Óptima Infinito

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#Redca9: Reflexiones y perspectivas sobre perder el tiempo

| tiempo de lectura 4:34'

Dice el maestro David Allen que solo existen 5 razones para tener una reunión y yo suscribo al 100% esta afirmación. Las 5 razones son:

  1. Compartir información.
  2. Recabar información.
  3. Explorar opciones.
  4. Tomar decisiones.
  5. Mantener/reforzar el contacto humano.

Obviamente, en una reunión puede darse más de una de estas razones. De hecho, en las Jornadas OPTIMA LAB normalmente se dan las cinco. Además, en nuestra metodología para la gestión efectiva de reuniones, es imprescindible indicar cuál (o cuáles) de las cuatro primeras razones justifica la inclusión de cualquier tema que se propone para tratar.

Te cuento todo esto porque la semana pasada, escasamente un mes después de las XII Jornadas OPTIMA LAB, tuvieron lugar las IX Jornadas de la Red de Consultoría Artesana (#redca9), que volvían a Madrid por segunda vez, en esta ocasión en Team Labs (aprovecho para dar las gracias a Félix Lozano y al resto del equipo por su hospitalidad).

Esta proximidad en el tiempo ha condicionado sin duda mi experiencia personal en estas Jornadas #redca9, ya que ha sido inevitable la comparación entre ambas, a pesar de que se trata de dos redes sustancialmente distintas, en la medida que OPTIMA LAB es una red productiva y #REDCA es una comunidad de aprendizaje.

Las reuniones que mantenemos en OPTIMA LAB se caracterizan sistemáticamente por terminar con una sensación compartida de logro y avance, sensación que viene avalada por la cantidad de temas tratados, decisiones tomadas y acciones y proyectos derivados.

Por el contrario, cada una de las Jornadas #REDCA es una caja de sorpresas y lo que allí ocurre puede llegar a ser muy distinto de unas Jornadas a otras. En la que mantuvimos el pasado mes de julio en Zaragoza, por ejemplo, se compartió mucha información y también se tomaron bastantes decisiones. En esta última, al menos en mi opinión, ha primado la quinta razón, es decir, mantener/retomar/reforzar el contacto humano.

En un momento dado, salió a relucir la cuestión sobre si estas reuniones podrían ser o considerarse «perder el tiempo». Este debate surgió a partir de un hecho evidente: la mayoría de los temas incluidos en el orden del día de la reunión había quedado sin tratar y, en su lugar, la conversación había ido fluyendo de manera anárquica y relajada, «saltando» de un tema a otro sin objetivo ni propósito claros.

Desde el paradigma cuantitativo de la «gestión del tiempo», estas IX Jornadas #REDCA han sido sin duda un completo desastre productivo, y no precisamente por ser fruto de la improvisación ni de la mala preparación, sino más bien a pesar de lo contrario.

Exceptuando la absurda manía de asignar tiempos a los temas a tratar (como si existiera una bola de cristal que permitiera saber cuánto va a llevar abordar cada tema de manera adecuada), se cumplían todos los requisitos clásicos que la obsoleta «gestión del tiempo» recomienda para la gestión efectiva de reuniones.

Por ejemplo, había un orden del día conocido con anterioridad por todos los asistentes, de manera que pudieran acudir debidamente informados y preparados. Se trataba de un orden del día integrado por temas diversos y en cuya composición todos los nodos habían sido involucrados con tiempo más que suficiente y habían tenido oportunidad de participar de forma activa.

También contábamos con un moderador, si bien de forma un tanto implícita más que explícita, y los límites horarios de la reunión estaban claramente definidos, eran conocidos por todas las personas allí presentes y se respetaron de forma bastante respetable.

Nada de lo anterior pudo evitar, sin embargo, que «perdiéramos el tiempo». Ahora bien, ¿hasta qué punto es esto realmente así?

En el paradigma cualitativo moderno, la efectividad se mide en función del valor aportado y este depende del grado de consecución del objetivo vinculado a un propósito.

Esto nos lleva a que, por una parte, cada asistente tiene que tener claro con anterioridad qué resultado, o resultados, espera de la reunión y, por otra parte, con qué propósito busca esos resultados.

No sé si esto era realmente así para todas las personas que asistieron a estas IX Jornadas #REDCA, pero mi impresión es que, al menos en algunos casos, no.

Sí que puedo hablar por mí, y para mí han sido unas jornadas muy efectivas, ya que iba con unos resultados y un propósito bien identificados y los conseguí.

