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Proyectos GTD® (avanzado): Dudas más habituales – III

| tiempo de lectura 5:33'

Esta es la tercera y última entrada sobre las dudas más habituales relacionadas con los proyectos en GTD®. Si quieres ponerte al día, igual te interesa consultar también los post sobre los principales conceptos, diferencias y relacioneslos errores más frecuentes, así como la primera y la segunda entrada sobre las dudas más habituales.

¿Dónde «pongo» las acciones que no pertenecen a ningún proyecto?

Una vez más, nos encontramos ante una pregunta que evidencia no haber comprendido bien qué es un proyecto en GTD®. La mayoría de las personas está acostumbrada a pensar primero en qué quieren conseguir y luego en qué pueden hacer.

Desde mi punto de vista, el planteamiento de GTD® es infinitamente más inteligente, ya que propone empezar por qué puedes hacer. Tiene toda la lógica del mundo. Si ante algo que quieres conseguir no hay nada que puedes hacer para conseguirlo, ¿de qué te sirve?

Dicho esto, hay resultados que podemos conseguir al ejecutar una única «siguiente acción». Por ejemplo, «llamar a mi amigo Juan Antonio para felicitarle por su ascenso», que es una «siguiente acción» para la que únicamente tendré un recordatorio en mi «contexto» @llamadas o @teléfono.

Sería absurdo tener un recordatorio adicional en mi «lista de proyectos» que pusiera «He llamado a Juan Antonio para felicitarle por su ascenso». Y sería absurdo porque es redundante e innecesario.

En definitiva, las siguientes acciones «independientes», «aisladas», «huérfanas», o como las queramos llamar, estarán en su lista de recordatorios correspondiente (te recuerdo que el Calendario es también una lista, al igual que lo son las Agendas o los Contextos).

¿Dónde «pongo» las acciones de un proyecto que aún no puedo hacer porque antes tengo que completar otras?

En GTD®, una «siguiente acción» es una acción física y visible que puedes completar sin necesidad de completar antes ningún otro paso. En consecuencia, una acción que aún no se puede completar, no es una «siguiente acción».

Desde esa perspectiva, podríamos decir que las acciones que aún no se pueden hacer simplemente no existen en GTD®, al menos todavía.

Recuerda que para tener «controlado» un proyecto únicamente necesitas saber dos cosas:

1) Qué quieres conseguir (proyecto), y

2) Qué puedes hacer – sin completar nada antes – para conseguirlo (siguiente acción).

A muchas personas les angustia no saber qué hacer con el resto de las acciones que – probablemente – habrá que hacer más adelante. Esta angustia es lógica y se debe en gran parte a que nunca han utilizado una «mente extendida». Además, he comprobado que esta angustia es también mayor cuanto menor es el hábito de revisar.

En cualquier caso, GTD® simplemente dice que es una mala práctica mezclar en una misma lista:

1) Cosas que ya puedes hacer, aunque no quieras, con

2) Cosas que todavía no puedes hacer, aunque quieras.

Interiorizar GTD® conlleva un proceso de reeducación del ego, ya que exige asumir que lo que queremos hacer siempre está supeditado de algún modo a lo que podemos hacer.

Por eso, un síntoma de madurez en el camino hacia dominar GTD® es desarrollar el hábito de centrarte en lo que puedes hacer (para conseguir el resultado deseado) en lugar de centrarte en lo que decides/quieres/te apetece hacer, pero no puedes hacer (todavía).

«Poner» en algún sitio las acciones futuras que posiblemente (o no) tendrás que hacer para alcanzar un resultado (proyecto) es algo totalmente opcional en GTD®.

En el caso que a ti te resulte útil tener esta información en algún sitio, lo único que te dice GTD® es que ese sitio tiene que ser otro distinto de las listas de GTD®.

Para la metodología, esta información es simplemente eso: información. Y toda la información que puede ser útil o necesaria para llevar a cabo las siguientes acciones, o para conseguir los proyectos (resultados), se considera «material de apoyo».

