Óptima Infinito

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Entendiendo la diferencia entre orden y organización

| tiempo de lectura 5:03'

Por alguno de los comentarios a mi anterior post, «Marie Kondo: un análisis desde la efectividad», he podido comprobar que la diferencia entre orden y organización sigue sin estar clara para algunas personas.

Por este motivo, voy a dedicar este post a intentar explicar con la mayor claridad posible cuál es la diferencia y por qué es importante diferenciar ambos conceptos.

Daniel Levitin es un conocido neurocientífico, experto en psicología cognitiva y autor de numerosos libros, entre ellos «The  Organized Mind», en el que explica claramente en qué consiste organizar y por qué y para qué es útil y necesario hacerlo.

Nuestro cerebro consume energía y la energía mental es limitada. Hacer un uso eficiente de dicha energía es, por tanto, un requisito para poder mejorar nuestra efectividad.

Hay cosas para las que nuestro cerebro es francamente malo, como por ejemplo gestionar recordatorios de cosas que tenemos que hacer, y otras para las que es francamente bueno, como por ejemplo establecer relaciones entre lugares y significados.

Hay una zona concreta del cerebro especializada en establecer y gestionar estas relaciones: el hipocampo.

Nuestros antepasados necesitaban tener muy claro, si querían sobrevivir, «dónde» estaba el poblado del enemigo, «dónde» se podía encontrar comida o «dónde» guarecerte de las inclemencias del tiempo.

Por tanto, desde la prehistoria, el ser humano está acostumbrado a pensar en términos de «lo que está en tal sitio significa tal cosa».

Esta capacidad para establecer correspondencias biunívocas entre lugares y significados es lo que científicamente se llama organizar, aunque la RAE, como ocurre habitualmente, siga yendo un paso crucial por detrás…

Dicho de otra forma, organizar es establecer correspondencias biunívocas entre «qués» y «dóndes».

Por su parte, ordenar es aplicar secuencias o patrones, los cuales pueden ser muy diversos: alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, geométricos, estéticos…

Dicho de otra forma, ordenar es aplicar «cómos».

Cuando organizo, decido «qué» poner «dónde». Cuando ordeno, decido «cómo» poner «qué».

Obviamente, organizar y ordenar son compatibles. Algo puede estar simultáneamente organizado y ordenado.

Lo que es importante es entender que una cosa es que el orden y la organización «puedan» existir simultáneamente y otra, completamente distinta, que «tengan que» existir simultáneamente.

Por otra parte, en la práctica, hay más personas ordenadas entre las personas organizadas y, del mismo modo, hay más personas desorganizadas entre las personas desordenadas.

Pero la realidad es que se puede ser una persona organizada y desordenada, al igual que se puede ser una persona ordenada y desorganizada.

Y lo más importante de todo, hay que tener siempre en cuenta que el propósito de organizar es reducir la carga cognitiva sobre el cerebro a la hora de encontrar lo organizado.

Eso implica tener en cuenta el rendimiento neto de organizar. Si, para reducir carga cognitiva cuando vaya a acceder a lo organizado, dedico más recursos cognitivos de los que me voy a ahorrar, entonces soy ineficiente.

Este el el motivo por el que existe la «Regla de los 2 minutos» de GTD® que, como explica el propio David Allen, es un umbral de eficiencia: si tardas más en organizarlo que en hacerlo, ¡hazlo!

Esto último es importante porque hay actividades relacionadas únicamente con el orden que consumen recursos cognitivos y no aportan valor alguno a la organización ni, por tanto, a la efectividad.

Esto no significa que esté mal hacerlas, sino simplemente entender que el propósito de esas actividades es otro. Ordenar puede, por ejemplo, producir una satisfacción simplemente estética (nos gusta cómo queda) y eso puede ser un propósito en sí mismo, aunque sea irrelevante para la efectividad.

En línea con lo anterior, organizar «bien» significa buscar la forma más efectiva de organizar, que es la que permite el máximo ahorro de carga cognitiva con la mínima inversión de esfuerzo cognitivo.

Vamos a ver algunos ejemplos de ambos conceptos.

