7 Buenas prácticas para tu Revisión Semanal

29/11/2019
| 4:55'
Metodologías

La Revisión Semanal de GTD^® es uno de los elementos clave para garantizar la sostenibilidad de tu sistema a lo largo del tiempo y estas buenas prácticas pueden ayudarte a conseguirlo.

Cuando algo es susceptible de cambio, sin que tú sepas exactamente qué ni cuándo ha cambiado, ni tampoco cómo queda aquello después de cambiar, su fiabilidad se resiente.

Este es el motivo por el que se revisan los coches o las calderas, por ejemplo. Su uso continuado genera cambios y algunos de esos cambios pueden conllevar riesgos.

Su revisión periódica asegura que esos cambios se puedan detectar y corregir, con lo que la fiabilidad se mantiene intacta.

Tu sistema GTD^® es tu mente extendida, tu sistema externo de confianza, que te permite:

Descargar tu mente de recordatorios.
Liberar el estrés.
Impedir los olvidos.
Elegir en cada momento lo que tiene más sentido hacer.
Garantizar que haces las cosas «estando a lo que estás».

Si tu sistema deja de ser de confianza, es decir, si pierde su fiabilidad, todos los beneficios anteriores desaparecen. Te has caído de la tabla.

Y por si lo anterior fuera poco, otro gran beneficio de hacer la Revisión Semanal es contar con una visión global y actualizada de todos tus asuntos.

En este post me gustaría compartir contigo siete buenas prácticas que pueden ayudarte a hacer mejor, disfrutar más y sacar más partido a tu Revisión Semanal.

1. Cualquier revisión es mejor que ninguna revisión

Una de las «trampas» habituales que nos hacemos al dar los primeros pasos con GTD^® es buscar (o incluso inventarnos) excusas para «saltarnos» la Revisión Semanal.

De entre todas estas excusas, la de «no tengo tiempo» es la número 1.

Esto sucede en gran parte porque nuestra experiencia previa nos dice que se tarda mucho en hacer una Revisión Semanal, pero esto es falso.

Precisamente, la primera de las buenas prácticas para hacer una buena Revisión Semanal es completarla en aproximadamente 1 hora de tiempo.

Así que si tardas más, ten por seguro que algo estás haciendo mal.

Por otra parte, si de verdad eres incapaz de encontrar 1 hora en toda la semana para hacer tu Revisión Semanal, dedícale menos, pero dedícale algo.

Por pequeña que sea, cualquier revisión de tu sistema contribuirá a mantener su fiabilidad y, sobre todo, comprobar en primera persona los beneficios que aporta te animará a «encontrar» más tiempo para hacer una Revisión Semanal completa.

2. Revisa sin hacer

El error más habitual entre las personas «novatas» en GTD^® es convertir la Revisión Semanal en la «Recuperación Semanal», es decir, en intentar ponerse al día con todos los temas que se han ido quedando sin hacer, casi siempre debido a que se están «saltando» Ejecutar, el paso peor entendido de GTD^®.

La consecuencia negativa de este error es doble.

Por una parte, la Revisión Semanal se eterniza, pudiendo llegar fácilmente a las 2 o 3 horas, o incluso más. Esto es agotador.

Por otra, como se está ejecutando en lugar de revisar, nos alejamos del objetivo original, que es mantener la fiabilidad y obtener una visión global. En otra palabras, la Revisión Semanal deja de cumplir su cometido.

Por eso, la segunda de las buenas prácticas para hacer tu Revisión Semanal es centrarte en revisar y evitar hacer mientras revisas.

3. Optimiza tu energía mental

Si alguien te ha dicho que la Revisión Semanal hay que hacerla un día y a una hora concretos, ignóralo, porque es mentira.

El único requisito personal para poder hacer una Revisión Semanal bien hecha es asegurarte de que tu energía mental sea suficiente.

Evita por tanto hacer tu Revisión Semanal cuando tu energía mental esté bajo mínimos.

Pero ten claro que tampoco necesitas que tu energía mental sea máxima, aunque siempre ayuda.

4. Asegura las condiciones adecuadas

Al igual que necesitas tener la energía mental suficiente, el entorno también debe reunir unos requisitos mínimos.

El trabajo del conocimiento va de pensar, y pensar exige atención. Es imposible «estar a lo que estás» bajo un bombardeo de interrupciones.

Por eso es tan importante que hagas siempre una gestión proactiva de las interrupciones, y aún más cuando vas a hacer tu Revisión Semanal.

Busca un sitio tranquilo, cómodo y bien iluminado. Desactiva todo tipo de notificaciones. Pon el móvil en modo reunión y déjalo boca abajo.

Si existe riesgo de que alguien te interrumpa, usa algún tipo de indicador visual que haga saber a otras personas que en este momento no se te puede interrumpir.

Recuerda que, en ninguna organización, existen «emergencias» que no puedan resistir 60′.

