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Por qué GTD® no es un archivo

| tiempo de lectura 3:12'
Hombre con archivo a la espalda como ejemplo de por qué GTD® no es un archivo

Tendemos a creer que GTD® es un archivo, porque ya desde la infancia nos inculcan mentalidad de archivista.

Nos enseñan a ordenar (pero no a organizar) todas nuestras cosas, poniéndolas en «su sitio».

Un problema de esto es que «su sitio» lo ha decidido normalmente otra persona, no tú.

Otro problema es que «su sitio» se ha elegido a partir de criterios estéticos, no a partir de significados y, desde luego, no a partir de un significado único para ti.

Esta mala costumbre cristaliza según maduramos y dificulta enormemente la adopción de buenas prácticas de efectividad personal.

Crecemos viendo nuestro entorno como un archivo y preocupándonos más por clasificar las cosas —por encontrar «su sitio»- que por pensar en su significado y tomar decisiones sobre ellas a partir de él.

Cuando te acercas a GTD®, esta «mirada de archivista» te condiciona y es uno de los principales obstáculos que vas a encontrarte en el camino para dominar la metodología.

Por eso es tan importante entender que  GTD® no es un archivo, sino un mapa.

El archivo es solo una parte de GTD®

En GTD® existe el concepto «archivo» y significa «lugar —o lugares— en el que colocas la información y los materiales que te pueden resultar útiles o necesarios en un futuro, si pasa algo».

Un detalle muy importante a tener en cuenta es que a este archivo acudes únicamente en modo reactivo.

Esto significa que al archivo vas de forma intencional solo cuando ocurre algo que hace que parte de su contenido se vuelva útil o necesario para ti.

Por ejemplo, se te avería la lavadora y vas al archivo a recuperar la garantía para que te la reparen sin coste.

Otra característica importante del archivo en GTD® es que su contenido no requiere acción y tampoco requiere revisión.

Esto significa que no vas a desarrollar hábitos relacionados con el archivo, más allá de colocar en él las cosas que —al aclarar tus bandejas de entrada— no requieren acción pero sí te pueden ser útiles en un futuro.

Un mapa de opciones para elegir mejor

Lo que comúnmente se conoce como un «sistema GTD®» es completamente distinto de un archivo.

En primer lugar, porque está pensado para utilizarse de manera constante y proactiva, cada vez que aplicas el paso Ejecutar.

En segundo lugar, porque tu sistema GTD® sí requiere revisión, si es que quieres que se mantenga actualizado y conserve su utilidad.

Lo que tienes en tu sistema GTD® son recordatorios de cosas que has decidido hacer o conseguir.

Recuerda, además, que ser una persona efectiva significa asegurarte de elegir en cada momento lo que tiene más sentido hacer.

Y la única forma de saber qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento es contar con un inventario completo de todas las opciones entre las que poder elegir en función de tus circunstancias y prioridades.

Tu mente es una inútil gestionando recordatorios

Como dice David Allen, «your mind is for having ideas, not holding them» [tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas].

El cerebro es una herramienta fantástica para crear, imaginar, analizar, resolver o construir, pero un auténtico desastre como gestor de recordatorios.

Utilizar tu mente para acordarte de lo que tienes que hacer o quieres conseguir es una pésima práctica que, además de no funcionar, genera estrés.

En consecuencia, cuando piensas y decides sobre tus cosas, necesitas poner algún recordatorio de esas decisiones en un lugar externo a tu mente.

Precisamente por eso decimos que tu sistema GTD® es una mente extendida, porque contiene los recordatorios de todas esas cosas que en algún momento has decidido hacer o conseguir.

Mejor que guardar cosas, construye tu futuro

Cuando utilizas las categorías organizativas que te ofrece GTD®, no estás archivando, sino construyendo.

En lugar de «ordenar» cosas, lo que haces cuando aclaras y organizas es construir un mapa de opciones.

