Cuántos proyectos debo tener si uso GTD

Una de las grandes aportaciones de GTD^® es que permite cambiar de manera radical la forma en la que la mayoría de las personas trabaja, ofreciendo una alternativa incomparablemente más efectiva.

Como comentaba en su día, preguntar cuántos proyectos debes tener ya deja entrever muchas cosas. La más «grave» es esa falta de humildad tan característica de la que todas las personas pecamos al acercarnos a GTD^® por primera vez.

Acepta que las cosas son como son, no como a ti te gustaría que fueran. A la realidad le da exactamente igual lo que tú creas, opines o pienses al respecto. Ella es así 🙂

Dejando esto a un lado, el número de proyectos es algo que, al menos en parte, puede caer en tu zona de influencia.

Digo «en parte» porque la mayor parte de tus proyectos simplemente «los tienes», tanto si quieres como si no. Me refiero a todos aquellos resultados que requieren más de un paso para completarse y para los que respondiste «sí» a la pregunta «¿requiere acción?» cuando aclarabas la captura correspondiente.

Aun así, habrá algunas situaciones en las que sí podrás decidir si quieres activar ese proyecto o, por el contrario, dejarlo incubando o incluso ignorarlo.

En cualquier caso, la primera realidad que tienes que interiorizar es que hay cosas que «requieren acción» por sí mismas, te guste o no. Si esas cosas que requieren acción son muchas, y además necesitas más de un paso para completarlas, entonces tendrás muchos proyectos.

Esta es una realidad incómoda que normalmente genera rechazo en muchas personas. Por ridículo que parezca, preferimos ignorar con comodidad a ignorar con seguridad.

Por otra parte, es importante entender que la lógica de GTD^® es muy distinta de la práctica habitual de la mayoría de profesionales. Mientras que GTD^® plantea trabajar en amplitud, en la mayoría de las organizaciones, la gente trabaja por intensidad.

Trabajar por intensidad significa que, cuando se empieza a trabajar en un resultado, se intenta avanzar al máximo para terminarlo en el menor número de días. ¿Por qué?

Por una parte, porque la gente está sumida en un círculo vicioso en el que casi todo se acaba convirtiendo en urgente, bien porque no se le hizo caso en el momento en que apareció, sino cuando explotó, bien porque con las prisas del último momento se hizo una chapuza, y las chapuzas casi siempre vuelven en forma de emergencia.

Por otra parte, porque también hay mucha gente que cree que un resultado que tiene que alcanzarse obligatoriamente antes de una fecha determinada, si la fecha es lejana, no «requiere acción», al menos por ahora. Esto es – evidentemente – falso. Si tienes que hacer ineludiblemente algo, «requiere acción» por definición desde el momento en que te lo encuentras.

Una razón adicional es que la mayoría de la personas carece de un sistema externo de recordatorios fiable, es decir completo, actualizado y accionable, por lo que la cantidad de temas que puede gestionar en paralelo es muy limitada.

Por último, porque se ha generado una creencia colectiva absurda y estúpida de que tardar menos días en hacer las cosas «es mejor». ¡Ojo! Que no hablo de hacerlas «antes» ni en «menor número de horas de trabajo», sino de hacerlas dedicando el mismo número de horas y terminándolas en la misma fecha, solo que «en un menor número de días».

El valor del trabajo en el trabajo del conocimiento procede de pensar, de hacer bien las cosas correctas y de hacerlas en el momento adecuado, pero da exactamente igual cómo distribuyas el trabajo a lo largo del tiempo, siempre que el resultado:

1. Esté hecho para la fecha acordada.
2. Haya requerido el mismo número de horas.
3. Tenga la misma calidad.

Para asegurarme de que se me está entendiendo bien, voy a poner un ejemplo concreto de lo que estoy hablando.

Te piden el día 5 que tienes que entregar un trabajo el día 15 de ese mismo mes. Es un resultado que por experiencia sabes que se puede completar en unas 8 horas netas de trabajo.

El 99% de las personas que no usan GTD^® dejará ese tema pendiente hasta dos o tres días antes de la fecha límite y luego se dará el «atracón» para entregarlo a tiempo. Lo normal de esta forma de trabajar es que haya muy pocos los casos en los que el trabajo sea de calidad y esté terminado antes de la fecha límite.

Por el contrario, una persona usuaria avanzada de GTD^® activará este proyecto tan pronto se lo encuentre al aclarar su bandeja de entrada (ya que «requiere acción»), de tal forma que tendrá una «siguiente acción» visible en el contexto correspondiente desde el primer momento. Lo normal de esta forma de trabajar es que el resultado esté terminado antes de la fecha límite y sea de calidad.

Observa que el trabajo que requiere el resultado en ambas formas de trabajar es idéntico: 8 horas.

Ahora bien, de la primera forma, además del estrés evitable que te generas, te pones en manos de los imprevistos y de la (in)capacidad de reacción de terceras personas, a la vez que haces muy difícil poder aprovechar cualquier tipo de sinergia.

De la segunda forma, el estrés autogenerado desaparece, los imprevistos pasan a ser algo secundario (ya que hay tiempo de sobra para reaccionar), los retrasos de terceras personas tienen un impacto marginal y, por si fuera poco, puedes aprovechar múltiples sinergias.

La realidad es que, lo mires por donde lo mires, hacer un trabajo de 8 horas repartido en dos o tres días es peor opción que hacerlo repartido en diez días. Tienes más presión y menos capacidad de reacción ante imprevistos.

El problema de trabajar en intensidad es que supone avanzar mucho, pero sobre muy pocos proyectos. De hecho, sobre una mínima parte de ellos, lo que significa que la mayor parte de tus asuntos pendientes están parados la mayor parte del tiempo.

Sin embargo, trabajar en amplitud supone avanzar poco, pero permite hacerlo sobre muchos proyectos en paralelo. De hecho, sobre la mayoría de ellos, lo que significa que la mayor parte de tus asuntos pendientes avanzan de forma regular, aunque sea «despacito».

Lo creas o no, la segunda forma solo ofrece ventajas ante la primera. Es como fabricar coches de uno en uno o en una cadena de montaje. No admite discusión, ya que hablamos de otro orden de magnitud en cuanto a efectividad.

Entender que trabajar en amplitud es incomparablemente más efectivo que trabajar en intensidad es algo que requiere tiempo, ya que supone un cambio profundo de paradigma y conlleva adquirir nuevos hábitos y eliminar diversas creencias limitantes.

Si lo consigues, lograrás aumentar tu efectividad de manera espectacular, eso sí, siempre que te asegures de «cerrar cajas» al ritmo adecuado. ¡Ah! Y de paso, averiguarás la respuesta a la pregunta que da título a este post 😉