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Digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB (III)

| tiempo de lectura 4:49'
GTD® Methodology Guides como ejemplo de digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB

Este es el tercer post de la serie que comencé hace algunas semanas sobre digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB.

En este caso me voy a centrar en el software específico que usan determinados nodos para actividades concretas.

Incluiré también una breve explicación de por qué y para qué se utiliza cada cosa.

Nuestra estrategia es centrarnos únicamente en nuestro core business, en hacer cada vez mejor lo que ya hacemos bien.

Por otra parte, yo soy un convencido del outsourcing, aunque únicamente como lo entiende Peter Drucker.

Ahora bien, ¿qué pasa cuándo no es posible encontrar la solución de outsourcing que necesitas?

Digitalización, tecnología y efectividad orientada a la calidad

Uno de los procesos que teníamos externalizado era la traducción y remaquetación de los materiales didácticos que nos facilita la David Allen Company para nuestras formaciones y que, lógicamente, están en inglés.

Por desgracia, nuestra experiencia externalizando estos procesos con supuestos expertos ha sido desilusionante, en la medida que la calidad de los resultados se alejaba mucho de nuestras expectativas.

Esta falta de calidad nos obligaba además a un trabajo posterior considerable, con lo que gran parte de los beneficios de externalizar desaparecían.

En consecuencia, hemos tenido que recuperar parte de esas actividades externalizadas como única forma de conseguir la calidad que necesitamos.

Y lógicamente, para trabajar con efectividad y conseguir calidad profesional, hemos tenido que invertir en la tecnología necesaria.

Estamos muy satisfechos con esta decisión estratégica, ya que nos ha permitido lograr la calidad deseada en plazos incomparablemente menores, sin rework y con un ahorro de costes muy significativo.

Qué software específico usamos en OPTIMA LAB

A continuación te relaciono las aplicaciones y servicios que utilizamos determinados nodos de la Red para actividades muy concretas, incluyendo una pequeña descripción de para qué las usamos.

Yo uso muchas otras herramientas para mi trabajo diario, pero creo que quedan al margen del objeto de esta serie.

Por eso en este post me he centrado únicamente en aquellas que usa algún otro nodo además de mí:

Adobe InDesign

InDesign es el estándar de referencia para diseño editorial.

Lo utiliza sobre todo Jordi Fortuny —que en un año escaso se ha convertido en todo un experto— para remaquetar los materiales didácticos una vez traducidos al español.

Este proceso es necesario porque la longitud de los textos cambia durante el proceso de traducción.

Esto afecta tanto al espacio que requieren como a su posición respecto a los elementos gráficos, así que a menudo hay que redistribuir y reajustar todo el contenido de la página.

Yo lo uso ocasionalmente como parte del proceso de finalización, del que hablaré más adelante en esta misma serie.

Adobe Acrobat DC

Esta es la versión profesional del popular Acrobat Reader.

Jordi lo utiliza en el proceso de traducción de determinados materiales didácticos que no se pueden generar directamente desde InDesign porque requieren un trabajo posterior.

Yo lo utilizo para finalizar los documentos ya traducidos que me pasa Jordi.

Un ejemplo de uso son los certificados de asistencia a nuestras formaciones.

Estos documentos llevan campos editables que hay que gestionar directamente desde Acrobat, ya se desconfigurarían de hacerlo con InDesign.

Adobe Illustrator

Illustrator es un editor de gráficos vectoriales.

Este tipo de gráficos es el que se suele utilizar profesionalmente porque permite la manipulación sin restricciones ni pérdida alguna de calidad.

Jordi lo utiliza para traducir los elementos gráficos (viñetas, dibujos, gráficos, etc.) de los materiales didácticos.

Si conoces el Mapa del Flujo de Trabajo de GTD®, puedes hacerte una idea de a qué me refiero.

Yo también lo uso para hacer pequeñas modificaciones o generar versiones especiales de diversos elementos relacionados con nuestra imagen de marca.

Estos elementos de marca los ha desarrollado Joan —nuestro diseñador favorito— y lo ha hecho con Illustrator, por lo que lo ideal es editarlos con esta misma herramienta.

Los logos de OPTIMA LAB o la línea multicolor que puedes ver en las cabeceras de nuestros perfiles en LinkedIn, Twitter o Facebook, son algunos ejemplos.

Advanced Renamer

Este es un potentísimo programa para renombrado masivo tanto de archivos como de carpetas.

Lo uso sobre todo yo para generar las versiones de los materiales didácticos de cada nodo a partir de los documentos maestros traducidos.

También lo uso para generar la estructura correspondiente en Drobpox para estos materiales.

Esta pequeña joya, bien usada, me ha ahorrado literalmente decenas de horas creando carpetas y renombrando archivos.

