Proyectos GTD (avanzado): Dudas más habituales – III

Esta es la tercera y última entrada sobre las dudas más habituales relacionadas con los proyectos en GTD^®. Si quieres ponerte al día, igual te interesa consultar también los post sobre los principales conceptos, diferencias y relaciones, los errores más frecuentes, así como la primera y la segunda entrada sobre las dudas más habituales.

¿Dónde «pongo» las acciones que no pertenecen a ningún proyecto?

Una vez más, nos encontramos ante una pregunta que evidencia no haber comprendido bien qué es un proyecto en GTD^®. La mayoría de las personas está acostumbrada a pensar primero en qué quieren conseguir y luego en qué pueden hacer.

Desde mi punto de vista, el planteamiento de GTD^® es infinitamente más inteligente, ya que propone empezar por qué puedes hacer. Tiene toda la lógica del mundo. Si ante algo que quieres conseguir no hay nada que puedes hacer para conseguirlo, ¿de qué te sirve?

Dicho esto, hay resultados que podemos conseguir al ejecutar una única «siguiente acción». Por ejemplo, «llamar a mi amigo Juan Antonio para felicitarle por su ascenso», que es una «siguiente acción» para la que únicamente tendré un recordatorio en mi «contexto» @llamadas o @teléfono.

Sería absurdo tener un recordatorio adicional en mi «lista de proyectos» que pusiera «He llamado a Juan Antonio para felicitarle por su ascenso». Y sería absurdo porque es redundante e innecesario.

En definitiva, las siguientes acciones «independientes», «aisladas», «huérfanas», o como las queramos llamar, estarán en su lista de recordatorios correspondiente (te recuerdo que el Calendario es también una lista, al igual que lo son las Agendas o los Contextos).

¿Dónde «pongo» las acciones de un proyecto que aún no puedo hacer porque antes tengo que completar otras?

En GTD^®, una «siguiente acción» es una acción física y visible que puedes completar sin necesidad de completar antes ningún otro paso. En consecuencia, una acción que aún no se puede completar, no es una «siguiente acción».

Desde esa perspectiva, podríamos decir que las acciones que aún no se pueden hacer simplemente no existen en GTD^®, al menos todavía.

Recuerda que para tener «controlado» un proyecto únicamente necesitas saber dos cosas:

1) Qué quieres conseguir (proyecto), y

2) Qué puedes hacer – sin completar nada antes – para conseguirlo (siguiente acción).

A muchas personas les angustia no saber qué hacer con el resto de las acciones que – probablemente – habrá que hacer más adelante. Esta angustia es lógica y se debe en gran parte a que nunca han utilizado una «mente extendida». Además, he comprobado que esta angustia es también mayor cuanto menor es el hábito de revisar.

En cualquier caso, GTD^® simplemente dice que es una mala práctica mezclar en una misma lista:

1) Cosas que ya puedes hacer, aunque no quieras, con

2) Cosas que todavía no puedes hacer, aunque quieras.

Interiorizar GTD^® conlleva un proceso de reeducación del ego, ya que exige asumir que lo que queremos hacer siempre está supeditado de algún modo a lo que podemos hacer.

Por eso, un síntoma de madurez en el camino hacia dominar GTD^® es desarrollar el hábito de centrarte en lo que puedes hacer (para conseguir el resultado deseado) en lugar de centrarte en lo que decides/quieres/te apetece hacer, pero no puedes hacer (todavía).

«Poner» en algún sitio las acciones futuras que posiblemente (o no) tendrás que hacer para alcanzar un resultado (proyecto) es algo totalmente opcional en GTD^®.

En el caso que a ti te resulte útil tener esta información en algún sitio, lo único que te dice GTD^® es que ese sitio tiene que ser otro distinto de las listas de GTD^®.

Para la metodología, esta información es simplemente eso: información. Y toda la información que puede ser útil o necesaria para llevar a cabo las siguientes acciones, o para conseguir los proyectos (resultados), se considera «material de apoyo».

El «material de apoyo» se puede guardar donde quieras, siempre que sea fuera del sistema de listas de GTD^®, y una buena práctica es agrupar en el mismo sitio todo el material de apoyo de un mismo proyecto, a razón de 1 proyecto = 1 contenedor con su «material de apoyo».

¿Cuál es la diferencia entre un proyecto de GTD^® y un proyecto según se entiende en planificación tradicional de proyectos, por ejemplo PMI?

La diferencia entre ambos conceptos es total y absoluta. Se trata de dos conceptos que únicamente tienen en común el nombre y que ambos se refieren a un resultado. Nada más.

En planificación tradicional de proyectos, un «proyecto» es un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido.

En GTD^®, un «proyecto» es un resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede conseguirse en el plazo máximo de un año.

Filosóficamente, ambos conceptos se encuentran en las antípodas uno de otro.

PMI se empeña en definir cómo va a ser, o como tiene que ser, el futuro, mientras que GTD^® acepta que el futuro será el que sea, y por tanto se centra en influir en él, pero sobre todo en adaptarse a él, de la mejor manera posible.

¿Cómo abordo un proyecto complejo (no evidente) con GTD^®?

GTD^® ofrece una potente herramienta de planificación de proyectos no evidentes, entendiendo aquí por «planificar» únicamente «prever» y «anticipar», sin «programar».

Esta herramienta se conoce como modelo de Planificación Natural de Proyectos (PNP) y es un sencillo proceso de cinco pasos, en los cuales se emplean técnicas cognitivas diversas, de eficacia probada, para obtener información útil y relevante sobre cómo alcanzar de forma óptima el resultado que queremos conseguir.

El modelo de Planificación Natural de Proyectos se explica con detalle en el libro de David Allen, «Organízate con eficacia», y también lo explicamos a fondo y lo practicamos en nuestros cursos de formación GTD^® oficial de Nivel 2: «Projects & Priorities».

¿Para qué me sirve tener una lista con todos mis proyectos y cómo tengo que usarla para que me sea útil?

La «lista de proyectos» te sirve para asegurarte de tener un inventario completo y actualizado de todos tus temas pendientes (compromisos) que requieren más de un paso para completarse.

Si revisas con la intensidad y frecuencia adecuada este inventario de proyectos, sentirás que los tienes bajo control, porque sabrás en todo momento en qué estado están, cuáles avanzan a buen ritmo, en cuáles hay problemas o retrasos o, simplemente, a cuáles no les estás pudiendo dedicar toda la atención que te gustaría.

El hecho de revisarlos con la frecuencia adecuada te garantiza también que siempre tengas siguientes acciones en tu sistema y, gracias a ello, te asegura que todos ellos pueden ir avanzando semana a semana.

Asimismo, la lista de proyectos te informa sobre cuáles son tus prioridades, no solo las que crees tener, sino las que demuestras tener (recuerda que somos nuestras acciones). A partir de aquí, puedes renegociar tus compromisos, si lo consideras necesario.

Por último, tener una lista completa con todos tus proyectos, y revisarla debidamente con la frecuencia adecuada, te permite mantener una perspectiva global de todos los temas que te traes entre manos, sean personales o profesionales, lo cual te ayudará a elegir mejor y con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Próximos posts

Ya hemos llegado prácticamente al final de esta serie. En una próxima y última entrada escribiré sobre el papel que juegan los proyectos en la visión que tiene David Allen para el futuro (recuerda que la Visión es el penúltimo nivel del modelo de seis niveles de perspectiva de GTD^®), la cual compartió con nosotros recientemente en un piloto del curso de formación GTD^® oficial de Nivel 3: «Focus & Direction», que verá finalmente la luz en septiembre de este mismo año.