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Proyectos GTD® (avanzado): Los errores más frecuentes

| tiempo de lectura 6:43'

En el primer post de esta serie – «Proyectos GTD® (avanzado): Conceptos, diferencias y relaciones» veíamos precisamente eso: los principales conceptos relacionados con los proyectos en GTD®, así como las diversas diferencias y relaciones entre dichos conceptos.

En este segundo post de la serie vamos a centrarnos sobre los errores más frecuentes que se cometen al trabajar con los proyectos en GTD®.

Malinterpretar el concepto «proyecto» de GTD®

Este es, probablemente, el error principal que cometen las personas que se acercan por primera vez a GTD® y al concepto de «proyecto» en particular.

Para la mayoría de quienes desconocen GTD®, un proyecto es algo típicamente complejo, en el que normalmente se trabaja durante un periodo de tiempo considerable en una diversidad de asuntos orientados a un tema concreto.

Los proyectos «normales» suelen costar dinero, a menudo bastante, e involucrar a colectivos relativamente amplios. Por otra parte, los proyectos se suelen percibir como una actividad profesional de más valor que el trabajo rutinario.

Ante esta idea predefinida de «proyecto», es muy habitual un cierto rechazo al concepto de «proyecto» que plantea GTD®, ya que en un gran porcentaje de los casos estos «proyectos» están relacionados con temas mucho más sencillos y cotidianos.

A raíz de este rechazo, muchas personas cometen el error de no aplicar el criterio de GTD® para decidir si algo es o no es un proyecto, y en su lugar ser ellas las que «deciden» llamar proyectos únicamente a lo que ellas «creen» que es un proyecto.

La consecuencia del error anterior es que los sistemas GTD® de estas personas carecen de un inventario completo y actualizado de resultados, lo que hace imposible que puedan contar con una «mente extendida».

Confundir los proyectos de GTD® con inventarios de acciones

Otro error muy habitual es creer que los proyectos son contenedores de acciones, es decir, esquemas o listas con todas las acciones que hay que completar para dar por concluido el proyecto. Este error se ve potenciado por el planteamiento erróneo que hacen muchas aplicaciones «supuestamente» específicas para GTD®.

Además, este error se ve también reforzado por la costumbre que tienen muchas personas de trabajar «por proyecto», es decir, poniéndose a trabajar sobre las diversas acciones de un proyecto, con la intención de completar cuantas más, mejor. Esta forma de trabajar es muy distinta de la que propone GTD®, que es trabajar en función del contexto, tiempo y energía disponibles.

Explicado con otras palabras, en lugar de «encadenar» la ejecución de acciones simplemente porque pertenecen a un proyecto, en GTD® se «encadenan» porque tienen algo en común que es necesario para poder ejecutarlas: estar en un sitio concreto, disponer de una herramienta determinada, estar hablando o reunidos con una persona o grupo de personas específicos, independientemente de a qué «proyecto» pertenezcan las acciones que se están completando.

Otro problema derivado de este error es que se mezclan las «siguientes acciones» (las que ya se pueden hacer, sin necesidad de completar acciones previas) con las «acciones» (que aún no se pueden hacer, ya que previamente hay que completar otras acciones). Ya sabemos que mezclar elementos con significados distintos en un mismo sitio es contrario a organizar con efectividad.

Creer que todos los proyectos de GTD® tienen que estar en la «Lista de proyectos»

La «lista de proyectos» de GTD® es, ante todo, una lista de temas pendientes en los que quieres, tienes o necesitas pensar durante tu revisión semanal.

En línea con lo que comentaba hace un momento acerca de «evitar mezclar al organizar», incluir «proyectos» sobre los que no va a ser necesario pensar en ninguna «revisión semanal» junto con aquellos otros sobre los que sí va a ser necesario pensar, es una mala práctica.

Que algo sea un «proyecto» es distinto de que tenga que estar en la «lista de proyectos».

En este sentido, podemos distinguir entre «proyectos evidentes» y «proyectos no evidentes». Otra posible forma de referirnos a ellos es como «proyectos autogestionados» y «proyectos no autogestionados». En ambos casos, hablamos de lo mismo.

Hay «proyectos», es decir, resultados, que requieren más de un paso y que podemos alcanzar en un año, que son evidentes/autogestionados. Esto significa que no es preciso pensar sobre ellos durante la «revisión semanal» porque las nuevas «siguientes acciones» van apareciendo de forma natural y espontánea en la medida que vamos completando las anteriores.

