Cómo evitar las listas kilométricas en GTD

Una de las quejas más frecuentes de las personas que aplican la metodología GTD^® es: «¡Mis listas son interminables! ¿Qué puedo hacer para evitarlo?».

Mi colega Arik Vakil —GTD^® Certified Master Trainer en India— reflexionaba recientemente en la Comunidad de Práctica de la David Allen Academy sobre este tema. Hoy quiero compartir contigo no solo mi punto de vista al respecto, sino también el del propio David Allen.

Las listas kilométricas son algo por lo que hemos pasado la mayoría de las personas —si no todas— en nuestro proceso de aprendizaje de GTD^®. También puedo decirte que es un problema que tiene solución.

Lo primero a tener en cuenta es que la mayor o menor capacidad para mantener la extensión de tus listas en el rango adecuado es un indicio de tu grado de madurez en el camino para dominar GTD^®.

Esto significa que —si llevas poco tiempo con la metodología— es perfectamente normal que tus listas sean kilométricas 🙂

En la medida que interiorizas el método, lo aplicas mejor. Y en la medida en que lo aplicas mejor, la longitud de tus listas va teniendo más sentido.

Tener claro por qué y para qué te comprometes

El paso Aclarar implica primero pensar y luego decidir. Si piensas mal, decides mal. Y hay muchas formas de pensar mal. Por ejemplo, pensar rápido, pensar superficialmente, pensar «a medias»…

La primera pregunta del paso Aclarar es «¿qué es?». En mi experiencia, la mayoría de las personas pasa por alto esta pregunta durante sus primeros años aplicando la metodología.

Así que ya tenemos una de las principales causas por las que tus listas son kilométricas. Si no sabes qué significan exactamente para ti las cosas que aclaras, ¿cómo quieres poder tomar buenas decisiones sobre ellas?

Por tanto, un primer paso para controlar la extensión de tus listas es responder bien a la pregunta ¿qué es?, lo que a su vez implica responder a «¿qué significa exactamente esto para mí?».

Una vez tienes claro qué significa para ti eso que estás aclarando, hay que seguir pensando antes de poder decidir bien.

Decir no siempre que tenga sentido

La siguiente pregunta que hay que responderse es «¿requiere acción?». Esta es una pregunta con trampa, porque la mayoría de las personas —cuando empiezan con GTD^®— tienen un automatismo adquirido que las lleva a responder casi siempre «sí».

Es muy habitual la creencia de que todo lo que te pide alguien requiere acción. Como digo, es un automatismo, algo que ni siquiera nos paramos a analizar. Se parte de la base de que si alguien pide algo, hay que dárselo.

Esto es falso. Como dice el refrán, «contra el vicio de pedir, la virtud de no dar». El mismo derecho tienes tú a denegar algo que tiene la otra persona a pedírtelo.

Si siempre respondes «sí» a «¿requiere acción?», tus listas nunca dejarán de ser kilométricas. Y tú serás la principal causa de ello.

Lo cierto es que muchas de las cosas que llegan a tu bandeja de entrada no requieren acción, al menos para ti. Puede que sí requieran acción desde el punto de vista de quién te lo pide, pero tú no tienes por qué estar de acuerdo.

Una pregunta que te puede ayudar es «¿qué es lo peor que podría pasar si no hago nada con esto?». Verás cómo puedes responder «no» mucho más a menudo de lo que lo haces.

Tener suficiente perspectiva

Lo siguiente es tener claro la contribución de lo que haces a lo que quieres conseguir.

Incluso en el caso de que algo requiera acción, ¿lo tienes que hacer realmente tú? ¿Requiere realmente acción ahora? ¿Qué es lo peor que puede ocurrir si lo hace otra persona o lo dejas para más adelante?

En el trabajo del conocimiento siempre hay más cosas por hacer que tiempo para hacerlas. Afortunadamente, no todo lo que haces genera la misma contribución de valor.

Eso te permite poder generar más valor haciendo menos cosas, siempre y cuando elijas bien qué haces y qué dejas sin hacer.

Tener claro cómo contribuye lo que haces —y cómo deja de contribuir lo que no haces— te ayudará a decidir mejor tus compromisos y a mantener un volumen realista de ellos.

Aplicar bien GTD^®

Tu sistema GTD^® es dinámico. Cada vez que aclaras tus bandejas de entrada, incorporas nuevos recordatorios a tus listas. Cada vez que ejecutas, completas acciones o proyectos que ya no vas a necesitar recordar en ellas.

Para que tus listas se mantengan dentro de la extensión adecuada es fundamental que apliques bien el paso Ejecutar, el paso peor entendido de GTD^®.

También es fundamental que apliques correctamente el paso Reflexionar, es decir, que hagas regularmente tu Revisión Semanal.

Ejecutar y Reflexionar son los dos pilares esenciales de un sistema GTD^® bien dimensionado. Si aplicas mal estos pasos, tus listas siempre tenderán a ser interminables.

Hay cosas nuevas que aparecen; otras que requerían acción ayer, pero hoy ya no la requieren; y el impacto relativo de hacer o no hacer las cosas también cambia constantemente (en función de lo nuevo que va entrando y de lo que se va haciendo).

Si no usas tu sistema ni lo revisas —es decir, si no Ejecutas ni Reflexionas—, GTD^® deja de ser un mapa útil para orientarte y se convierte en un objeto decorativo o en un archivo.

Madurar tu pensamiento

Cuando a David Allen le preguntan «¿qué puedo hacer para que mis listas dejen de ser eternas?», su respuesta es: «Mature your thinking».

Esta respuesta significa tres cosas.

Por una parte, que si realmente tienes claro qué significan para ti las cosas cuando las aclaras; si realmente contestas de manera objetiva a la pregunta «¿requiere acción?»; y si realmente sabes cómo contribuye eso a la consecución de lo que es verdaderamente relevante para ti; con seguridad vas a decir «no» mucho más a menudo.

Por otra, que si realmente aplicas la metodología, vas a comprobar que GTD^® te ayuda a elegir mejor que hacer —pero sobre todo, a elegir mejor que dejar sin hacer— en cada momento.

Por último, que si eres una persona madura, habrás asumido la realidad del mundo en el que te ha tocado vivir, un mundo en el que siempre hay más por hacer que tiempo para hacerlo —por lo que siempre quedan cosas sin hacer—.

El tiempo es el que es y tus capacidades son las que son, así que das para lo que das. Cuanto antes lo asimiles, más feliz serás.

Si dices «no» todo lo necesario, eliges mejor qué dejar sin hacer y asimilas que tienes el tiempo y las capacidades que tienes, te aseguro que la extensión de tus listas mejorará sustancialmente.

Conclusión

Mantener la extensión de tus listas bajo control es cuestión de dos cosas. Por una parte, entender y aplicar bien la metodología; por otra, practicarla mucho.

La práctica constante —asumiendo que aplicas bien GTD^®— hará con seguridad que cada vez decidas mejor lo que realmente requiere acción —y contribuye—, diciendo «no» a todo lo demás.

También hará que revalúes regularmente el contenido de tus listas, eliminando lo que se va quedando sin hacer y hay que quitar, porque ya no tiene el mismo sentido hacerlo que cuando se añadió.

Por último, te ayudará a elegir sistemáticamente bien qué hacer en cada momento, pero sobre todo, te hará elegir cada vez mejor todo lo que hay que dejar sin hacer.

Porque —como decía el maestro Peter Drucker— establecer prioridades es fácil, todo el mundo puede hacerlo; lo difícil es establecer «posterioridades», es decir, decidir qué no hacer, y permanecer fieles a esa decisión.