Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

Optima infinito

Ampliando perspectiva sobre Algún día / Tal vez

| tiempo de lectura 4:53'
Niña con cara de no saber qué hacer como ejemplo de ampliando perspectiva sobre algún día / tal vez

Un error frecuente cuando se comienza a recorrer el camino para dominar GTD® es interpretar mal el significado de la lista «algún día / tal vez».

Fruto de ello, lo más habitual es confundir esta lista con el «cajón de los sueños imposibles».

Este malentendido conduce a infrautilizar, o incluso a no utilizar, una de las categorías organizativas más potentes de la metodología.

Yo he sido una de las muchas personas que ha cometido este error al dar sus primeros pasos con GTD®.

Afortunadamente, pude darme cuenta pronto de que algo estaba haciendo mal.

Gracias a reconocer mi error logré darle un enfoque distinto al paso Incubar y también introducir en mi sistema los ajustes necesarios.

El problema de suponer en lugar de comprender

En mi experiencia como formador, una posible explicación de por qué es tan frecuente este error es la manera en que se plantean Incubar y la lista «algún día / tal vez» en la propia metodología.

La introducción tiene lugar en dos partes: en el paso Aclarar y en el paso Reflexionar.

Primero, en el paso Aclarar, en el que se nos dice que una de las opciones para las cosas que no son accionables es incubarlas.

Lo que ocurre es que, en la traducción al español de Getting Things Done, la pregunta «¿es accionable?» se ha traducido incorrectamente por «¿requiere acción?».

Este error de traducción suele dar lugar a una asociación de ideas peligrosa: con los elementos que se incuban no hay que hacer nada (lógico, ya que no requieren acción).

Segundo, en el paso Reflexionar, donde la revisión de los elementos incubados se asocia a «aplicar la creatividad» (get creative en la versión original en inglés).

Para la mayoría de las personas, que les digan que tienen que «aplicar la creatividad» en su primer contacto con GTD® suena a «tomadura de pelo».

Se supone que te acercas a la metodología porque «no te da la vida», ¿no? ¿Pues a qué viene entonces eso de «aplicar la creatividad»?

En resumen, para la mayoría de las personas, su primer contacto con Incubar y la lista «algún día / tal vez» queda reducido a «guardar en un cajón de sastre cosas poco prácticas con las que probablemente nunca haré nada».

Y si esto es así, ¿para qué Incubar entonces?

Mucho más que aplicar la creatividad

Lo que encierra la expresión «aplicar la creatividad» es tremendamente potente. Demasiado para que una persona recién llegada a GTD® pueda entenderlo.

El problema es que, al no entender qué significa la expresión, tampoco se entiende la utilidad de Incubar, por lo que se descarta como opción útil.

Esto es un problema porque la utilidad de Incubar —y de usar la lista «algún día / tal vez»— va mucho más allá de «aplicar la creatividad».

En mi experiencia, la principal utilidad de Incubar es mantener un volumen realista de compromisos en nuestro sistema de recordatorios.

El sobrecompromiso es una tendencia natural y su consecuencia negativa es que el sistema pierde su usabilidad.

Porque, cuando tienes un volumen excesivo de recordatorios, dejas de aplicar el paso Ejecutar y te caes de la tabla.

Por eso es necesario hacer regularmente la Revisión Semanal y, durante ella, asegurarte de que tus listas de acciones mantienen un volumen realista.

¿Qué hacer entonces con todo eso que, a priori, querrías tener en tus listas de acciones pero es poco realista tenerlo?

Cuántas listas hay en la lista «algún día / tal vez»

Organizar bien es establecer relaciones uno-a-uno entre lugares y significados. Por concretarlo, todo lo que significa «X» está en un único sitio «Y» y todo lo que está en ese sitio «Y» significa únicamente «X».

Entender bien qué significa «organizar» es uno de los requisitos indispensables para poder personalizar GTD®.

Para Allen, la lista «algún día / tal vez» probablemente signifique «lugar en el que tengo recordatorios de cosas que a día de hoy no son accionables pero podrían serlo en un futuro».

Desde esta perspectiva, es perfectamente correcto que la lista «algún día / tal vez» sea considerada como una única lista.

Ahora bien, la lista «algún día / tal vez» también puede significar «lugar en el que tengo recordatorios de decisiones que he aplazado para tomar más adelante».

