Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

Optima infinito

Gestión efectiva de reuniones: Metodología OPTIMA LAB

| tiempo de lectura 5:51'

Gran parte de las reuniones improductivas que tienen lugar en las organizaciones son previstas, recurrentes, extensas, presenciales y entre varias personas.

Por este motivo, después de haber visto ya en un post anterior los 5 motivos que justifican la existencia de una reunión y los distintos tipos de reuniones que existen, en este post voy a centrarme únicamente en este tipo de reuniones y en cómo las gestionamos en OPTIMA LAB.

La efectividad de una reunión se mide por el valor total que aporta

La clave para que una reunión sea efectiva es que aporte valor a todas las personas que participan en ella.

En consecuencia, los temas a tratar en la reunión deberían resultar de interés para las personas que asisten. Por otra parte, sería poco realista pensar que todos los temas van a interesar por igual a todas las personas, así que tampoco se trata de eso.

Lo que sí es importante es que todas las personas que asisten tengan interés en algo de lo que se va a tratar allí.

Para que todas las personas tengan oportunidad de plantear temas que les interesan, en OPTIMA LAB disponemos de un tablero de Trello con una serie de listas temáticas en las que cualquier nodo puede plantear cualquier tema para la siguiente reunión. Sin límite de ningún tipo.

Otra ventaja de esta forma de trabajar es que, si los temas que hay no interesan en absoluto a una persona, esta puede influir en que no se traten en la reunión. La forma de conseguirlo es proponiendo ella otros temas que susciten más interés entre los asistentes que los ya se han propuesto.

Adiós al hablar por hablar

Como cualquier nodo puede plantear antes de la reunión cualquier tema, durante la reunión únicamente se pueden tratar los temas que ya están planteados.

Cualquier tema nuevo que surge se captura, bien para tratarlo al final de la reunión, si ya se han tratado todos los temas previstos, bien para la próxima reunión. Sin excepciones.

La lógica es sencilla. Si han pasado varios meses y alguien no ha propuesto un tema, es simplemente porque no se ha preparado la reunión de manera adecuada.

Permitir incluir temas en el último momento, cuando no se ha hecho nada al respecto en varios meses, es dar un refuerzo positivo a un comportamiento erróneo.

La esencia de la efectividad está en separar «pensar» de «ejecutar».

Por eso hay que facilitar que las personas piensen antes de las reuniones qué temas quieren abordar en ellas, en lugar de permitir improvisar durante las mismas.

Adiós a sobreplanificar

Decidir a priori qué tema va a tener sentido tratar en cada momento, o cuánto tiempo va a requerir tratar cada tema, es absurdo, ya que carecemos de una «bola de cristal» para adivinarlo.

Por ello, el tema a tratar en cada momento se elige de manera dinámica y en función de unos criterios objetivos.

Por otra parte, los temas se tratan únicamente mientras aportan valor a la persona que los planteó y se dejan de tratar cuando dejan de hacerlo.

Para elegir en cada momento el tema que tiene más sentido, cuando cualquier nodo añade un tema a las listas de Trello, tiene que añadir también la siguiente información:

  • Su nombre. Esto es importante, porque cada nodo es responsable de conseguir que sus temas se traten, y también de moderar la parte de la conversación correspondiente. Esto hace que cada nodo se tenga que preocupar porque sus temas resulten de interés para el resto, o tendrá complicado que sean elegidos para tratarse.
  • El tiempo requerido estimado. Solo hay dos valores posibles: mucho tiempo o poco tiempo. Mucho tiempo es más de 15′-20′. Poco tiempo es menos de 15′-20′. Lógicamente, cuando un tema se etiqueta como «poco tiempo», el tiempo destinado a tratarlo no puede exceder los 15′-20′. No hay ninguna restricción a la hora de decidir si los temas son de mucho o poco tiempo, pero se exige congruencia, para evitar la picaresca.
  • La energía requerida estimada. Solo hay dos valores: mucha energía o poca energía. El nivel de energía disponible en cada momento lo va decidiendo el grupo en tiempo real, cada vez que termina de tratar un tema y va a elegir el siguiente. Lógicamente, se exige que el nivel de energía sea acorde a lo dicho. Si, por ejemplo, un tema que requiere alta energía se ha etiquetado como de baja energía, se desestima y no se trata.
  • El motivo o motivos por los que se plantea ese tema, según los 5 motivos indicados en el post anterior. Puede haber más de un motivo por tema. De nuevo, se exige coherencia, es decir, si el motivo ha sido compartir información, una vez compartida, se da el tema por cerrado. Evidentemente, si a priori se tienen, por ejemplo, tres motivos, se pueden poner y llevar a cabo los tres.