El «material de apoyo» se puede guardar donde quieras, siempre que sea fuera del sistema de listas de GTD®, y una buena práctica es agrupar en el mismo sitio todo el material de apoyo de un mismo proyecto, a razón de 1 proyecto = 1 contenedor con su «material de apoyo».

¿Cuál es la diferencia entre un proyecto de GTD® y un proyecto según se entiende en planificación tradicional de proyectos, por ejemplo PMI?

La diferencia entre ambos conceptos es total y absoluta. Se trata de dos conceptos que únicamente tienen en común el nombre y que ambos se refieren a un resultado. Nada más.

En planificación tradicional de proyectos, un «proyecto» es un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido.

En GTD®, un «proyecto» es un resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede conseguirse en el plazo máximo de un año.

Filosóficamente, ambos conceptos se encuentran en las antípodas uno de otro.

PMI se empeña en definir cómo va a ser, o como tiene que ser, el futuro, mientras que GTD® acepta que el futuro será el que sea, y por tanto se centra en influir en él, pero sobre todo en adaptarse a él, de la mejor manera posible.

¿Cómo abordo un proyecto complejo (no evidente) con GTD®?

GTD® ofrece una potente herramienta de planificación de proyectos no evidentes, entendiendo aquí por «planificar» únicamente «prever» y «anticipar», sin «programar».

Esta herramienta se conoce como modelo de Planificación Natural de Proyectos (PNP) y es un sencillo proceso de cinco pasos, en los cuales se emplean técnicas cognitivas diversas, de eficacia probada, para obtener información útil y relevante sobre cómo alcanzar de forma óptima el resultado que queremos conseguir.

El modelo de Planificación Natural de Proyectos se explica con detalle en el libro de David Allen, «Organízate con eficacia», y también lo explicamos a fondo y lo practicamos en nuestros cursos de formación GTD® oficial de Nivel 2: «Projects & Priorities».

¿Para qué me sirve tener una lista con todos mis proyectos y cómo tengo que usarla para que me sea útil?

La «lista de proyectos» te sirve para asegurarte de tener un inventario completo y actualizado de todos tus temas pendientes (compromisos) que requieren más de un paso para completarse.

Si revisas con la intensidad y frecuencia adecuada este inventario de proyectos, sentirás que los tienes bajo control, porque sabrás en todo momento en qué estado están, cuáles avanzan a buen ritmo, en cuáles hay problemas o retrasos o, simplemente, a cuáles no les estás pudiendo dedicar toda la atención que te gustaría.

El hecho de revisarlos con la frecuencia adecuada te garantiza también que siempre tengas siguientes acciones en tu sistema y, gracias a ello, te asegura que todos ellos pueden ir avanzando semana a semana.

Asimismo, la lista de proyectos te informa sobre cuáles son tus prioridades, no solo las que crees tener, sino las que demuestras tener (recuerda que somos nuestras acciones). A partir de aquí, puedes renegociar tus compromisos, si lo consideras necesario.

Por último, tener una lista completa con todos tus proyectos, y revisarla debidamente con la frecuencia adecuada, te permite mantener una perspectiva global de todos los temas que te traes entre manos, sean personales o profesionales, lo cual te ayudará a elegir mejor y con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Próximos posts

Ya hemos llegado prácticamente al final de esta serie. En una próxima y última entrada escribiré sobre el papel que juegan los proyectos en la visión que tiene David Allen para el futuro (recuerda que la Visión es el penúltimo nivel del modelo de seis niveles de perspectiva de GTD®), la cual compartió con nosotros recientemente en un piloto del curso de formación GTD® oficial de Nivel 3: «Focus & Direction», que verá finalmente la luz en septiembre de este mismo año.

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Comentarios

Matias Gandolfo avatar
Matias Gandolfo


Que puedo decir? Excelente. Siempre claro y conciso. Gracias!

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Muchas gracias, Matias.
Un saludo!

Pablo Moura avatar
Pablo Moura


Hola José Miguel,

Enhorabuena con mayúsculas. Creo que esta serie es sencillamente sensacional. La he leído casi de seguido, entre ayer y hoy, y me ha parecido extraordinariamente útil.

