Por qué GTD no es un archivo

Tendemos a creer que GTD es un archivo, porque ya desde la infancia nos inculcan mentalidad de archivista.

Nos enseñan a ordenar (pero no a organizar) todas nuestras cosas, poniéndolas en «su sitio».

Un problema de esto es que «su sitio» lo ha decidido normalmente otra persona, no tú.

Otro problema es que «su sitio» se ha elegido a partir de criterios estéticos, no a partir de significados y, desde luego, no a partir de un significado único para ti.

Esta mala costumbre cristaliza según maduramos y dificulta enormemente la adopción de buenas prácticas de efectividad personal.

Crecemos viendo nuestro entorno como un archivo y preocupándonos más por clasificar las cosas —por encontrar «su sitio»- que por pensar en su significado y tomar decisiones sobre ellas a partir de él.

Cuando te acercas a GTD, esta «mirada de archivista» te condiciona y es uno de los principales obstáculos que vas a encontrarte en el camino para dominar la metodología.

Por eso es tan importante entender que  GTD no es un archivo, sino un mapa.

El archivo es solo una parte de GTD

En GTD^® existe el concepto «archivo» y significa «lugar —o lugares— en el que colocas la información y los materiales que te pueden resultar útiles o necesarios en un futuro, si pasa algo».

Un detalle muy importante a tener en cuenta es que a este archivo acudes únicamente en modo reactivo.

Esto significa que al archivo vas de forma intencional solo cuando ocurre algo que hace que parte de su contenido se vuelva útil o necesario para ti.

Por ejemplo, se te avería la lavadora y vas al archivo a recuperar la garantía para que te la reparen sin coste.

Otra característica importante del archivo en GTD es que su contenido no requiere acción y tampoco requiere revisión.

Esto significa que no vas a desarrollar hábitos relacionados con el archivo, más allá de colocar en él las cosas que —al aclarar tus bandejas de entrada— no requieren acción pero sí te pueden ser útiles en un futuro.

Un mapa de opciones para elegir mejor

Lo que comúnmente se conoce como un «sistema GTD» es completamente distinto de un archivo.

En primer lugar, porque está pensado para utilizarse de manera constante y proactiva, cada vez que aplicas el paso Ejecutar.

En segundo lugar, porque tu sistema GTD sí requiere revisión, si es que quieres que se mantenga actualizado y conserve su utilidad.

Lo que tienes en tu sistema GTD son recordatorios de cosas que has decidido hacer o conseguir.

Recuerda, además, que ser una persona efectiva significa asegurarte de elegir en cada momento lo que tiene más sentido hacer.

Y la única forma de saber qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento es contar con un inventario completo de todas las opciones entre las que poder elegir en función de tus circunstancias y prioridades.

Tu mente es una inútil gestionando recordatorios

Como dice David Allen, «your mind is for having ideas, not holding them» [tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas].

El cerebro es una herramienta fantástica para crear, imaginar, analizar, resolver o construir, pero un auténtico desastre como gestor de recordatorios.

Utilizar tu mente para acordarte de lo que tienes que hacer o quieres conseguir es una pésima práctica que, además de no funcionar, genera estrés.

En consecuencia, cuando piensas y decides sobre tus cosas, necesitas poner algún recordatorio de esas decisiones en un lugar externo a tu mente.

Precisamente por eso decimos que tu sistema GTD es una mente extendida, porque contiene los recordatorios de todas esas cosas que en algún momento has decidido hacer o conseguir.

Mejor que guardar cosas, construye tu futuro

Cuando utilizas las categorías organizativas que te ofrece GTD, no estás archivando, sino construyendo.

En lugar de «ordenar» cosas, lo que haces cuando aclaras y organizas es construir un mapa de opciones.

Este mapa es el que te va a ayudar a orientarte mejor en tu día a día, a avanzar con confianza en la dirección que quieres y a conseguir los resultados que deseas.

Esto solo es posible eligiendo en cada momento lo que tiene más sentido hacer en función de tus circunstancias y de lo que es importante para ti.

Y sin perder de vista que solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces.

Sé que cuesta, porque lo he vivido en primera persona. Pero entender que GTD no es un archivo, sino un mapa, marcará un antes y un después en tu camino para dominarlo.