Cómo evitar que te agobie tu trabajo

06/12/2019
| 3:26'
Reflexiones

Una de las características del trabajo del conocimiento es que la tarea que hay que realizar no es evidente. Esto nos lleva, como explicaba Peter Drucker, a que antes de poder realizarla es preciso llevar a cabo un trabajo previo: hacerla evidente.

Cuando algo no es evidente, desconocemos qué significado tiene para nosotros. Nos enfrentamos a algo desconocido: ¿Una oportunidad? ¿Una amenaza? ¿Algo irrelevante?

Esto es un problema ya que, por motivos de supervivencia, nuestro cerebro primitivo siempre se pone en lo peor cuando se enfrenta a algo que desconoce.

Esta reacción instintiva fue sin duda muy útil para nuestros antepasados y ha jugado un papel clave en que hayamos sobrevivido como especie hasta nuestros días.

Ahora bien, ¿hasta qué punto sigue resultando útil ahora?

Por qué te agobia tu trabajo

Para poder evitar que te agobie tu trabajo hay que entender bien primero que el culpable de esta desagradable sensación es nuestro pasado evolutivo.

Ante una amenaza, real o imaginada, nuestro cerebro reptiliano se activa y toma el control con un único objetivo: sobrevivir.

Las estrategias de supervivencia son limitadas: huida, parálisis o ataque. Por desgracia, ninguna de ellas es útil en el trabajo del conocimiento…

Solemos creer que el agobio procede de la cantidad de trabajo, pero en realidad el motivo es otro.

Antes comentaba que nuestro cerebro siempre se pone en lo peor. Esto significa que la cantidad «real» de trabajo rara vez es tanta como tememos.

Algo parecido ocurre con las consecuencias (reales) de no llegar a todo. En realidad, de todo eso que tenemos que hacer, la gran mayoría podría renegociarse y una buena parte, incluso podría quedar sin hacer y no pasaría nada.

Al cerebro no le gusta lo desconocido

El verdadero motivo por el que nos agobiamos es el desconocimiento.

Sabemos que tenemos cosas por hacer. Muchas cosas. Sí. Pero no sabemos con exactitud de cuántas cosas está compuesto ese «muchas».

Tampoco sabemos qué carga «real» de trabajo conlleva hacer cada una de esas cosas.

Y, por supuesto, ignoramos las consecuencias «reales», lo peor que podría pasar en cada caso, si quedaran sin hacer.

Ante todo este desconocimiento, nuestro cerebro prefiere «pecar» de precavido a hacerlo de optimista y ello nos conduce a imaginar (y lo que es peor, a vivir como «real») un futuro imaginario que siempre parece peor de lo que realmente es.

¿La solución?

Suponer es cómodo; saber te da tranquilidad

Como dice el maestro David Allen: «solo te puedes sentir bien con lo que no haces cuando sabes qué es lo que no haces».

En otras palabras, «ignorar con comodidad» es precisamente eso, cómodo, pero para nada es gratis. Pagas un alto precio en agobio y en estrés por esa comodidad.

La alternativa es «ignorar con seguridad», es decir, saber todo lo que (realmente) tienes que hacer y la carga de trabajo que (realmente) implica.

A partir de ahí, podrás tener una estimación mucho más fidedigna de lo que (realmente) te va a dar tiempo a hacer y de lo que, por mucho que quieras y por poco que te guste, seguramente se va a quedar sin hacer.

Esto te permite ser una persona proactiva y anticiparte. Por ejemplo, puedes renegociar tus compromisos, que siempre es una opción mejor que incumplirlos.

Un consejo práctico

Así que, en términos prácticos, si quieres evitar que te agobie tu trabajo, solo necesitas seguir estos 5 sencillos pasos:

Asegurarte de que cualquier compromiso que contraigas (contigo o con otras personas, explícito o implícito, urgente o no, importante o no, a cumplir de inmediato o en un futuro) pase de inmediato a formar parte de un sistema de confianza externo a tu memoria.
Dedicar tiempo regularmente a analizar todos esos compromisos, identificar con claridad en qué consisten realmente, qué significan para ti y decidir qué hacer o no con ellos.
Si tienes que hacer algo con ellos, y en ese instante no es el momento de hacerlo, tienes que ponerte los recordatorios adecuados (es decir, lo suficientemente claros como para que en un futuro no tengas que recordar de qué iban) en los lugares adecuados (es decir, de tal forma que te asegures de verlos siempre que tenga sentido verlos y únicamente cuando tenga sentido verlos).
Revisar tu sistema externo de recordatorios con la frecuencia necesaria para asegurar su fiabilidad y para tener una visión global y actualizada de cuáles son todos tus compromisos.
Siempre que vayas a hacer algo, en lugar de irte a lo primero que cruce tu cabeza, ir a tu sistema externo de confianza, ver todas las opciones que podrías hacer en función de tus circunstancias, tiempo disponible y energía mental disponible, para elegir lo que tenga más sentido hacer en cada momento (esto te asegura saber qué otras cosas podrías elegir hacer y eliges no hacer).

En otras palabras, si quieres evitar que te agobie tu trabajo, hay una solución de eficacia probada, avalada por la neurociencia y utilizada por miles de personas en todo el mundo. Se llama GTD^®.

Julen

07/12/2019 06:00

Creo que en esto hay otra variable psicológica que conviene citar: hay muchas personas que terminan por "necesitar" sentirse agobiadas porque es su rutina de demostrar que trabajan mucho. A veces me sorprendo de que profesionales a quienes veo solventes en su actividad viven, sin embargo, dentro de una constante queja de "no llego". Incluso creo que a veces es puro postureo... pero que de tanto decírselo a mí mismos termina por formar parte de su tarjeta de presentación. No sé, todos pasamos por épocas de cargas potentes de trabajo, pero hacer de esa situación una supuesta norma, no sé, me sorprende.

07/12/2019 10:25

Estoy completamente de acuerdo con lo que comentas, Julen. Lo vemos a diario. Trabajar, lo que se dice trabajar de verdad, entendido como llevar a cabo actividades que generan valor, se trabaja poquísimo. Es algo realmente excepcional. Lo que yo me encuentro es, en su mayoría, gente que marea mucho los temas, los toma y los deja mil veces, con escaso o nulo avance cada vez, trabaja mal (a lo loco, sin pensar antes ni qué tiene que hacer, ni como es la mejor manera de hacerlo, ni para qué tiene que hacerlo). La mayoría de lo que se llama trabajo en las organizaciones es o rework o directamente una pérdida de tiempo. Las reuniones se quedan en conversaciones, se trabaja de manera reactiva, a «estertores», sin claridad de ideas. ¿El resultado de todo eso? Que algo que requiere un par de horas de trabajo neto real acaba necesitando varios meses para concluirse. Y, por supuesto, la gente acaba totalmente convencida de que su vida es un infierno, de que tiene una carga de trabajo salvaje e inasequible y que todo ello le sobrepasa. Es mentira, pero se vive como cierto. De ahí el «no llego». Tú y yo vemos que no hay nada que impida llegar con soltura, pero estas personas están tan metidas en su propia historia que la viven como real.
Yo he estado ahí y la adopción de GTD me abrió los ojos. Yo vivía en el «no llego» y usar GTD me dejó ver que toda esa cantidad ingente de trabajo solo existía en mi mente, que era fruto de mi caos mental y de mis malos hábitos organizativos.

Marcos A. Martínez

09/12/2019 11:14

José Miguel y Julen, totalmente de acuerdo con vosotros, destacar dos aspectos:
- (Julen) Los que de manera reincidente por tal agobio de trabajo bombardean con email's a horas nocturnas, los fines de semana y festivos a cualquier hora... mejor antídoto: ni abrirlos, ni leerlos,... como suelo decir... si es urgente, llámame por teléfono (las urgencias existentes en determinados ámbitos profesionales).
- (José Miguel) Ese poquísimo trabajo en determinados ámbitos de las organizaciones denota cada vez más una bajísima profesionalidad a la hora de resolver/finalizar los cometidos... la mediocridad cada vez es más preponderante en determinadas organizaciones, etc...

09/12/2019 11:30

Marcos, para mí el problema es la obsolescencia del modelo organizativo actual, que para empeorar las cosas se empieza a construir desde el sistema educativo, que también está obsoleto.
Las cifras de engagement son las que son y solo van a ir a peor. La mayoría de las organizaciones ha dejado muy claro (con sus acciones, que es lo único que importa, porque sus discursos dicen lo contrario) que las personas son una commodity, algo totalmente prescindible, al margen de su compromiso/rendimiento, así que es totalmente comprensible (que no justificable) que la implicación sea la mínima para que no te despidan.
Si tu trabajo lo vives como una carga poco motivadora, difícil vas a tener el ownership y la proactividad necesarios para mejorar. Y aquí perdemos todos: organizaciones, personas y la sociedad en general.
Nosotros notamos una diferencia de actitud y aprovechamiento bestiales entre la gente que viene a los cursos abiertos (que se lo paga de su bolsillo) y la mayoría de la que va a las formaciones in-company. ¿A qué se debe, si la metodología es la misma? ¿A que la gente que trabaja en organizaciones no lo necesita?
Lo peor es que estoy convencido de que la situación actual es insostenible y acabará reventando. La tecnología, al menos hoy, sigue sin ser la solución a todo. Las personas son clave, pero por personas me refiero a seres pensantes y comprometidos, que no es precisamente lo que más suelo ver en las organizaciones...
Abrazo!

Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar