Aprendiendo qué es realmente una siguiente acción

Comentaba en un post anterior, que las listas de acciones de GTD^® son agiles, completas, usables, sin mezclas, con recordatorios concretos de siguientes acciones físicas y visibles, altamente «tachables» y que, si no te parecía que tus listas fueran así, es que estabas usando mal GTD^®.

Definir bien las siguientes acciones es muy fácil. A pesar de ello, son pocas las personas que lo hacen, incluso después de llevar años usando GTD^®.

Mi intención con este post es explicar qué es realmente una siguiente acción en GTD^®, qué la caracteriza, por qué y para qué tiene que ser así y en qué se diferencia de una tarea.

Si es accionable, se hace

Un error muy frecuente es malinterpretar qué es una «siguiente acción», confundiéndola con una «acción futura».

Una siguiente acción solo es siguiente acción si se puede hacer sin necesidad de completar antes otras acciones.

Pasar por alto este detalle fundamental da lugar a uno de los errores más graves que se cometen habitualmente al empezar a usar GTD^®: mezclar en el mismo sitio cosas que se pueden hacer (siguientes acciones) y cosas que aún no se pueden hacer (acciones futuras).

Por ejemplo, si yo quiero o tengo que colocar una lámpara en mi casa, solo pueden pasar dos cosas:

1. Que tenga en casa todo lo necesario, en cuyo caso colocar la lámpara es accionable (se puede hacer sin necesidad de hacer nada antes) ➜ es una siguiente acción.
2. Que me falte algo de lo necesario, en cuyo caso colocar la lámpara no es accionable (no se puede hacer hasta que no haga alguna otra acción antes) ➜ NO es una siguiente acción.

En un sistema GTD^® únicamente puede haber siguientes acciones, es decir, acciones accionables.

Las acciones futuras, es decir, las acciones que aún no son accionables, bajo ningún concepto pueden aparecer en las listas de acciones.

Aunque es innecesario, si por cualquier motivo quieres conservarlas, tienes que considerarlas «material de apoyo» y gestionarlas como tal, siempre fuera de tus listas.

Si se ve, se hace

Una siguiente acción en GTD^® se define como la siguiente actividad física y observable para que algo avance hacia su resultado final deseado.

Es indispensable entender muy bien que una siguiente acción tiene que ser – necesariamente – física y observable.

Nuestro cerebro está diseñado para entender y gestionar actividades físicas y observables, porque el trabajo que las personas hemos desarrollado durante la inmensa mayoría de nuestro proceso evolutivo ha sido precisamente así: manual, físico y observable.

Sin embargo, actualmente muchas personas trabajan como profesionales del conocimiento.

Este nuevo tipo de trabajo es evolutivamente desconocido para nuestro cerebro, que se enfrenta a él desde la incertidumbre que produce la falta de práctica, a la vez que lo encuentra ambiguo y complejo.

Algunas de las reacciones emocionales que se producen en respuesta a esta situación incómoda son la procrastinación, la sensación de agobio y el estrés.

Una actividad física y observable es aquella en la que se observa movimiento físico durante su ejecución.

Ejemplos de actividades físicas y observables son: escribir, leer, dibujar, imprimir, ir, hablar, llamar, descargar, crear, guardar…

Ejemplos de actividades que ni son físicas ni son observables son: pensar, decidir, preparar, organizar, evaluar, considerar, solucionar, finalizar, definir, establecer…

Es muy fácil. Si un observador externo es capaz de identificar visualmente con claridad cuándo empieza y cuándo termina de ejecutarse la acción, entonces es visible. En caso contrario, no lo es (¡y casi seguro que es un proyecto!).

Si se tacha, se hace

Allen dice que tus listas de siguientes acciones deben permitirte «ejecutar sin obstáculos». Para mí es una afirmación excesivamente ambigua, lo que es sinónimo de fácilmente (mal)interpretable.

Por otra parte, nunca he oído ni leído a Allen hablar de tachable ni de tachabilidad, que son factores clave en efectividad (lógico, ya que ambos son conceptos de OPTIMA3^®).

Una siguiente acción solo se puede ejecutar sin obstáculos si es «tachable», es decir, si el cerebro la percibe como una actividad que se puede ejecutar de una sola vez, sin interrupciones.

