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Las urgencias son un indicio de incompetencia

| tiempo de lectura 3:30'
Dibujo de profesional atrapado por las urgencias como indicio de incompetencia

Las urgencias evidencian baja efectividad

La efectividad personal es una competencia transversal clave para cualquier persona y, en especial, para las que son profesionales del conocimiento.

Por tanto, las personas que aún no han desarrollado su efectividad personal son incompetentes en esta área.

Una de las formas más rápidas y sencillas de reconocer esta carencia competencial es observar a la persona en su entorno profesional.

Las urgencias son incompatibles con la efectividad, así que si lo que observas es alguien que habitualmente vive «en modo bombero», puedes dar por seguro que su efectividad personal es baja.

Qué es realmente una urgencia

Una urgencia —real— es algo que, simultáneamente, ni se puede prever, ni se puede evitar, ni se puede ignorar, ni puede esperar.

Uno de los primeros aprendizajes que lleva acarreado el desarrollo de la efectividad personal es que —exceptuando hospitales y determinados servicios públicos— las urgencias no deberían existir en las organizaciones.

Las falsas urgencias son uno de los peores cánceres organizativos actuales, junto con el email, las reuniones y la mediocridad directiva.

A dónde nos lleva todo esto es a una conclusión sencilla: las urgencias son fácilmente evitables.

Una vez entendido que las urgencias reales no existen en las organizaciones y que las falsas urgencias son evitables, vamos a ver qué las causa.

Hacer mal las cosas genera urgencias

Lo primero que hay que entender es que la inmensa mayoría de las urgencias no nacen, sino que se hacen.

En términos generales, las urgencias son resultado de hacer mal las cosas y/o de hacer las cosas incorrectas. Dicho de otro modo, son resultado de la falta de eficiencia y eficacia.

«Hacer mal las cosas» puede ser individual, colectivo o —lo más habitual— una combinación de ambas cosas. Y, en todos los casos, puede referirse tanto a hábitos inefectivos como a procedimientos de trabajo inefectivos.

Un ejemplo de hábito inefectivo es convocar una reunión multitudinaria para tratar cualquier tema que surge.

Ejemplos de procedimientos de trabajo inefectivos son gran parte de los utilizados en las organizaciones —cuando existen—, ya que normalmente o están mal diseñados, o están desactualizados, o no se conocen, o no se aplican, o se aplican mal.

También lo hace enfriar poco el pensamiento

Una de las formas en las que se expresa la efectividad personal es el estado mental conocido como «mente como el agua»; un estado en el que ni se infra-reacciona ni se sobre-reacciona ante lo que va apareciendo en nuestro radar.

Muchas de las falsas urgencias aparecen porque, en lugar de pensar, decidir y actuar desde una «mente como el agua», se reacciona emocionalmente desde una situación de estrés, lo que otorga primacía absoluta a nuestro primitivo cerebro reptiliano.

La efectividad personal nos enseña que la mejor forma de prevenir este tipo de reacción inadecuada es «enfriar el pensamiento» lo necesario.

O enfriarlo demasiado

Un buen número de urgencias son consecuencia de la falta de proactividad.

Son muchas las cosas que se van dejando pasar, quedando relegadas a un segundo plano porque —cuando surgen— no son urgentes.

La falta de proactividad, es decir, el operar exclusivamente en modo reactivo, hace que estas cosas que cuando surgieron no eran urgentes, terminen siéndolo.

La mala práctica generalizada de primar «lo urgente» —sin ninguna fecha límite asociada— frente a «lo no urgente» —con fecha límite asociada— hace que «lo no urgente» quede sistemáticamente en el olvido hasta que se vuelve «urgente».

La efectividad personal nos enseña que es necesario mantener una perspectiva global sobre todos nuestros asuntos si queremos poder elegir bien cuál es la opción correcta en cada momento.

En ausencia de esta perspectiva global, lo inmediato se impone, por irrelevante que sea.

Al igual que carecer de un sistema fiable de recordatorios

Son pocas las personas que cuentan con un sistema externo completo, actualizado y accionable de recordatorios 100% fiable.