Eligir con sentido qué hacer en cada momento

Durante la reunión, se va revisando el contenido del tablero de Trello para, en función del tiempo y la energía disponibles, elegir qué tema tratar en cada momento, teniendo también en cuenta el interés que suscita cada uno de ellos en el grupo. Esta elección final, una vez filtradas las opciones por tiempo y energía, es por votación.

La persona que plantea un tema es quien tiene claro el propósito que persigue al plantearlo y es por tanto quien lo expone y modera la conversación posterior. Es también quien decide mantener o terminar la conversación cuando ha logrado su propósito (siempre dentro del mucho/poco tiempo definido).

Una vez tratado un tema, se le pone una pegatina en Trello para identificarlo como ya tratado.

Los temas nuevos que van surgiendo durante la reunión, se capturan aparte. La información que surge y las decisiones que se toman, también se capturan aparte.

Esta forma de trabajar asegura que se van a tratar los temas más relevantes para la mayoría de las personas y también que va a haber seguimiento de los temas tratados y las decisiones tomadas.

Acabar con los males típicos de las reuniones

Hay personas que tienen por costumbre plantear temas que no están en la agenda. Con esta metodología, estas personas se quedan sin voz, ya que cualquier propuesta que no está en la agenda se captura para otra ocasión.

Esto obliga a las personas que asisten a llevar las reuniones debidamente preparadas.

Hay otras personas a las que les gusta escucharse. Con este método lo tienen difícil. Si el tema que se está tratando no lo han propuesto ellas, la persona que planteó el tema que se está tratando puede cortarlas en cualquier momento o incluso impedirlas participar por completo en la conversación.

Si el tema tratado lo han propuesto ellas y lo han etiquetado como «poco tiempo», no van a poder hablar más de los 15′-20′ previstos. Si además lo que dicen no interesa a las demás personas, van a tener difícil que se elijan más temas propuestos por ellas durante esa reunión.

Esta metodología asegura que las personas más introvertidas puedan participar sin que su protagonismo sea inhibido por las más extrovertidas.

Resumen

A diferencia de una reunión familiar o de una reunión entre amigos, una reunión profesional es una herramienta de trabajo y por tanto hay que aprender a utilizarla de manera efectiva.

Esta metodología es muy útil y sencilla de aplicar, y permite lograr unos resultados espectaculares.

Por otra parte, esta nueva forma de reunirse resulta muy dura de digerir para algunos egos y es difícil de encajar en estructuras jerárquicas, donde a menudo los temas a tratar se eligen más en función de criterios de autoridad de quien convoca que del valor real aportado a los participantes.

Pero la efectividad se mide en función del valor que aporta la consecución de un resultado vinculado a un propósito.

Por tanto, gestionar de manera efectiva una reunión significa lograr que aporte el máximo valor posible al máximo de personas que asisten, y haciendo un uso óptimo de los recursos disponibles: atención, interés, tiempo y energía.

Con la metodología OPTIMA LAB para la gestión efectiva de reuniones, es muy fácil conseguirlo.