Este mapa es el que te va a ayudar a orientarte mejor en tu día a día, a avanzar con confianza en la dirección que quieres y a conseguir los resultados que deseas.

Esto solo es posible eligiendo en cada momento lo que tiene más sentido hacer en función de tus circunstancias y de lo que es importante para ti.

Y sin perder de vista que solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces.

Sé que cuesta, porque lo he vivido en primera persona. Pero entender que GTD® no es un archivo, sino un mapa, marcará un antes y un después en tu camino para dominarlo.

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Comentarios

José avatar
José


José Miguel, es mejor entonces una aplicación tipo mapa mental?

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


A mí me gustan mucho los mapas mentales (a David Allen también, por cierto), pero no diría que es necesario usar mapas mentales para construir tu sistema GTD®.
Lo que quiero decir es que hay que cambiar el enfoque y dejar de pensar en archivar email y empezar a pensar a construir un inventario o mapa de opciones de entre las que elegir con confianza qué hacer en cada momento. Es un cambio de paradigma tan profundo como necesario.

Abraham avatar
Abraham


Muy buen post, José Miguel. Es verdad que arrastramos la "tara" de archivistas, e incluso me atrevería a decir, "completistas" (ahora sí que tengo todo colocado como me gustaría) y es cierto que hay cierta tendencia al "¿y dónde coloco ésto?", y ese esto, es 100 % probable que se transforme, cambie de sitio y significado según van transcurriendo las siguientes acciones. Posiblemente el único momento en que puedas decir "ahora sí que tengo el sistema completo" son los dos segundos desde que acabas tu Revisión Semanal hasta que se ha capturado la siguiente cosa. La vida es movimiento.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Abraham. Como comentas, la vida es movimiento y el sistema está completo hasta que deja de estarlo y hay que volver a completarlo. Hay que aprender a convivir con la planificación adaptativa o practicar el «dynamic steering», como dice David Allen.

Julen avatar
Julen


Yo no veo tan claro el mensaje, José Miguel. Entiendo que podemos arrastrar la rutina de archivar, de almacenar. Y entiendo que hay otro enfoque, más ágil, que prefiere que nos centremos en el flujo. Sin embargo, el conocimiento se construye por la suma de estos dos enfoques: almacenamiento y flujo. En sí son contradictorios por lo que conforman una paradoja. Pero, en la realidad, cada pedazo de información lo podemos entender como un bloque que nace con la idea de quedar "fijado". Cierto que es una utopía porque la información fluye. Si no lo hace, pierde sentido.
Lo que quiero expresar con este comentario es que no veo "no archivar" porque es imposible no hacerlo. Cada vez que escribes un mail, archivas texto en un formato; cada vez que abres un canal es Slack, "archivas"; cada que vez piensas en taxonomía, "archivas". No puedes no hacerlo. Otra cosa es que anteponga el flujo al stock, algo que sí veo y que da mucho juego.
En fin, es un asunto que da mucho juego este que está detrás de lo que planteas.

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José Miguel Bolívar


El post está muy centrado en nuestra experiencia formando en GTD®. La mayoría de la gente, en lugar de reconocer el valor del flujo y asumir el reto de automatizarlo, lo deja a un lado y solo se preocupa por «dónde pongo qué». El archivo es algo imprescindible y forma parte de GTD®, pero GTD® es un todo mucho mayor que su archivo y, de hecho, el valor que aporta el archivo a la metodología es residual en comparación con el resto de elementos de la misma.

Fernando Rius avatar
Fernando Rius


Hola.excelente blog. Que importancia tendria para ti el archivo de referencia general en gtd ? Gracias.saludos.!!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Fernando. Muchas gracias. El archivo de referencia es muy útil para conservar en él la información y los materiales que nos podrían ser útiles si se dan determinadas circunstancias en el futuro: facturas, contratos, documentos legales, minutas de reuniones, manuales...
Saludos!

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