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Digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB (II)

| tiempo de lectura 4:32'
Ilustración de software cloud como ejemplo de digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB

Este es el segundo post de la serie que comencé hace un par de semanas sobre digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB.

En este post me voy a centrar en el software común, es decir, el que usan todos los nodos de la Red. Además, incluiré una breve explicación de para qué utilizamos cada cosa.

Un error habitual es creer que existe la herramienta perfecta o la suite tecnológica perfecta. Es lógico que los fabricantes de software intenten convencernos de ello —al igual que ocurre en otros sectores— pero la realidad es bien distinta.

La paella sale mejor en una paellera que en la olla; el potaje sale mejor en la olla que en el Thermomix; y un chuletón queda mejor en una plancha que en el microondas. Con la tecnología pasa algo muy parecido.

Digitalización, tecnología y efectividad con criterio

Aunque es un error confundir tecnología con efectividad, la tecnología es una herramienta imprescindible en el trabajo del conocimiento. Por consiguiente, dedicar la atención necesaria al proceso de selección de tecnología es fundamental.

También lo es hacerlo con criterio, un criterio que previamente hay que desarrollar. ¿Qué necesito? o ¿para qué lo necesito? son preguntas que no pueden faltar en la toma de decisiones sobre digitalización, tecnología y efectividad.

El ecosistema de software que usamos en OPTIMA LAB es muy diverso. Y hay un buen motivo para ello. Más allá de seguir modas o buscar lo bonito o lo cómodo, hemos invertido muchos recursos en investigar las opciones disponibles, comparar funcionalidades y probar alternativas.

Y aunque es cierto que a menudo se puede hacer algo parecido con diversas aplicaciones, también lo es que generalmente hay una herramienta concreta que permite hacer algo concreto mejor que las demás.

Qué software común usamos en OPTIMA LAB

A continuación te relaciono alfabéticamente las aplicaciones —en realidad servicios en su mayoría— que utilizamos todos los nodos de la Red, incluyendo una pequeña descripción de para qué las usamos.

En sucesivos posts profundizaré —en los casos que tenga sentido— en los detalles de cada una de ellas:

Coggle

Coggle es una herramienta muy útil para mapas mentales colaborativos.

La usamos generalmente para lluvias de ideas y ocasionalmente como material de apoyo para proyectos.

DokuWiki

La wiki de OPTIMA LAB está creada con DokuWiki.

Aquí es donde tenemos nuestro archivo de consulta y referencia de uso habitual. Datos de contacto, procedimientos, estándares, etc.

Dropbox Business Standard

Aquí es donde tenemos tanto nuestro archivo de referencia general como la mayoría de nuestros workflows y casi todas nuestras plantillas.

La comodidad de Dropbox para asignar permisos facilita enormemente que todos los nodos puedan acceder a toda la información que necesitan minimizando el riesgo de borrado o modificación accidental.

Ezeep

Ezeep es un servicio de cloud printing que utilizamos para gestionar de forma centralizada la impresión de los materiales de formación.

Gracias a Ezeep, cualquier nodo puede imprimir remotamente en la impresora local de cualquier otro nodo.

Por ejemplo, un nodo puede preparar un documento y hacer que salga impreso por la impresora del resto de nodos, listo para su uso.

G Suite Business

El «salto» a business es uno de nuestros últimos cambios tecnológicos.

Desde nuestros orígenes utilizábamos intensivamente la versión gratuita, pero hace un tiempo decidimos migrar a la versión profesional, que nos permite cumplir mejor con los requisitos de RGPD.

G Suite es un entorno que utilizamos únicamente para uso interno, con la excepción del email y los calendarios.

Aquí es donde desarrollamos la mayoría de nuestros prototipos, elaboramos nuestros borradores y llevamos a cabo gran parte de nuestro trabajo colaborativo.

También contamos con un gran número de herramientas para usos diversos, la mayoría de ellas desarrolladas sobre hojas de cálculo (GSheets).

Microsoft 365 para empresas

Casi todos nuestros clientes trabaja en entorno Microsoft. Por este motivo, nuestros documentos de uso externo están desarrollados sobre esta plataforma.

Aquí es donde tenemos nuestras plantillas para generar propuestas comerciales, los materiales imprimibles o las presentaciones que utilizamos en nuestras formaciones.

Miro Team Plan

Miro es nuestra última adquisición tecnológica. Lo probamos en nuestras primeras Jornadas OPTIMA LAB virtuales y nos encantó.

Actualmente lo usamos casi a diario como pizarra digital en nuestras reuniones. También lo utilizamos en la versiones virtuales de nuestras formaciones.