Este significado es tan válido como el anterior, ya que Incubar es aplazar la toma de decisiones.

Lo que sucede es que, al Incubar, podemos aplazar dos tipos de decisiones distintas.

Por una parte, decisiones sobre si hacer o no hacer algo.

Por otra parte, decisiones sobre cuándo hacer algo que ya has decidido hacer.

Todas las listas de «algún día / tal vez»

Si, para ti, la lista «algún día / tal vez» tiene recordatorios de decisiones aplazadas, entonces la buena práctica es considerarla como dos listas distintas, ya que hay dos tipos distintos de decisiones aplazadas.

Por un lado tendrás la lista de cosas que ya has decidido hacer y que por tanto harás «algún día» y, por otro, tendrás la lista de cosas que «tal vez» puede que decidas hacer en un futuro o «tal vez» no.

Este es, por ejemplo, mi caso, y eso es lo que me ha hecho no llegar a entender bien la lista «algún día / tal vez» durante mucho tiempo, porque para mí no era lógico mezclar recordatorios de distinto significado en una única lista.

Pero en realidad todo estaba ahí. «Solo» había que verlo.

La lista «algún día / tal vez» puede ser una lista o dos listas, según seas tú y según interpretes tú su contenido.

En mi lista «algún día» tengo recordatorios de cosas que ya he decidido hacer pero que —en un ejercicio de realismo— sé que no voy a poder hacer a corto plazo.

Como no voy a poder hacerlas ahora, mezclar sus recordatorios con los de las demás acciones va a hacer que mi sistema sea menos fiable, por eso están en otra parte.

Por su parte, en mi lista «tal vez» únicamente tengo recordatorios de cosas que todavía no he decidido si haré o no.

«Esta Semana No» como ejemplo de lista «algún día»

Si usas una lista Esta Semana No, ya estás haciendo esta diferencia entre «algún día» y «tal vez», solo que sin saberlo.

Durante años he pensado que a la parte de organizar lo incubado en GTD® le faltaba algo. Pero en realidad no era así. Estaba ahí, delante de mis narices.

El problema era precisamente ese, que estaba tan delante de mis narices que necesitaba ampliar perspectiva para poder verlo.

«Algún día / Tal vez» puede ser una lista o pueden ser dos. Todo depende del significado que su contenido tenga para ti.

¡Ah! Y por «lista» me refiero a «tipo de lista». En realidad, puedes tener tantas listas «algún día», «tal vez» o «algún día / tal vez» como quieras, siempre que cada lista tenga un único significado.

Comentarios

Francisco de Paula Juárez Roldán avatar
Francisco de Paula Juárez Roldán


Gracias por abrirnos los ojos José Miguel! Tanto tiempo delante de nuestros ojos y no lo veíamos!
A mi me pasó algo parecido con la cuenta contable “Reparación y conservación”; Todas las facturas del taller terminaban allí... y un día se me encendió la bombilla y comprendí que reparamos lo que está roto y conservamos algo para que no se rompa. Tardé mis añitos en verlo!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Francisco. Fantástico el ejemplo de la cuenta contable!!
Un abrazo.

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Juan


Saludos, jose miguel que tal va el libro de optima3?

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José Miguel Bolívar


Saludos, Juan. El proyecto por ahora está parado. Mi intención era haber empezado con él este pasado verano, pero la COVID-19 trastocó todos nuestros planes. A ver si el próximo verano puedo ponerme con el proyecto. En principio serán dos libros. Uno sobre principios productivos (OPTIMA3 framework) y un segundo sobre mejores prácticas concretas (OPTIMA3 system). Iremos viendo, en cualquier caso.

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Javier


Estaba pensando en dividir la lista 'Esta semana no' en dos listas: Medio plazo y Largo plazo. Pero me está resultando complicado entender que realmente existan acciones a largo plazo sobre las que ya se pueda tomar la decisión de que van a hacerse. Por la propia incertidumbre del futuro, por mucha certeza que crea tener ahora.
Es posible que las acciones a largo plazo de mi lista 'Esta semana no' deba moverlas a la lista 'Tal vez'.

