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Diferencias entre Registrar (OPTIMA3®) y Capturar (GTD®)

| tiempo de lectura 5:13'

En posts anteriores hemos visto todo sobre el hábito de «Registrar» y también el hábito de «Registrar» explicado con ejemplos. En este post vamos a ver las diferencias entre el hábito «Registrar» de la metodología OPTIMA3® y el paso «Capturar» de GTD® (también llamado «Recopilar» en las primeras versiones del método).

Aunque a primera vista puede dar la impresión que se trata de dos comportamientos muy parecidos, casi iguales, la realidad es que son muchas más las diferencias que las semejanzas entre ellos. Dicho esto, «Registrar» tiene su origen en «Capturar», luego es normal que se perciban como hábitos similares. Veamos a continuación en qué se diferencian «Registrar» y «Capturar».

En cuanto a definición

En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo.

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.

Por otra parte, «vaciar» en GTD® aparece tanto en la definición de Capturar como en la de Aclarar. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. En OPTIMA3®, «vaciar» no guarda relación alguna con Registrar y es parte únicamente del hábito de «Evidenciar».

En cuanto a propósito

En OPTIMA3®, Registrar permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.

En GTD® no aparece el concepto de enfriar el pensamiento.

En cuanto a qué se Captura o Registra

En GTD® se capturan «incompletos» o «asuntos pendientes». La expresión concreta que usa Allen es «open loops», que no tiene traducción directa al español. Para saber si algo es un incompleto, o está pendiente, es necesario pensar y decidir.

En OPTIMA3® se registran únicamente «cosas». Esto es muy importante, ya que Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir.

En cuanto a cómo Capturar o Registrar

En GTD® se puede Capturar de cualquier forma, sin ningún tipo de restricción en cuanto a forma de redacción o extensión.

En OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres. No se puede Registrar nada que contenga un verbo. Por otra parte, Registrar tiene que hacerse buscando la máxima eficiencia, es decir, con el menor número posible de palabras.

En GTD®, anotar «comprar regalo de cumpleaños para Carlitos» sería Capturar de forma correcta. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. Lo correcto sería «Carlitos» o «regalo Carlitos», es decir, algo con nombre, breve y sin verbo, que se puede Registrar sin pensar ni decidir.

Obviamente, cuando la forma de Capturar o Registrar algo es con una foto, un audio, o un objeto en sí mismo, todo lo anterior no aplica.

En cuanto a cuándo Capturar o Registrar

En OPTIMA3®, la forma óptima de Registrar es hacerlo en el mismo momento en que el elemento potencialmente relevante aparece por primera vez, ya que lo que se persigue es generar un hábito, es decir, un automatismo que se active de manera inconsciente cada vez que aparece un elemento potencialmente relevante.

En GTD®, se puede Capturar cuando quieras, es decir, puedes Capturar un elemento la primera vez que llama tu atención, pero también puedes decidir no hacerlo en ese momento y dejarlo para capturarlo, si quieres, la próxima vez que llame tu atención.

Desde el punto de vista de OPTIMA3®, la práctica que plantea GTD® es otro error metodológico y pedagógico, en la medida que dificulta el desarrollo y mantenimiento del automatismo y, además, permite pensar y decidir (si capturarlo o no).

Conclusión

Aunque parecidos, los comportamientos de Capturar y Registrar presentan diferencias muy significativas.

Mi opinión profesional1 es que la forma en que está planteado el paso de Capturar puede dificultar tanto su comprensión, como su aprendizaje y puesta en práctica, pero sobre todo su aprovechamiento. Esta afirmación se basa en lo siguiente:

