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6 modelos mentales para automatizar tu efectividad

| tiempo de lectura 4:37'
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Puede que te estés preguntando qué son los modelos mentales y qué tienen que ver con mejorar tu efectividad.

La explicación es sencilla. Mejorar la efectividad personal no es cuestión de trucos, ni de consejos tan bienintencionados como inservibles (léase «gestión del tiempo»), ni siquiera de tecnología.

Si realmente quieres desarrollar esta competencia transversal clave, antes tienes que cambiar de paradigma. Cambiar de paradigma significa cambiar la forma en la que ves, entiendes y te relacionas con tu realidad.

Cuando permaneces en tu antiguo paradigma, las buenas prácticas se viven como algo ajeno, extraño. Como no se entienden muy bien del todo, su aplicación supone un esfuerzo.

Sin embargo, cuando has aprendido a pensar distinto, los nuevos comportamientos surgen de manera natural, fácil y fluida.

Una de las ventajas de desarrollar esta competencia es que interiorizas modelos mentales que te permiten automatizar tu efectividad.

En este post —inspirado en este otro, escrito por mi colega Mohammed Ali Vakil— voy a centrarme en seis de estos modelos. Espero que te guste.

Evitar mezclar lugares y significados

Uno de los modelos mentales erróneos que aplican las personas que aún tienen pendiente desarrollar su efectividad es mezclar lugares y significados.

Esto obliga al cerebro a soportar una carga cognitiva muy superior a la necesaria. Al estar todo mezclado, tiene que estar averiguando o comprobando constantemente qué significa cada cosa.

Por el contrario, cuanto todo lo que hay en un sitio comparte un único significado, este trabajo extra es innecesario.

Un ejemplo de esta mala práctica son las listas únicas de tareas. En ellas conviven acciones que tiene que realizar la persona, resultados que quiere conseguir, acciones que tienen que hacer otras personas, información de referencia, ideas, etc.

Los modelos mentales científicamente validados nos dicen que la buena práctica es separar los recordatorios en listas discretas, para que cada lista tenga un único significado.

Cuando interiorizas esta buena práctica liberas una cantidad ingente de recursos cognitivos que puedes aprovechar para muchas otras cosas.

Diferenciar acciones y resultados

Otro de los modelos mentales que juegan en contra de tu efectividad es tratar acciones y resultados como si fueran lo mismo.

Por ejemplo, «lavar el coche» puede referirse tanto a lavarlo físicamente tú, como a llevarlo a un sitio a que te lo laven.

En el primer caso es una acción que tienes que hacer tú, pero en el segundo es un resultado que quieres conseguir.

Esta es precisamente la diferencia entre ambos elementos: las acciones se hacen y los resultados se consiguen.

Por eso, otro de los modelos mentales que la ciencia cognitiva propone es separar estos dos tipos de recordatorios en categorías organizativas distintas.

Las acciones las revisas cuando vas a elegir qué hacer en un momento dado. Los resultados los revisas regularmente para asegurarte de que progresan adecuadamente hacia su consecución.

Pensar en acciones y resultados como elementos relacionados pero distintos es uno de los modelos mentales más efectivos para minimizar la procrastinación.

Relacionar el resultado con su propósito

Uno de los modelos mentales más potentes para automatizar tu efectividad es pensar siempre en el propósito de cada resultado.

Además de qué tienes que hacer, es imprescindible tener claridad sobre para qué quieres/tienes/necesitas hacerlo.

Conocer el propósito de lo que haces es lo que te permite tomar elecciones adecuadas sobre qué tiene más sentido hacer en cada momento.

En una realidad en la que siempre hay más cosas para hacer que tiempo para hacerlas, saber el propósito te facilita la asignación de recursos y prioridades.

Esto es así hasta el punto que la ejecución sin propósito es falsa efectividad, un «hacer por hacer» vacío de significado.

Elegir la buena práctica más eficiente

Aplicar modelos mentales para automatizar tu efectividad es muy distinto de actuar como un mono de circo, repitiendo siempre lo mismo sin tener en cuenta matices o circunstancias.

Separar el registro de lo que llama tu atención del análisis y la toma de decisiones sobre ello es una buena práctica. También lo es separar este análisis y toma de decisiones de la ejecución de lo decidido.