Esta carencia hace que muchas personas generen artificialmente urgencias para poder cerrar de inmediato temas que podrían esperar —cuánto tiempo es lo de menos— sin mayor problema.

La intención de fondo es positiva. Son conscientes de que si no lo hacen ahora mismo lo más probable es que se les olvide, así que optan por hacerlo ya y quitárselo de encima.

El problema es que su incompetencia en efectividad personal está generando falsas urgencias que no solo le afectan a ella, sino que perjudican a toda la organización.

Desarrollar la efectividad personal permite olvidar las urgencias

Ser o no ser una persona efectiva es una decisión personal y las decisiones tienen consecuencias.

A su vez, la libertad de elegir conlleva la responsabilidad de asumir estas consecuencias derivadas de nuestras elecciones.

Una de las muchas ventajas de ser una persona efectiva es saber que la falta de organización de las personas inefectivas no son tu urgencia y por tanto no tienes por qué asumir sus consecuencias.

Así que, ahora que ya sabes por qué las urgencias son un indicio de incompetencia, es tu elección seguir viviendo en ellas o desarrollar tu efectividad personal y olvidarlas.

Comentarios

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Pablo


Recientemente me han puesto a cargo de un proyecto que había estado pésimamente mal gestionado y en el que muchos resultados a obtener se fueron postergando, y me encuentro en una situación en la que mis interacciones con el cliente generan una cantidad enorme de elementos en mis bandejas de entrada y una cantidad inmanejable de urgencias que el cliente no está dispuesto a negociar: lo quiere todo y lo quiere ya porque tiene que llegar a un deadline inamovible. Además, la falta de sistema de efectividad personal de las personas a las que delego resultados y acciones es tal que el control diario de su cumplimiento ocupa un tiempo no-despreciable. Honestamente, no sé cómo proceder, más allá de apagar los suficientes incendios para que pueda encontrar el tiempo para tener el sistema bajo control otra vez.

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José Miguel Bolívar


Es difícil opinar sin conocer la situación de primera mano. Aún así, hay algunos detalles que son claros. Por ejemplo, las urgencias del cliente. Es tu responsabilidad evaluar si lo son o no y cómo atenderlas afectan al normal desarrollo del proyecto. Tienes que tener clara una cosa. Si el proyecto se entrega en plazo, va a dar igual el mayor o menor caso que hayas hecho de las urgencias del cliente y —del mismo modo— si el proyecto se entrega tarde, va a dar igual lo más o menos diligentemente que hayas atendido las urgencias del cliente. Como persona efectiva, tienes que tener tu propio criterio para decidir qué hacer en cada momento, le guste al cliente o no. Los clientes no tienen siempre razón y no es buena práctica dársela cuando no la tienen. Mantén la perspectiva a largo plazo, elige bien qué no puedes dejar sin hacer y olvídate del resto.
Un abrazo.

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Antonio Mangione


Entiendo el caso de Pablo porque de repente te hacen pensar que el ineficiente es uno. Yo estoy en algo similar. La empresa en la cual trabajo fue vendida; mas allá de que los proceso que adoptaba fueron migrados a la nueva compañía, tiene sus tiempo para que hagan el suficiente calado en todo el sistema directivo nuevo. Es aquí donde me he convertido en un capacitador del proceso que llevo adelante, y no solamente un simple ejecutor; más allá de que esto ultimo es todo un desafío. Esto hace que la comunicación deba fluir mucho mas frecuentemente, y que debe ser mucho mas efectivo para mantener los dos temas en paralelo, por un lado el de ejecutor y dueño del proceso, y por el otro el de capacitador para los nuevos directores que nunca oyeron hablar de el.

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José Miguel Bolívar


La clave, Antonio, es siempre la misma. Por una parte, céntrate en lo que puedes hacer y olvídate —al menos momentáneamente— de todo lo demás. Y de entre lo que puedes hacer, aplica el paso Ejecutar de GTD para asegurarte de estar haciendo en cada momento lo que tiene más sentido hacer. En serio, funciona y el resultado es es-pec-ta-cu-lar.
Un saludo.

Antonio avatar
Antonio


Gracias José Miguel, el punto es vivir el presente una acciona a la vez... ! Saludos

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José Miguel Bolívar


¡Tal cual!

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