Óptima Infinito

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Lo que no requiere acción en GTD®

| tiempo de lectura 4:43'
Niño rodeado de interrogantes como ejemplo de lo que no requiere acción en GTD®

Hace ya algo más de cinco años, publicaba 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD.

Este post es una continuación/ampliación/aplicación práctica de aquel, y tiene su origen en una reciente conversación sobre el tema en el Slack de Aprendiendo GTD®.

Lo cierto es que son muchas las personas a las que les cuesta diferenciar entre material de referencia y listas Algún día / Tal vez cuando se acercan a GTD® por primera vez.

Esto se debe, en gran parte, a que la mayoría de las personas solo establece dos categorías organizativas para lo que no requiere acción: «lo que se tira» y «lo que se guarda», es decir, la papelera y el archivo.

GTD®, sin embargo, va un paso más allá y subdivide a su vez «lo que se guarda» en dos categorías, en función de si «lo que se guarda» lleva asociado una decisión pendiente o no.

El significado lo define todo

Organizar consiste en establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados. Cuando el significado no está claro, difícilmente va a estar claro a qué lugar corresponde y de ahí surgen las dudas.

Por consiguiente, la solución a este problema consiste en Aclarar bien, prestando particular atención a responder con suficiente claridad a la pregunta «¿qué es?».

Por ejemplo, si estamos aclarando un libro o una serie que nos han recomendado, responder únicamente «un libro/serie que parece interesante» es insuficiente para Aclarar el elemento, ya que no indica qué significa realmente para ti ese libro o esa serie.

«Interesante» aporta únicamente información básica. Es interesante, sí, pero ¿desde qué punto de vista? ¿Aprendizaje? ¿Ocio? ¿Cuánto de interesante?

Responder «a medias» a la pregunta «¿qué es?» nos lleva a tener dudas sobre cómo organizar el elemento.

Como ignoramos qué significa realmente para nosotros, también ignoramos el tipo de vínculo que vamos a mantener con ese significado una vez guardado. Y esto nos lleva a tener dudas sobre dónde guardarlo.

La clave por tanto es vencer la pereza mental y responder bien a la pregunta «¿Qué es?». Por ejemplo:

  • Un libro/serie suficientemente interesante como para decidir ahora que voy a leerlo/verla en algún momento futuro ➜ el elemento es información útil asociada a una decisión que he tomado.
  • Un libro/serie suficientemente interesante como para conservarlo como una posible opción a leer/ver en algún momento futuro ➜ el elemento es una posibilidad.

Puede parecer que la diferencia es sutil, pero nada más lejos de la realidad. En el primer caso estás adquiriendo un compromiso de leer/ver eso mientras que en el segundo caso ni siquiera estás expresando una intención de leer/ver eso.

La decisión lo define todo

Cuando llegue el momento de decidir qué hacer con ese elemento que no requiere acción (¿lo elimino, lo archivo o lo incubo?), si he aclarado bien, tendré perfectamente clara la decisión.

Por otra parte, si es un libro/serie que he decidido leer/ver en algún momento futuro, es información útil y por tanto forma parte del material de referencia, por lo que va al Archivo.

Del mismo modo, si es un libro/serie que puede que decida leer/ver en un futuro, pero que puede que no lea/vea nunca, es una posibilidad, y por tanto va a Algún día / Tal Vez.

La diferencia fundamental es si la decisión de leer/ver el libro/la serie la estoy tomando ahora, al Aclarar o la estoy dejando para tomarla en otro momento.

La realidad supera a la ficción

En el mundo real, las cosas son menos simples.

Comentando este tema con otros colegas de OPTIMA LAB, algunos de nosotros comprobamos que teníamos ambas opciones en nuestro sistema.

Yo, por ejemplo, tengo dos listas. Una tiene los libros que he decidido leer (hasta el punto que los he comprado y los llevo descargados en mi Kindle). La otra es la «lista de deseos» del Kindle.

La primera es Material de Referencia. Ninguno de esos libros requiere acción ahora y tampoco requiere ningún tipo de decisión futura. Cuando llegue el momento, elegiré que libro es el siguiente que voy a leer, y lo leeré.

La segunda es una lista «Algún día / Tal vez». Ninguno de esos libros requiere tampoco acción ahora, pero todos ellos requerirán una decisión en algún momento futuro (o leerlos, o borrarlos).

Cuando llegue el momento de tomar la decisión, decidiré si los voy a leer o no. Puede que entonces elija también leerlo a continuación. Pero podría igualmente ser que simplemente lo incluya en la lista de libros que he decidido leer, es decir, en mi Material de Referencia.

Claridad es libertad con confianza

GTD® te proporciona una estructura de categorías organizativas que te permite ver lo que tiene sentido ver cuando tiene sentido verlo.

Por otra parte, tu libertad es total para identificar qué significan para ti las cosas que llegan a tu entorno.

Es completamente posible y correcto que todos los libros/series que te recomienden sean para ti algo interesante que decides que vas a leer/ver en algún momento. Perfecto. Añádelo a tu Material de Referencia.

También es completamente posible y correcto que todos los libros/series que te recomienden sean para ti algo interesante que podrías decidir leer/ver en algún momento. Perfecto. Añádelo a tu lista «Álgún día/Tal vez».

Asimismo, es completamente posible y correcto que algunos de los libros/series que te recomienden sean para ti algo interesante que decides que vas a leer/ver en algún momento, y que otros sean algo interesante que podrías decidir leer/ver en algún momento. Perfecto. Añade cada elemento a la categoría que le corresponde.

Y, por último, es completamente posible y correcto que, además de tener libros en las dos categorías anteriores, tengas que leerte también, obligatoriamente, una serie de libros en concreto. En ese caso, tienes un proyecto y esa lista de libros es Material de apoyo de tu proyecto.

Resumen

Eres libre de organizar tus recordatorios cómo más útil te resulte. Pero, si quieres confiar en tu sistema, tienes que tener claro qué significan las cosas para ti y ponerlas en el lugar que coincida con su significado.

Puedes tener elementos de una misma familia (libros o series, por ejemplo) en más de una categoría organizativa. Pero no puedes tener el mismo elemento (el mismo libro o la misma serie, por ejemplo) en más de una categoría organizativa.

Así que ten siempre presente que cuando sientas que puedes organizar el recordatorio de un elemento concreto en más de una categoría organizativa de GTD®, es un indicio claro de que ese elemento lo has Aclarado mal.

Comentarios

Gervasio Fernández Castelló avatar
Gervasio Fernández Castelló


Muchas gracias por tu reflexión y explicación. Como siempre. Yo suelo meter muchos de estos elementos que planteas (libros,series, películas...) directamente en Archivo. Casi como si de un diógenes se tratara. No estaba aclarando bien. No hay que tener miedo a decir "Ya veré lo que quiero hacer con esta cosa". Saludos.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Gracias, Gervasio. Incubar es un hábito estupendo. Como comentaba el otro día por el canal de Telegram de Aprendiendo GTD, «nunca se incuba demasiado» ;-)
Saludos.

Carlos CM avatar
Carlos CM


Hola. Al hablar de "significado" se vincula este concepto a "lugar" y a "espacio de organización". Por favor ¿podría indicarme algún "lugar" donde pueda concretar la referencia de "lugar" y de "espacio de organización"?. Gracias.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Carlos:
En GTD, cada «categoría organizativa» es un «espacio de organización» o «lugar». Por ejemplo, la categoría organizativa «lista de proyectos» es el «lugar»/«espacio de organización» en el que tienes los recordatorios de los resultados en los que estás trabajando, que requieren varios pasos y puedes alcanzar en el plazo máximo de un año.
El «significado» de la «lista de proyectos» es por tanto «lugar en el que tengo los recordatorios de los resultados que quiero conseguir, que requieren más de un paso y que puedo alcanzar en el plazo máximo de un año».
Lo mismo aplica al resto de categorías.
Saludos

Juan Ignacio avatar
Juan Ignacio


Hola José Miguel:
De nuevo uno de tus post me da mucho que pensar. Mi concepto del Material de referencia estaba más (entiendo yo) en la línea del post de 2014, es decir, una ubicación enfocada a almacenar información que te puede ser útil o interesante a la hora de ejecutar una determinada acción en un momento dado. El enfoque que entiendo que le das en este post es que también se utiliza para "guardar acciones" y no solo información. Quiero decir, la acción de leer un libro que te interesa ya la has tomado pero no deja de ser eso, una acción. Puesto que no tienes que volver a decidir sobre ella, entonces va al Material de referencia y solo acudirás allí cuando tengas la necesidad de leer un nuevo libro (porque has acabado el anterior). No sé si estoy entendiéndolo bien...
Muchas gracias.

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Juan Ignacio:
En el archivo nunca se guardan acciones, sino únicamente información que puede ser útil en un futuro. Yo tengo el hábito de leer y por tanto no necesito tener recordatorios de la acción de leer todos los días un rato en mi sistema GTD.
Si necesitara algún recordatorio de que tengo que leer uno o más libros, lo/s tendría o en un checklist o en un contexto, pero entonces lo que tengo que leer no estaría en el Archivo sino que sería Material de Soporte de mi acción/proyecto.
¿Se entiende?
Saludos

Juan Ignacio avatar
Juan Ignacio


Sí, entiendo a lo que te refieres. Lo tengo mucho más claro ahora.
Muchas gracias.