  • Considero metodológicamente incorrecto y pedagógicamente contraproducente que «vaciar» aparezca tanto en el paso de Capturar como en el de Aclarar. Metodológicamente incorrecto, porque «vaciar» no forma realmente parte del comportamiento Capturar, sino que es un paso posterior que se aplica cuando las cosas ya han sido capturadas. Pedagógicamente contraproducente porque genera confusión al delimitar en qué consiste concretamente el comportamiento Capturar, solapándolo con Aclarar.
  • Son muchas las personas que anotan «tareas». Esto significa que piensan y deciden antes de anotar un recordatorio de lo que han decidido. Desde el punto de vista de GTD®, estarían haciendo algo parecido a Capturar+Aclarar+Organizar, pero todo a la vez. En GTD®, «comprar pilas alcalinas» es una redacción válida tanto para algo Capturado, como para algo Aclarado y Organizado. El hecho de no marcar claramente la diferencia entre el nuevo comportamiento que se plantea y el antiguo – cosa que sí hace OPTIMA3® – dificulta su comprensión.
  • El hecho de que Capturar pueda hacerse de manera opcional y sin restricciones en la forma de hacerlo, hace que las personas que ya anotan «tareas» apenas perciban diferencia alguna entre el nuevo comportamiento que se les ofrece y el comportamiento que ya tienen, lo que lógicamente se traduce en que tampoco le vean un beneficio adicional a adoptarlo. En consecuencia, Capturar se percibe a menudo como «hacer más de algo que no es particularmente útil», lo que genera resistencia y dificulta su adopción.
  • El principio fundamental de la generación de hábitos es la repetición. En esencia, generar un hábito es conseguir que un comportamiento concreto deje de ser gestionado por el Sistema 2 y pase a ser gestionado por el Sistema 1 (Kahneman). Intentar generar hábitos teniendo que pensar y decidir es como intentar aprender a flotar llevando puesto un cinturón de plomo.
  • El poder Capturar unas cosas sí y otras no, incorpora una aleatoriedad y una inconsistencia que dificulta la repetición y, por tanto, el desarrollo del hábito.
  • La libertad para utilizar verbos al Capturar facilita tener que pensar y decidir antes de hacerlo. Cuando el verbo que se va a utilizar no es evidente, aumenta además la probabilidad de no Capturar en el momento y dejarlo para más adelante. Todo esto dificulta también la repetición y, por consiguiente, el desarrollo del hábito.
  • En la medida que se permite pensar y decidir antes de Capturar, se favorece mantener el hábito de decidir en caliente, es decir, se dificulta la adquisición del hábito de enfriar el pensamiento, que es el principal valor añadido del paso Registrar en OPTIMA3®. La utilidad indudable de enfriar el pensamiento ha sido puesta de manifiesto por numerosos expertos, entre los que se encuentran Walter Mischel y Piers Steel.

«Capturar» es un gran hábito productivo, como han experimentado miles de personas hasta la fecha. «Registrar» aprovecha todo lo que de positivo tiene Capturar, favorece su comprensión y adquisición, limita el riesgo de errores y malas interpretaciones, potencia su máximo aprovechamiento y añade beneficios adicionales – como el de enfriar el pensamiento – que multiplican su utilidad.

1 DISCLAIMER: Mi opinión profesional sobre GTD® viene avalada por mi condición de Certified Master Trainer en GTD® por la David Allen Company. Mi opinión profesional sobre OPTIMA3® viene avalada por mi condición de autor de dicha metodología.

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Comentarios

Silvestre Segarra Soria avatar
Silvestre Segarra Soria


Hola José Miguel, ¿qué tal estás? Sin duda habéis dado con uno de los factores de resistencia al intentar adoptar GTD. Ninguno sabíamos dónde estaba esa piedra en el neumático, pero creo que todos sentíamos que algo restaba naturalidad al gesto. Seguro que ha hecho falta mucha reflexión e iteración para llegar a ello. Y luego, la maestría de explicarlo tan claramente. Por tanto, gracias de nuevo.

