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Cuántos proyectos debo tener si uso GTD®

| tiempo de lectura 4:50'

Una de las grandes aportaciones de GTD® es que permite cambiar de manera radical la forma en la que la mayoría de las personas trabaja, ofreciendo una alternativa incomparablemente más efectiva.

Como comentaba en su día, preguntar cuántos proyectos debes tener ya deja entrever muchas cosas. La más «grave» es esa falta de humildad tan característica de la que todas las personas pecamos al acercarnos a GTD® por primera vez.

Acepta que las cosas son como son, no como a ti te gustaría que fueran. A la realidad le da exactamente igual lo que tú creas, opines o pienses al respecto. Ella es así 🙂

Dejando esto a un lado, el número de proyectos es algo que, al menos en parte, puede caer en tu zona de influencia.

Digo «en parte» porque la mayor parte de tus proyectos simplemente «los tienes», tanto si quieres como si no. Me refiero a todos aquellos resultados que requieren más de un paso para completarse y para los que respondiste «sí» a la pregunta «¿requiere acción?» cuando aclarabas la captura correspondiente.

Aun así, habrá algunas situaciones en las que sí podrás decidir si quieres activar ese proyecto o, por el contrario, dejarlo incubando o incluso ignorarlo.

En cualquier caso, la primera realidad que tienes que interiorizar es que hay cosas que «requieren acción» por sí mismas, te guste o no. Si esas cosas que requieren acción son muchas, y además necesitas más de un paso para completarlas, entonces tendrás muchos proyectos.

Esta es una realidad incómoda que normalmente genera rechazo en muchas personas. Por ridículo que parezca, preferimos ignorar con comodidad a ignorar con seguridad.

Por otra parte, es importante entender que la lógica de GTD® es muy distinta de la práctica habitual de la mayoría de profesionales. Mientras que GTD® plantea trabajar en amplitud, en la mayoría de las organizaciones, la gente trabaja por intensidad.

Trabajar por intensidad significa que, cuando se empieza a trabajar en un resultado, se intenta avanzar al máximo para terminarlo en el menor número de días. ¿Por qué?

Por una parte, porque la gente está sumida en un círculo vicioso en el que casi todo se acaba convirtiendo en urgente, bien porque no se le hizo caso en el momento en que apareció, sino cuando explotó, bien porque con las prisas del último momento se hizo una chapuza, y las chapuzas casi siempre vuelven en forma de emergencia.

Por otra parte, porque también hay mucha gente que cree que un resultado que tiene que alcanzarse obligatoriamente antes de una fecha determinada, si la fecha es lejana, no «requiere acción», al menos por ahora. Esto es – evidentemente – falso. Si tienes que hacer ineludiblemente algo, «requiere acción» por definición desde el momento en que te lo encuentras.

Una razón adicional es que la mayoría de la personas carece de un sistema externo de recordatorios fiable, es decir completo, actualizado y accionable, por lo que la cantidad de temas que puede gestionar en paralelo es muy limitada.

Por último, porque se ha generado una creencia colectiva absurda y estúpida de que tardar menos días en hacer las cosas «es mejor». ¡Ojo! Que no hablo de hacerlas «antes» ni en «menor número de horas de trabajo», sino de hacerlas dedicando el mismo número de horas y terminándolas en la misma fecha, solo que «en un menor número de días».

El valor del trabajo en el trabajo del conocimiento procede de pensar, de hacer bien las cosas correctas y de hacerlas en el momento adecuado, pero da exactamente igual cómo distribuyas el trabajo a lo largo del tiempo, siempre que el resultado:

  1. Esté hecho para la fecha acordada.
  2. Haya requerido el mismo número de horas.
  3. Tenga la misma calidad.

Para asegurarme de que se me está entendiendo bien, voy a poner un ejemplo concreto de lo que estoy hablando.

Te piden el día 5 que tienes que entregar un trabajo el día 15 de ese mismo mes. Es un resultado que por experiencia sabes que se puede completar en unas 8 horas netas de trabajo.

El 99% de las personas que no usan GTD® dejará ese tema pendiente hasta dos o tres días antes de la fecha límite y luego se dará el «atracón» para entregarlo a tiempo. Lo normal de esta forma de trabajar es que haya muy pocos los casos en los que el trabajo sea de calidad y esté terminado antes de la fecha límite.