A mí me marcó mucho la idea que transmitía Peter Drucker respecto a que los ejecutivos efectivos se preguntan ¿qué es necesario hacer?, mientras que el ejecutivo corriente, a menudo, se pregunta ¿qué quiero hacer o qué me apetece hacer?

Es una lección que nos invita a ser muy humildes, cuando valoramos nuestro propio nivel de efectividad, porque creo que muchos (entre los que me incluyo) tropezamos, de vez en cuando, con esta piedra.

Por eso, creo que tu comentario referente a “es una mala práctica mezclar en una misma lista (1) cosas que ya puedes hacer, aunque no quieras, con (2) cosas que todavía no puedes hacer, aunque quieras”, y su posterior reflexión en torno a la reeducación del ego, es especialmente oportuno y destacable. Sin duda, una de las cuestiones cruciales a las que debemos prestar atención todos los que estamos interesados en mejorar nuestra efectividad. Gracias por compartir esta estupenda serie. Un abrazo!

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Hola Pablo.
Muchas gracias. Me alegra verte de nuevo por aquí. Creo que Drucker es el experto en management moderno por excelencia y que si se le leyera más, las organizaciones funcionarían mucho mejor de lo que lo hacen. La efectividad personal, como competencia transversal clave, es algo que todavía escasea en las organizaciones. Tenemos abundancia de gente muy preparada en muchos campos, con amplia y diversa experiencia e intelectualmente brillantes, pero que rinden muy por debajo de lo que podrían, simplemente porque aún no han desarrollado esta competencia, en la mayoría de los casos porque no saben ni que existe ni que la necesitan. La buena noticia es que, aunque lentamente, sí observo un cambio muy esperanzador de tendencia.
Un abrazo!

Cristian avatar
Cristian


Entiendo que las acciones que aún no se pueden hacer simplemente no existen, pero envarias ocasiones uno anota la secuencia de pasos para que no se olvide o para tener claro la dependencia, mi duda es donde y como anotarla?

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Hola Cristian.
Lo explico en uno de los post de la serie, pero te lo comento por aquí de todos modos. Esas anotaciones son «material de apoyo» del proyecto y se guardan en la carpeta, física o digital, de material de apoyo de apoyo. Puede ser físicamente una carpeta por proyecto, o una única carpeta donde el material de apoyo de cada proyecto está etiquetado de forma diferencial.
Un saludo.

GonzaloD avatar
GonzaloD


Hola José Miguel:

Antes de nada, darte la enhorabuena. No sólo por esta sensacional serie sino por tu blog. Llevo un año aprendiendo GTD y como no, leyéndote atentamente cada semana ;-)

Por más discusiones varias que he leído al respecto, no me acaba de quedar suficientemente clara, una duda en lo que respecta a proyectos/resultados a conseguir antes de una fecha objetiva:

¿debo manejar un recordatorio específico para esa última futura acción (en la fecha límite objetiva) que habrá que ejecutar para alcanzar/finalizar ese proyecto/resultado? O, ¿quizás con la propia redacción del nombre del proyecto (incluyendo la fecha límite) más las correspondientes revisiones semanales debería ser suficiente?

Muchas gracias.

Un cordial saludo!

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Muchas gracias, Gonzalo.
Si la fecha es objetiva, debes indicarlo junto al proyecto. Una forma de hacerlo es incluir la fecha límite objetiva en la propia redacción del proyecto, tal y como comentas. Lo único a evitar es poner fechas a cosas que no la tienen. Normalmente, de todas las acciones de un proyecto con fecha objetiva, únicamente tienen fecha objetiva la última y las reuniones.
La clave para acabar un proyecto en plazo es olvidar las fechas y los plazos y 1) empezar a trabajar sobre él lo antes posible, por lejano que parezca el final y 2) completar las siguientes acciones del mismo con diligencia siempre que haya ocasión.
El único motivo por el que se incumplen los plazos con fecha objetiva es la procrastinación, que nos lleva a completar acciones sin fecha en lugar de completar acciones relacionadas con plazos, simplemente porque las primeras son más fáciles, rápidas, nos gustan más, etc....
Un saludo!

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