Sin embargo, hay excepciones. Si aplicar estos modelos mentales es menos eficiente —en términos de tiempo y energía mental necesarios— que no aplicarlos, entonces la buena práctica es no hacerlo.

Un ejemplo de esto es la regla de los 2′ de GTD®, que también se aplica al capturar.

Agrupar actividades similares al ejecutar

Al ejecutar, la buena práctica es pensar como si trabajaras en una cadena de producción.

Imagina que tienes que hacer cinco tartas para un cumpleaños. Si haces las tartas de una en una vas a tardar mucho más que si trabajas por lotes.

Trabajar por lotes significa hacer primero la base para todas las tartas, luego el relleno para todas ellas, luego la decoración, y así sucesivamente.

Por eso, agrupar llamadas telefónicas, descargas de información, envíos de emails o cualquier otra actividad similar, es mejor práctica que ir «saltando» de una a otra.

Es mejor práctica porque facilita la atención, minimiza tiempo de ejecución y ahorra el esfuerzo cognitivo que conlleva el cambio a una actividad distinta de la que se está realizando.

Aplicar la flexibilidad cognitiva para planificar adaptativamente

Uno de los peores modelos mentales que la gente aplica es asignar prioridades a las cosas —en el mismo momento que aparecen— y programar cuándo las van a ejecutar.

Esto es una mala práctica porque las prioridades son dinámicas, así que la ejecución rara vez tendrá lugar en el momento programado.

La flexibilidad cognitiva permite trabajar de forma fluida con múltiples opciones a la vez. También permite reevaluar de forma dinámica la situación en función de los cambios que se van produciendo.

Planificar adaptativamente significa priorizar en cada momento en función de las circunstancias, tiempo y energía mental disponibles.

Por el contrario, la planificación tradicional se obstina en seguir un plan trazado con anterioridad.

Esta buena práctica posibilita hacer en cada momento lo que tiene más sentido hacer, sintiéndote bien con lo que no estás haciendo.

Conclusión

Estos seis modelos mentales, una vez interiorizados, se aplican de manera automática cuando interactúas con tu realidad.

Esto conlleva un ahorro enorme de energía mental, mayor claridad y confianza a la hora de elegir qué hacer en cada momento.

Gracias a este mayor enfoque y relajación, podrás ejecutar mejor y más rápido aquello que hayas elegido hacer.

Piénsalo por un momento. ¿Cómo cambiaría tu día a día si los interiorizaras?

Comentarios

Pablo Moura avatar
Pablo Moura


Hola José Miguel,

Lo primero espero que os encontréis bien de salud tú y tu familia.

Lo segundo enhorabuena por la nueva imagen del blog a todos los miembros de la red. Personalmente me gusta mucho :)

A partir de aquí ya entra en juego uno de los puntos que comentas en el artículo, relacionado con la problemática de las prioridades jeje. ¿Qué comento y en qué orden? Porque hoy el artículo da para mucho.

Estoy releyendo Haz que funcione, y al final del capítulo 9, dice David Allen que no había abordado el reto de las prioridades con suficiente profundidad en sus primeros escritos porque, entre otras razones, y cito literalmente, “Necesitaba más años de experiencia para llegar a entender mejor este tema” y esto lo escribió en 2008, una persona que por aquel entonces acumulaba ya casi tres décadas de experiencia a un altísimo nivel. Por ello, creo que el resto de los mortales que tratamos de aprender a ser efectivos tenemos que ser humildes y tomarnos la cuestión en serio.

En relación con esto, veo que algunos puntos que tratas hoy en el artículo, los planteabas en tu libro Productividad Personal, como ejemplos de hábitos productivos necesarios para implantar GTD (páginas 178-180). Hoy hablas de “modelos mentales para automatizar tu efectividad” y de “interiorizar buenas prácticas”. ¿Dirías que los seis que tratas hoy, son una selección de los más recomendables, de entre los quince que mencionabas en el libro o es una cuestión de espacio y de que hoy tocaban estos seis? ¿Tiene algo que ver con el matiz de que hoy hablas de modelos mentales y en el libro hablabas de hábitos?

Por último, en el libro recomendabas la incorporación de hábitos, de uno en uno, y a un ritmo aproximado de uno al mes. ¿Recomiendas empezar por algunos en concreto?