Post relacionados

Comentarios

Jaír Amores Laporta avatar
Jaír Amores Laporta


Hola! Aquí Jaír, de EfectiVida.
Muy buenos puntos. En mi trabajo no tengo muchas reuniones, pero sí en otros ámbitos. Una de las cosas que más hacen perder el tiempo y que restan calidad es lo que mencionas de no tratar lo que no estaba previsto. La persona que dirija la reunión debería ser inflexible en esto. Ya no es solo porque el típico “Por cierto, ya que dices eso...” distrae la atención, sino que, al no haber estado en la agenda, los demás asistentes no han tenido la oportunidad de prepararse bien.
Mucho que mejorar en las reuniones, la verdad...
Saludos desde Las Palmas!

 avatar


Uno de los problemas con las reuniones es que generalmente la gente no las considera «sus» reuniones, sino las reuniones de otras personas. Eso lleva a mantener una actitud pasiva, incluso abnegada, ante la reunión. Por eso, un cambio de paradigma, y de mentalidad, necesario, es que cada persona que asiste a una reunión tenga claro que está invirtiendo su tiempo, y que asistir a esa reunión le supone un «coste de oportunidad». Por este motivo, tiene derecho a exigir que la reunión le aporte valor o, en caso contrario, a abandonarla o incluso no asistir a ella.
Saludos!

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola José Miguel:

Gracias por tu post.

Llevo varias semanas releyéndolo para ver cómo podría incorporarlo en mi entorno laboral.

Me surgen las siguientes dudas:

1) ¿Con cuánta antelación a la celebración de la reunión se puede proponer temas?

2) En relación con la anterior pregunta, ¿se comparte con el grupo qué se espera de cada uno de ellos para que cada asistente, proactivamente, se lo prepare ? En el día a día, frecuentemente, me encuentro en reuniones donde los asistentes asisten a reuniones "a verlas venir" sin tener claro qué se espera de ellas.

Por último, ¿cómo planteais reuniones presenciales, entre varias personas y no recurrentes para tratar un tema concreto?

Gracias.

Un saludo!

 avatar


Hola, Gonzalo:
1) Eso es algo a decidir por vosotros. Nosotros solemos proponer temas hasta unos días antes de la reunión. En teoría, podría hacerse hasta el momento en que empiece.
2) Eso no funciona así en esta metodología. Si alguien va «a verlas venir», lo mejor es que no vaya. El primer requisito para que una reunión pueda ser efectiva es que la participación en ella sea voluntaria. El problema de las reuniones en las organizaciones es que la gente se ve obligada a ir a reuniones que no le aportan nada en absoluto.

En cuanto a tu último punto, normalmente usamos Doodle para «cuadrar» agendas y yo ofrezco únicamente franjas horarias de «baja energía» (última hora de la mañana o por la tarde). No me entra en la cabeza que la gente en las organizaciones dedique sus escasas horas de energía alta a reuniones.
Ya durante la reunión, la lógica es muy parecida. Se trata el tema a tratar, durante el tiempo que tiene sentido, y cuando se ha tratado, se finaliza la reunión. Si sale algo adicional, se captura para otra ocasión.

En general, intentamos activamente evitar las reuniones presenciales al máximo. En mi caso, el 90% de las reuniones que mantengo al cabo del año son virtuales.

Un saludo!

GonzaloD avatar
GonzaloD


Gracias José Miguel.

Con lo de "a verlas venir", me refería a que si por ejemplo, el propósito de la reunión es tomar una decisión sobre un cierto tema y los asistentes no conocen con antelación de qué se trata o incluso si no se les anticipa que se espera de ellos durante la reunión explícitamente, nos encontramos con que concluimos la reunión sin haber sido capaces de tomar una decisión porque faltaban datos para hacerlo y que podrían/deberían haber sido preparados previamente a la reunión.

Saludos,

Gonzalo.

 avatar


Hola, Gonzalo:
Te había entendido. Intento explicarme mejor en esta ocasión.

En nuestra metodología, todas las personas que van a asistir a la reunión tienen acceso desde el primer momento a los temas que se van a tratar. También tienen acceso al propósito para el que se van a tratar.

Siguiendo con el ejemplo de que se vaya a tomar una decisión, pueden pasar dos cosas: que la decisión les afecte y/o interese o que no lo haga.

Si no les interesa ni les afecta, ¿por qué van a prepararse nada? Ahí hay un trabajo por parte de quién plantea el tema sobre el que se va a decidir para hacer ver al resto que sí les interesa (si es que es el caso).

Si sí le interesa y/o les afecta, se entiende que lo inteligente es que se lo preparen, ¿no? Si les interesa y/o les afecta, y no se lo preparan, entiendo que quienes salen perdiendo son ellos. En cualquier caso, la decisión siempre se toma con las opciones e información disponibles (aclaro que para nosotros decidir es una cosa, y obtener la información necesaria para poder decidir es otra muy distinta).

Por otra parte, uno de los problemas más graves de muchas organizaciones es la cultura de consenso. Nosotros decidimos desde hace muchos años por consentimiento, que es mucho más efectivo.

Consentir es aceptar la opción propuesta, aunque pueda gustar o no gustar, esté conforme con ella o no, o incluso prefiera otra opción, ya que carezco de información útil y relevante para invalidar la opción propuesta y/o carezco de una opción mejor que ofrecer.

Saludos.

JM

Gonzalo avatar
Gonzalo


Gracias de nuevo, José Miguel.

Con respecto a lo que decías de "aclaro que para nosotros decidir es una cosa, y obtener la información necesaria para poder decidir es otra muy distinta", no me ha quedado claro que te refieres.

¿Cuando planteas el obtener la información necesaria para poder decidir entonces?

Según te decía, lo que veo en mi día a día, es que, frecuentemente, se plantean reuniones donde se espera:

1/ obtener información (necesaria para decidir) para acto seguido con dicha información,
2/ tomar una decisión.

El problema viene cuando la gente acude a reuniones sin haberse preparado dicha información necesaria para poder decidir porque en la mayoría de las ocasiones ni siquiera han visto venir que una determinada información que sólo pueden aportar ellos, es necesaria para tomar la decisión de turno.

Como resultado, lo que se podía haber hecho en una reunión, acaba haciéndose en dos.

Dicho lo cual, repito la pregunta: ¿cuándo (e incluso cómo) planteas el obtener la información necesaria para poder decidir entonces?

Saludos,

Gonzalo.

 avatar


Nosotros utilizamos una metodología propia para gestión de proyectos.

En esta metodología, la obtención de información es un paso separado de la decisión en la que se utiliza esa información.

Cuando en una reunión se decide sobre algo, o la información necesaria para decidir se conoce con antelación, o es algo muy simple sobre lo que no es necesario preparar nada para decidir. En general, cuando en una reunión recabamos información sobre un tema, no es para decidir sobre ese tema en esa misma reunión.

Por desgracia, este medio (el blog) se queda un poco corto para explicar toda nuestra metodología de trabajo. Puedo compartir elementos aislados, como la forma de gestionar reuniones, pero en su conjunto es un todo integrado y mucho más amplio.

Te puedo adelantar, aunque no sé si se entenderá al estar fuera de contexto, que en nuestra metodología, obtener la información necesaria para decidir sobre algo relacionado con un proyecto es responsabilidad del «project owner». Normalmente no utilizamos reuniones presenciales ni con muchas personas para ello.

Cuando hablo de obtener información en una reunión, me refiero al caso particular en que hacerlo de otra forma sería ineficiente, por la ambigüedad del tema, por su diversidad de matices, etc.

Saludos.

JM

GonzaloD avatar
GonzaloD


Gracias José Miguel.

Por último, ¿puedo entender que el «project owner» que mencionas acaba siendo también el que propone ese mismo en la reunión, o no tiene por qué?

Saludos,

Gonzalo.

 avatar


Hola, Gonzalo:

Normalmente sí, es el project owner el que propone el tema. También podría ocurrir que fuera el project client. En nuestra metodología, todo proyecto tiene un cliente (el que necesita algún resultado) y un proveedor (el que proporciona el resultado = project owner).

Saludos.

JM

Todo el contenido de Óptima Infinito, el Blog de José Miguel Bolívar, está bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional (Reconocimiento - Compartir bajo la misma Licencia).

2008-2020 José Miguel Bolívar - Algunos derechos reservados

Ir al contenido