Óptima Infinito

El Blog de José Miguel Bolívar

Optima infinito

Cómo recibir un 30% menos de email

| tiempo de lectura 5:53'

Probablemente el título del post te haya llamado la atención y por eso estés leyendo esto. Es posible también que lo hagas con una cierta dosis de escepticismo.

Para tu tranquilidad, te diré que lo del 30% es una estimación a la baja. En realidad, si aplicas bien las técnicas que voy a comentar en el post, podrías llegar a reducir el volumen diario de email que recibes a la mitad o incluso menos.

Por qué necesitas «enfriar» tu email

Uno de los hábitos centrales de la metodología de efectividad personal OPTIMA3® es enfriar el pensamiento. Este hábito se fundamenta en los resultados de las investigaciones más recientes sobre «cognición fría» y «cognición caliente».

Y es que el sistema de pensamiento caliente del que habla Walter Mischel es precisamente uno de los principales responsables del volumen ingente de email que a diario se envía y se recibe en las organizaciones.

Cuando el sistema de pensamiento caliente rige tus actos, tu sistema de pensamiento frío no interviene. Esto significa que tu proceso de toma de decisiones es puramente emocional, con escasa racionalidad.

Lógicamente, los comportamientos que resultan de un proceso de decisión emocional son comportamientos impulsivos.

Un comportamiento impulsivo es el que tiene lugar inmediatamente después de que aparece el estímulo. En el caso del email, un comportamiento impulsivo es leer y responder el email según llega. Si tienes este hábito, significa que respondes sistemáticamente tus emails «en caliente», con todo lo negativo que esto supone.

Por el contrario, un comportamiento reflexivo es aquel en el que la reacción no es inmediata ni impulsiva, sino tranquila y sosegada. En el caso del email, un comportamiento reflexivo es leer los emails únicamente en determinados momentos del día, no responderlos nada más leerlos y demorar al máximo los envíos de las respuestas.

Usar el email como chat es ineficiente y poco profesional

Uno de los hábitos más absurdos e ineficientes que infestan la mayoría de las organizaciones es utilizar el email como si fuera un chat o un teléfono, es decir, como un medio de comunicación síncrono. El email, que tuvo su origen como sustituto del correo postal, es por definición un medio de comunicación asíncrono.

Cuando la comunicación tiene que ser necesariamente síncrona, hay que utilizar un medio síncrono: teléfono, videoconferencia, reunión presencial…

Utilizar el email como herramienta de chat es un hábito altamente inefectivo por múltiples razones. Por una parte, porque se está utilizando una herramienta inadecuada y eso va a perjudicar a la comunicación. Por otra, porque obliga a las demás personas que lo usan a consultarlo con una frecuencia que sería innecesaria si se utilizara bien.

Cuando usas habitualmente el email como chat, haces evidente tu falta de profesionalidad, ya que demuestras: a) no saber utilizar tus herramientas de trabajo de forma efectiva y b) ignorar los hábitos productivos más básicos.

Gran parte del email que recibes es culpa tuya

¿Cuántos emails recibes al día? En realidad, da igual. Calcula que casi la mitad son culpa tuya y, por tanto, podrías «ahorrártelos». La gente se queja de recibir mucho email y a todas horas, sin ser conscientes de que son parte del problema.

Si cada vez que recibes un email, lo respondes en el momento, además de estar reaccionando «en caliente» ante ese email, estás dando lugar a que en pocos minutos te llegue un nuevo email con la respuesta. Si la otra persona tiene el mismo mal hábito que tú, podéis pasaros el día intercambiando emails absurda e ineficientemente.

Si el tema es realmente urgente o necesita que interacciones continuamente con la otra persona, coge el teléfono y llama. Además del email y del WhatsApp, todos los teléfonos móviles modernos tienen una App que sirve precisamente para eso: para llamar por teléfono 😉

Y si no es urgente, ni necesita una interacción continua con la otra persona, entonces este es un buen momento para aprender a usar bien el email y, de paso, reducir drásticamente el volumen de email diario que envías y recibes.

Cómo «enfriar» el email de manera efectiva

El primer paso para «enfriar» el email de manera efectiva es «desintoxicarte» del email. Las notificaciones son adictivas y por eso tienes que empezar a «desengancharte» de ellas. Quita cualquier tipo de notificación o alerta que te esté interrumpiendo cada vez que llega un nuevo email.

Si te sueles quejar de que te interrumpen mucho, asegúrate de no ser tú la causa número uno de tus interrupciones: desactiva todas las notificaciones de todo. Afortunadamente no eres un árbol, así que puedes ir a ver qué te ha llegado cada vez que tenga sentido.

