Acciones y resultados en GTD y OPTIMA3

DISCLAIMER: Este artículo corresponde a una versión preliminar de OPTIMA3^® —completamente distinta de la versión final de 2023— y ha quedado, por tanto, totalmente obsoleto.

En un post anterior veíamos la importancia de organizar por separado qué quieres conseguir y qué puedes hacer. En este post vamos a ver las semejanzas y diferencias en la forma de gestionar acciones y resultados en GTD^® y OPTIMA3^®.

Acciones en GTD^®

En GTD^®, una «acción» es cualquier actividad física y visible que supone un avance hacia la consecución de un resultado. La diferencia entre una «acción» y una «siguiente acción» es que una «siguiente acción» se puede ejecutar sin necesidad de completar ningún paso previo mientras que una «acción» necesita esperar a que se ejecute previamente uno o más pasos antes de convertirse en una «siguiente acción».

Veamos un ejemplo. Tienes que preparar un informe para presentarlo en una reunión sobre un nuevo servicio que estáis pensando lanzar. Para poder hacer ese informe, necesitas que la gente de Financiero te pase un análisis de riesgos. Por tanto, antes de poder dar el informe por completado, además de pedir el análisis de riesgos a Financiero, tendrás que leerlo, puede que aclarar con ellos alguna duda que te surja, redactar un borrador de tu informe, revisarlo con tu jefa, probablemente hacer algunos cambios y, finalmente, enviárselo por email a las personas que van a asistir a la reunión.

Todo lo anterior que tendrás que hacer para lograr tu resultado son «acciones». Sin embargo, de todas ellas, solo hay una cosa que puedes hacer ahora: enviar un email a Financiero pidiéndoles un análisis de riesgos para el servicio X. Esta es la «siguiente acción».

Por otra parte, GTD^® recomienda como mejor práctica que las acciones sean específicas, concretas y, fundamental, siempre físicas y observables. Esto significa que «ver con Financiero lo del análisis de riesgos» NO es una «siguiente acción» mientras que «enviar un email a Financiero pidiéndoles un análisis de riesgos para el servicio X» SÍ es una «siguiente acción».

Acciones en OPTIMA3^®

En OPTIMA3® no existen los conceptos de «acción» ni de «siguiente acción». En su lugar, se utiliza el concepto de «Unidad Personal de Acción» (UPA). Veamos sus características.

Una UPA es, ante todo, una «unidad» de ejecución, es decir, algo completamente «tachable», lo que significa que nuestro cerebro la percibe como algo fácil, rápido, explícito, evidente e incluso atractivo de hacer. Por otra parte, una UPA es siempre una unidad «personal», es decir, que integra y equilibra capacidades, preferencias y motivaciones de la persona en concreto.

Otra característica clave es que una UPA es siempre «realista», en el sentido que su duración es el resultado de combinar de forma idónea cómo de fácil o difícil le resulta a esa persona hacer la actividad, cuánto gusta o disgusta hacerla, qué nivel de motivación tiene para hacerla y la expectativa realista de poder trabajar una sola vez y de manera ininterrumpida en ella hasta completarla. Consecuencia de lo anterior, si se trata de una actividad conocida, que gusta o se nos da bien, las UPAs relacionadas durarán más que las UPAs relacionadas con actividades nuevas, o que no gustan o no se nos dan bien.

En el ejemplo anterior, una UPA bien definida sería «enviar un email a María Pozo, de Financiero, con el Excel de precios del nuevo servicio de almacenamiento gestionado, para que haga y me envíe esta semana un análisis comparado de riesgos de los dos modelos de pago que estamos considerando, junto con sus recomendaciones y/o alternativas».

Por último, si algo todavía no puede hacerse, entonces todavía no puede «tacharse», y por lo tanto aún no es una UPA. Las actividades que consideramos candidatas a convertirse en UPAs en un futuro se llaman PUF («Posibles UPAs Futuras») o PFP en su versión en inglés («Potential Future PAUs»).

Resultados en GTD^®

En GTD^® existen diversos tipos de resultados, bajo nombres distintos y distribuidos en distintas «partes» de la metodología.

• Por una parte tenemos los «proyectos». Un «proyecto» es cualquier resultado deseado que requiere más de un paso y puedes alcanzar en el plazo de un año. Se agrupan en la «lista de proyectos».
• También se menciona los «subproyectos», como posibles resultados parciales en los que puede descomponerse un resultado más complejo. A la hora de decidir qué poner en la «lista de proyectos», si los subproyectos ya activos o el proyecto de orden superior que los engloba, GTD^® deja libertad de elección al respecto, aunque Allen recomienda poner los proyectos finales en lugar de los subproyectos, y dejar estos últimos como «material de apoyo».
• Por otra parte tenemos las metas y objetivos que asignamos a las diversas áreas de responsabilidad. Estas metas y objetivos son opcionales, es decir, que habrá áreas de responsabilidad en las que habrá metas y objetivos y otras en las que no.
• También existen las metas y objetivos generales, que se encuentran en un nivel de perspectiva superior al de las metas y objetivos específicos de las áreas de responsabilidad. Estas metas y objetivos generales vendrían a ser como proyectos más amplios y a más largo plazo, de entre uno y dos años.
• Finalmente, en un nivel aún superior de perspectiva, tenemos la visión a medio-largo plazo, de entre tres y cinco años, que está compuesta por una serie de resultados deseados en una o más de nuestras áreas de responsabilidad.