José avatar
José


José Miguel, por ejemplo este artículo y los que enlaza, me interesa leerlos pero lo haré mañana por la tarde. Dónde lo pongo? Me parece que iría a material de referencia. Yo leo mucho y capturo muchos artículos profesionales y también de otro tipo como los tuyos. Los profesionales los incluyo como material de apoyo un proyecto. Pero los demás? Gracias por tus palabras

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Te cuento como lo hago yo, por si te sirve. Yo uso feedly y cuando lo aclaro, los posts que me interesa leer los guardo en «Read Later», que efectivamente sería material de referencia. Igualmente te valdría una lista o checklist de «lecturas pendientes» o simplemente «para leer» en cualquier soporte.
Saludos

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola José Miguel:

Gracias por el post.

Pregunta: si los que ya has decidido leer, los agregas a feedly en Read Later, ¿dónde guardas en tu caso aquellos artículos sobre los que aún no has decidido si los vas a leer o no?

Gracias.

Un saludo!

José Miguel Bolívar avatar
José Miguel Bolívar


Hola, Gonzalo:
Actualmente no barajo esa opción. O me interesan lo suficiente como para decidir leerlos, o directamente los descarto. Hace muchos años guardaba dos listas separadas (no me preguntes cómo lo hacía porque no me acuerdo :-), pero al final comprobé que de la de algún día/tal vez era más una tal vez/nunca, porque casi nunca leía nada de ella, así que decidí suprimirla y a día de hoy aún no me he arrepentido.
Un saludo!

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola José Miguel:

Pues me lo apunto porque la mía también se parece más a un 'tal vez nunca' que a 'un día/tal vez' ;-).

Una cosa más, ¿hay alguna pega con tener más de dos listas de lectura?

Me explico, en tu caso que usas feedly, si te llega un contenido por email que quieres leer, ¿en qué lista lo tendrías?

Lo digo porque que yo sepa, feedly no tiene una bandeja de entrada a la que reenviaré emails, verdad?

Gracias de nuevo.

Un saludo!

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José Miguel Bolívar


Archivo es un concepto. En la práctica, lo normal es tener más de uno: los contactos del móvil, los favoritos del navegador, la carpeta física donde guardas las facturas y/o las garantías... Ningún problema por tanto con tener más de una lista de lectura, siempre y cuando ambas listas tengan significados mutuamente excluyentes para ti, es decir, que no se pueda dar el caso de que algo pueda estar en ambas listas...
Si me llega un contenido que quiero leer, es material de apoyo para una siguiente acción. Lo tendría archivado en GMail, con el resto del mail, y tendría un recordatorio en mi lista.
Una buena práctica que sugiere la David Allen Company es tener una carpeta en el cliente de correo que se llame «Leer» o similar. A mí no termina de convencerme la idea, pero hay gente que la usa.
Un saludo!

GonzaloD avatar
GonzaloD


No sé si se me ha entendido.

Me refería a contenidos que te llegan por email que no serían material de apoyo a nada.

Por ejemplo, una revista digital en formato pdf que te llega mensualmente.

Como no podría gestionar este ejemplo con feedly-read later, me vería obligado a tener otra lista con este tipo de materiales de lecturas en otra plataforma (cliente de email, gestor de tareas, etc).

Según entiendo, el significado de ambas listas (feedly-read Later y está segunda a determinar) sería el mismo: lecturas sobre las que has decidido que quieres leer.

Sin embargo, sé que la revista digital que he puesto como ejemplo sólo podría estar en una de las listas y no en la otra por el formato en la que la recibo.

¿Sería correcto mantener dos listas en este caso?

Gracias.

Un saludo!

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José Miguel Bolívar


Te he entendido.
Esa revista en formato digital que te llega mensualmente la puedes dejar en una carpeta de tu gestor de email, y no tiene por qué estar en ninguna lista (los libros que yo tengo descargados en el Kindle no los tengo apuntados en ninguna lista), porque sería sobrecomplicar el sistema
El feedly-read later es en sí mismo una carpeta digital. Tampoco necesitas tener su contendido en ninguna lista.
En resumen, el archivo es uno o más lugares, y nunca va en listas.
Un saludo!

GonzaloD avatar
GonzaloD


Entendido.

Muchas gracias.

Un saludo!

José avatar
José


Mil gracias!!

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