Por una parte, quería retomar contacto con varios nodos a los que hacía mucho tiempo que no veía, y a los que me apetecía volver a ver y ponerme al día.

Por otra parte, interaccionar con las personas que integran #REDCA me ayuda a reflexionar y me aporta diversidad de opiniones, a la vez que nuevas informaciones y perspectivas, otro de los resultados que buscaba de estas Jornadas. Sea bromeando sobre las «croquetas de cebra» o hablando de cualquier tema más «serio», siempre encuentro algo de valor.

En esta ocasión en concreto, algunas reflexiones que sin duda van a afectar al portfolio de servicios y a la estrategia de precios de OPTIMA LAB.

También quería aprovechar las Jornadas para invitar personalmente a uno de los nodos de #REDCA como ponente a las próximas Jornadas OPTIMA LAB.

Por último, me apetecía pasar una jornada agradable disfrutando de la compañía y la conversación de un grupo de amigos y amigas a los que aprecio y respeto, y con los que siempre me entretengo y aprendo.

En cuanto a mi propósito, era, por una parte, aprender y, por otra, disfrutar de la relación con un colectivo de personas que me aporta mucho valor, tanto en lo personal como profesionalmente, y mantenerla viva.

Un par de reflexiones para terminar. Por una parte, que la realidad me ha demostrado una vez que la planificación tradicional es absurda y que es imprescindible planificar de forma adaptativa.

Por otra parte, que la ausencia de método dificulta notablemente la efectividad, sea en lo que sea.

Y, por último, un ofrecimiento para mis colegas de #REDCA. En OPTIMA LAB somos profesionales de la efectividad. Eso significa que contamos con la experiencia, el conocimiento, los métodos y las herramientas para que cualquier reunión sea efectiva. Si queréis, y estáis dispuestos a desaprender y probar cosas nuevas, me tenéis a vuestra disposición.

En cualquier caso, nos vemos en las próximas Jornadas #REDCA. Será un placer volver a perder el tiempo con vosotr@s 😉

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Comentarios

Julen avatar
Julen


Buenooooo, no te escapas del siguiente taller sin haber propuesto algo desde la perspectiva de la efectividad jejeje. Un placer compartir esos ratos. Id buscando croquetas de jirafa para el siguiente :-)
Abrazo.

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Compartiré por aquí la metodología en unas semanas, y así el que quiera puede ir haciéndose una idea.
Un placer compartir esos ratos, sí señor.
Abrazo.

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GonzaloD


Hola José Miguel:

Te iba a hacer una pregunta cuando te he leído que vas a compartir por este canal la metodología, ¿de? ¿Te refieres a la manera de gestionar reuniones?

Te dejo la pregunta y si tienes pensado escribir un post al respecto, te leo en unas semanas ;-)

Creo recordar que te leí hace un tiempo que vosotros agrupáis los asuntos por tiempo y energía.

Me pregunto si de alguna manera también agrupáis los asuntos de reunión en función de las 4 primeras razones que mencionabas al principio del post.

Muchas gracias.

Un saludo!

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Hola Gonzalo. Esa es la idea. En unas semanas tendrás mi respuesta detallada a todas esas preguntas ;-)
Un saludo!

GonzaloD avatar
GonzaloD


Genial José Miguel! :-)

Manel Muntada Colell avatar
Manel Muntada Colell


No se me ocurre mejor manera de aprovechar el tiempo perdiéndolo, nos vemos pronto!

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A mí tampoco. Es una de esas paradojas que tanto nos gustan.
Abrazo.

Salva avatar
Salva


Hola José Miguel. Pues al igual que GonzaloD me quedo pendiente de poder leer ese post sobre gestión de reuniones. Al ir conociendo GTD me planteaba cómo enfoca una persona, llamémosle jefe, que utiliza GTD una reunión semanal con su equipo, hablando de trabajo distribuido y no colaborativo claro. ¿Tiene sentido que exista una bandeja de entrada del equipo y hacer una revisión semanal donde se procesen y aclaren las tareas (que irán a parar a proyectos/próximas acciones/... de algún miembro, donde se revise que todos los proyectos tienen próxima acción, etc? Esto cumpliría en cierto modo las 4 primeras razones que comentas. ¿O una persona que usa GTD tenderá a dar autonomía total a los miembros de su equipo controlando simplemente su lista "a la espera" sin necesidad de juntar a todos en reuniones? ¿Cuál es vuestra experiencia? Un saludo.