El segundo paso para «enfriar» el email de manera efectiva es leer tu email solo en determinados momentos del día. A no ser que en tu descripción de puesto ponga «lector/a y redactor/a de email», tu trabajo es otro que estar todo el día leyendo emails.

Si lees el email solo en determinados momentos del día, ya estarás «enfriando» la mayoría de ellos. Recuerda que si algo es urgente (casi nada lo es), debería entrar por otro canal. Que los demás usen mal las herramientas no es tu culpa. Cuando vean que has dejado de vivir pendiente del email, ya espabilarán y aprenderán a usar el canal adecuado. Y sí, por supuesto, esto también aplica a tu jefe/a.

El tercer paso para «enfriar» el email de manera efectiva, y el más importante de todos, es diferir el envío de las respuestas.

Una vez hayas escrito el email de respuesta, es fundamental que te hagas la pregunta «¿cuánto puedo retrasar el envío de este email sin que afecte significativamente a este tema?». Una vez tengas la respuesta, programa el envío de acuerdo con ella.

Yo, por ejemplo, únicamente envío email entre las 8:00 y las 18:00 de lunes a viernes laborables. ¿Significa eso que solo escribo email esos días y a esas horas? En absoluto. Yo escribo email cuando tiene sentido. Si un día me despierto antes por lo que sea, puede que esté escribiendo emails a las 5:00. También puede ser un sábado a las 16:00 o un domingo a las 23:00. Da igual cuando lo escribas, lo importante es cuándo lo envías.

Como norma general, evito responder ningún email en el mismo día y lo que hago es programarlos para las 8:00 del día siguiente laborable.

Lógicamente, puede haber excepciones, pero son eso: excepciones. En estos casos, retraso al máximo la respuesta, y como mínimo 3 horas. Y, si es realmente urgente, llamo por teléfono.

Lo que consigo con esto es «inmunizarme» frente a los malos hábitos productivos de otras personas. Si la otra persona tiene la mala costumbre de usar el email como sustituto del teléfono, yo me aseguro de limitar sus email a como mucho uno o dos al día. Si es algo urgente (casi nunca lo es), ya me llamará.

De esta forma, en lugar de recibir media docena de emails por persona al día, únicamente recibes uno o dos. Imagina esto aplicado a todas las personas con las que interaccionas por email a diario.

Demorar el envío es muy fácil. Con Outlook tienes una opción para hacerlo. Con GMail hay varias extensiones. Yo antes usaba Boomerang, pero ahora llevo ya unos años usando Gmelius. Y, en el peor de los casos, siempre puedes dejarlos como borrador y enviarlos más tarde.

Conclusiones

Nos quejamos mucho del entorno y de lo muy negativamente que afecta a nuestra efectividad. Esto está muy bien, pero tú eres la causa principal de tu inefectividad. La buena noticia es que hay montones de cosas que caen en tu zona de influencia.

En lugar de seguir quejándote del mucho email que recibes y de que te interrumpen a todas horas, desactiva las notificaciones, deja de vivir pendiente del email y retrasa el envío de tus respuestas.

Son hábitos sencillos, de eficacia probada y al alcance de cualquiera. Solo tienes que vencer la natural resistencia al cambio y comprobarlo.

Recuerda que si quieres obtener resultados distintos no te queda otra que hacer cosas distintas. Retrasar el envío de tus emails puede ser una forma fantástica de empezar a hacerlo y de acercarte más a los resultados que quieres conseguir.

Post relacionados

Comentarios

Carlos avatar
Carlos


Interesante artículo, lástima que no sepa que email no existe en nuestro idioma, para ello tenemos correo, correo-e, correo electrónico. No entiendo por qué la tecnología tiene que estar reñida con escribir correctamente.
Por lo demás enhorabuena.

 avatar


Interesante comentario. Lástima que no sepas de técnicas básicas de SEO. No entiendo por qué la gente tiene tanto empeño en opinar de lo que ignora.
Por lo demás, muchas gracias por comentar.
¡Ah!, por cierto, correo-e está explícitamente prohibido por la RAE.

Carlos avatar
Carlos


Qué curioso, decir que opino de lo que no entiendo. Te refieres a que utilizas email, porque es una palabra de SEO. Me parece muy triste, y muy limitado. Con ese razonamiento podemos seguir destrozando los idiomas en pos del SEO.
Creo que es gratuita esa descalificación y una falta de educación, pues no me conoces.
Si, tienes razón en lo de la RAE, pero entraría dentro de la evolución de nuestro idioma, no soy un purista. También te recomiendo la Fundeu.