  • Una habitación llena de libros tirados por el suelo para donar está:
    • Desordenada, ya que no hay ningún patrón o secuencia reconocibles, es decir, no se encuentra un «cómo».
    • Organizada, ya que sí existe una correspondencia entre un «qué» (los libros para donar) y un «dónde» (esa habitación), es decir, hay una correspondencia entre un lugar y un significado ➜ la habitación de los libros para donar.
  • Una habitación en la que voy dejando todos los libros, tanto si los quiero conservar como si los quiero donar, en la misma estantería, agrupándolos según tamaño, está:
    • Ordenada, ya que se ha aplicado un «cómo» al dejar los libros (un criterio estético, los grandes con los grandes, los medianos con los medianos…).
    • Desorganizada, ya que no existe ninguna correspondencia entre «qués» y «dóndes». Cuando quiera donar los libros, tendré que revisarlos todos, uno por uno, para separar los que me quiero quedar y los que quiero donar.
  • Una habitación en la que voy dejando los libros que quiero donar en una parte de la estantería y los que quiero conservar en la parte opuesta, todos ellos agrupados por tamaño, está:
    • Ordenada, por el mismo motivo de antes (estético).
    • Organizada, ya que ahora sí hay una correspondencia entre «qués» y «dóndes». Cuando quiera donar los libros, sé que están todos en una parte concreta de la estantería.
  • Una habitación en la que voy dejando los libros que quiero donar en una parte concreta, ordenados alfabéticamente por autor, y el resto sin ordenar, en la otra parte de la estantería, está:
    • Sobre-ordenada, ya que he consumido recursos innecesarios en aplicar un patrón de orden alfabético a unos libros que voy a donar, por lo que nunca recuperaré esa inversión cognitiva.
    • Organizada, exactamente igual que en el caso anterior.
  • Una habitación en la que voy dejando los libros que quiero conservar en una parte concreta, ordenados alfabéticamente por autor, y el resto sin ordenar, en la otra parte de la estantería, está:
    • Ordenada, en esta ocasión según un orden alfabético en lugar de estético.
    • Organizada, pero menos eficientemente que en los casos anteriores, ya que he invertido recursos cognitivos extra en ordenar alfabéticamente los libros, algo que va a tener un retorno mínimo, ya que parece poco probable que recuerde todos los nombres de todos los autores y, por tanto, dónde encontrar cada libro. Una clasificación por temas en lugar de alfabética habría sido más efectiva.

Como puedes comprobar, diferenciar orden de organización, puede ser muy sencillo o no serlo tanto.

Suele ser sencillo cuando uno de los dos elementos, el orden o la organización, falta de manera evidente.

Sin embargo, en muchas ocasiones la diferencia está menos clara, por ser más sútil, sobre todo cuando el orden lleva aparejada una mejora de la organización.

En cualquier caso, espero que este post te haya ayudado a entender mejor la diferencia entre orden y organización, dos conceptos que, aunque a menudo van de la mano, son completamente distintos.

Y sí me gustaría que te llevaras una idea clara de todo esto: lo único que importa para la efectividad es la organización.

El orden es útil cuando contribuye a la organización, pero el orden por el orden es irrelevante para la efectividad.

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Comentarios

Jaír Amores avatar
Jaír Amores


Buenas! Aquí Jaír, de EfectiVida.
Muchas gracias José Miguel por el post. Estaba esperándolo con ansias, ya que me considero en parte "culpable" de que lo hayas escrito. De hecho, no me quedé muy a gusto con los comentarios que puse en tu otro artículo. Intento ser siempre conciliador, pero evidentemente, tengo opiniones formadas, como casi todo el mundo, a pesar de que muchas veces sean erróneas. Y aunque soy consciente de que estoy comentando en casa ajena, y debo un respeto a aquellos, como es tu caso, que llevan años dedicándose al tema de la efectividad, tampoco me gusta aceptar las cosas porque sí, o porque "no sé quien" lo ha dicho.
Así que vayan por delante mis disculpas si te he podido molestar de algún modo, y por supuesto, mi agradecimiento por el hecho de que hayas escrito este artículo. Se nota el esfuerzo que le has puesto por clarificar el tema.
Es evidente que una cosa es lo que dice el diccionario, otra lo que cada cual pueda entender, y otra, la más importante, lo que significa a efectos prácticos, relacionando el concepto con la efectividad.
Después de haberlo comprendido mejor, me queda muy claro el tema (o eso creo, jeje). El orden en sí mismo no guarda relación directa con la efectividad. Incluso ordenar por ordenar sería muy inefectivo.
Sí creo que tener algo ordenado con un sentido práctico ahorra tiempo a la larga, y me parece entender que tú lo expresas muy bien en el último punto, cuando hablas de una clasificación por temas, que hubiese sido más efectiva.
De todas formas, como tú dices, no es tan sencillo entender los matices. Y está claro que estas cosas se aprenden con la práctica. En mi caso, siempre fui muy ordenado, hasta el extremo. Sin embargo, de unos años para acá, he ido aprendiendo a limitar el orden, porque no era rentable. Sigo buscando el equilibrio.
En definitiva, muchas gracias por todo lo que aportas con tus artículos. Siempre es bueno aprender, sin duda, aún si hay que rectificar.
Un saludo desde Las Palmas!

