Contextos en GTD: errores y malentendidos habituales

Contextos: esos incomprendidos

Los «contextos» son, a la vez, uno de los elementos más potentes y uno de los peor entendidos y utilizados de toda la metodología GTD^®.

En su primer libro, traducido al español como «Organízate con eficacia», Allen dice literalmente que «un contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada».

Casi inmediatamente después se contradice a sí mismo citando como ejemplos de contextos «llamadas» y «leer/revisar», que en realidad no son contextos (según su propia definición), sino categorías temáticas o de archivo.

La gente suele organizarse precisamente usando categorías temáticas o de archivo – algo completamente distinto de los contextos – por lo que esta incongruencia entre la definición y los ejemplos a veces genera confusión.

Por eso, en este post, voy a explicar qué son los contextos, para qué sirven y cómo utilizarlos.

Una palabra, varios significados

Lo primero que hay que entender es que la palabra «contexto» tiene más de un significado en la metodología.

Por una parte, un contexto es «lo que necesitas para poder completar una acción determinada».

Por otra, contexto es el nombre que le das a cada una de las listas de recordatorios que tienes organizados por contexto.

Explico esta diferencia un poco más.

Para «cambiar la lámpara del salón» necesitas estar en casa, luego «casa» es el contexto que necesitas para la acción «cambiar la lámpara del salón». Del mismo modo, para «desatascar el fregadero de la cocina» y «engrasar la cerradura de la puerta principal», también necesitas estar en casa.

Como necesitas el mismo contexto para las tres, sus recordatorios correspondientes los vas a poner juntos, en la misma lista.

¿Cómo se va a llamar esa lista en la que tienes los recordatorios de las siguientes acciones para las que necesitas estar en el contexto «casa» si quieres completarlas? Muy sencillo. Se va a llamar @casa.

Puede parecer un poco lioso, pero en el caso de los contextos tipo «persona», la diferencia está mucho más clara, ya que en GTD^® esos contextos tienen un nombre distinto: «Agendas».

Así, la agenda @Elena es donde tienes los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando estés en el contexto «Elena» (si tienes dudas sobre las diferencias entre Agenda y Agendas en GTD^®, lee este post).

Resumiendo todo lo anterior, tres de las utilidades del contexto son:

1. Identificar las circunstancias en las que tiene sentido ver un recordatorio.
2. Organizar juntos los recordatorios que tiene sentido ver en unas mismas circunstancias.
3. Facilitar sinergias (es probable que, por ejemplo, las tres acciones del ejemplo anterior las hagas una detrás de otra cuando te pongas con ello).

Ponte fácil «estar a lo que estás»

Otro error muy común, sobre todo en las personas que ya creen saber algo más de GTD®, es afirmar que los contextos están obsoletos y han perdido su razón de ser, porque con las nuevas tecnologías puedes hacer prácticamente todo en prácticamente cualquier momento y circunstancia.

¿Cuál es entonces la alternativa efectiva a usar contextos? ¿Volver a la clasificación de archivo? ¿Tener una única lista kilométrica de siguientes acciones?

Lo cierto es que si tu lista de siguientes acciones contiene demasiados recordatorios, la vas a ignorar y eso te va a dificultar elegir una acción concreta y centrarte en ella.

Te vas a resistir a revisarla porque, a partir de un cierto número – que varía de persona a persona – revisar una lista da cada vez más pereza.

Probablemente a nadie le dé pereza revisar una lista con tres o cuatro recordatorios. Ahora bien, ¿qué pasaría si la lista tiene 80 recordatorios?

En mi experiencia, todas las personas tenemos un límite, sea 10 o 30, pero todas – sin excepción – sabemos que, a partir de un número, empieza a dar pereza revisar una lista. El problema de esto es que una lista sólo es útil si la usas…

Por otra parte, la neurociencia ha demostrado que trabajar por contexto aumenta la productividad, precisamente porque trabajar con listas usables reduce la carga cognitiva y facilita el enfoque, es decir ayuda a «estar a lo que estás».

Así que otra utilidad del contexto es esta: hacer usables las listas de siguientes acciones, facilitando «estar a lo que estás».

Puedes hacer cualquier cosa, pero no todas a la vez

Si bien es cierto que en el planteamiento original de Allen el contexto estaba basado en factores limitantes, también es cierto que el hecho de que puedas trabajar en cualquier contexto para nada implica que puedas trabajar en todos ellos a la vez.

Si te vas a poner a enviar emails, por ejemplo, ver esos recordatorios junto a los de acciones que tienes que hacer con un Excel tiene una utilidad nula y además dificulta el proceso de elección de qué email enviar primero.

Con la práctica, he comprobado centrarme en un número reducido de opciones equivalentes me ayuda a evitar la procrastinación y también a elegir mejor.

Si yo usara un contexto @ordenador, en el momento de escribir este post tendría en él 60 recordatorios de siguientes acciones. Esto es lógico ya que, como es posible que te ocurra también a ti, para mucho de mi trabajo «necesito» el ordenador.

¿Qué ocurre? Que yo sé que no voy a revisarme una lista @ordenador con 60 recordatorios cada vez que vaya a elegir qué hacer cuando esté delante del ordenador (que es precisamente en lo que consiste el paso «Ejecutar»).

Por este motivo, en lugar de un único contexto @ordenador, lo he segmentado, introduciendo un nivel adicional de granularidad, de tal forma que esas 60 acciones están repartidas en listas más pequeñas, y por tanto más «usables», del siguiente modo:

• @Access (2)
• @BancaOnline (7)
• @Blog (2)
• @Chrome (7)
• @Dropbox (6)
• @Excel (5)
• @GDrive (8)
• @GMail (7)
• @MindManager (3)
• @PowerPoint (5)
• @Slack (3)
• @Word (5)

Cuando voy a Ejecutar, hago lo siguiente:

1. Reviso todos los contextos que tengo disponibles.
   Cuando estoy en mi oficina, eso significa que además de los contextos que acabo de comentar, también reviso @teléfono, @online y @oficina
2. Una vez revisados todos, ya tengo claro en qué contexto está la siguiente acción por la que debo empezar, así que voy a ese contexto, elijo la acción y la ejecuto.
3. Una vez completada esa acción, reviso el resto de acciones de ese contexto, para aprovechar el hecho de que ya estoy en él. La mayoría de las ocasiones aprovecho para hacer alguna otra acción de ese contexto, en ocasiones incluso todas ellas.
4. Repito el paso 1.

Sentirte bien con lo que no haces

Si nunca has usado GTD^®, o usas mal GTD^®, es posible que el proceso que acabo de describir te parezca muy burocrático, algo que va a requerir un montón de tu preciado y escaso tiempo.

Es lógico, porque la experiencia previa que tiene la gente antes de usar GTD^® es la de trabajar con listas pesadas, parciales, inusables, con una mezcla amorfa de recordatorios poco claros y aún menos tachables.

Revisar esas listas es realmente una pesadilla así que, lógicamente, piensan «¡Uf! Si revisar mi lista es un horror, revisar veinte listas debe ser para morirse».

Lo que ocurre es que las listas de acciones GTD^® son listas agiles, completas, usables, sin mezclas, con recordatorios concretos de siguientes acciones físicas y visibles, altamente «tachables» (y si no te parece que tus listas sean así, es que estás usando mal GTD^®).

Lo cierto es que en elegir qué hacer tardo tan solo unos segundos, aunque tenga más de 100 siguientes acciones en el sistema, que es lo habitual.

A cambio de esta mínima inversión de tiempo, de apenas unos minutos al día, trabajo permanentemente con la tranquilidad y confianza de saber que estoy haciendo lo que tiene más sentido hacer en cada momento.

Porque, como dice Allen, «solo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces». Y eso solo puedes saberlo cuando trabajas sistemáticamente desde tus contextos.