pro» 😉