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Contextos en GTD®: errores y malentendidos habituales

| tiempo de lectura 5:33'

Contextos: esos incomprendidos

Los «contextos» son, a la vez, uno de los elementos más potentes y uno de los peor entendidos y utilizados de toda la metodología GTD®.

En su primer libro, traducido al español como «Organízate con eficacia», Allen dice literalmente que «un contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada».

Casi inmediatamente después se contradice a sí mismo citando como ejemplos de contextos «llamadas» y «leer/revisar», que en realidad no son contextos (según su propia definición), sino categorías temáticas o de archivo.

La gente suele organizarse precisamente usando categorías temáticas o de archivo – algo completamente distinto de los contextos – por lo que esta incongruencia entre la definición y los ejemplos a veces genera confusión.

Por eso, en este post, voy a explicar qué son los contextos, para qué sirven y cómo utilizarlos.

Una palabra, varios significados

Lo primero que hay que entender es que la palabra «contexto» tiene más de un significado en la metodología.

Por una parte, un contexto es «lo que necesitas para poder completar una acción determinada».

Por otra, contexto es el nombre que le das a cada una de las listas de recordatorios que tienes organizados por contexto.

Explico esta diferencia un poco más.

Para «cambiar la lámpara del salón» necesitas estar en casa, luego «casa» es el contexto que necesitas para la acción «cambiar la lámpara del salón». Del mismo modo, para «desatascar el fregadero de la cocina» y «engrasar la cerradura de la puerta principal», también necesitas estar en casa.

Como necesitas el mismo contexto para las tres, sus recordatorios correspondientes los vas a poner juntos, en la misma lista.

¿Cómo se va a llamar esa lista en la que tienes los recordatorios de las siguientes acciones para las que necesitas estar en el contexto «casa» si quieres completarlas? Muy sencillo. Se va a llamar @casa.

Puede parecer un poco lioso, pero en el caso de los contextos tipo «persona», la diferencia está mucho más clara, ya que en GTD® esos contextos tienen un nombre distinto: «Agendas».

Así, la agenda @Elena es donde tienes los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando estés en el contexto «Elena» (si tienes dudas sobre las diferencias entre Agenda y Agendas en GTD®, lee este post).

Resumiendo todo lo anterior, tres de las utilidades del contexto son:

  1. Identificar las circunstancias en las que tiene sentido ver un recordatorio.
  2. Organizar juntos los recordatorios que tiene sentido ver en unas mismas circunstancias.
  3. Facilitar sinergias (es probable que, por ejemplo, las tres acciones del ejemplo anterior las hagas una detrás de otra cuando te pongas con ello).

Ponte fácil «estar a lo que estás»

Otro error muy común, sobre todo en las personas que ya creen saber algo más de GTD®, es afirmar que los contextos están obsoletos y han perdido su razón de ser, porque con las nuevas tecnologías puedes hacer prácticamente todo en prácticamente cualquier momento y circunstancia.

¿Cuál es entonces la alternativa efectiva a usar contextos? ¿Volver a la clasificación de archivo? ¿Tener una única lista kilométrica de siguientes acciones?

Lo cierto es que si tu lista de siguientes acciones contiene demasiados recordatorios, la vas a ignorar y eso te va a dificultar elegir una acción concreta y centrarte en ella.

Te vas a resistir a revisarla porque, a partir de un cierto número – que varía de persona a persona – revisar una lista da cada vez más pereza.

Probablemente a nadie le dé pereza revisar una lista con tres o cuatro recordatorios. Ahora bien, ¿qué pasaría si la lista tiene 80 recordatorios?

En mi experiencia, todas las personas tenemos un límite, sea 10 o 30, pero todas – sin excepción – sabemos que, a partir de un número, empieza a dar pereza revisar una lista. El problema de esto es que una lista sólo es útil si la usas

Por otra parte, la neurociencia ha demostrado que trabajar por contexto aumenta la productividad, precisamente porque trabajar con listas usables reduce la carga cognitiva y facilita el enfoque, es decir ayuda a «estar a lo que estás».

Así que otra utilidad del contexto es esta: hacer usables las listas de siguientes acciones, facilitando «estar a lo que estás».

Puedes hacer cualquier cosa, pero no todas a la vez

Si bien es cierto que en el planteamiento original de Allen el contexto estaba basado en factores limitantes, también es cierto que el hecho de que puedas trabajar en cualquier contexto para nada implica que puedas trabajar en todos ellos a la vez.

Si te vas a poner a enviar emails, por ejemplo, ver esos recordatorios junto a los de acciones que tienes que hacer con un Excel tiene una utilidad nula y además dificulta el proceso de elección de qué email enviar primero.

Con la práctica, he comprobado centrarme en un número reducido de opciones equivalentes me ayuda a evitar la procrastinación y también a elegir mejor.