Por el contrario, una persona usuaria avanzada de GTD® activará este proyecto tan pronto se lo encuentre al aclarar su bandeja de entrada (ya que «requiere acción»), de tal forma que tendrá una «siguiente acción» visible en el contexto correspondiente desde el primer momento. Lo normal de esta forma de trabajar es que el resultado esté terminado antes de la fecha límite y sea de calidad.

Observa que el trabajo que requiere el resultado en ambas formas de trabajar es idéntico: 8 horas.

Ahora bien, de la primera forma, además del estrés evitable que te generas, te pones en manos de los imprevistos y de la (in)capacidad de reacción de terceras personas, a la vez que haces muy difícil poder aprovechar cualquier tipo de sinergia.

De la segunda forma, el estrés autogenerado desaparece, los imprevistos pasan a ser algo secundario (ya que hay tiempo de sobra para reaccionar), los retrasos de terceras personas tienen un impacto marginal y, por si fuera poco, puedes aprovechar múltiples sinergias.

La realidad es que, lo mires por donde lo mires, hacer un trabajo de 8 horas repartido en dos o tres días es peor opción que hacerlo repartido en diez días. Tienes más presión y menos capacidad de reacción ante imprevistos.

El problema de trabajar en intensidad es que supone avanzar mucho, pero sobre muy pocos proyectos. De hecho, sobre una mínima parte de ellos, lo que significa que la mayor parte de tus asuntos pendientes están parados la mayor parte del tiempo.

Sin embargo, trabajar en amplitud supone avanzar poco, pero permite hacerlo sobre muchos proyectos en paralelo. De hecho, sobre la mayoría de ellos, lo que significa que la mayor parte de tus asuntos pendientes avanzan de forma regular, aunque sea «despacito».

Lo creas o no, la segunda forma solo ofrece ventajas ante la primera. Es como fabricar coches de uno en uno o en una cadena de montaje. No admite discusión, ya que hablamos de otro orden de magnitud en cuanto a efectividad.

Entender que trabajar en amplitud es incomparablemente más efectivo que trabajar en intensidad es algo que requiere tiempo, ya que supone un cambio profundo de paradigma y conlleva adquirir nuevos hábitos y eliminar diversas creencias limitantes.

Si lo consigues, lograrás aumentar tu efectividad de manera espectacular, eso sí, siempre que te asegures de «cerrar cajas» al ritmo adecuado. ¡Ah! Y de paso, averiguarás la respuesta a la pregunta que da título a este post 😉

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Comentarios

Vicente avatar
Vicente


Hola! Un gran artículo como siempre. Si que me surge una duda. Hablas de las ventajas de trabajar con amplitud en lugar de con intensidad pero... Eso no se parece bastante a una multitarea? En lugar de empezar algo y terminarlo, durante mas dias con más tareas o proyectos.
Gracias!

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Muchas gracias, Vicente. No, no tiene nada que ver con la multitarea. De hecho, es precisamente lo contrario. Se trata de fragmentar los resultados «grandes» en otros más pequeños, de tal modo que podamos empezar y terminar cada uno de esos trozos más «pequeños» de una sola vez. Esto es lo que permite avanzar en paralelo múltiples proyectos. Multitarea es hacer varias cosas en el mismo momento, que es muy distinto de trabajar en cosas independientes a lo largo del día.
Un saludo.

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Vicente, en GTD usas el contexto para dar foco a las próximas tareas a realizar, en este momento no sabes con que seguir ocupando tu tiempo entonces usas tu Mente Extendida, tu sistema de listas que creaste usando GTD, y ubicas las Próximas Acciones que puedes hacer en el Contexto (persona, lugar o herramienta que necesitas para completar la acción) en que te encuentres y de la lista que te quede escoges la que sientas que es más apropiada en este momento... y al terminar tomas otra del mismo Contexto, sin importar a cual proyecto pertenezca, de eso se trata conseguir el foco, estas redactando respuestas por correo pues escribes las que más puedas de una vez, estas llamando a proveedores pues llamas a todos los que el tiempo disponible y tu energía permitan.... no es hacer muchas cosas sino tratar de hacer la mayor cantidad de tareas del mismo o similar tipo.

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola José Miguel:

Muy interesante.

Creo tener clara la teoría que va a la incubadora y a la lista de proyectos.