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Hola, Jaír:
Nada que disculpar. Cada cual es libre de tener sus propias opiniones. Entiendo que es un tema que puede resultar inicialmente complejo, ya que en el lenguaje coloquial hay bastante confusión en el uso de los términos. Esto es algo que todas las personas que integramos OPTIMA LAB tenemos ocasión de comprobar con frecuencia. Hay personas que llaman ordenar exactamente a lo mismo a las que otras llaman organizar, y viceversa.
Por eso nos parece importante que se entiendan bien los conceptos, y las implicaciones de ambos para la mejora de la efectividad. Como tú bien dices, a veces el orden no es rentable, algo que difícilmente ocurre con la organización.
Me alegra saber que te ha resultado útil el post y también verte de nuevo por aquí.
Un saludo!

Julio avatar
Julio


Aplicando estas ideas al tema de GTD:

Un contexto es un «dónde», un contenedor o lista a donde voy para buscar un «qué», un conjunto de próximas acciones que tiene sentido hacer por las circunstancias en las que estoy.

Entonces ¿Lo que está dentro del contexto puede estar desordenado? ¿Los otros criterios GTD para seleccionar la proxima acción «tiempo, energía, prioridad» son un «cómo»?, es decir, ¿no necesito ponerlos explícitamente en mis listas ?

Debido a que en mi lugar de trabajo tengo todas las herramientas necesarias para trabajar estoy probando usar contextos del tipo:

Contexto 1: Próximas acciones que se hacen en mi lugar de trabajo, requieren poco tiempo (menos de 20 min) y poca concentración (energía)

Contexto 2: Próximas acciones que se hacen en mi lugar de trabajo, requieren mas de 20min y poca concentración (energía)

Contexto 3: Próximas acciones que se hacen en mi lugar de trabajo y requieren concentración máxima (por lo regular deben ser de más de 30min)

¿Tienen sentido hacerlo así?

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Hola, Julio:

Muy interesantes tus preguntas. Para responderte, tengo que diferenciar entre los dos significados que la palabra «contexto» tiene en GTD.

Por una parte, conceptualmente hablando, un contexto es un «qué» = qué necesito (qué lugar, qué herramienta y, en general, qué circunstancias tienen que darse) para poder hacer las siguientes acciones cuyos recordatorios tengo dentro de esta lista.

Por otra parte, contexto también es el nombre que damos a las listas correspondientes, y estas listas son «dóndes».

Para que quede claro: el contexto como circunstancia es un «qué» y el contexto como lista es un «dónde». Si yo tengo que hacer una siguiente acción «llamar a Fulanito», necesito un teléfono, luego el teléfono es «qué» (contexto) necesito para hacer la acción. Luego, por otra parte, tendré una lista llamada @teléfono, que es a lo que comúnmente se llama contexto, dentro de la cual tendré todos los recordatorios de las siguientes acciones para las que necesito un teléfono.

Para evitar confusiones, en el resto de respuestas voy a diferenciar entre contexto (qué necesito) y lista de contexto (donde tengo los recordatorios de las siguientes acciones que tengo que completar en un determinado contexto).

Dentro de una lista de contexto, el contenido puede estar ordenado o desordenado. Normalmente está ordenado, por orden de introducción, pero da exactamente igual cómo esté.