Muchas gracias. Y a seguir bien. Sobre todo de salud!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Pablo.
Todos bien, muchas gracias. Espero que tú y tu familia también.
Muchas gracias. Me alegro mucho de que te guste :)
Creo que estos seis modelos mentales son una buena selección por la que empezar, algo así como el resultado de aplicar el Principio de Pareto.
Mi recomendación es empezar por los hábitos que te resulten más naturales o fáciles de incorporar. Esto te proporcionará una sensación de avance y te motivará a seguir con el resto.
A seguir bien. Un abrazo!

Miquel avatar
Miquel


Hola José Miguel, a mi lo que más me cuesta de gtd es realizar acciones seguidas que usan mismos recursos como por ejemplo llamadas telefónicas seguidas. Como uso Facilethings,
Facilethings me permite organizarlas por aquellas acciones que enfoco y las que catálogo de urgentes (que yo las quiero hacer pronto). Entonces decido las acciones a hacer por si las pongo en mi foco, por si las quiero hacer pronto, además de por el tiempo que espero dedicarles y sobretodo por la energía mental de la que dispongo. No se si estoy perdiendo mucha efectividad. ¿Qué post de tu blog o capitulo de tu libro me puede explicar mejor esto?
Muchas gracias

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José Miguel Bolívar


Hola, Miquel:
Lo que tú quieras hacer puede coincidir o no con lo que tiene más sentido hacer. Parte del valor de GTD es que te ayuda a hacer lo que tiene más sentido hacer, no lo que quieres, te apetece o crees que debes hacer primero.
Lo de poner acciones en tu foco o asignar urgencias no es aplicar GTD. El paso que estás aplicando mal es el de Ejecutar. Tienes un post en el blog que habla sobre este paso de Ejecutar como el peor entendido de GTD.
Un saludo

Miquel avatar
Miquel


Hola de nuevo José Miguel,
muchas gracias por la respuesta. He comprendido que poco a poco no me he "caído de la tabla" pero me he ido deslizando poco a poco de la tabla o del camino de GTD.
Hoy he actualizado todas mis siguientes acciones cada una con su contexto correcto, tal como hacía al principio hace ya más de 3 años.
Lo que me he dado cuenta es como un software que me ha ofrecido la posibilidad de asignar foco y urgencia a una proxima acción yo he querido asignar esos conceptos a las tareas.
Ahora mi pregunta es que si tengo una tarea que quiero hacer en los próximos dos días y la pongo en un contexto poco usado por mi, como por ejemplo el software #navision, que precisamente lo reviso poco frecuentemente, puede ser que se me pase hasta que no mire este contexto. Por tanto estoy obligado a revisar todos los contextos cada dos días para que no se me pase?
Muchas gracias
Miquel

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Miquel:
Así es, el paso Ejecutar consiste en revisar todos los contextos disponibles cada vez que vas a elegir hacer algo. Eso significa que si tienes ese contexto disponible deberías revisarlo también cada vez.
Un saludo.

Juan carlos Hoyos Posada avatar
Juan carlos Hoyos Posada


Una felicitación por el cambio de imagen del blog, quedo muy bonito!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Muchas gracias, Juan Carlos. Me alegro de que te guste :)

A. Simón (Quijote Libre) avatar
A. Simón (Quijote Libre)


¡Me encanta el nuevo diseño! y me parece un gran acierto que toda la red lo comparta, se ve un trabajo bien hecho y un proyecto en crecimiento para mí es obvio que:
"Conocer el propósito de lo que haces es lo que te permite tomar elecciones adecuadas sobre qué tiene más sentido hacer en cada momento" os lo aplicáis a rajatabla.
Por poner una pega, solo a esta entrada, yo hubiese remarcado de alguna forma los 6 modos mentales, bien con color, negrita o nivel de título.
Y en el apartado más técnico permíteme una pregunta ¿Los enlaces sociales del pie de página con que plugin están hechos?
Un gran abrazo, os sigo.

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José Miguel Bolívar


Hola, Antonio. Muchas gracias. Me alegro mucho de que te guste.
Lo que comentas de resaltar a nivel de título está hecho, pero hay un fallo de la plantilla que no lo muestra. En unos días esperamos tenerlo solucionado (irá en negrita).
Los enlaces sociales del pie de página son un desarrollo específico que está integrado en la plantilla OPTIMA LAB.
Un gran abrazo

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