Sin embargo, en la práctica del día a día, dónde la mayoría de tus compañeros y/o jefes no conocen GTD y te lo acaban pidiendo casi todo para ayer, ¿cómo los gestionas?

¿Se consideran como si tuvieran fecha objetiva e intentas negociar una fecha con lo cual, nada de usar la incubadora aunque tengas docenas y docenas de 'para ayer'?

Lo que quiero decir es que sólo con estos 'para ayer' o 'para ya' es muy fácil acabar con una lista de proyectos tan amplia que es imposible que toques todos los proyectos cada semana.

A ver que me puedes decir ;-)

Gracias.

Un saludo!

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Hola, Gonzalo:
Mi respuesta breve: Contra el vicio de pedir, la virtud de no dar.
Bromas aparte, comparto contigo algunas citas del maestro Peter Drucker para que tú mismo extraigas tus mismas conclusiones. Yo he sido durante muchos años la única persona que conocía y usaba GTD en mi entorno profesional y pude cambiar y trabajar de manera efectiva. Y si yo pude, cualquier persona puede.
➜ Para ser efectivo, cualquier trabajador del conocimiento necesita disponer de grandes bloques de tiempo continuo
➜ Aún no me he encontrado una crisis que no pueda esperar noventa minutos (yo tampoco)
➜ Conseguir tiempo productivo requiere autodisciplina y una determinación de hierro para decir «No»
➜ Este es el «secreto» de las personas que «hacen muchas cosas» y, evidentemente, muchas cosas difíciles. Hacen únicamente una cosa cada vez. Como resultado, al final necesitan mucho menos tiempo que el resto de nosotros (cosa = siguiente acción; cosa ≠ proyecto; cosa ≠ tarea)
Un saludo!

GonzaloD avatar
GonzaloD


Gracias por tu respuesta José Miguel.

Tengo en mente esas citas cuando trabajo, especialmente la de aprender a decir no. ;-)

Yo interpreto decir 'no' como enviarlo a la incubadora en lugar de enviarlo a la lista de proyectos con sus matices.

Lo envío a la incubadora si sé que durante ese semana no me va a ser posible trabajar en ellos por mucho que tu jefe te lo pida 'para ya' siempre que:

1/ no tenga fecha objetiva (para mi 'para ya' no significa tener fecha objetiva);
2/ no hacerlo esta semana no me vaya a traer consecuencias indeseables;
3/ no tengo un compromiso personal ineludible para hacerlo esta semana;

Dicho con un ejemplo, si mi jefe me viene con varios proyectos 'para ya' a la vez, acabo metiendo en la lista de proyectos SÓLO un volumen que no me haga sentir que estoy intentando abarcar más de lo que puedo hacer en una semana. Si me pide 5 'historias' y sé que no puedo abarcar más de 3, meto en la lista 'Esta semana no' las otras dos siempre y cuando se den los 3 factores que indicaba más arriba.

Sin embargo, leyendo tu post me da la impresión (que quieres decir que esos proyectos que también te han pedido 'para ya' (dado que en algún momento los tendrás que hacer sí o sí - y más pronto que tarde!) y que he decidido enviarlos a 'Esta semana no', quizás SÍ deberían estar en la lista de proyectos.

¿Cuál es el enfoque correcto?

Gracias de nuevo.

Saludos!

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Hola Gonzalo. En pocas palabras, el principio general es el siguiente: «Si existe la más mínima posibilidad de librarte de hacerlo, incuba. Si no existe la menor posibilidad de librarte de hacerlo, cuanto antes empieces y antes lo termines, mejor».
Si tu jefe te pide X «historias» y no cabe posibilidad de que se le olvide o de que cambie de opinión, lo correcto sería activar todas ellas como proyectos tan pronto te entran y tener al menos una siguiente acción de cada una de ellas en tus listas. En caso contrario, podrías perfectamente incubar las X.
Empezar X «historias» te permite, por ejemplo, que cuando vayas a hablar con tu jefe la próxima vez, utilices tu @Agenda correspondiente y le puedas comentar algo de cada una de ellas (tal vez simplemente en qué punto estás con cada una de ellas). Eso ayudará a que sea consciente de todos los temas que te tiene encargados y que se corte un poco a la hora de pedirte más. La mayoría de las jefes y jefas solo recuerdan una mínima parte de lo que piden, por eso piden sin parar. No es maldad, es carencia de un sistema de organización personal efectivo ;-)
Saludos!

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


GonzaloD, unas preguntas: ¿Siempre completas todas las tareas que "la mayoría de tus compañeros y/o jefes no conocen GTD y te lo acaban pidiendo casi todo para ayer"? y otra que me queda en la mente es ¿Que amonestación o castigo recibes cuando no cumples con la entrega del resultado de inmediato a tu jefe o compañeros?

GonzaloD avatar
GonzaloD


Trato de que se así sea. En mi caso, lo que hago es renegociar compromisos siempre y cuando sea posible. No siempre lo es.

Con respecto a tu segunda pregunta, creo que la respuesta quizás sea demasiado obvia pero si cualquiera de nosotros se dedicará a no responder en tiempo a las peticiones de su jefe en concreto, creo que podríamos convenir en que el futuro que se le presenta en la organización no es nada alagüeño.

Saludos!

SergioM avatar
SergioM


Buenos días,
Artículo muy interesante. Me gustaría plantear dos "cuestiones":
1. Trabajar en amplitud, manteniendo tantos proyectos abiertos, ¿no genera un aumento del tiempo necesario para mantener el sistema funcionando? tiene que haber un punto a partir del cual el sistema se vuelve demasiado grande como para poder ser gestionado con eficacia.
2. Trabajando en amplitud, ¿no desaprovechas las inercias que genera trabajar en un mismo proyecto durante periodos largos? todo esto con sentido común: por tiempos largos no digo trabajar durante 8h seguidas en un mismo tema, pero sí el tiempo suficiente como para completar varias acciones consecutivas.

Gracias!

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Buenos días, Sergio, y muchas gracias.
1. En absoluto. Mantener más o menos proyectos abiertos únicamente afecta a la revisión de la lista de Proyectos, lo que puede suponer una variación de minutos a lo largo de la semana. Comparado con las ventajas que supone trabajar por amplitud, este incremento en el tiempo de revisión es despreciable. Yo actualmente tengo más de 100 proyectos en mi sistema y he llegado a gestionar más de 300 en paralelo, sin ningún problema y manteniendo sensación de control sobre todos ellos. Lo importante aquí es entender qué es un proyecto en GTD, definirlos bien y definir bien también la siguiente acción para cada uno de ellos.
2. Trabajar en un mismo proyecto durante periodos largos es agradable porque maximiza la sensación de avance. Lo que llamas inercias es simplemente comodidad. Avanzar varias acciones de un único proyecto en detrimento de todos los demás proyectos que tienes abiertos no tiene justificación alguna desde ningún punto de vista objetivo. Es algo muy fácil de observar empíricamente. Lo que es importante es aprovechar las sinergias. Evidentemente estoy hablando para personas que aplican GTD correctamente. Si no es el caso, da un poco igual como se trabaje, ya que la efectividad será sub-óptima de todos modos.
Un saludo

SergioM avatar
SergioM


Gracias por tu respuesta José Miguel,
1. Se me hace difícil pensar cómo es posible mantener tal cantidad de proyectos abiertos. Gestionar los proyectos sencillos está claro que es eso, sencillo. Pero cuando entre este tipo de Proyectos empiezan a entrar otros mucho más complejos, que requieren de mucha más dedicación, la tarea se me hace harto difícil. Me gustaría ver cómo se organiza un usuario avanzado de GTD para aprender a hacerlo.
2. Es cierto que, en cierto modo, esta inercia es comodidad. También puede que esté equivocado y que mi implementación no sea la más correcta...
De todas formas, la parte de los Proyectos es, probablemente, la que tengo más "verde". Seguiré aprendiendo con tus artículos, como ya hice con tu libro.
Gracias!

Xose avatar
Xose


Personalmente ha sido, y sigue siendo, uno de los aspectos de GTD que más me cuesta gestionar tal como se nos propone en el método. Entiendo la filosofía del “avance en amplitud”, pero al final, para estar cómodo, tiendo también a seguir una filosofía basada en la secuenciación: es decir, centrarme en un conjunto de proyectos, dejando otros “en cola”, y no ponerme con ésos hasta haber “despejado” un poco la “lista activa” (disculpa la terminología “sui generis”, solo es un modo de hablar, para entendernos). Sé que no debería, e incluso “me huelo” que posiblemente hay algo que no hago del todo bien, y de ahí mis dificultades, pero, aun así, “me marea” (o me descentra, quizá) un poco una lista de proyectos en marcha laaaaaaarga… de modo que tiendo a buscar modos de acortarla, al menos temporalmente. Mi sensación (hablo de sensaciones, no afirmo: solo es lo que siento en ocasiones) es que una lista en exceso larga, genera cierto descentramiento.