Al cerebro le encanta «tachar» porque hacerlo produce liberación de dopamina, la hormona de la motivación, la sensación de logro y el placer.

Por este motivo, cuando el cerebro se encuentra ante una variedad de opciones, tiende de forma natural a identificar y abordar primero la más «tachable» de todas.

De forma análoga, cuanto menos «tachable» es algo, más fácil es que lo procrastinemos.

Los factores que influyen en la tachabilidad de una siguiente acción son tres:

Concreción

«Llamar a Pepe para ver los temas pendientes del proyecto J»

es menos concreto que

«Llamar a Pepe acerca del projecto J para: 1) recordarle que me envíe el presupuesto de la última fase, 2) confirmar fecha de la próxima reunión con el cliente, 3) preguntarle si quiere incluir algún punto en la orden del día y 4) pedirle que me pase los datos de rentabilidad del primer trimestre».

La primera redacción es mucho menos tachable que la segunda y por tanto más susceptible de procrastinarla.

➜ Solución: concretar todo lo necesario para poder ejecutar sin tener que pensar, decidir ni recordar.

Disponibilidad

El recordatorio «hacer la transferencia para el viaje de fin de curso de Elena» tiene una disponibilidad nula, ya que carece de la información mínima necesaria para poder ejecutar la acción.

Para poder ejecutarla, antes tendré que buscar la información que me falta sobre el importe, la cuenta bancaria, el beneficiario y el concepto de la transferencia, lo que me hará procrastinarla.

Para que esta acción tuviera disponibilidad total y fuera tachable, se tendría que haber definido como «hacer una transferencia de 300€ a la cuenta IBAN ES00 2123 1243 1212 1212 1234, a favor del I.E.S. PEPITO GRILLO DE CUENCA, concepto Reserva viaje fin de curso Elena García Pérez».

➜ Solución: disponer en el recordatorio de la acción de toda la información necesaria para poder ejecutarla.

Duración

Si una siguiente acción va a requerir un bloque de tiempo continuo que difícilmente vamos a encontrar, automáticamente será percibida como menos tachable. La acción tiene que tener una duración creíble para tu cerebro.

➜ Solución: dividir la acción en acciones tan pequeñas como sea necesario para poder completarlas de una vez.

Los proyectos se consiguen; las acciones se hacen

La mayoría de la gente, cuando se acerca por primera vez a GTD^®, está acostumbrada a trabajar con algo más o menos parecido a una «lista de tareas».

Por otra parte, también está acostumbrada a trabajar con o en proyectos, o al menos sabe lo que son.

Consecuencia de lo anterior es un error que se comete de manera sistemática al empezar con GTD^®, que es hacer la siguiente «traducción» errónea ➜

Mis tareas de toda la vida = mis siguientes acciones de GTD^®

Mis proyectos de toda la vida = mis proyectos de GTD^®

Y así nos quedamos tan a gusto. Claro, luego diremos que GTD^® no funciona y que bla, bla, bla ¿Pero cómo quieres que funcione, si lo estás usando mal?

Esta es la «traducción» correcta ➜

Algo nuevo que jamás he usado en mi vida = mis siguientes acciones de GTD^®

Mis tareas de toda la vida = mis proyectos de GTD^®

Mis proyectos de toda la vida = mis objetivos de GTD^®

Resumen

Como decía el maestro Peter Drucker, el trabajo del conocimiento se diferencia del trabajo manual en que no es evidente, y ello nos lleva a que, antes de poder «hacer» un trabajo del conocimiento, hay que transformarlo en evidente.

La forma de convertir un «trabajo no evidente» en un «trabajo evidente» es definir concretamente qué hay que hacer físicamente con ello (siguiente acción) y cuándo está hecho (proyecto).

Por otra parte, para poder tener nuestros compromisos controlados, y avanzar con ellos con confianza y sin estrés, necesitamos contar con dos inventarios completos y bien definidos de recordatorios.

Por una parte, qué resultados queremos conseguir. Por otra, qué acciones podemos hacer ahora que nos acerquen a dichos resultados.

Porque los resultados no se hacen, sino que se consiguen realizando una serie de acciones.

Para esto sirven la Lista de Proyectos y las listas de Siguientes Acciones: para tener claro y sin mezclar, qué quieres conseguir y qué puedes hacer para conseguirlo.