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Proyectos GTD (avanzado): Dudas más habituales – I

| tiempo de lectura 5:35'
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Si en el primer post de esta serie avanzada sobre Proyectos de GTD® veíamos los principales conceptos, diferencias y relaciones, y en el segundo profundizamos en los errores más frecuentes que se cometen al trabajar con ellos, en esta tercera entrega vamos a centrarnos en algunas de las dudas más habituales que suelen plantearnos los participantes en nuestros cursos de formación GTD® oficial.

¿Cuál es el número máximo de proyectos que es recomendable gestionar?

Esta es una pregunta muy interesante en sí misma porque lleva implícito que es algo discrecional, una decisión que cae por entero en nuestras manos, lo cual es mucho menos cierto de lo que parece.

Es cierto que puede haber algunos proyectos para los que se puede «decidir» si los dejamos incubando o no, pero, en la mayoría de los casos, los proyectos que tenemos proceden de haber respondido «sí» a la pregunta «¿requiere acción?» que nos hacemos en el paso Aclarar.

Si algo «requiere acción», pues la requiere. Y si tu realidad es que hay muchas cosas que «requieren acción» y que además requieren más de un paso para alcanzar el resultado, pues entonces tendrás muchos «proyectos».

Recuerda que GTD® simplemente refleja la complejidad de tu realidad.

En cualquier caso, nada más lejos de mi intención que eludir la respuesta a la pregunta, así que voy con ella: «cuantos menos mejor, y todos los necesarios», es decir, lo recomendable es tener el número adecuado de proyectos.

¿Cuál es el «despiece» óptimo de un proyecto en acciones?

Otra pregunta muy interesante, que en general va asociada al error común de confundir los proyectos de GTD® con inventarios de acciones.

Un proyecto es un resultado. Esto nos sirve, por una parte, para tener una referencia de qué queremos conseguir y, por otra parte, para ayudarnos a identificar los pasos que tenemos que ir dando para conseguirlo.

Los proyectos de GTD® no se «despiezan»  (en un resultado no hay nada que «despiezar»), simplemente se tienen como referencia en la «lista de proyectos».

En un momento dado, un proyecto tendrá una o más «siguientes acciones», es decir, acciones físicas y visibles que podemos completar sin necesidad de completar otras previamente.

Cuando hay más de una «siguiente acción», es decir, acciones que puedo hacer en paralelo, en cualquier orden, entonces sí puedo plantearme si quiero tener recordatorios en mi sistema GTD® para todas ellas o solo para algunas. En este caso, GTD® nos dice que tenemos que tener en nuestro sistema al menos una «siguiente acción» por proyecto, pero a partir de ahí podemos tener todas las que queramos, siempre que sean «siguientes acciones».

Mi recomendación personal es tener en el sistema todas las «siguientes acciones» del proyecto. Insisto, «siguiente acción» y «acción» son conceptos totalmente distintos en GTD®.

En tu sistema únicamente puede haber «siguientes acciones». Las «acciones» son material de apoyo y NO pueden estar en ninguna lista.

¿Bajo qué jerarquía, factor o cualidad común es útil clasificar los proyectos en GTD®?

GTD® no entra en este tema, ya que la clasificación de los proyectos carece de impacto a la hora de elegir con confianza qué hacer en cada momento (recuerda que los proyectos no se hacen, se hacen solo las «siguientes acciones»).

La «lista de proyectos» es una lista de temas pendientes que tienes, quieres o necesitas revisar durante tu revisión semanal, por el motivo que sea: incorporar cambios, asegurar que el proyecto avanza al ritmo deseado…

Desde esta perspectiva, la mejor clasificación es la que más útil te resulte para revisar la lista de proyectos. El grado de «granularidad» a la hora de estructurar la lista de proyectos es una elección personal.

Habrá quien únicamente necesite una «lista de proyectos». También habrá quién prefiera agrupar por separado dentro de esa lista los proyectos propios activos, los proyectos delegados o los proyectos que están momentáneamente parados, aún siguiendo activos.

Otras personas preferirán agrupar por una parte los proyectos personales y por otra los proyectos profesionales de su lista de proyectos. Asimismo, habrá quién opte por clasificar los proyectos profesionales por cliente, o por departamento…

Hay también a quién lo que le resulta más útil es clasificar sus proyectos por área de enfoque, o por objetivo.

Como ves, bastante libertad a la hora de clasificar tus proyectos, aunque hay una práctica que yo personalmente desaconsejo: utilizar criterios subjetivos cambiantes. Me explico.

Si te fijas, todos los ejemplos que he mencionado hasta ahora son «objetivos»: propios, delegados, parados, personales, profesionales, por cliente o departamento, por área de enfoque…

Lo que recomiendo evitar al máximo son las clasificaciones subjetivas como importancia, urgencia, prioridad, impacto… También desaconsejo establecer cualquier tipo de jerarquía entre ellos.

O son resultados que quieres/necesitas conseguir, o no lo son. Si lo son, tienen que estar en tu lista de proyectos, y si no lo son, quítalos de allí.

¿Debo identificar primero el proyecto y luego las siguientes acciones, o debo identificar primero la siguiente acción y luego el proyecto?

Esta pregunta tiene dos respuestas, según sea tu grado de dominio de GTD®.

Si consideras que tu nivel de dominio de GTD® es «avanzado» o «experto», es decir, si capturas sistemáticamente todo o casi todo lo que llama tu atención; si aclaras regularmente tus capturas identificando todos los resultados y siguientes acciones; si organizas la información y los recordatorios en las categorías propuestas por GTD®, si haces una revisión semanal completa todas o casi todas las semanas y si antes de elegir que hacer en cada momento tienes en cuenta las tres formas de trabajar, tus horizontes de enfoque y los factores limitantes en los que te encuentras, entonces tu respuesta es «da exactamente igual».

Si por el contrario estás dando todavía tus primeros pasos en el camino hacia dominar GTD® (por muchos años que lleves dando esos primeros pasos) o, lo que es lo mismo, si no haces sistemáticamente todo lo del párrafo anterior, entonces mi recomendación es que sigas siempre este proceso mental:

  1. ¿Cuál es la siguiente acción?
  2. ¿Consigo mi resultado cuando la completo?
    1. Sí ➜ Aquí no hay ningún proyecto
    2. No ➜ Tengo un proyecto ➜ ¿Cuál es el resultado deseado?

El motivo de mi consejo es que, en mi experiencia, empezar identificando el proyecto antes que las acciones suele dar lugar a una «inflación» de proyectos en la lista de proyectos, es decir, a que te inventes proyectos para cosas que no lo son.

Sí, sé que cuesta más olvidarte de si es o no es un proyecto y centrarte inicialmente solo en la «siguiente acción», pero te cuesta porque estás aprendiendo una nueva forma de pensar, así que practica, practica y practica, y ya verás como se vuelve algo natural y sin esfuerzo.

Próximos posts

Espero que esta serie te esté resultando útil (me encantaría conocer tu opinión con algún comentario). En cualquier caso, aún quedan muchas más dudas y las seguiré compartiendo en próximas entradas, a razón de tres o cuatro por post, hasta completar las más relevantes.

Recuerda que, si te interesan los proyectos GTD® y quieres saber más sobre ellos, en el grupo de Slack «Aprendiendo GTD®», en el canal #gtd-alt-2-proyectos, hay un hilo en el que puedes plantear tu dudas o preguntas y que, para formar parte de esta comunidad de aprendizaje y plantear tus dudas, debes previamente registrarte, lo cual puedes hacer directamente desde su página web.

[DISCLAIMER: «Aprendiendo GTD®» es una iniciativa particular promovida y gestionada por Manolo Molero, Luis Sánchez Blasco y Sergio Pantiga de forma completamente autónoma e independiente de OPTIMA LAB y la David Allen Company. Tanto mi participación como la participación de otros nodos de OPTIMA LAB en dicha iniciativa es únicamente en calidad de usuarios de GTD® y nuestra presencia en esta comunidad de aprendizaje no constituye ni implica en ningún caso el aval, respaldo o apoyo a los contenidos, afirmaciones u opiniones particulares expresadas por los restantes miembros de dicha comunidad.]

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Comentarios

Mario Vial avatar
Mario Vial


Hola, vengo a comentar lo útil, interesante y aclarador han sido estos post. Los necesitaba mucho ya que he estado con algo parecido a GTD por años, convencido que no necesitaba nada más que capturar y la revisión semanal (junto con una visión y misión que siempre la he tenido clara).
Lo primero, muchas gracias por tu trabajo de compartir y educar en estos temas y por la gran calidad de los artículos.
Te comento mi error, por si lo puedes mencionar para otros que quizás les pase lo mismo y es que la herramienta a veces se come a la metodología, por ejemplo, yo uso Todoist y me parece muy buena (he probado varias), pero además de Tareas, Etiquetas y Proyectos, no tiene más, entonces uno crea "Proyectos" porque la herramienta los llama proyectos, cuando en realidad en mi caso, eran Áreas de responsabilidad que dentro tenían subproyectos que eran Objetivos otros eran realmente Proyectos y algunos proyectos los creaba como tareas con subtareas.
Esto causa mucha confusión sobre todo al principalmente que debe lidiar con aprender el correcto significado de los conceptos (Proyecto, Tarea, Acción, Objetivo, etc.) aplicados a GTD (y separarlo del significado habitual) y al mismo tiempo leer cada vez los títulos y conceptos de la herramienta que usa, que en caso de ser diferentes a los de GTD (la gran mayoría de herramientas) debe traducir constantemente el significado.
Ahora me planteo ser más consciente de aquellos significados y traducir mentalmente los términos de Todoist o cambiar de herramienta. Por supuesto esto en conjunto a reorganizar mis "proyectos" en los verdaderos Proyectos de GTD, que creo haber entendido bastante bien luego de tus artículos.
Un gran saludo y espero muchos artículos más de este estilo. Un sugerencia para tratar con igual profundidad que este tema es la diferencia entre Tarea, Acción y Siguiente Acción, ya que me confunde la idea de las Acciones solo son material de apoyo y las Acciones Siguiente sí son parte de las listas de proyectos.

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Muchas gracias, Mario.
«Capturo» ambas sugerencias (la herramienta que se come a la metodología y las diferencias y relaciones entre tarea, acción, siguiente acción, lista de proyectos y material de apoyo).
Saludos!

Myshkin avatar
Myshkin


En primer lugar muchísimas gracias por todos tus posts y seguimiento a las respuestas que haces cada semana.
Estoy esperando con ansias que salga el libro de Optima3 para comprarlo en seguida e ir un paso más allá de la metodología GTD.

Estos últimos posts me están siendo muy útiles, pero en el tema de priorizar tareas a realizar, me pierdo un poco...

Como bien dices, GTD no contempla la priorización, y parece que tú la desaconsejas.. el problema que me encuentro es que ahora mismo tengo 106 proyectos abiertos (con su próxima acción), y unas 123 próximas tareas no ligadas a proyectos (muchas de ellas están "En espera" porque estoy esperando que otras personas realicen alguna acción o me pasen info).

El problema es que si tengo que decidir en función del contexto / energía / tiempo, que tarea debo hacer, me puedo encontrar fácil que 20 o 30 próximas tareas coinciden, y pierdo tiempo en decidir entonces cuál de ellas hacer en función de conseguir los objetivos previstos. Lo que hago es, en mi revisión semanal, ya categorizo las próximas acciones por importancia en función del proyecto, y a partir de ahí lo aplico como filtro para que, una vez aplicado el filtro de importancia, poder decidir que hacer en función de contexto / energía / tiempo.

¿Cómo ves esta forma de trabajar? ¿Alguna recomendación para mejorarla?

Como herramienta de GTD uso un Excel.. por eso me es fácil los filtrados.

Muchísimas gracias de nuevo!!

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Hola!
Muchas gracias. Ese día llegará, sin duda ;-)
Por otra parte, yo en absoluto desaconsejo la priorización, lo único que desaconsejo es la «apriorización», es decir, priorizar al organizar en lugar de priorizar al ejecutar, que es lo adecuado.
Si tienes 20 o 30 próximas acciones después de aplicar los criterios de contexto, tiempo disponible y energía disponible, casi seguro que estás haciendo algo mal.
Por otra parte, lo de asignar prioridades en la revisión semanal es incorrecto y el criterio «importancia¿, al igual que «urgencia» no tienen cabida en GTD. Lo importante es 1) tienes que hacerlo o te has comprometido a hacerlo?, 2) puedes hacerlo ahora? 3) es lo más prioritario de todo lo que 1) y 2)
Mi recomendación es que te asegures que que estás separando la captura del aclarado y de la organización. Por tus «síntomas», parece muy probable que estés organizando las cosas según las capturas... Si es así, primer error grave.
Otra recomendación es que, al aclarar, te asegures de responder con rigor a la pregunta «¿requiere acción?». Este es otro error común, ya que el volumen de acciones que realmente «requieren» acción es muy inferior a lo que puede parecer. Que algo requiera realmente acción es distinto de que uno quiera, crea, piense, opine o desee que la requiera. Cuando audito sistemas GTD, gran parte de las siguientes acciones no requieren realmente acción y podrían estar perfectamente incubándose (por ejemplo, en la lista Esta Semana No, que no es de GTD, sino de OPTIMA3, pero que sí es totalmente compatible con GTD).
Por último, otra recomendación es que tus contextos tengan un volumen de siguientes acciones manejable. Para la mayoría de las personas, «manejable» significa alreadedor de 10-15 elementos, máximo 20.
Si un contexto tiene 20 siguientes acciones como mucho, es imposible que te queden 20 o 30 entre las que elegir después de aplicar los criterios de tiempo disponible y energía disponible.
Como comentario final, el paso «Ejecutar» consiste en aplicar estos filtros y PRIORIZAR cuál hacer primero de entre las siguientes acciones que quedan después de aplicarlos.
Un saludo!

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Myshkin, de entrada veo algo que puede ser un error al explicar tu forma de llevar el sistema: ".... y unas 123 próximas tareas no ligadas a proyectos (muchas de ellas están “En espera” porque estoy esperando que otras personas realicen alguna acción o me pasen info)." cuando una acción se delega deja de ser una próxima acción pues no puedes hacer nada hasta que la otra persona resuelva la solicitud que le hiciste.
Una pregunta fundamental para que te enfoques en comprometerte con tareas solo para esta semana es preguntarte ¿Qué pasa si no lo hago? veras que muchas tareas pueden ir a Esta Semana No = Las tengo que hacer pero en verdad no tienen una fecha que me obligue a iniciarlas esta semana (Tengo que hacerlas) y las que "Quiero hacer", en verdad nadie me obliga y las hago para mi satisfacción y van a Algún/Día Tal Vez de donde cada semana puedo sacar acciones de acuerdo al nivel de compromiso que ya tengo en mis próximas acciones.
Por último sugerirte que uses el cuadro de flujo de trabajo del libro de José Miguel Bolívar al momento de Aclarar, veras como muchos de tus compromisos no pueden estar en tu lista de Acciones Próximas pues no lo son, esto te ayudara a disminuir la carga de estrés de tu vida pues son tareas a las que te comprometes pero que en realidad no las vas a conseguir hacer antes de tu próxima Revisión Semanal.

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Un único matiz, Juan Carlos. Desde un punto de vista conceptual, las siguientes acciones delegadas sí son siguientes acciones, aunque las tengan que ejecutar otras personas. Por lo demás, totalmente de acuerdo con tu comentario.
Saludos!

Juan Carlos Hoyos Posada avatar
Juan Carlos Hoyos Posada


Anoto tu aclaración!, yo lo he manejado diferente basado en la definición de Próxima Acción: "Una «próxima acción» o «siguiente acción» en GTD es toda actividad física, concreta, visible y orientada a la consecución de un resultado que realizamos en un contexto y en una unidad de tiempo determinados. Además, su ejecución no puede tener ninguna dependencia de otras acciones previas que aún no estén finalizadas" por lo tanto al delegarla (no ejecuto la acción yo) ya no cumple con la definición de Próxima Acción cambia su naturaleza a una ACCIÓN DELEGADA que se controla en otra lista de GTD y desaparece de las listas que se usan en el paso de GTD Ejecutar.

Si le entregas a tu esposa el recibo de un servicio publico para pagarlo se anota en la lista de Acciones Delegadas con responsable esposa, es una acción en el sistema de GTD y debes hacerle seguimiento periódico pero ya no es una Acción Próxima, bueno así lo he manejado siempre en mi sistema de listas de GTD.

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Entiendo el motivo del error, pero la definición de próxima acción no indica «y que haces tú mismo/a», por lo que es compatible con que sea otra persona quien la lleve a cabo. Al delegarla, lo único que ocurre es que en lugar de ser una siguiente acción propia pasa a ser una siguiente acción delegada. Lo mismo que un proyecto delegado, que no deja de ser proyecto por ello.
Saludos!

Pablo Moura avatar
Pablo Moura


Hola José Miguel,

Leyendo este post, me ha venido a la memoria una idea que comentabas en tu libro. Era referente al distinto enfoque que conviene dar a la redacción de proyectos y acciones siguientes. Me pareció muy práctica, útil y fácil de implantar, así que la comento aquí por si le sirve a otros lectores.

Se refería al hábito de redactar el título de los proyectos como si fuera un resultado que ya hemos logrado (Informe X, redactado, revisado y entregado a María) y escribir las acciones siguientes comenzando la frase con un verbo que invite a la acción (Recoger las hojas secas del jardín).

Esta parte de tú libro, referente a la utilización de lenguaje claro y evidente, en lugar de “nebuloso y poco tachable” me parece muy útil. Y además, ayuda a remarcar la idea de que las acciones se ejecutan, pero los proyectos no. Espero que al resto de lectores les ayude tanto como a mí.

Enhorabuena por toda la serie! Un abrazo!

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Hola, Pablo.
El hábito que comentas es específico de OPTIMA3®, pero GTD® ni siquiera lo propone como buena práctica. De hecho, para GTD® el único requisito es que el proyecto contenga un verbo en su definición y considera igualmente válidos todos los tiempos verbales.
Los requisitos de que además contenga un criterio claro de conseguido/no conseguido, y tenga que expresarse como resultado ya alcanzado, es parte de OPTIMA3®, pero no de GTD®. Por supuesto, yo redacto así todos mis resultados, y es también la práctica común en OPTIMA LAB.
El origen de este requisito es la formación como coaches, y en particular en PNL, que tenemos todos los nodos de OPTIMA LAB y que aplicamos en nuestro trabajo diario. Gracias a ello, sabemos por ejemplo que la importancia del lenguaje es enorme, porque define realidades. El efecto de produce en nuestro cerebro leer «comprar coche nuevo» o leer «coche nuevo aparcado en la puerta de casa» no es ni parecido, como tampoco lo es su capacidad de motivación y de impulso a la acción.
Muchas gracias y un abrazo!

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