Resultados en OPTIMA3®

En OPTIMA3^® no existen ni proyectos, ni subproyectos, ni metas, ni objetivos (ni específicos de un área ni generales), ni tampoco visión. Tan solo existen resultados. Estos resultados pueden agruparse de 3 formas distintas, según 3 criterios distintos:

• Amplitud temporal:
  • Resultados a Corto Plazo (RCP): se completan en días o semanas.
  • Resultados a Medio Plazo (RMP): se completan en meses.
  • Resultados a Largo Plazo (RLP): se completan en años.
• Estado del resultado:
  • Resultados Activos Propios (RAP): son resultados que de forma habitual tienen UPAs asociadas y sobre los que trabajamos regularmente.
  • Resultados Activos Delegados (RAD): son resultados que hemos delegado a otras personas y de los que tenemos que hacer seguimiento usando la vista LHO (Lo Hacen Otros).
  • Resultados Temporalmente Inactivos (RTI): son resultados que permanecen en la vista de RATs pero que, por cualquier motivo, han dejado de tener UPAs asociadas, pero para los que sigue existiendo un compromiso. En OPTIMA3^®, los resultados sobre los que aún no existe un compromiso no se consideran resultados, sino posibilidades, y se encuentran «enfriándose» en las vistas ESN (Esta Semana No) o ETD (El Tiempo Dirá).
• Tipo de resultado:
  • Resultados Alcanzables Tachables (RAT): son los resultados que podemos conseguir completando UPAs, sin necesidad de conseguir ningún resultado previo. Tienes una explicación detallada de qué es un RAT en este post.
  • Resultados Intermedios Tachables (RIT): son resultados que habrá que conseguir hasta alcanzar el resultado final, pero sobre los que todavía no puede completarse ninguna UPA. Su uso es opcional. En el momento en que aparece una UPA para un RIT, este deja de ser RIT y se convierte en RAT.
  • Resultados Finales Tachables (RFT): son los resultados finales, es decir, los que se alcanzan después de completar la última UPA del último RAT.

Los RATs son un elemento clave de la metodología OPTIMA3^®, con un par de diferencias bastante acusadas en relación con los «proyectos» de GTD^®.

• La primera de estas diferencias es que un RAT tiene que ser necesariamente el primer resultado al que nos llevará la UPA actual y siguientes.
• La segunda diferencia es que un RAT tiene que estar necesariamente redactado como un resultado tachable ya conseguido.

Por ejemplo, si quiero publicar un libro sobre OPTIMA3^®, una forma perfectamente posible de gestionarlo como un «proyecto» en GTD^® sería escribir en nuestra lista de proyectos «publicar un libro sobre OPTIMA3^®».  Por el contrario, en OPTIMA3^®, lo primero que habría que hacer es cambiar la redacción del resultado. «Libro de OPTIMA3^® publicado» sí sería una forma correcta de redactarlo. Incluso así, nunca sería un RAT, sino un RFT. Vamos a ver por qué.

En OPTIMA3^®, la UPA sería «llamar a Carlos (el editor de Productividad Personal, aprende a liberarte del estrés con GTD^®) y preguntarle si estaría interesado en publicar un libro sobre OPTIMA3^®». Esta UPA me va a llevar a alcanzar un primer resultado (un RAT), que es «ya tengo editor para el libro de OPTIMA3^®». Hasta que no haya alcanzado ese RAT, otros resultados como «borrador del manuscrito del libro sobre OPTIMA3^® terminado» serán RITs, ya que se trata de resultados intermedios para los que todavía no existe ninguna UPA. El RFT que veíamos antes, «Libro de OPTIMA3^® publicado», se alcanza cuando se completa la última UPA de todas.

Los RAT aparecen como solución a un problema común con el que se encuentran muchas personas que usan GTD^®, y que yo mismo me encontré cuando empecé a usar la metodología. Este problema suele aparecer cuando un «proyecto» tiene muchas acciones y se elige como «proyecto» para incluir en la «lista de proyectos» el resultado final.

Esta opción, a pesar de ser la recomendada por Allen, suele ayudar poco a la hora de identificar la «siguiente acción», por estar ambas cosas – la «siguiente acción» y el «proyecto» – excesivamente desconectadas en el tiempo. Esta misma desconexión es también culpable de que se «sobreplanifique», en un intento por llenar el espacio en blanco existente. Por último, la opción de usar el resultado final del proyecto como referencia en la lista de proyectos tampoco ayuda a avanzar con ese resultado, ya que suele percibirse como algo muy lejano o complejo y, por consiguiente, poco motivador.

Por el contrario, trabajar con RATs – dejando los RITs y el RFT temporalmente en segundo plano – supone una mejora espectacular en términos de incremento de claridad y enfoque sobre qué quieres conseguir y qué puedes hacer ahora para conseguirlo. Las RAT funcionan mejor que los proyectos porque son más coherentes con el principio productivo que – inexplicablemente – GTD^® aplica a las acciones pero no a los resultados: descomponer un todo complejo en partes más sencillas facilita su gestión.

Sabemos por GTD^® que descomponer un resultado en sus acciones y, de estas, centrarse únicamente en la «siguiente acción», facilita su consecución. OPTIMA3^® aplica este mismo principio a los resultados, y parte de la premisa de que descomponer un resultado final (RFT) en sus resultados parciales (RIT) y, de estos, centrarse únicamente en aquéllos sobre los que se puede avanzar (RAT), facilita aún más su consecución. Como puedes comprobar, los RATs son a los RFTs como las «siguientes acciones» a los «proyectos». Anímate a probarlo y disfruta en primera persona la diferencia.