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José Miguel Bolívar


Hola, Javier. Como comento en el post, no existe una única forma «correcta» de utilizar esta lista (o listas). Todo depende del significado que le(s) des.
En mi caso, «tal vez» significa que no he decidido aún si lo haré o no. Es independiente de cuánto tarde en decidirlo. Igual lo decido pasado mañana, pero si aún no lo he decidido, está en «tal vez».
Por otra parte, «algún día» significa que ya he decidido que lo haré. Seguro. Lo que no he decidido es cuándo voy a poder o voy a querer hacerlo. Yo uso Esta Semana No, que reviso todas las semanas, Este Mes No, que reviso en la primera revisión semanal de cada mes y Este Trimestre No, que reviso en la primera revisión semanal de cada trimestre. Hay elementos que van cambiando de lista «algún día» según las circunstancias, pero antes o después todo acaba entrando en mis listas de acciones y proyectos.
Espero haberte ayudado :)

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Javier


Muchas gracias por la respuesta.
Lo que me preocupa es que haya tareas en las listas 'Algún día' que a día de hoy haya decidido hacer, pero con el paso del tiempo, por un cambio de opinión o circunstancias, decida no hacer y se conviertan en tareas que deba mover a 'Tal vez'. Algo más probable cuanto mayor sea el plazo previsto de ejecución.
Este enfoque puede servir como excusa para repartir tareas en listas que no les corresponde. ¿Estoy realmente seguro de que he decidido hacer determinada tarea lejana en el tiempo? ¿O lo que ocurre es que ahora mismo me apetece hacerla algún día, pero tal vez no la haga?
Con un enfoque cortoplacista de la lista 'Algún día' ('Esta semana no'), esto es más difícil que ocurra. Si se amplía a tareas más lejanas, se hace más fácil caer en la trampa.

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José Miguel Bolívar


Bueno, como te decía, se trate de que encuentres la opción que más sentido tenga para ti. A mí las 3 listas Esta Semana/Mes/Trimestre No me funcionan bien. Cuando las reviso (semanal, mensual o trimestralmente) hago lógicamente cambios, al igual que añado y quito cosas. A mí me sirve para tener un horizonte temporal de cosas para las que me convendría ir haciendo hueco. Lo importante es respetar los principios de la metodología. ¿Qué significa realmente para ti «algún día»? ¿Y «tal vez»? Y luego, evitar caer en el error de hacerte trampas a ti mismo.

Javier avatar
Javier


Probaré la división de la lista 'Algún día' a ver qué tal me funciona. Sigo aprendiendo.
Sobretodo trataré de ser honesto conmigo mismo en cada revisión de las listas para no caer en mis propias trampas.
Gracias.

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José Miguel Bolívar


Gracias a ti. Ya me contarás qué tal se da el experimento ;)

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Javier


Buenos días José Miguel.
Al implementar las listas 'Este Mes/Trimestre No', estoy teniendo problemas con los proyectos. Posiblemente por utilizar mal ambos niveles.
Cuando utilizaba una única lista 'Esta Semana No', si tenía un proyecto en curso cuya próxima acción decidía que no haría esta semana, esta la movía a ESN y el resultado lo mantenía en 'Proyectos'. Esto me funcionaba bien con una sola lista ESN, porque con sus elementos tengo una intención a corto plazo, y de esta forma recuerdo mi compromiso con el resultado al revisar. Pero no me funciona con EMN y ETN, porque ensucia mi lista 'Proyectos' con ruido con el que no tengo un compromiso cercano y no necesito revisar a diario o con alta frecuencia.
Lo que ahora termina en EMN/ETN, antes terminaba en la vista 'Tal vez', por la incertidumbre futura como comenté en anteriores mensajes más arriba. Por ello, los resultados que decidía aparcar durante este mes o este trimestre, sí salían de 'Proyectos'; pero los que decidía aparcar durante una semana, se quedaban.

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José Miguel Bolívar


Hola, Javier. Lo que estabas haciendo es una mala práctica. Me refiero a lo de incubar acciones de proyectos activos. Si lo piensas, es incoherente. Volvamos al paso Aclarar. Cuando respondes a ¿requiere acción?, o el tema la requiere o no la requiere. Ambas respuestas valen. Lo que no tiene sentido es decir que algo requiere acción y luego incubar las acciones que hacen que eso que requiere acción avance... No sé si me explico. Es lo que te decía de no hacerte trampas a ti mismo ;)

Javier avatar
Javier


Tienes razón. Tengo que corregir eso.
Gracias de nuevo.

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