En GTD nunca se pregunta «¿requiere acción?»

Es probable que te haya sorprendido el título de este post, pero es cierto. En GTD nunca se pregunta «¿requiere acción?».

Y no se pregunta porque esa expresión ni siquiera existe en la metodología. Es simplemente una mala traducción del original.

La pregunta real en la versión original en inglés es «is it actionable?» cuya traducción correcta al español sería «¿es accionable?» o «¿es procesable?».

Como puedes comprobar, «¿es accionable?» y «¿requiere acción?» son dos preguntas distintas que, lógicamente, van a dar lugar a decisiones y comportamientos distintos.

En Organízate con eficacia abundan este tipo de fallos y creo que es una lástima que la traducción al español de la obra de David Allen sea tan mediocre.

Entre otras razones, porque hace que aprender la metodología de manera autodidacta suponga un reto mayor del necesario para muchas personas.

Qué significa «accionable» en GTD^®

En GTD, algo es accionable cuando se puede actuar sobre ello. Actuar significa llevar a cabo alguna actividad física y visible que permita que ese algo avance o se complete.

Para que algo pueda ser accionable tienen que cumplirse dos requisitos, uno externo y otro interno.

El requisito externo es que tiene que ser físicamente accionable. Esto significa que se tiene que poder llevar a cabo la actividad física y visible sin necesidad de realizar previamente ninguna otra.

Por ejemplo, si para hacer X antes tengo que hacer Y, entonces X no es accionable todavía.

El requisito interno es que tiene que haberse tomado ya la decisión de hacer algo al respecto. Si aún no se ha tomado la decisión de hacer algo, entonces aún no es accionable.

Como puedes comprobar, el requisito externo es objetivo, porque es independiente de nuestra voluntad, mientras que el requisito interno es subjetivo, porque depende de una decisión personal.

El problema de Aclarar sin objetividad

Uno de los problemas que conlleva la pregunta «¿requiere acción?» es que permite respuestas 100% subjetivas.

Este exceso de subjetividad va a afectar negativamente a la calidad de las decisiones que tomemos al Aclarar.

Imagina, por ejemplo, que tienes que entregar una documentación dentro de un mes como tarde. Es una documentación que podrías empezar a preparar de inmediato, sin necesidad de esperar nada ni a nadie.

Si nos preguntamos si esa documentación es accionable, la parte objetiva de la respuesta es un rotundo «sí».

A partir de ahí, habrá que tomar la decisión de si vamos a entregar la documentación en el plazo indicado o no. Si hemos decidido que lo vamos a hacer, entonces la respuesta a la parte subjetiva también sería «sí».

Y, como ambas respuestas son «sí», la respuesta a «¿es accionable?» sería también sí.

Por el contrario, si la pregunta fuera «¿requiere acción?», sé por experiencia que un porcentaje significativo de las respuestas sería «no».

Hay muchas personas que viven en lo inmediato y, en lugar de analizar objetivamente los asuntos que les llegan, lo hacen automática e irracionalmente: si es «para ya», sí requiere acción; si no, no la requiere.

Evidentemente esta forma de reaccionar es una mala práctica con nefastas consecuencias para la efectividad.

El valor de identificar con claridad tus compromisos

Si quieres tener bajo control tus asuntos pendientes, es imprescindible que aprendas a identificar con claridad tus compromisos.

La pregunta «¿requiere acción?» es engañosa, porque sobresimplifica la respuesta.

Si tienes que entregar una documentación dentro de un mes y ahora mismo estás «hasta arriba» de trabajo, es lógico y natural que tu reacción sea responder «no requiere acción» (al menos, no ahora mismo).

Sin embargo, esto es falsear la situación. A no ser que realmente no hayas tomado aún la decisión de si entregar o no esa documentación en la fecha exigida, la respuesta debería ser «sí requiere acción».

Debería ser «sí» porque si te hubieras hecho la pregunta correcta («¿es accionable?») la respuesta habría sido «sí».

«Sí» porque ya puedes hacer algo con ello y «sí» porque ya te has comprometido a entregarlo en el plazo exigido.

Por eso, si respondes «no requiere acción» estás ignorando uno de los compromisos que has adquirido y eso restará fiabilidad a tu sistema.

Ventajas de sustituir la pregunta «¿requiere acción?» por «¿es accionable?»

Como dice Allen, «sólo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces».

Empezar a preguntarte si algo es accionable en lugar de si requiere acción te ayudará a distinguir mejor los aspectos objetivos y subjetivos de la respuesta y a tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, cuando decidas tomar la decisión de no hacer algo que ya podrías hacer si quisieras, serás consciente de que no lo estás haciendo porque no quieres, no porque no puedes.

Diferenciar con claridad qué no haces porque no puedes y qué no haces porque decides no hacerlo (o no hacerlo todavía) aumentará tu confianza en tu sistema y tendrás mayor sensación de control.