De todas formas veo que no eres una persona que acepte críticas y sugerencias, si no sabe mucho más que tu, o así lo creas :-)
Bueno habrá que darse de baja de vuestro boletín (o mejor newsletter, por lo del SEO). Yo también estoy cansado de "gurús" como tú, los hay a patadas por Internet. Me gusta estar en contacto con gente interesante, humilde y educada, antes de que sean unos super expertos, o se lo crean.

 avatar


Estupendo, Carlos. Así ganamos todos.
Un saludo.

Carlos avatar
Carlos


Cierto, en algo estamos de acuerdo.
De todo se aprende.
Saludos

Angel avatar
Angel


Increible comentario anterior, pero insuperable respuesta Jose Miguel. Entrando en materia, muy bueno el articulo y tengo que aprender a enfriar mucho, mucho, mucho, muchisimo. Ya lo tengo guardado en Instapaper para leerlo una y mil veces mas. Un abrazo Jose Miguel y gracias por todo.

 avatar


Muchas gracias, Ángel. Hacía mucho tiempo que no me visitaba un «troll», así que casi me ha hecho ilusión :-D
En cuanto a enfriar, creo que es uno de los hábitos que realmente marcan una diferencia más espectacular. Estamos diseñados para reaccionar en caliente, que para sobrevivir está muy bien, pero para gestionar asuntos complejos y cargados de matices y opciones es un auténtico desastre.
Un abrazo!

Agustín avatar
Agustín


Hola José Miguel.
Entiendo que lo que haces es procesar la bandeja de entrada del mail y decidir que hacer con ellos. Por ejemplo, una vez procesado ese mail, en tu lista de próxima acciones y en el contexto que emplees, tendrás especificado: redactar respuesta al correo de... y una vez que esa acción está hecha,programas el envío en función de tus criterios. Lo veo interesante y suelo hacerlo así, por ahora en borrador. No obstante, cuando en el correo que me llega hay una fecha límite especificada por la otra parte, para responder y/o enviadle algo, me gusta solucinarlo antes de la fecha límite establecida. Eso sí, desde que conocí y estoy implementando GTD, no respondo a un correo sin procesar previamente. Enfriar funciona.

 avatar


Hola Agustín. Efectivamente, así lo hago. Tampoco se trata de retrasar los temas por retrasarlos, porque no aporta nada. Se trata únicamente de «romper» esa dinámica absurda e inefectiva de vivir pendiente del correo y utilizarlo como si fuera un chat.
Y, desde luego, enfriar, que es un concepto de OPTIMA3® que no existe en GTD® ;-) , funciona a las mil maravillas.

Marcos A. Martínez avatar
Marcos A. Martínez


José Miguel, enhorabuena por el valioso post que nos has compartido.

Estoy totalmente de acuerdo con el contenido del mismo, y aunque yo había comenzado a programar el envío de los email's que redacto a horas no adecuadas para remitirlos, me voy a plantear el "enfriar" aún más, por lo que me ha parecido muy útil lo indicado para demorar el envío de manera general (hipervínculo a Outlook. etc...), y de esa manera forma evitamos jugar al "ping pong" con los e-mail's...

Un fuerte abrazo

Marcos A. Martínez

 avatar


Hola Marcos. Muchas gracias. Comprobarás que tenemos mucha mayor capacidad de influencia de la que normalmente creemos tener ;-)
Un fuerte abrazo.
JM

Julen avatar
Julen


Uhhhmmmm, yo no estoy de acuerdo del todo con lo que propones en este post, José Miguel. No obstante, sí creo que puede funcionar para bastante gente, pero creo que tal y como tenemos montado este mundo, el correo es, en la mayoría de los casos, una prioridad y una manera de establecer vínculos muy productivos.

Entiendo que no hay que confundir urgencia con importancia, pero este mundo, no hay duda, se ha acelerado y conviene analizar hasta qué punto podemos vivir con esa aceleración sin mayores problemas. De acuerdo, me gustaría más enfriamiento y tranquilidad en las relaciones, pero desgraciadamente no soy yo quien pone las normas. Y sí, puedo generar ciertos hábitos a mi alrededor, pero hasta cierto punto.

Quienes trabajamos con información (y quiero pensar que con conocimiento) sabemos que los tabiques que separan trabajo y no trabajo se han caído. Levantarlos de nuevo puede ser digno, no digo que no, pero cuidado con generar rigidez donde se está pidiendo fluir líquido.

Para mí lo más importante de todo es ¡saber trabajar técnicamente con el correo! Veo demasiadas personas que, simplemente, no saben usarlo técnicamente. No saben que hay filtros, etiquetas, marcas de diverso tipo, plantillas, búsquedas potentes... Por aquí creo que está lo fundamental: primero que sepan trabajar con la herramienta. Luego vendrá la forma en que usarlo. Ten en cuenta que muchas veces el correo no es "autónomo" y vive inserto en una serie de sistemas dentro de la organización que le dan un sentido u otro, con lo cual quizá haya diferentes formas de usarlo según casos.

De todas formas, interesante lo que comentas. Todos andamos en busca del tiempo perdido :-)

 avatar


Estoy de acuerdo con que la clave es saber trabajar técnicamente con el correo y, en mi opinión, eso pasa por usarlo para lo que es efectivo usarlo. Si algo es complejo, requiere interacción o es urgente, por ejemplo, el correo es un canal de comunicación altamente inefectivo para ello y hay alternativas mejores. En nuestro «Taller de gestión efectiva del email» abordamos todas esas buenas prácticas que tienen que ver con usar el email de manera efectiva, lo cual incluye lo que tú llamas «saber trabajar técnicamente con el correo».
Por otra parte, está claro que las dinámicas alrededor del uso del correo en las organizaciones son las que son. Pero eso no significa que haya que darlas por buenas ni resignarse a convivir con ellas. En mi experiencia, enfriar tanto la toma de decisiones sobre lo que llega, como el envío de las respuestas, es una manera altamente efectiva de minimizar el impacto negativo de los malos hábitos de otras personas en nuestra efectividad y, además, es algo que se tolera muy bien en las organizaciones, puesto que hablamos de introducir retrasos «aceptables» en el flujo de comunicación.
Un abrazo.

Anna Torres Nebot avatar
Anna Torres Nebot


Hola José Miguel,

Excelente artículo! estoy segura de que tenemos más recursos para gestionar el estrés que genera el mail y cualquier otro factor en nuestro entorno laboral de los que pensamos. Adquirir buenos hábitos de trabajo es muy saludable, tanto para nosotros como para la gente que nos rodea, esto sin duda se acaba percibiendo y nosotros somos los primeros beneficiados. Cambiar los hábitos cuesta y lleva su tiempo, pero merece la pena no desanimarse y seguir intentándolo.

Un saludo.

 avatar


Muchas gracias, Anna. Cambiar de hábitos es un tema sobre todo de paciencia. Queremos todo para ya y eso con algunas cosas simplemente no funciona.
Un saludo.

Miguel MS avatar
Miguel MS


Buenas Jose Miguel,

Lo primero gracias por compartir artículos tan prácticos como este, sobre ver el email varias veces, enfriarlo y programar sus respuestas, me han funcionado de maravilla,
ahora mi lucha son las llamadas, empiezan a las 10 y hasta las 14 no me dejan hacer nada, dios que frustración me crea.

Decirte que me encanta tu libro, altamente recomendable.

 avatar


Muchas gracias, Miguel. Me alegra saber que te encanta mi libro :-)
En muchas ocasiones, no siempre, las llamadas también se pueden enfriar y luego gestionarlas por lotes. Aunque sean de tan solo 30', por ejemplo, conseguir intervalos de tiempo ininterrumpido y enfocado es una de las principales claves de la efectividad.
Un saludo

Miguel MS avatar
Miguel MS


Gracias por tu respuesta,
Voy a probar como dices con bloques de 30´, a ver como me va.
Saludos.

 avatar


Me parece una excelente idea :-)
Ya compartirás qué tal la experiencia!
Saludos.

Jaime Planells Chicharro avatar
Jaime Planells Chicharro


Que alegría leer esta entrada!! Fundamentalmente porque tengo el hábito de casi todo lo que describes. Sin saber que lo que hacía era "enfriar" los correos entrantes. Y confieso que desde puse en práctica tal forma de gestionar los mails, esas bandejas de entrada de decenas de correos ya no me angustian.
Solo una cosa que no se me había ocurrido... diferir los envíos. Lo pondré en práctica y veré cómo funciona.
Graciaaass!!!

 avatar


No hay de qué. Verás como te va a sorprender y a encantar, seguro! ;-)

Todo el contenido de Óptima Infinito, el Blog de José Miguel Bolívar, está bajo una Licencia Creative Commons 4.0 Internacional (Reconocimiento - Compartir bajo la misma Licencia).

2008-2020 José Miguel Bolívar - Algunos derechos reservados

Ir al contenido