Affinity Suite

La suite de Affinity es una alternativa sencilla y de bajo coste a diversas aplicaciones de Adobe.

Como nuestras habilidades de diseño son limitadas, preferimos usar estas aplicaciones —mucho más sencillas— cuando tenemos que crear algún documento gráfico nosotros desde cero o casi desde cero.

Esta suite la usamos David, Sergio, Jordi y yo.

Por ejemplo, los widgets que puedes ver en la barra lateral de nuestros blogs con información sobre nuestros próximos cursos y módulos están creados con ella.

SDL Trados Studio

SDL Trados está públicamente reconocido como uno de los mejores softwares profesionales de traducción del mundo.

Entre otras muchas funcionalidades, permite ir generando un diccionario local de frases y expresiones, lo que a medio plazo supone un ahorro muy considerable de tiempo.

Jordi es quien utiliza esta herramienta desde hace tres años para hacer la traducción inglés-español de los materiales didácticos.

DeepL

Es un servicio de traducción online (aunque también existe en versión de escritorio) que en nuestra experiencia funciona incluso mejor que el Google Translator.

Lo usa Jordi para hacer una primera traducción «en bruto» de los textos en inglés antes del cargarlos en SDL Trados.

Everything

Es un buscador de archivos y carpetas que funciona mucho mejor y más rápido que la búsqueda nativa de Windows.

Lo usamos casi todos los nodos para localizar de manera prácticamente inmediata cualquier fichero o carpeta que necesitamos encontrar.

KbdEdit

Esta aplicación permite editar los teclados de Windows y crear nuevas versiones de los mismos.

Lo utilizamos para añadir a la configuración por defecto del teclado caracteres especiales que usamos frecuentemente.

Por ejemplo, hay muchas combinaciones de la tecla Alt Gr que están libres, así que las utilizamos asignándoles valores como: « » — ➜ ± ∞ ® ≠ ≈ ≥ ≤ ≃ ← ↑ → ↓.

En sucesivos posts escribiré también sobre cómo interactúan y se complementan los diversos elementos tecnológicos en nuestros procesos y workflows.

Me habéis pedido también que escriba sobre cómo interactúan nuestras herramientas de red con las herramientas que utilizamos para nuestros respectivos sistemas GTD®. Lo haré al final de la serie.

Si hay algún otro tema, aparte del que acabo de mencionar, sobre digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB que te gustaría que tratara, aprovecha y dímelo ahora, ya que la serie está llegando a su fin.

Comentarios

Miquel avatar
Miquel


Hola José Miguel
Porqué dices que una pantalla ultra wide mejora tu efectividad?
Gracias
Miquel

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Miquel.
Mejora la efectividad porque mejora la eficiencia. Cuanto más grande es la pantalla, más fácil es trabajar de forma eficiente, evitando hacer scroll continuamente o tener que cambiar de ventana.
Nosotros, por ejemplo, cuando tenemos que preparar el material de nuestras formaciones, podemos tener simultáneamente el documento en inglés, el que estamos traduciendo al español, la versión antigua que estamos usando para comparar cambios, etc. Todo ello con espacio suficiente y un tamaño de letra cómodo de leer.
Otro dato: en un Excel puedes ver de la columna A a la AJ en la misma pantalla. Esto me ahorra tener que andar colapsando y expandiendo columnas cada dos por tres.
Te puedo asegurar que cuando, por la razón que sea, nos toca trabajar con la pantalla del portátil, lo notamos una barbaridad.
Si tienes oportunidad, prueba una pantalla de estas tú mismo y verás a qué me refiero.
Saludos!

Miquel avatar
Miquel


Muchas gracias José Miguel
Miquel

Arlis avatar
Arlis


Hola jose miguel. Muy bueno el post. Tambien es cierto trabajar con pantalla ultra wide es mucho mas comodo.
En gtd un proyecto o subproyecto puede tener varias siguientes acciones al mismo tiempo activas. Mi pregunta es: ¿puede tener un RAT varias upas activas al mismo tiempo?

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Arlis. Los proyectos no tienen nada, ni en GTD®, ni en OPTIMA3®. Un proyecto o un RAT es una frase, una definición de un resultado.
En las diversas listas de tu sistema GTD® puede haber recordatorios de siguientes acciones relacionadas con un mismo proyecto o resultado. Lo mismo ocurre con las UPAs en las vistas de OPTIMA3®.
Si hay más de una siguiente acción/UPA que puedes hacer en paralelo, porque son independientes entre ellas, en GTD® puedes tener los recordatorios asociados de todas las siguientes acciones y como mínimo el de una de ellas, mientras que en OPTIMA3® tienes que tener los recordatorios de todas las UPAs (recuerda que si no es accionable no es una UPA).
Saludos!

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