5. Genera el hábito

El motivo por el que GTD^® cuesta al principio es el mismo por el que cualquier cosa nueva cuesta al principio: te falta el hábito.

Cuando empiezas a hacer algo que antes no hacías, utilizas el Sistema 2. Esto, además de consumir mucha energía mental, supone un esfuerzo intelectual.

Cuando a fuerza de repetir, repetir y repetir, generas un hábito, eso que al principio te costaba tanto te deja de costar. Esto se debe a que ya no lo gestiona tu Sistema 2, sino que ha pasado a ser gestionado por tu Sistema 1.

La manera de que las cosas dejen de suponer un esfuerzo es convertirlas en hábito. Y la forma de generar un hábito es repetir tantas veces como haga falta.

Si te obligas a hacer tu Revisión Semanal el tiempo suficiente, te aseguro que te dejará de costar y que incluso te apetecerá hacerla (hablo por experiencia personal).

6. «Gamifícate»

Hay muchas personas a las que les funciona «gamificar» su Revisión Semanal, de tal forma que les dé menos «pereza» hacerla.

Por ejemplo, hay personas que tienen una playlist específica para cuando hacen su Revisión Semanal.

Otras se dan algún tipo de premio o recompensa al terminar de hacerla.

Lo que se consigue con este tipo de prácticas es reforzar lo que en PNL se conoce como «anclajes», que a su vez facilitan la construcción de hábitos.

Una vez hayas desarrollado el hábito, la tranquilidad, confianza y perspectiva global que te da la Revisión Semanal es la mayor recompensa posible, pero hasta que llegues a ese punto, te invito a que pruebes estas estrategias de gamificación.

7. Lleva tu Revisión Semanal al siguiente nivel

Una vez hayas consolidado el hábito de la Revisión Semanal, estarás en condiciones de saltar con garantías al siguiente nivel.

La Revisión Semanal es un momento excelente para revisar muchos de tus checklists, que se trabajan a fondo en el Nivel 2 de formación GTD^® oficial.

También es un momento fantástico para revisar el material de apoyo de tus proyectos, e incluso para hacer un pequeño «Barrido Mental».

Y, por supuesto, es el mejor momento para aplicar la creatividad, es decir, para darte unos segundos y dejar fluir tu mente, aprovechando ese estado de control y perspectiva particularmente potentes que te proporciona la Revisión Semanal.

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Metodologías

Angel Alba

01/12/2019 09:41

Hola José Miguel. Me parece muy bueno el post, porque en mi caso, la revisión semanal siempre se me ha ido atascando. Sin saberlo, he ido aplicando alguna de las prácticas que comentas y poco a poco se ha ido haciendo más ligera. Por ejemplo, desde hace unas semanas he pasado a hacerla los domingos por la mañana, de forma que estoy con más energía y más tranquilo, en lugar de los domingos por la tarde.
Aunque quizás el mayor avance ha sido cuando el viernes por la tarde he dejado las bandejas de entrada limpias.
Antes se me hacía un mundo porque llegaba con las bandejas bastante llenas y tenía que dedicar más de 1h a procesarlas, con lo que la revisión se alargaba en exceso. Pero ahora, apenas con 1.15 tengo bastante para la revisión de los domingos.

Otra dificultad que me he encontrado es a la hora de decidir en qué proyectos avanzar la semana siguiente. ¿Tiene sentido aprovechar la revisión para decidir incubar algunos proyectos que no tengan fecha fija semanalmente o me estoy equivocando?

Un abrazo

01/12/2019 11:08

Muchas gracias, Angel. Tiene todo el sentido lo que me comentas. En la Revisión Semanal nos damos cuenta de cómo van avanzando nuestros proyectos en la práctica y a partir de esa información lo adecuado es re-evaluar si todos esos proyectos son realmente gestionables o si sería preferible incubar alguno.
Yo incubo proyectos habitualmente en mis Revisiones Semanales. Dicho esto, también aprovecho en muchas ocasiones para sacar alguno de la incubadora.
Un abrazo!

Irene

03/12/2019 07:47

Hola José Miguel,

Muy interesante, como siempre. Añado el error que más me está costando a mí: dejar demasiado pendiente por aclarar. Me consume mucha energía y eterniza las revisiones. Estoy intentando resolverlo aclarando una vez al día al menos todas mis bandejas digitales, aunque no sean tan urgentes. Poco a poco.

