Ampliando perspectiva sobre Algún día / Tal vez

Un error frecuente cuando se comienza a recorrer el camino para dominar GTD^® es interpretar mal el significado de la lista «algún día / tal vez».

Fruto de ello, lo más habitual es confundir esta lista con el «cajón de los sueños imposibles».

Este malentendido conduce a infrautilizar, o incluso a no utilizar, una de las categorías organizativas más potentes de la metodología.

Yo he sido una de las muchas personas que ha cometido este error al dar sus primeros pasos con GTD.

Afortunadamente, pude darme cuenta pronto de que algo estaba haciendo mal.

Gracias a reconocer mi error logré darle un enfoque distinto al paso Incubar y también introducir en mi sistema los ajustes necesarios.

El problema de suponer en lugar de comprender

En mi experiencia como formador, una posible explicación de por qué es tan frecuente este error es la manera en que se plantean Incubar y la lista «algún día / tal vez» en la propia metodología.

La introducción tiene lugar en dos partes: en el paso Aclarar y en el paso Reflexionar.

Primero, en el paso Aclarar, en el que se nos dice que una de las opciones para las cosas que no son accionables es incubarlas.

Lo que ocurre es que, en la traducción al español de Getting Things Done, la pregunta «¿es accionable?» se ha traducido incorrectamente por «¿requiere acción?».

Este error de traducción suele dar lugar a una asociación de ideas peligrosa: con los elementos que se incuban no hay que hacer nada (lógico, ya que no requieren acción).

Segundo, en el paso Reflexionar, donde la revisión de los elementos incubados se asocia a «aplicar la creatividad» (get creative en la versión original en inglés).

Para la mayoría de las personas, que les digan que tienen que «aplicar la creatividad» en su primer contacto con GTD suena a «tomadura de pelo».

Se supone que te acercas a la metodología porque «no te da la vida», ¿no? ¿Pues a qué viene entonces eso de «aplicar la creatividad»?

En resumen, para la mayoría de las personas, su primer contacto con Incubar y la lista «algún día / tal vez» queda reducido a «guardar en un cajón de sastre cosas poco prácticas con las que probablemente nunca haré nada».

Y si esto es así, ¿para qué Incubar entonces?

Mucho más que aplicar la creatividad

Lo que encierra la expresión «aplicar la creatividad» es tremendamente potente. Demasiado para que una persona recién llegada a GTD pueda entenderlo.

El problema es que, al no entender qué significa la expresión, tampoco se entiende la utilidad de Incubar, por lo que se descarta como opción útil.

Esto es un problema porque la utilidad de Incubar —y de usar la lista «algún día / tal vez»— va mucho más allá de «aplicar la creatividad».

En mi experiencia, la principal utilidad de Incubar es mantener un volumen realista de compromisos en nuestro sistema de recordatorios.

El sobrecompromiso es una tendencia natural y su consecuencia negativa es que el sistema pierde su usabilidad.

Porque, cuando tienes un volumen excesivo de recordatorios, dejas de aplicar el paso Ejecutar y te caes de la tabla.

Por eso es necesario hacer regularmente la Revisión Semanal y, durante ella, asegurarte de que tus listas de acciones mantienen un volumen realista.

¿Qué hacer entonces con todo eso que, a priori, querrías tener en tus listas de acciones pero es poco realista tenerlo?

Cuántas listas hay en la lista «algún día / tal vez»

Organizar bien es establecer relaciones uno-a-uno entre lugares y significados. Por concretarlo, todo lo que significa «X» está en un único sitio «Y» y todo lo que está en ese sitio «Y» significa únicamente «X».

Entender bien qué significa «organizar» es uno de los requisitos indispensables para poder personalizar GTD.

Para Allen, la lista «algún día / tal vez» probablemente signifique «lugar en el que tengo recordatorios de cosas que a día de hoy no son accionables pero podrían serlo en un futuro».

Desde esta perspectiva, es perfectamente correcto que la lista «algún día / tal vez» sea considerada como una única lista.

Ahora bien, la lista «algún día / tal vez» también puede significar «lugar en el que tengo recordatorios de decisiones que he aplazado para tomar más adelante».

Este significado es tan válido como el anterior, ya que Incubar es aplazar la toma de decisiones.

Lo que sucede es que, al Incubar, podemos aplazar dos tipos de decisiones distintas.

Por una parte, decisiones sobre si hacer o no hacer algo.

Por otra parte, decisiones sobre cuándo hacer algo que ya has decidido hacer.

Todas las listas de «algún día / tal vez»

Si, para ti, la lista «algún día / tal vez» tiene recordatorios de decisiones aplazadas, entonces la buena práctica es considerarla como dos listas distintas, ya que hay dos tipos distintos de decisiones aplazadas.

Por un lado tendrás la lista de cosas que ya has decidido hacer y que por tanto harás «algún día» y, por otro, tendrás la lista de cosas que «tal vez» puede que decidas hacer en un futuro o «tal vez» no.

Este es, por ejemplo, mi caso, y eso es lo que me ha hecho no llegar a entender bien la lista «algún día / tal vez» durante mucho tiempo, porque para mí no era lógico mezclar recordatorios de distinto significado en una única lista.

Pero en realidad todo estaba ahí. «Solo» había que verlo.

La lista «algún día / tal vez» puede ser una lista o dos listas, según seas tú y según interpretes tú su contenido.

En mi lista «algún día» tengo recordatorios de cosas que ya he decidido hacer pero que —en un ejercicio de realismo— sé que no voy a poder hacer a corto plazo.

Como no voy a poder hacerlas ahora, mezclar sus recordatorios con los de las demás acciones va a hacer que mi sistema sea menos fiable, por eso están en otra parte.

Por su parte, en mi lista «tal vez» únicamente tengo recordatorios de cosas que todavía no he decidido si haré o no.

«Esta Semana No» como ejemplo de lista «algún día»

Si usas una lista Esta Semana No, ya estás haciendo esta diferencia entre «algún día» y «tal vez», solo que sin saberlo.

Durante años he pensado que a la parte de organizar lo incubado en GTD le faltaba algo. Pero en realidad no era así. Estaba ahí, delante de mis narices.

El problema era precisamente ese, que estaba tan delante de mis narices que necesitaba ampliar perspectiva para poder verlo.

«Algún día / Tal vez» puede ser una lista o pueden ser dos. Todo depende del significado que su contenido tenga para ti.

¡Ah! Y por «lista» me refiero a «tipo de lista». En realidad, puedes tener tantas listas «algún día», «tal vez» o «algún día / tal vez» como quieras, siempre que cada lista tenga un único significado.