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Hola, Salva.
Las bandejas de entrada son individuales. Lo que sí tiene sentido es que cada miembro del equipo tenga su bandeja de entrada para que el resto de miembros del mismo pueda dejar las cosas en ella. En cuanto al aclarado/procesado, es una tarea individual.
La revisión de proyectos de equipo sí puede tener sentido. Nosotros en OPTIMA LAB hacemos una revisión semanal de proyectos de red para estar todos al tanto de cómo evolucionan proyectos que nos interesan a todos.
Lo ideal sería que las personas actuaran con total autonomía y responsabilidad, por lo que la opción de tener todo en una lista de proyectos delegados no solo es correcta, sino muy seductora. Mi experiencia, sin embargo, es que el sistema educativo no forma a las personas para que sean proactivas y tengan ownerhip. Si eso lo combinas con una gran carga de trabajo, al final esos proyectos a menudo se resienten, por lo que puede ser útil hacer esas reuniones de seguimiento semanales. En OPTIMA LAB, hemos notado un gran avance desde que las hacemos, aunque simplemente sea para tomar conciencia de cómo estamos y de cuál es nuestra capacidad real de trabajo.
Un saludo.

Pedro Canal Steegmann avatar
Pedro Canal Steegmann


Hola José Miguel. Te considero el mejor y de ti he aprendido muchísimas cosas relacionadas con la productividad, por eso tu opinión sobre lo que te quiero proponer, para mí no es solo una opinión más, sino la opinión de un verdadero experto.
¿Qué opinas sobre esta filosofía en la que se dice que las listas de tareas realmente son una fuente de frustración, y que lo que realmente es efectivo es planificar el día a día con tareas que tengan fecha y hora? De alguna manera, supondría el fin de gestores de tareas tal como los conocemos y un regreso al calendario como herramienta principal.
Te pongo varios links, para que sepas de lo que hablo, a varios artículos y a una aplicación para IOS que se basa en esta idea: https://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2015/07/10/to-do-lists-time-management/#7604f5814413, https://hbr.org/2012/01/to-do-lists-dont-work, https://www.fastcompany.com/3054543/the-scientific-reasons-why-your-to-do-list-is-bad-for-you, https://staysorted.com/

Gracias

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Hola, Pedro. Muchas gracias por tu confianza.

Esta filosofía tiene poco de «moderna». El propio David Allen dijo hace veinte años que las listas de tareas no funcionan. Es algo que tiene además una clara explicación desde la perspectiva de la neurociencia, ya que las listas de tareas son inventarios incompletos desorganizados, que básicamente solo sirven para generar frustración y estrés. Vamos, que esta gente que va tan de original está simplemente redescubriendo la rueda.

Por otra parte, lo de utilizar solo el Calendario es lo mismo que las TMI y demás historias. Si te fijas en los artículos, los ejemplos que pone son millonarios y escritores. Estos perfiles tienen actividades muy independientes, y su grado de interacción con el resto del mundo es muy limitado en comparación con el resto de los mortales. La mayoría de las personas normales vivimos en un entorno VUCA en el que las prioridades cambian constantemente. En estas circunstancias, pretender que tu calendario va a mandar sobre la realidad me parece infantil.

El calendario es muy útil para tener los recordatorios de los compromisos asociados a fechas y momentos concretos. Pero, por las mismas razones por las que estos artículos critican las listas de tareas, el calendario es un mal sitio para poner recordatorios de cosas que tienes que hacer lo antes posible, pero sin una fecha concreta. Para eso están precisamente los contextos (bien usados, se entiende), que son listas cortas, de decisiones ya tomadas, sin mezclar, para elegir rápida e intuitivamente qué hacer y qué no hacer en cada momento. Su utilidad está avalada por la ciencia cognitiva, mientras que lo que dicen los señores de estos artículos son opiniones muy interesantes, pero carentes de la más mínima base científica.

Un problema muy común con GTD® es que hay muchas, pero muchas personas, que creen que saben qué es GTD® y realmente no tienen ni idea. GTD® utiliza listas tipo menú, mientras que las to-do lists son listas tipo «lista de la compra». Esta diferencia tan básica es ignorada por la gran mayoría de esos «supuestos expertos» en GTD® y, sin embargo, lo cambia todo. Tienes más información sobre esto en: https://www.optimainfinito.com/2018/04/usar-listas-es-distinto-de-usar-gtd.html

Espero haberte respondido. Un abrazo!

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