Gracias por tus consejos :)

03/12/2019 09:51

Hola, Irene:
Lo de dejar demasiado pendiente por aclarar podríamos englobarlo en el 2º punto (revisar sin hacer). Es una mala práctica en la que yo estuve anclado durante bastante tiempo cuando daba mis primeros pasos con GTD.
El motivo por el que esto es una mala práctica es que Aclarar es otro de los pasos para administrar el flujo de trabajo, y hay que evitar hacerlo coincidir con el de Reflexionar, que es de lo que se trata cuando hablamos de una Revisión Semanal.
Como buena práctica, si ves que llegas a tu revisión semanal con demasiado en las bandejas, en lugar de «comerte» el tiempo de la Revisión Semanal aclarando, ponte un recordatorio en tu sistema de que tienes que procesar todo ese «backlog» (que es como se llama en GTD a lo que ya debería haberse aclarado) y métete de lleno con la Revisión Semanal.
Luego, cuando la termines, o en otro momento, ya vaciarás tu bandeja de entrada.
Otra buena práctica es dedicar dos espacios relativamente próximos de tiempo a Aclarar backlog y a Reflexionar. Por ejemplo, puedes vaciar tus bandejas el viernes por la tarde y hacer la Revisión Semanal el sábado por la mañana. En realidad, los días dan igual. Es simplemente un ejemplo de lo que quiero decir. Valdría igual un martes por la mañana y un martes por la tarde.
Gracias a ti por pasarte y comentar :-)

Irene

03/12/2019 10:45

Lo de ponerme aclarar como tarea para hacerlo después de la revisión no me funciona, porque los temas que llevo se actualizan con mucha frecuencia y hacer la revisión sabiendo que no he aclarado no me da la misma sensación de control. Lo que sí he hecho es reservar los dos bloques de tiempo en el calendario, viernes para aclarar y sábado para revisar. Así si llego al viernes con todo aclarado, pues reviso y eso que me ahorro, pero tengo una red de seguridad por si acaso. ¡Seguimos aprendiendo! Gracias por tu respuesta :)

emi

03/12/2019 23:07

Hola José Miguel y gracias por su trabajo.
Estoy experimentando con GTD y la verdad es que desde que lo descubrí en un Bendito podcast de iVoox ha supuesto una gran y constante motivación en mi trabajo. Una de las cosas que me faltan pulir es el concepto de acción siguiente y próxima acción, la cuestión me tiene confundida y por ello no consigo memorizarlo. No parece que haya mucho consenso al respecto.

Usted en su libro (en la tabla/glosario) distingue ambas, diciendo que uno de los dos casos ¿Acción Siguiente? es independiente y no necesita acción previa para ser accionable (y puede ser de proyecto o no). Pero aplicando el sentido común no entiendo, si no hay previa, cómo se le llama "siguiente" en el primero de los casos;

y el otro tipo ¿Próxima acción? es una acción siempre de proyecto y necesita que se haya cumplido una acción previa anterior para poder ejecutarse.

En cambio, en DAVID ALLEN estos dos conceptos son sinónimos;

y en OTROS BLOGS hay ya una casuística variada. Desde los que dicen que próxima acción y acción siguiente son sinónimos y se refiere a las directamente accionables (de proyecto o no); y en cambio las acciones dependientes de otras son simplemente "acciones"; https://www.redesproductivas.com/conceptos-gtd-accion?fbclid=IwAR0NiFVJzLo9imp70yiNCtcXvmtXV7MPiopDB08LunpvVsx2E9VArLQRlpE

hasta los que dicen que acción siguiente es de proyecto y próxima acción sinónimo de acción (única e independiente). http://efectivitat.com/?s=pr%C3%B3xima+acci%C3%B3n

La cuestión es que como tenía dudas al respecto de sus explicaciones busqué en los blogs y el resultado es que aún estoy más liada. :D

Por favor ¿Cuál de todas estas definiciones es la correcta?

04/12/2019 09:59

Hola, Emi:
En GTD hay acciones y proyectos. Las acciones se hacen. Los proyectos NO se hacen, sino que se consiguen haciendo acciones.
Con las acciones pueden pasar 2 cosas. Que se puedan hacer ya, porque no dependen de nada, o que no se puedan hacer todavía, porque antes haya que hacer alguna otra cosa.
Las acciones que se pueden hacer ya, porque no dependen de que se haga nada antes, se llaman siguientes acciones, acciones siguientes o próximas acciones. Los 3 nombres significan exactamente lo mismo y simplemente son distintas traducciones del inglés «next actions».
Una siguiente acción/acción siguiente/próxima acción es algo que se puede hacer ya para que un tema avance, es «lo siguiente» que hay que hacer para que un tema avance.
Las acciones que todavía no se pueden hacer, porque antes hay que hacer alguna otra cosa, se llaman simplemente «acciones».
Que algo sea una acción o una siguiente acción/acción siguiente/próxima acción es independiente por completo de que pertenezca o no a un proyecto. Ese es otro tema.
Una acción es una acción (es decir, algo que aún no se puede hacer), tanto si pertenece a un proyecto como si no. Del mismo modo, una siguiente acción/acción siguiente/próxima acción es algo que ya se puede hacer, tanto si pertenece a un proyecto como si no.
En realidad, creo que te has liado un poco tú sola, porque todos los blogs, David Allen y mi libro dicen exactamente lo mismo. Lo único que cambia es la forma de traducir «next action» :-)

Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar