Óptima Infinito

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Usar listas es distinto de usar GTD®

| tiempo de lectura 5:31'

Al igual que el post de la semana pasada sobre la diferencia entre ignorar con comodidad o ignorar con seguridad, este post también está inspirado en la entrevista que hacía recientemente David Allen a mi colega William Elliot, GTD® Certified Master Trainer y Global Partner de  formación GTD® de la David Allen Company en Sudáfrica.

En un momento dado de la entrevista, William comenta que evolucionar desde la idea de «lista de la compra» a la idea de «mente extendida», supone un cambio de paradigma y un trabajo considerables, afirmación con la que estoy completamente de acuerdo.

La mayoría de las personas que se acercan a la metodología GTD® lo hacen contando con una experiencia previa de lo que es «una lista». Y si carecen de dicha experiencia, porque nunca las han usado, al menos sí saben lo que es «una lista».

El problema es que esas «listas» que la mayoría de la gente conoce son muy distintas de las «listas» que se utilizan en GTD®.

Qué es una lista

Una lista es simplemente una relación de elementos que se elabora con un determinado propósito.

El que una lista se cree en base a un propósito es un detalle muy importante, porque según el propósito tendremos un tipo de lista u otro.

Por ejemplo, el propósito de una «lista de la compra» es distinto del propósito de una «lista de bodas» y eso hace que ambas pertenezcan a tipos distintos.

Además, las listas pueden adoptar apariencias distintas, aparte de la tradicional, que suele ser en forma de columna. Por ejemplo, la carta de un restaurante o la cartelera del cine son también «listas».

Las listas tipo «lista de la compra»

La gran mayoría de gente utiliza listas tipo «lista de la compra».

Las listas tipo «lista de la compra» se entienden como conjuntos de tareas que hay que completar en su totalidad.

Esta percepción particular del concepto «lista» conlleva a su vez la creencia de que la lista «se puede» completar.

La mayoría de las listas que plantean los múltiples sistemas de organización del tiempo, es decir, las tradicionales «to-do lists», son listas tipo «lista de la compra».

Las listas tipo «menú»

Las listas tipo «menú» son conjuntos de opciones de entre los que elegir únicamente una opción cada vez.

Aunque al hablar de «listas» normalmente pensamos en las listas tipo «lista de la compra», lo cierto es que la cantidad y variedad de listas tipo «menú» es notablemente superior.

Algunos ejemplos de listas tipo «menú»:

  • Lista de bodas
  • Carta de vinos
  • Cartelera del cine
  • Menú del día (en general, cualquier carta o menú de un restaurante)
  • Cualquier catálogo de productos o servicios

La «mente extendida» que GTD® propone usar es una lista tipo «menú».

El problema del sobre-compromiso

«La falacia de la planificación» es un sesgo cognitivo que afecta a todos los seres humanos. Lo mismo ocurre con el sesgo conocido como «efecto superconfianza».

Dicho con otras palabras, tendemos a creer que las cosas llevarán menos tiempo del que realmente llevarán y también tendemos a creer que nuestras capacidades son superiores de lo que realmente son.

Evidentemente, esta «mezcla explosiva» tiene consecuencias y una de las más graves es el sobre-compromiso. Sobre-comprometerte es comprometerte a hacer más cosas de las que realmente se pueden hacer.

Las listas de tareas tradicionales son un ejemplo perfecto de sobre-compromiso, ya que, cuando las vamos rellenando, realmente «creemos» que vamos a ser capaces de completar todo lo que hay en ellas.

La solución de GTD® al sobre-compromiso

GTD® parte de un planteamiento realista que tiene en cuenta la realidad VUCA en la que vivimos.

Constantemente llegan a nuestro «radar» nuevos elementos que llaman nuestra atención. Lo que por la mañana era muy urgente, horas más tarde ya no lo es, y lo que ayer no parecía importante, hoy se ha convertido en una prioridad.

Además, como profesionales del conocimiento, vivimos en un entorno en el que la cantidad de cosas por hacer excede por sistema al tiempo y recursos disponibles para hacerlas. Dicho de otro modo: siempre quedan cosas sin hacer.

Una vez asumimos esta incómoda verdad, la prioridad se centra en elegir con confianza la opción idónea sobre qué hacer en cada momento.

Esta forma de interaccionar con nuestros compromisos nos permite tener en todo momento la seguridad de que nada de lo que todavía sigue sin hacer «va antes» que lo que hemos elegido hacer.

Cuando interiorizas que nunca vas a hacer todo lo que quieres hacer, te liberas y entiendes que, si cada vez que eliges hacer algo, eliges bien, da igual que queden cosas sin hacer. Tener esta idea clara es el mejor indicador de «madurez efectiva».

De la «lista de la compra» a la «mente extendida»

En el camino para dominar GTD® y, en general, en el proceso de transformación personal hacia la «madurez efectiva», uno de los principales y más potentes cambios de paradigma es el relacionado con el significado y utilidad de «las listas».

Cuando una persona da sus primeros pasos hacia la efectividad, es normal que su concepto de «lista» se vea reducido al tipo «lista de la compra». Todas las personas que llevamos años mejorando nuestra efectividad hemos pasado por ahí.

Sin embargo, en la medida en que se van entendiendo, aplicando e interiorizando los diversos principios productivos universales, se llega a un punto en el que se comprende que este tipo de «listas», lejos de resultar una ayuda, supone un serio obstáculo para nuestra efectividad.

La alternativa efectiva que proponen metodologías como OPTIMA3® y GTD®,  ambas avaladas por la neurociencia, es construir una «mente extendida» que – por definición – es una lista tipo «menú».

En el momento que se asume que siempre quedan cosas sin hacer, lo inteligente es poder contar siempre con el menú más completo y actualizado posible de opciones, que nos permitan elegir en cada momento qué hacer y qué no hacer.

Cuando se tiene esto claro, la preocupación porque haya muchas cosas en las listas desaparece y es sustituida por otra «preocupación» mucho más sana y efectiva: que nuestra «mente extendida» esté siempre lo más completa y actualizada posible.

Conclusión

Muchas personas intentan mantener sus «listas» con el menor número posible de elementos, porque utilizan listas tipo «lista de la compra», es decir, listas que hay que completar en su totalidad. Esta mala práctica genera estrés, ya que el resto de elementos no desaparece por el simple hecho de no haber sido incluidos en la lista.

Las cosas son como son, no como nos gustaría que fueran, y que algo no se incluya en una lista no significa que desaparezca, sino simplemente que en lugar de en la lista va a permanecer en nuestra mente, constituyendo una fuente constante de auto-interrupciones y de frustración.

Cuando aceptamos que siempre quedan cosas sin hacer y somos conscientes de que es mejor tener las cosas fuera de nuestra mente que dentro de ella, pasamos de preocuparnos porque nuestras listas tengan «lo mínimo posible» a que nuestra «mente extendida» contenga «todas las opciones necesarias».

Porque GTD® no te dice que uses listas ni tampoco qué tienes que tener en tus listas. Lo único que te dice GTD® es que, si tienes algo, la buena práctica es tenerlo en una «mente extendida» en lugar de tenerlo en tu cabeza.

Usar listas ni es bueno ni es malo. Depende de qué tipo de listas uses y de cómo las uses. La clave está en abandonar el paradigma de las listas tipo «lista de la compra» y entender que las listas que realmente contribuyen a nuestra efectividad son las que integran una «mente extendida» tipo «menú».

Por eso, aunque a día de hoy siguen siendo muchas las personas que creen que usar listas es usar GTD®, la realidad es muy distinta, ya que usar listas, al menos como las usa la mayoría de la gente, tiene poco o nada que ver con usar GTD®.

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Comentarios

Miguel Albizu avatar
Miguel Albizu


Hola José Miguel:
Post necesario. Muy clarificador, didáctico y útil para romper resistencias iniciales a quienes se acercan a GTD. Me veo reflejado en mi etapa pre-GTD ;-)
El que se identifique en esas situaciones de "listas de la compra" y de sobrecompromiso, concluirá que no puede seguir así.
En mi experiencia, lo que más me ha costado es solucionar el sobrecompromiso. Al aplicar GTD y ver que funciona, también te animas a comprometerte con más cosas.
A raíz de una conversación que tuvimos, estoy podando muchos proyectos y eliminándolos o devolviéndolos a la incubadora que es donde deben estar.
Abrazo

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Muchas gracias, Miguel. Los supuestos problemas que la gente achaca a GTD® en cuanto a complejidad y rigidez no son más que el reflejo de nuestra propia complejidad y rigidez mentales. Cuando aprendemos a soltar ese lastre mental, GTD® «deja» curiosamente de ser complejo y rígido y nos permite fluir al máximo.
Abrazo!

Jeroen avatar
Jeroen


Creo que hablar de la lista de compra y la lista tipo menú ayuda a explicar cómo tratar las listas acciones. No obstante, la realidad es muchas veces más compleja.

Aunque recomiendo tratar la lista de acciones como un menú, sus contenidos comparten ciertas características con la lista de compra.

En un restaurante, el objetivo es elegir un plato y descartar las demás opciones de la carta. No obstante, en tu lista de acciones muchas veces es imposible descartar acciones, porque ya te has comprometido hacerlas. Al comprometerte a hacer las acciones estás dando características de una lista de compra a tu lista de acciones.

Esto hace que, aunque entiendes perfectamente que has elegido la mejor tarea por hacer en este momento, no dejas de preocuparte por lo que queda en la lista.

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Imagino que dependerá un poco de cada persona. En mi caso al menos, puedo asegurarte que no me preocupa lo más mínimo lo que queda en la lista. Serán los años, pero he aprendido a llevar bien mis limitaciones y a aceptar que no puedo llegar a todo. Tampoco estoy de acuerdo con «imposible». Al menos en mi experiencia, casi todos los compromisos son renegociables.

Jeroen Sangers avatar
Jeroen Sangers


Tienes razón, imposible no es la palabra correcta.

Creo que la diferencia entre los dos tipos de listas está en la intención: en una lista de compra existe la intención de comprarlo todo, mientras en un menú solo elegimos unos elementos y descartamos el resto.

Cuanto más reflexiono sobre este tema, más claro tengo que la lista de acciones es como una lista de compra.

Cuando voy al supermercado llevo una lista con todas las cosas que me gustaría comprar. Es una lista de intenciones.

En el supermercado decido qué artículos coger basándome en mi situación actual. A veces compro artículos que no están en la lista, a veces no compro artículos que sí están en la lista.

Adapto mis intenciones a la realidad que voy encontrando.

En contrario, un menú no contiene intenciones. Mi intención sólo es elegir 2 o 3 elementos de la lista y descartar el resto. Esto no se parece nada en cómo deberíamos tratar nuestra lista de acciones.

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Como decía en el post, la mayoría de las personas utiliza listas tipo «lista de la compra». Es por tanto lógico que opines así.
Por mi parte, mi lista de la compra es una lista de decisiones comprometidas que, excepto en el caso de que el producto esté agotado, voy a comprar. Esto es compatible con que pueda comprar o no otras cosas que no estaban en la lista. De todos modos, como principio general, decidir en caliente suele arrojar peores resultados que decidir en frío. En la medida que el proceso de hacer la compra sea simplemente ejecutar decisiones tomadas previamente «en frío», el riesgo de hacer compras impulsivas absurdas será menor.
En cualquier caso, la idea del post no era comparar si las listas de un tipo o de otro son mejores, sino que una «mente extendida» es mejor opción que cualquier tipo de lista aislada.
He continuado la conversación en un post

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