:-)

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Hola Silvestre.
Lo cierto es que sí que hay mucho trabajo detrás de OPTIMA3. Uno de mis objetivos es facilitar el aprendizaje de las técnicas que mejoran la efectividad personal. Para ello, me parece imprescindible explicar de manera clara y concisa las razón de ser de dichas técnicas, su propósito, por qué funcionan y cómo deben aplicarse correctamente para obtener el resultado que se busca. Cuando los conceptos son difusos y altamente interpretables, en lugar de otorgar flexibilidad, que entiendo es lo que pretende GTD, genera inseguridad, da pie a errores y, al final, se traduce en frustración y abandono.
Un abrazo!

Josué avatar
Josué


Me gustó ver las diferencias, y me alegra saber que dicha metodología OPTIMA3 sea esclarecedora e innovadora. El trabajo que hay detrás sí que se nota. :)

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Muchas gracias, Josué. Seguimos avanzando ;-)
Un abrazo!

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Pablo Moura


Hola José Miguel,

Me han parecido muy interesantes muchas de las diferencias. Y para mí, que trato de seguir aprendiendo y mejorando mi efectividad, me parece muy constructivo que desde OPTIMA continuéis avanzando en este campo. Se agradece enormemente. Enhorabuena, por ello!

Me gustaría plantear una duda que me ha surgido al considerar conjuntamente un par de frases:

“Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal”.

“Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir”

Mi duda es, ¿cómo podemos saber si un elemento es potencialmente relevante, sin pensar ni decidir?

Dado que tenemos miles de pensamientos a lo largo del día, en el caso de que llegásemos a adoptar el hábito de registrar, de manera totalmente automática, se podría llegar a dar el caso de registrar miles de elementos todos los días. Yo creo que es bueno un mínimo de discernimiento para saber si algo es suficientemente relevante como para registrarlo.

Por otro lado, cuando lo escribimos no creo que sea necesario utilizar un verbo, pero en los casos en los que el pensamiento automático surge directamente con un verbo, por ejemplo, te viene a la mente “felicitar a Ana” o “comprar leche” se da la paradoja de que lo que yo escribiría de forma automática y sin pensar, sería “felicitar a Ana” porque si tengo que quitarle el verbo, entonces sí que tengo que pensar y decidir, quitarle el verbo.

¿Qué opinas sobre relajar un poco el criterio de prohibir los verbos, de modo que sea más una recomendación que una obligación?

Muchas gracias por tus aportaciones. Saludos!

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Hola Pablo. Muchas gracias por tus preguntas. Creo que están muy bien fundadas. Te contesto. La manera de saber qué es potencialmente relevante, sin pensar ni decidir, es a partir de una «intuición bien informada», que es algo que se trabaja a fondo en la parte proactiva de OPTIMA3. Cuando tu intuición está bien informada, tu Sistema 1, que constantemente monitoriza el entorno sin que seamos conscientes, detecta qué es y qué no es potencialmente relevante para ti. En GTD se plantea algo parecido al hablar de perspectiva, en el Nivel 3 de la formación GTD® oficial. La parte del cerebro que lleva a cabo esta monitorización y filtrado es el Sistema de Activación Reticular (SAR).
Al hilo de lo que comentas, no se trata de registrar por registrar, sino de registrar selectivamente. Cuando nuestra intuición es una «intuición desinformada», registraremos cosas irrelevantes y a su vez dejaremos de registrar otras que sí lo eran.
En cuanto al verbo, ahora tienes que pensar y decidir para quitarle el verbo, es cierto, pero eso se debe a que el hábito que tienes es usar verbos. Este hábito lo tiene todo el mundo, ya que nos enseñan a capturar-aclarar-organizar de una sola vez, de tal forma que lo que anotamos no son capturas o registros, sino los recordatorios finales de decisiones ya tomadas. A mí, y a otros nodos de OPTIMA LAB, también me costaba al principio, pero ahora registramos todo sin verbos sin que nos suponga el más mínimo esfuerzo y, por supuesto, sin pensar ni decidir.
Por otra parte, la «prohibición» es en realidad una «mejor práctica recomendada». Si quieres usar verbos, hazlo, pero hazlo siendo consciente de que hay una práctica alternativa mejor.
Un abrazo!

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