Post invitado: FacileThings. Posiblemente la mejor herramienta GTD

Hace unos años trabajaba como director de proyectos para una empresa de desarrollo de software. Las cosas iban cada vez mejor (para la empresa) pero todos los proyectos tenían que pasar por mis manos y, con el tiempo, llegué a una situación bastante extrema. Tenía que gestionar entre 15 y 20 proyectos a la vez y eso me obligaba a estar «siempre trabajando». Era una locura.

La solución obvia y lógica era contratar a otro gestor de proyectos antes de que yo me convirtiera en un cuello de botella insalvable. Como eso no tenía visos de suceder, pensé que a lo mejor había alguna forma ser más eficiente y, de paso, disponer de algo de tiempo para mí mismo.

Por aquel entonces conocí a José Miguel Bolivar en Twitter y empecé a leer sus artículos sobre GTD. Lo que contaba José Miguel resultaba prometedor. Y desde luego, si era posible ser más productivo y, simultáneamente, reducir mi nivel de estrés, GTD era algo que al menos merecía la pena explorar. Así que compré el libro «Getting Things Done», de David Allen y, una vez leído, empecé a ver las cosas con más claridad.

@franciscojsaez Enhorabuena! Que lo disfrutes y si tienes alguna duda, dispara! 😉

— José Miguel Bolívar (@jmbolivar) August 5, 2009

A medida que leía el libro iba visualizando la aplicación que me gustaría utilizar para implementar esta metodología. Busqué una aplicación parecida a la de mis pensamientos, pero no encontré nada ni remotamente parecido, así que decidí crearla en mis pocos ratos libres. Después de unos años como director de proyectos echaba de menos programar, de modo que desarrollar una aplicación para implementar mi sistema GTD se convirtió en la excusa perfecta para volver a poner de nuevo las manos en el teclado.

Empecé a practicar GTD al mismo tiempo que desarrollaba la aplicación, y la sensación de avanzar más y mejor en todas mis áreas de trabajo (aún teniendo un proyecto personal paralelo) me animaba a continuar con el proyecto. En 2010 publiqué la primera versión beta de FacileThings y durante meses la fui ampliando y mejorando con la ayuda de un buen número de usuarios que la encontraron interesante y útil desde el principio.

Por aquel entonces José Miguel me comentó que estaba interesado en participar en la creación de una herramienta GTD. Después de una pequeña charla nos dimos cuenta de que nuestra visión de lo que debía ser una buena aplicación GTD era muy diferente en ese momento. Yo apenas estaba empezando.

Sin embargo, un año después, cuando José Miguel escribió su artículo 12 características recomendadas para tu sistema GTD, me di cuenta de que el futuro de FacileThings y la visión de José Miguel habían ido convergiendo poco a poco. La aplicación aún no cumplía con todas esas características, pero era evidente que íbamos por buen camino. Le llamé y le propuse colaborar en el proyecto de construir la mejor aplicación GTD del mercado.

Desde entonces José Miguel es socio y asesor técnico de FacileThings, y discutimos de manera regular cómo enfocar cada mejora en la aplicación, sobre todo, los puntos directamente relacionados con la metodología.

Nuestro propósito es proporcionar «GTD sobre raíles», una aplicación con la estructura adecuada para practicar GTD sin tener que «pensar» en GTD, ayudando al usuario a establecer los hábitos necesarios para ser más productivo y vivir con menos estrés. Sabemos que el reto es importante, porque la productividad es una cuestión de hábitos, y cambiar de hábitos no es nada fácil.

Es por eso que FacileThings tiene también una función didáctica. Además de aportar un sistema de organización personal, también queremos guiar al usuario en el uso de buenas prácticas y ayudarle a entender el porqué de cada aspecto de la metodología, algo que muchas veces resulta contra-intuitivo a las personas que no conocen GTD.

Creo que FacileThings es ya la mejor aplicación GTD del mercado. Aún así tenemos todavía muchísimas ideas por desarrollar: algunas características de GTD (como «la planificación natural de proyectos»), mejoras generales en la gestión de proyectos, una mayor y mejor integración con herramientas externas (como Outlook), un diseño más cómodo y amigable, etc.

No se trata solo de hacer un software para practicar GTD. Tenemos el reto de hacer que practicar GTD sea sencillo, y que construir los hábitos necesarios para ello sea posible en un tiempo razonable. Sin la ayuda de José Miguel, esto sería francamente difícil. ¡Gracias, socio!

Francisco Sáez es el fundador y CEO de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog.