Lo que no requiere acción en GTD

Hace ya algo más de cinco años, publicaba 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD.

Este post es una continuación/ampliación/aplicación práctica de aquel, y tiene su origen en una reciente conversación sobre el tema en el Slack de Aprendiendo GTD^®.

Lo cierto es que son muchas las personas a las que les cuesta diferenciar entre material de referencia y listas Algún día / Tal vez cuando se acercan a GTD^® por primera vez.

Esto se debe, en gran parte, a que la mayoría de las personas solo establece dos categorías organizativas para lo que no requiere acción: «lo que se tira» y «lo que se guarda», es decir, la papelera y el archivo.

GTD^®, sin embargo, va un paso más allá y subdivide a su vez «lo que se guarda» en dos categorías, en función de si «lo que se guarda» lleva asociado una decisión pendiente o no.

El significado lo define todo

Organizar consiste en establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados. Cuando el significado no está claro, difícilmente va a estar claro a qué lugar corresponde y de ahí surgen las dudas.

Por consiguiente, la solución a este problema consiste en Aclarar bien, prestando particular atención a responder con suficiente claridad a la pregunta «¿qué es?».

Por ejemplo, si estamos aclarando un libro o una serie que nos han recomendado, responder únicamente «un libro/serie que parece interesante» es insuficiente para Aclarar el elemento, ya que no indica qué significa realmente para ti ese libro o esa serie.

«Interesante» aporta únicamente información básica. Es interesante, sí, pero ¿desde qué punto de vista? ¿Aprendizaje? ¿Ocio? ¿Cuánto de interesante?

Responder «a medias» a la pregunta «¿qué es?» nos lleva a tener dudas sobre cómo organizar el elemento.

Como ignoramos qué significa realmente para nosotros, también ignoramos el tipo de vínculo que vamos a mantener con ese significado una vez guardado. Y esto nos lleva a tener dudas sobre dónde guardarlo.

La clave por tanto es vencer la pereza mental y responder bien a la pregunta «¿Qué es?». Por ejemplo:

• Un libro/serie suficientemente interesante como para decidir ahora que voy a leerlo/verla en algún momento futuro ➜ el elemento es información útil asociada a una decisión que he tomado.
• Un libro/serie suficientemente interesante como para conservarlo como una posible opción a leer/ver en algún momento futuro ➜ el elemento es una posibilidad.

Puede parecer que la diferencia es sutil, pero nada más lejos de la realidad. En el primer caso estás adquiriendo un compromiso de leer/ver eso mientras que en el segundo caso ni siquiera estás expresando una intención de leer/ver eso.

La decisión lo define todo

Cuando llegue el momento de decidir qué hacer con ese elemento que no requiere acción (¿lo elimino, lo archivo o lo incubo?), si he aclarado bien, tendré perfectamente clara la decisión.

Por otra parte, si es un libro/serie que he decidido leer/ver en algún momento futuro, es información útil y por tanto forma parte del material de referencia, por lo que va al Archivo.

Del mismo modo, si es un libro/serie que puede que decida leer/ver en un futuro, pero que puede que no lea/vea nunca, es una posibilidad, y por tanto va a Algún día / Tal Vez.

La diferencia fundamental es si la decisión de leer/ver el libro/la serie la estoy tomando ahora, al Aclarar o la estoy dejando para tomarla en otro momento.

La realidad supera a la ficción

En el mundo real, las cosas son menos simples.

Comentando este tema con otros colegas de OPTIMA LAB, algunos de nosotros comprobamos que teníamos ambas opciones en nuestro sistema.

Yo, por ejemplo, tengo dos listas. Una tiene los libros que he decidido leer (hasta el punto que los he comprado y los llevo descargados en mi Kindle). La otra es la «lista de deseos» del Kindle.

La primera es Material de Referencia. Ninguno de esos libros requiere acción ahora y tampoco requiere ningún tipo de decisión futura. Cuando llegue el momento, elegiré que libro es el siguiente que voy a leer, y lo leeré.

La segunda es una lista «Algún día / Tal vez». Ninguno de esos libros requiere tampoco acción ahora, pero todos ellos requerirán una decisión en algún momento futuro (o leerlos, o borrarlos).

Cuando llegue el momento de tomar la decisión, decidiré si los voy a leer o no. Puede que entonces elija también leerlo a continuación. Pero podría igualmente ser que simplemente lo incluya en la lista de libros que he decidido leer, es decir, en mi Material de Referencia.

Claridad es libertad con confianza

GTD^® te proporciona una estructura de categorías organizativas que te permite ver lo que tiene sentido ver cuando tiene sentido verlo.

Por otra parte, tu libertad es total para identificar qué significan para ti las cosas que llegan a tu entorno.

Es completamente posible y correcto que todos los libros/series que te recomienden sean para ti algo interesante que decides que vas a leer/ver en algún momento. Perfecto. Añádelo a tu Material de Referencia.

También es completamente posible y correcto que todos los libros/series que te recomienden sean para ti algo interesante que podrías decidir leer/ver en algún momento. Perfecto. Añádelo a tu lista «Álgún día/Tal vez».

Asimismo, es completamente posible y correcto que algunos de los libros/series que te recomienden sean para ti algo interesante que decides que vas a leer/ver en algún momento, y que otros sean algo interesante que podrías decidir leer/ver en algún momento. Perfecto. Añade cada elemento a la categoría que le corresponde.

Y, por último, es completamente posible y correcto que, además de tener libros en las dos categorías anteriores, tengas que leerte también, obligatoriamente, una serie de libros en concreto. En ese caso, tienes un proyecto y esa lista de libros es Material de apoyo de tu proyecto.

Resumen

Eres libre de organizar tus recordatorios cómo más útil te resulte. Pero, si quieres confiar en tu sistema, tienes que tener claro qué significan las cosas para ti y ponerlas en el lugar que coincida con su significado.

Puedes tener elementos de una misma familia (libros o series, por ejemplo) en más de una categoría organizativa. Pero no puedes tener el mismo elemento (el mismo libro o la misma serie, por ejemplo) en más de una categoría organizativa.

Así que ten siempre presente que cuando sientas que puedes organizar el recordatorio de un elemento concreto en más de una categoría organizativa de GTD^®, es un indicio claro de que ese elemento lo has Aclarado mal.