Slack plan Estándar

En OPTIMA LAB dejamos de utilizar el email como herramienta de comunicación interna en 2015. Slack fue la herramienta elegida para sustituirlo y actualmente solo utilizamos el email para interactuar con clientes y proveedores.

El proceso de aprendizaje fue lento, tortuoso y con tendencia —muy fuerte al principio— de replicar en el nuevo entorno todas las malas prácticas del antiguo.

Ahora se ha convertido en una herramienta imprescindible.

SurveyMonkey

Esta es la herramienta que utilizamos para crear y gestionar los formularios de evaluación de nuestras formaciones virtuales.

Telegram

Si aún no lo conoces, Telegram es como WhatsApp, pero mejor en casi todo.

Nosotros empezamos a utilizarlo en 2014 y solo usamos WhatsApp en los casos en los que la otra persona no dispone de Telegram (cada vez son menos).

Trello Business Class

Los tableros de Trello, gracias a sus campos personalizados, son la herramienta ideal para gestionar nuestros proyectos internos de Red, en los que aplicamos metodología OPTIMA12®.

También lo usamos como soporte tecnológico para nuestra metodología OPTIMA LAB de gestión efectiva de reuniones.

Zoom Pro

En OPTIMA LAB empezamos a usar Zoom hace más de cinco años.

Hasta ese momento usábamos Google Hangouts, pero necesitábamos más funcionalidad y mejor rendimiento. Hicimos un análisis minucioso y Zoom ganó «por goleada».

Aunque ha estado recientemente en el foco de la prensa sensacionalista, nosotros nunca hemos tenido ningún problema y eso que la usamos a diario, tanto internamente como con clientes y proveedores.

Con los últimos cambios y mejoras en relación a la seguridad y privacidad, creemos que Zoom está a la altura —si no por encima— de otras alternativas de más larga trayectoria, más conocidas o de mayor prestigio.

En sucesivos posts escribiré también sobre el software específico que usan determinados nodos para actividades concretas. Asimismo, escribiré sobre cómo interactúan y se complementan los diversos elementos tecnológicos en nuestros procesos y workflows.

Y, como ya te decía en el primer post de la serie, si hay algún tema adicional sobre digitalización, tecnología y efectividad en OPTIMA LAB que te gustaría que tratara, no dudes en decírmelo.

 

Comentarios

Julen avatar
Julen


Buen repaso, JM. Echaría en falta alguna herramienta para seguir tendencias, estar al tanto de noticias de clientes, recibir notificaciones cuando alguien actualiza un blog. Me refiero a feedly o similares.
Por otra parte, ¿no tenéis ninguna plataforma de comunicación en redes sociales? Estilo buffer, hootsuite o similar.
Un día de estos me animo a "seguirte la corriente" y escribo sobre mi arsenal :-)
Gracias por compartir interioridades. A veces puede parecer que no aporta valor porque es "nuestro caso concreto", pero creo que estas maneras de concretar cómo trabajamos son muy interesantes.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Julen. A nivel de Red lo cierto es que no, ya que esa parte la gestiona autónomamente cada nodo. Yo uso feedly pro desde que salió y también hootsuite pro, en una cuenta que usamos Paz y yo . También uso las alertas de Google para monitorizar publicaciones.
Espero con ganas esa serie. Estoy de acuerdo contigo en que son muy interesantes y una fantástica oportunidad para aprender y descubrir cosas.
Un abrazo.

Julen avatar
Julen


Por cierto, JM, un par de detalles de este nuevo formato de blog: no recibo actualizaciones de comentarios (siempre es útil para ver lo que vamos contestando) y, por otra parte, ahora mismo al responder a tu comentario, de nuevo me pide identificación (no parecería muy lógico pedirla de nuevo). Pequeña mejora continua ;-)

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Julen. Lo miramos y seguimos mejorando!

Alcides avatar
Alcides


Saludos jose miguel, entiendo que la pregunta que voy a hacer no tiene nada que ver con el post pero tengo la duda.
Es recomendable usar la tecnica pomodoro para ejecutar el 5to paso de gtd ?

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola.
La técnica Pomodoro puede ser útil de forma complementaria al Ejecutar, aunque personalmente no le encuentro mucho valor excepto para tipos de trabajo muy concretos, como por ejemplo desarrollo de software. Lo importante al Ejecutar es aplicar bien el proceso de filtrado para elegir con confianza qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento. Cómo lo hagas después —con Pomodoro o sin él— da bastante igual.

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