Un ejemplo de proyecto evidente o autogestionado sería «hacerme una revisión dental». La siguiente acción sería «llamar al dentista para pedir cita» y, una vez tuviéramos la cita, la siguiente acción sería «ir al dentista». Según la definición de GTD®, «hacerme una revisión dental» es un proyecto, ya que a) requiere más de un paso y b) lo puedo conseguir en menos de un año. Sin embargo, añadir «hacerme una revisión dental» a la «lista de proyectos», sería absurdo.

Veamos por qué es innecesario tener «hacerme una revisión dental» en la «lista de proyectos»:

  1. Cuándo el proyecto aparece por primera vez en mi radar, lo capturo.
  2. Cuándo lo aclare y organice en mi sistema GTD®, tendré una siguiente acción «llamar al dentista para pedir cita» en mi contexto @llamadas o @teléfono.
  3. Cuándo llame al dentista, me darán hora. Esa hora puedo bien capturarla, bien ponerme directamente un recordatorio en mi «calendario».
  4. Cuándo haya ido al dentista, habré conseguido el resultado.

Como puede observarse, en ningún momento se corre el riesgo de que el «proyecto» desaparezca de nuestro sistema por error, ni tampoco se ve ninguna necesidad de pensar en él durante nuestra «revisión semanal».

Por desgracia, hay otros muchos proyectos que sí necesitan esta «revisión semanal» para asegurar que siguen avanzando, del mismo modo que también hay proyectos en los que sí corremos el riesgo real de que desaparezcan de nuestro sistema al completar una «siguiente acción» si no hay un recordatorio en la «lista de proyectos» indicando que siguen siendo estando pendientes.

En cualquier caso, el criterio para incluir o excluir un proyecto de la «lista de proyectos» nunca debería ser si tú «crees» que es o no es un proyecto, sino si a) necesitas revisarlo regularmente o b) podría desaparecer inadvertidamente de tu sistema antes de completarse.

Confundir los proyectos con los objetivos o con las áreas de enfoque y responsabilidad

Otro error habitual es confundir los «proyectos» con «objetivos» o con «áreas de enfoque y responsabilidad».

El primer error es bastante lógico, ya que la mayoría de lo que en el lenguaje profesional se suele llamar «proyecto» en GTD® se corresponde más con un «objetivo».

Un objetivo es un resultado que requiere más de un paso y más de un año para completarse. Normalmente, un objetivo va a incluir varios «proyectos». «Cambiarme de casa», por ejemplo, es probable que sea más un «objetivo» que un «proyecto». «Encontrar una nueva casa» o «hacer la mudanza a la nueva casa» serían «proyectos» que formarían parte de este «objetivo».

Algo parecido ocurre con las áreas de «enfoque y responsabilidad». Recuerda que las «áreas de enfoque y responsabilidad» nunca se completan, sino que siempre están activas. «Hacer deporte», por tanto, es un «área de enfoque o responsabilidad», mientras que «encontrar un nuevo gimnasio cerca de casa» sería un «proyecto» perteneciente a ese «área de enfoque o responsabilidad».

Del mismo modo, ir al gimnasio el martes y el jueves de 18:30 a 20:30 serían «siguientes acciones» recurrentes pertenecientes a esa misma «área de enfoque o responsabilidad», pero no pertenecen a ningún proyecto.

No revisar la «lista de proyectos»

Este es también un error muy habitual. La revisión de la «lista de proyectos» es – probablemente – uno de los pasos de mayor valor añadido de toda la «revisión semanal».

El paso «Reflexionar» significa, entre otras cosas, evaluar semanalmente en qué estado están todos y cada uno de nuestros proyectos de la «lista de proyectos», asegurarnos de que todos ellos tienen al menos una «siguiente acción» activa en alguna de las demás listas de GTD® y pensar si hay que hacer algo en relación a ellos (añadir, eliminar, cambiar…).

Aunque parezca una perogrullada, una lista que no se usa es una lista que no sirve para nada. Tener una «lista de proyectos» y no revisarla a fondo en la «revisión semanal» es tener una lista «de adorno» que solo sirve para darte trabajo extra.

Próximos posts

Hay más, pero en este post he querido centrarme en cinco errores «clásicos» que se cometen con los «proyectos» de GTD®. En próximas entradas comenzaré a responder a las dudas más habituales que me plantean sobre este tema, y aprovecharé también, cuando tenga sentido, para dar visibilidad a otros errores menos frecuentes, pero también comunes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo MoleroLuis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]

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Comentarios

Eva avatar
Eva


Sinceras gracias por el artículo. Cuando leí tu libro, el concepto proyecto es el que necesité más tiempo para entender. Esta serie de artículos creo que es muy acertada y necesaria para los "gtdistas" autodidactas. Tienes razón en que algunos conceptos a veces se pueden malinterpretar cuando los manejamos a través de las aplicaciones. Hoy me has ayudado a resolver dudas y reflexiones. Gracias de nuevo.

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Muchas gracias, Eva.
Mi experiencia es que la mayoría de las personas que hemos aprendido GTD® de manera autodidacta hemos cometido diversos errores con los «proyectos» (en mi caso uno de ellos era no revisarlos), y que eso ha dificultado y alargado el proceso de implantación de la metodología.
Un saludo.

Jordi Sánchez avatar
Jordi Sánchez


Hola Jose Miguel,
Me encantan este tipo de artículos, son realmente interesantes para mejorar el uso de GTD. Solo como comentario, para mí sí que tendría sentido añadir el proyecto "hacerme una revisión dental" a la lista de proyectos teniendo en cuenta que pueden salir acciones imprevistas que quizá me pueda interesar revisar.

Seguramente es poco probable, pero quizá llamo para pedir hora y me dicen que ya me llamarán. O quizá tengo que tener algo en cuenta, o apuntar algo vinculado a este proyecto. Aunque quizá no sea necesario en algunas ocasiones, no veo ningún problema en apuntar esto en la lista de proyectos, ya que en la revisión semanal es algo muy rápido de revisar que, si no se tiene que hacer nada, no requerirá tiempo.

¿Ves algún inconveniente en añadir este tipo de proyectos a la lista de proyectos?

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Hola, Jordi:
Muchas gracias. Ningún problema en añadirlo a tu lista de proyectos. Como indico en el post, si es algo sobre lo que quieres reflexionar durante tu revisión semanal, lo correcto es incluirlo.
Tampoco hay ningún problema en que añadas la totalidad de tus proyectos, aunque sea innecesario reflexionar sobre ellos durante la revisión semanal, y aunque el riesgo de que desaparezcan de tu sistema sin darte cuenta sea mínimo o nulo.
Sin embargo, hay personas que prefieren mantener su lista de proyectos únicamente con los indispensables, y esto también es correcto.
El único error grave es excluir un proyecto de la lista de proyectos porque «no creas» o «no te parezca» un proyecto, cuando sí es necesario reflexionar sobre él y/o cuando sí existe un riesgo de que desaparezca del sistema sin que te des cuenta.

Jordi Sánchez avatar
Jordi Sánchez


Gracias José Miguel, yo soy de los que prefiere apuntar casi todos los proyectos. Solamente no apunto algunos pequeños proyectos muy concretos, especialmente si son recurrentes y tengo claro el proceso.

alfonso avatar
alfonso


hola José Miguel Bolívar, esto me llama poderosamente la atencion y es que he sabido tener 70 proyectos activos! o mas. y esto no me parece ser poco efectivo como persona. si bien son cada unos con us areas de responsabilidad diferentes y contexto. y no carecen de sentido ninguno de los proyectos, todo bien detallados y organizados segun la metorologia. pero pienso que seria mejor trabajar hacia la consecución de uno o 2 objetivo? y luego trabajar en proyectos. y acciones siguentes.

Esta parte que dices esto;
@Sin embargo, hay personas que prefieren mantener su lista de proyectos únicamente con los indispensables, y esto también es correcto.

para mi lo mas efectivo tener menos de 10 proyecto.si quieres darle el calor y la atención porque que hace una persona con 100 proyectos en proceso? prefiero 10 o 7. y trabajarlo uno tras o otro y luego 7 mas e ir avanzado. me encantaria saber ty opinion y aclararme todo eso. agrego (te leeo desde hace tiempo. soy fans de tu pagina)

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Hola, Alfonso.
Mi opinión es que las preferencias deben quedar al margen siempre que interfieran con la efectividad. Dicho esto, en lo que me planteas es fundamental entender 2 temas clave.
La primera es «¿cuántos proyectos TIENES?». Porque, si ya los TIENES, y no puedes dejar de tenerlos, solo existen 2 opciones, o los TIENES en tu cabeza o los TIENES fuera de tu cabeza, en un sistema externo de confianza. Y aquí la solución efectiva no es discutible: mejor fuera, al margen de tus preferencias sobre si son muchos o pocos.
La segunda es «¿cuantos proyectos QUIERES TENER?» Si eres tan afortunado como para poder decidir cuándo activar o iniciar parte de tus proyectos, entonces aprovéchalo. Si prefieres ir activándolos poco a poco, según vas terminando los ya iniciados, perfecto. Y si prefieres avanzar con todos ellos en paralelo, perfecto.
La tendencia habitual es trabajar con MUCHA INTENSIDAD en una PEQUEÑA AMPLITUD de proyectos. El hábito más efectivo es cambiar INTENSIDAD por AMPLITUD, es decir, trabajar con POCA INTENSIDAD en una GRAN AMPLITUD de proyectos. El motivo es que esta segunda forma de trabajar favorece las sinergias.
Yo personalmente intento moverme alrededor de los 100 proyectos activos (±20), siempre que está en mi mano. Mi experiencia es que tener un buen número de proyectos activos me ayuda a mejorar mi efectividad, aunque suponga más trabajo de revisión.
Un abrazo.

Agustín avatar
Agustín


Hola José Miguel, respecto a lo que refieres de que los proyectos no son listas de acciones, cuando hago planificación natural, me gusta especificar en una lista individual las acciones que necesitaré o creo que necesitaré realizar para lograr el resultado esperado, eso si no es un proyecto recurrente, cuando es recurrente tengo plantillas predefinidas. Organizo en diferentes contextos las acciones que puedo ir haciendo y en la revisión semanal añado aquellas que puedo empezar a completar. Para cada proyecto tengo una de estas listas, obviamente flexible y adaptable en cuanto a añadir o eliminar acciones. El tenerlo así,junto con el material de apoyo, me ayuda en la revisión semanal a incluir acciones de cada uno de los proyectos y que todos vayan avanzando.

No se sí estoy cayendo en un error.

Un saludo.

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Hola Agustín. Lo estás haciendo correctamente. Lo único que no se puede hacer es mezclar en tus listas GTD® siguientes acciones (las que puedes hacer sin necesidad de completar ningún paso previo) del resto de las acciones (las que todavía no puedes completar porque antes tienes que hacer algo).

Un saludo.

jose fernandez avatar
jose fernandez


Muchas gracias por tu articulo. Después de leerlo me doy cuenta que estoy cometiendo varios errores en mi trabajo.

un saludo

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Muchas gracias, Jose.

Arnaldo avatar
Arnaldo


Hola Sr. Jose Miguel, reciba un cordial saludo.

Escuche una entrevista que le hicieron y de inmediato compre su libro. Creo que el gran aporte de su libro además del idioma es la experiencia como empleado, emprendedor, autodidacta, usuario del método y educador (al menos en este escenario).

Tengo el método implementado pero con una duda con los proyectos, el material de apoyo y las próximas acciones.

1) tengo una nota en Evernote con una lista de proyectos. Ejemplo:
- Mantenimiento 30mil KMs del vehiculo realizado.
- Declaración de renta 2017 presentada
- Otros...
-----------------------------------------------
2) Fuera de esta lista tengo una nota en Evernote por cada proyecto, por ejemplo:
Nota: "Mantenimiento camioneta"
[x]Buscar el correo con los datos de contacto para pedir el servicio.

[x]Pedir la cotización de los servicios (mantenimiento 30mil Km, alineacion y balanceo, cambio de bateria).

[x]Pedir el VoBo a Erick para montar la OC

[x]Pedir la OC a Ofelina

[ ]Pedir la cita al taller

[ ]Dejar el carro en el taller
------------------------------------------

3) tengo independientemente una lista de "A la espera"
[x]Pedir la OC a Ofelina

------------------------------------------
4) Tengo una lista de "Acciones Siguientes" con sus respectivos contextos para las cosas que ya puedo realizar.
[ ]Pedir la cita al taller

Como puede notar mi nota de evernote (archivo del proyecto) contiene además del objetivo, las ideas y UNA LISTA DE ACCIONES A SEGUIR PARA CONSEGUIR EL OBJETIVO. ¿Esto es correcto?

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Hola Arnaldo. Muchas gracias.
La lista de acciones a seguir para conseguir el objetivo es correcta pero opcional. Esta lista se considera simplemente «material de apoyo» del proyecto. Yo, por ejemplo, no la utilizo.
Lo imprescindible que siempre debe haber en tu sistema es:
1) La lista de proyectos ➜ Tú la tienes ➜ OK
2) La lista a la espera ➜ Tú la tienes ➜ OK
3) La lista de acciones siguientes ➜ Tú la tienes ➜ OK
Un saludo

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