Si yo usara un contexto @ordenador, en el momento de escribir este post tendría en él 60 recordatorios de siguientes acciones. Esto es lógico ya que, como es posible que te ocurra también a ti, para mucho de mi trabajo «necesito» el ordenador.

¿Qué ocurre? Que yo sé que no voy a revisarme una lista @ordenador con 60 recordatorios cada vez que vaya a elegir qué hacer cuando esté delante del ordenador (que es precisamente en lo que consiste el paso «Ejecutar»).

Por este motivo, en lugar de un único contexto @ordenador, lo he segmentado, introduciendo un nivel adicional de granularidad, de tal forma que esas 60 acciones están repartidas en listas más pequeñas, y por tanto más «usables», del siguiente modo:

  • @Access (2)
  • @BancaOnline (7)
  • @Blog (2)
  • @Chrome (7)
  • @Dropbox (6)
  • @Excel (5)
  • @GDrive (8)
  • @GMail (7)
  • @MindManager (3)
  • @PowerPoint (5)
  • @Slack (3)
  • @Word (5)

Cuando voy a Ejecutar, hago lo siguiente:

  1. Reviso todos los contextos que tengo disponibles.
    Cuando estoy en mi oficina, eso significa que además de los contextos que acabo de comentar, también reviso @teléfono, @online y @oficina
  2. Una vez revisados todos, ya tengo claro en qué contexto está la siguiente acción por la que debo empezar, así que voy a ese contexto, elijo la acción y la ejecuto.
  3. Una vez completada esa acción, reviso el resto de acciones de ese contexto, para aprovechar el hecho de que ya estoy en él. La mayoría de las ocasiones aprovecho para hacer alguna otra acción de ese contexto, en ocasiones incluso todas ellas.
  4. Repito el paso 1.

Sentirte bien con lo que no haces

Si nunca has usado GTD®, o usas mal GTD®, es posible que el proceso que acabo de describir te parezca muy burocrático, algo que va a requerir un montón de tu preciado y escaso tiempo.

Es lógico, porque la experiencia previa que tiene la gente antes de usar GTD® es la de trabajar con listas pesadas, parciales, inusables, con una mezcla amorfa de recordatorios poco claros y aún menos tachables.

Revisar esas listas es realmente una pesadilla así que, lógicamente, piensan «¡Uf! Si revisar mi lista es un horror, revisar veinte listas debe ser para morirse».

Lo que ocurre es que las listas de acciones GTD® son listas agiles, completas, usables, sin mezclas, con recordatorios concretos de siguientes acciones físicas y visibles, altamente «tachables» (y si no te parece que tus listas sean así, es que estás usando mal GTD®).

Lo cierto es que en elegir qué hacer tardo tan solo unos segundos, aunque tenga más de 100 siguientes acciones en el sistema, que es lo habitual.

A cambio de esta mínima inversión de tiempo, de apenas unos minutos al día, trabajo permanentemente con la tranquilidad y confianza de saber que estoy haciendo lo que tiene más sentido hacer en cada momento.

Porque, como dice Allen, «solo te puedes sentir bien con lo que no haces, cuando sabes qué es lo que no haces». Y eso solo puedes saberlo cuando trabajas sistemáticamente desde tus contextos.

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Comentarios

Angel avatar
Angel


Gracias Jose Miguel, me ha quedado muchisimo mas claro y veo que tengo que granular muchisimo mas mis contextos, porque esa sensacion de pereza la tengo si señor y quiero quitarmela de encima.

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Gracias a ti, Angel. Verás como notas la diferencia.
Un saludo!

Marcos A. Martínez avatar
Marcos A. Martínez


José Miguel, gracias por este fantástico post que da más luz sobre el complejo tema de los contextos en GTD que siempre deja dudas y riesgo de mal uso. Para mi los contextos, junto con la revisión, forman una de las piedras angulares del sistema GTD.

Un fuerte abrazo

Marcos A. Martínez

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Muchas gracias, Marcos. Estoy de acuerdo contigo. Los contextos son una de las piezas clave de la metodología, y normalmente cuesta bastante entender bien tanto el concepto como su potencial.
Un fuerte abrazo.

Gabriel Martorell avatar
Gabriel Martorell


Hola Jose Miguel,
¿Que tal?
Te mando un saludo y mis felicitaciones por este post. Me ha gustado mucho.
Quisiera plantear una duda respecto a tu técnica a la hora de ejecutar:
Cuando dices que tu primer paso es "Revisar todos los contextos que tengo disponibles" ¿te refieres a que lees/revisas todas las acciones que hay en cada uno de tus 15 contextos disponibles?
Y si es así, ¿eso no provocaría el mismo efecto que revisar una lista demasiado larga?
Un abrazo

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Muchas gracias, Gabriel.
Sí, me refiero a eso, teniendo en cuenta un matiz importante, y es que normalmente no necesitas revisar todos ellos cada vez posterior, ya que tienes muy claro en qué contextos están las acciones que tendría más sentido completar primero.
Por otra parte, aunque sea contraintuitivo, da menos pereza revisar 10 listas con 10 recordatorios que una lista con 100 recordatorios. No me preguntes por qué, por que no tengo la respuesta científica, pero sé que es así. De todos modos, aunque no lo sé, sí que intuyo a qué se debe, así que lo comparto.
Nuestra memoria operativa, o de trabajo, es limitada. Imagino que plantearse revisar un gran número de opciones genera rechazo porque el cerebro «sabe» que va a haber olvidado la mayoría de lo que está revisando antes siquiera de terminar la lista...
Un abrazo

Lluís Campderrich avatar
Lluís Campderrich


Hola J.M.!

En la respuesta a Gabriel Martorell, dices “...normalmente no necesitas revisar todos ellos cada vez posterior, ya que tienes muy claro en qué contextos están las acciones que tendría más sentido completar primero.”.

Mi pregunta es: ¿porqué uno tiene tan claro en qué contextos estan las acciones que tendría más sentido completar primero? Sobre todo ante una lista tan larga de contextos como la que tienes de temas de ordenador.

Saludos!

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Hola Lluís,

El hecho de revisar todos los contextos disponibles te da esa información. Si no es así es porque las siguientes acciones están mal definidas (mi próximo post va sobre esto) o porque están mezcladas con acciones que no son siguientes acciones

Lluís Campderrich avatar
Lluís Campderrich


Ups!

Gracias J.M.

Julio avatar
Julio


Llevo algunos días probando lo que propones aquí (me lo recomendaste en los comentarios de un post anterior) y debo decir que si me funciona mejor.

Sin embargo hay algo que ronda mi cabeza en la forma de escoger la primera acción a ejecutar (pasos 1 y 2). ¿No es esto una forma de seleccionar una "TMI" (tarea más importante)?¿En este caso si se pueden aplicar?

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Hola, Julio. Elegir en cada momento la acción que tiene más sentido hacer es completamente distinto de las TMI. Las TMI se eligen a priori, en lugar de en el momento de su ejecución. Eso da lugar a que, al llegar el momento de la ejecución, a lo mejor ya no sea la acción que tiene más sentido hacer, algo que nunca pasaría con GTD.
Las TMI se eligen una vez al día. Las acciones de GTD se eligen cada vez que se va a ejecutar una. Es un proceso continuo.
Saludos.

Andrés Atencio avatar
Andrés Atencio


Gracias por la explicación y sobre todo por mostrar cómo usted utiliza los contextos en el ordenador. Yo tengo el contexto @pc_oficina pero viendo el ejemplo de las 60 actividades vale la pena sentarse a revisar un segundo nivel según mis circunstancias.
Saludos

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Gracias, Andrés. A menudo las listas se van llenando de acciones hasta límites en que se convierten en poco usables, y como es algo que va ocurriendo poco a poco, a menudo no nos damos ni cuenta.
Saludos

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Una pregunta maestro Bolívar, ¿Qué idea se puede usar para evitar que una Acción Siguiente que aporta valor a nuestra vida no se ejecute sobrepasada por las Acciones Siguientes del día a día de nuestro trabajo?, son esas acciones que encontramos en nuestra Revisión Semanal y que nos causa gran malestar no ejecutar, por ejemplo "Llamar al Banco al telefono 9999999 para consultar el valor de las cuotas de un crédito educativo" que es nuestra Acción Siguiente del Resultado Esperado (Proyecto) "Matricularme en la especialización en XXXX".

Creo que a otras personas también les pasa y puede ser el motivo de que en las metodologías de productividad existan conceptos como las TMI (tareas muy importantes), tráguese primero el sapo, inicie su día con las piedras grandes, entre otros.

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Hola, Juan Carlos.
Todos esos consejos tipo (tráguese primero el sapo, inicie su día con las piedras grandes y demás) carecen del menor fundamento científico. Decirle a una persona que no alcanza su nivel de máxima energía hasta media mañana que empiece con una actividad que requiere alta energía es un sinsentido. El comportamiento efectivo es «haz coincidir tus actividades que requieren mayor energía con tus momentos de mayor energía, sean cuando sean».
Por otra parte, la forma de asegurarte que las acciones que eliges hacer en cada momento durante el día son realmente las que tiene más sentido hacer es trabajar a fondo la parte de perspectiva de GTD (o la parte proactiva de OPTIMA3) y, sobre todo, los horizontes superiores. Eso nos ayuda a trabajar con una intuición mejor informada, lo que se traduce en elecciones más alineadas con nuestro propósito, valores, visión, metas y objetivos.
Cuando el trabajo se impone sistemáticamente ante la vida, algo se está haciendo mal... ¿No crees?
Saludos!

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Muchas gracias por tu respuesta.

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