El tiempo y la energía se pueden utilizar como subcontextos, aunque yo lo desaconsejo. Durante muchos años los he utilizado, pero ahora hace también ya muchos años que los he dejado de usar y el sistema gana mucho en agilidad.
En la práctica, es mucho más importante mantener tus listas con un volumen manejable de siguientes acciones que complicarlas con información extra. Lo cierto es que, al revisar tus siguientes acciones, sabes de sobra qué lleva más o menos tiempo y qué requiere más o menos energía mental.

Puede tener sentido hacerlo como tú lo estás haciendo. Yo lo he hecho así durante mucho tiempo. Mi experiencia es que es menos útil que segmentar el contexto por otros criterios.

Como yo lo haría sería olvidarme del tiempo y la energía al anotar las acciones (teniéndolos por supuesto en cuenta al Ejecutar) y trabajar con contextos más granulares. Yo tengo contextos como @gmail, @word, @slack, @dropbox, @excel... Eso me permite trabajar siempre con listas muy ágiles y manejables, en lugar de tener una única lista @ordenador con 70 u 80 acciones, que sería totalmente inmanejable.

Que tengas todas las herramientas a mano para trabajar es distinto de que puedas trabajar con todas ellas a la vez. Evita caer en la trampa de creer que el contexto es innecesario simplemente porque puedes elegir entre ellos.

Espero haber aclarado tus dudas.

Un saludo

Julio avatar
Julio


¿Y cómo elijo entre los contextos/herramientas al momento de ejecutar?

Son las 7 am, no tengo juntas por delante y traigo la energía al 100%. Con mi paradigma actual me daría igual hacer una tarea de mis contextos excel, outlook, word o laboratorio, ya que todo se debe hacer "lo antes posible".

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Filtras todos los contextos en los que podrías hacer algo. Tomas el primero y miras su contenido. Luego vas al segundo contexto y haces lo mismo. Igual con todos los demás contextos disponibles. Una vez comprobados todos tus contextos disponibles, sabrás con claridad cuál de todas las siguientes acciones que has visto tiene más sentido hacer y en qué contexto está.

Entonces vas a ese contexto y haces la acción. Cuando la termines, compruebas si tendría hacer alguna acción más de ese mismo contexto aprovechando que ya estás en él (normalmente será así). Si es así, la(s) haces. A continuación repites el proceso inicial.

Por cierto, en filtrar los contextos, mirar su contendio y elegir cúal es la siguiente acción que tiene más sentido hacer se tarda unos 20-30 segundos máximo.

Si tardas más, es que tu sistema GTD está mal montado, probablemente por culpa de la herramienta, o porque haces algo mal tú (no aclaras bien, no concretas la siguiente acción, confundes acciones y proyectos, etc.)

Luis X. González avatar
Luis X. González


Hola José Miguel

Tus respuestas dan para otros posts.
Observo que con tu segunda respuesta oficialmente has enterrado los pseudocontextos de tiempo y energía, de los que hablas en este blog y en tu libro. No lo sabía, y me parece muy bien, efectivamente se pierde en agilidad al añadir información extra. Desde hace tiempo también había abandonado el subcontexto de tiempo para el contexto @oficina, el de energía no lo usaba.
Me gustó lo de los contextos más granulares, y así veo que oficialmente has enterrado el contexto de "ordenador", sobretodo para cuando ese contexto se vuelve muy extenso. Desde hace varias semanas empecé a usar varias contextos por el nombre del software, y efectivamente ganas en agilidad.

Y del motivo del post, me ha ayudado tu distinción entre orden y organización. Ahora comprendo la razón del por qué un directivo que da resultados, puede tener al mismo tiempo un cierto caos en los escritorios de su oficina y de su ordenador.

De tu última respuesta, ¿te refieres a 20 - 30 minutos?, pues se me hace mucho tiempo.

Una vez más, gracias por ayudarnos a clarificarnos las ideas.

Un abrazo,

Luis X

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Hola, Luis X.:
Muchas gracias. El tiempo y la energía los utilizo únicamente al Ejecutar. He comprobado que es innecesario incluirlos también al Organizar.
Gracias por detectar la errata! Me refería a 20-30 segundos (ya lo he corregido), no minutos!!
Un abrazo.
JM

Luis X. González avatar
Luis X. González


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