Gestión efectiva de reuniones: Motivos y Tipos

Las reuniones, al igual que ocurre con el email, son un recurso productivo potencialmente muy útil, pero que, debido a su mal uso, se ha convertido en un agujero negro productivo para las organizaciones.

Del mismo modo que dejamos de usar el email internamente hace años, en OPTIMA LAB hace mucho que dejamos de reunirnos de la forma tradicional.

En su lugar, hemos desarrollado una metodología propia para la gestión efectiva de reuniones. Gracias a ella, las reuniones en OPTIMA LAB son un recurso productivo útil, en lugar de una pérdida de tiempo.

Para que una reunión sea un recurso productivo útil, lo primero que hay que hacer es revisar el paradigma tradicional desde el que se plantea la conveniencia o necesidad de llevar a cabo una reunión.

Cuándo tiene sentido una reunión

A partir de los 5 motivos que justifican la existencia de una reunión, según David Allen, yo añado algunos matices que me parecen importantes ya que, sin ellos, se podría conseguir el mismo objetivo de forma más efectiva.

En negrita, los motivos originales de David Allen. El resto de cada frase es mío:

1. Compartir información que, por su complejidad o diversidad de matices, sea inefectiva compartir por cualquier canal asíncrono (email, repositorio de información, intranet, blog…), ya que se prevén preguntas y/o interacción.
2. Recabar información que, por los mismos motivos de antes, sea inefectiva recabar a través de cualquier canal asíncrono (email, formulario…), ya que se prevén preguntas y/o interacción.
3. Explorar opciones aprovechando la inteligencia colectiva en temas o circunstancias en los que la interacción síncrona aporte valor sobre la interacción asíncrona.
4. Tomar decisiones de manera colectiva en temas o circunstancias en los que la interacción síncrona aporte valor sobre la interacción asíncrona.
5. Facilitar/potenciar el contacto humano entre las personas que forman un colectivo.

Tipos de reuniones

Por otra parte, hay que tener en cuenta que las reuniones pueden categorizarse de acuerdo con estas características:

1. Previstas vs. imprevistas: Tienen, o no, una fecha y duración determinada con anterioridad.
2. Puntuales vs. recurrentes: Ocurren, o no, cada aproximadamente X tiempo.
3. Breves vs. extensas: Durán, o no, un par de horas como máximo.
4. Presenciales vs. virtuales: Las personas concurren, o no, en un mismo espacio físico.
5. Entre dos personas vs entre varias personas.

Lógicamente, en función de las características de cada reunión, esta deberá plantearse de una forma u otra. Además, es imprescindible entender que las reuniones son, ante todo, un canal de comunicación.

En OPTIMA LAB tenemos muy bien definido qué canal hay que usar para cada tipo de comunicación y, lógicamente, esto aplica también a las reuniones.

Así, las reuniones que mantenemos de forma más frecuente son las imprevistas + puntuales + breves + virtuales + entre dos personas.

Cuando, al trabajar en un tema, surge algo que requiere interactuar con otra persona, en lugar de empezar una conversación interminable por email (o por Slack en nuestro caso), lo más efectivo es una breve conversación cara a cara, en tiempo real.

En un mismo día de trabajo, es fácil que nosotros tengamos una, dos o incluso tres reuniones de este tipo. Son reuniones muy rápidas, a menudo de tan solo unos minutos, siempre centradas en temas muy concretos, y muy efectivas.

También tenemos reuniones previstas + recurrentes + breves + virtuales + varias personas. A este grupo pertenecen, por ejemplo, las reuniones de desarrollo competencial.

También pertenecen a este tipo las reuniones de revisión semanal de proyectos de red, en las que revisamos cerca de 50 proyectos en una hora y cuarto aproximadamente.

Para todas nuestras reuniones virtuales, la herramienta que usamos actualmente, y después de un exhaustivo análisis de las opciones disponibles, es Zoom.

Muy rara vez mantenemos reuniones virtuales extensas. Cuando esto es inevitable, lo que hacemos es fragmentarla en reuniones más breves. Las reuniones virtuales extensas son inefectivas por definición.

Hay sin embargo un tipo de reunión en particular cuyas diferencias con las reuniones al uso en las organizaciones son de tal magnitud que requiere un post específico para hablar de ellas.

Por eso, en un próximo post, voy a compartir contigo la forma en la que planteamos y llevamos a cabo un tipo muy concreto de reuniones previstas + recurrentes + extensas + presenciales + entre varias personas: nuestras Jornadas OPTIMA LAB.

Si quieres saber más en detalle cómo aplicamos nuestra metodología, ¡cuento contigo!