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Lo que comentas Xose es perfectamente normal. Precisamente por eso «cuesta» GTD, porque nos hace salir de la zona de confort y eso nos genera incomodidad. La mayoría de los proyectos «se tienen», no «se elige tenerlos». Siendo esto así, lo más efectivo es no primar a unos pocos en detrimento de la mayoría, sino equilibrar el reparto de carga entre todos ellos. Aunque al principio puede costar, a la larga las diferencias son notables.

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Maestro una gran entrada de su blog!, Leyendo el artículo y los comentarios me nace una pregunta: puesto que un Proyecto es un Resultado Esperado que tiene definida una Próxima Acción y que en la Revisión Semanal todo Proyecto debe quedar con una Próxima Acción escrita, ¿Qué pasa con los Proyectos a los que le complete las Próximas Acciones pero para la semana siguiente no tienen o no me quiero comprometer con una Próxima Acción? ¿A que parte de mi sistema de listas los debo mover?

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Muchas gracias, Juan Carlos. La situación que planteas es imposible en GTD®. Me explico.
Las siguientes acciones existen o no existen. No depende de que tú «te quieras comprometer o no» y tampoco son para una semana. La definición de siguiente acción conlleva «hacerla lo antes posible» y, a veces, lo antes posible puede ser dentro de varias semanas.
El único motivo por el que un proyecto no tiene siguientes acciones es porque se ha terminado. En caso contrario, siempre tiene alguna siguiente acción, independientemente de que la hayas identificado ya o no y de que esté en tus listas o no. Además de estar en un contexto o agenda, puede ser una siguiente acción delegada (A la espera) o en tu Calendario.
Por otra parte, si un proyecto se queda parado, por ejemplo porque su continuidad depende de algún factor externo, el proyecto entero se puede mover a una categoría de proyectos «on hold» o «parados temporalmente». Yo personalmente no uso esto. Si el proyecto se para, lo doy por terminado y me pongo alguna siguiente acción para revisar periódicamente si la situación cambia.
Espero haber resuelto tus dudas :-)

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Muchas gracias Maestro por su ayuda, me queda bastante para pensar!

Daniel Aguayo avatar
Daniel Aguayo


Muy de acuerdo con los argumentos, aunque me gustaría añadir un "sí, pero". Siempre que se admita cierta discusión, a pesar de lo escrito :D

Creo que se puede dar a entender que no tiene sentido nunca encadenar acciones del mismo proyecto, lo cuál sería un despropósito. Hay que tener en cuenta que una ventaja cognitiva de ésto es evitar el cambio de contexto: ya que tenemos en mente todos los contenidos y el 'mindset' del proyecto, el hecho de escoger una próxima acción del mismo proyecto nos ahorra mucho tiempo. De hecho, es por eso que funciona una línea de producción, porque el operario no ha de cambiar de contexto.

De hecho, no deja de ser el mismo concepto del contexto de GTD, realmente cuando estamos con un proyecto entramos en el contexto de conocimiento de ese proyecto, y es interesante tenerlo en cuenta para escoger la siguiente acción. Es decir, no es una regla de tres encadenar acciones de proyectos ni lo es no encadenarlas nuncas; pero sí hay que tener en cuenta el contexto "ahora tengo fresco lo del proyecto" a la hora de escoger la siguiente acción a realizar.

Eso sí, no se trata de romper GTD. Me refiero siempre a siguientes acciones de verdad: aquellas que están definidas de antemano, que dentro de un proyecto son acciones paralelas. Lo que sí sería "otra cosa" es trabajar durante horas en un solo proyecto haciendo las acciones y definiendo nuevas acciones a medida que acabamos las anteriores, sin separar el "hacer" del "aclarar"; que entiendo que es uno de los mensajes del artículo.

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100% de acuerdo, maestro :-)

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