Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito

Si conoces la popular metodología GTD^®, el nuevo estándar en productividad personal, es muy probable que la forma en que está redactado el título de este post te resulte familiar.

Uno de los conceptos fundamentales de la metodología GTD es el de «proyecto». El significado de la palabra «proyecto» en GTD es bastante distinto del que la mayoría de la gente le da habitualmente. En GTD, se llama «proyecto» a todo resultado que requiere más de un paso y puede ser completado en un año. Según el «método de planificación natural de proyectos», que forma parte de esta misma metodología, la recomendación es expresar esos resultados como un éxito rotundo. De ahí el título de este post.

Exactamente el día 19 de junio del año pasado regresaba de mi curso de certificación como Master Trainer en GTD en Ámsterdam. Después de pasar una semana completa allí, en un programa «train the trainer» (T3) junto al mismísimo David Allen, volvía a España con un nuevo proyecto activo en mi «lista de proyectos»: «Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito». A partir de ahí, muchas horas, días, semanas y meses de trabajo hasta darlo por completado.

Mi primer aprendizaje en Ámsterdam, al segundo o tercer día de estar allí, es que se trataba de un proyecto demasiado ambicioso para poder ser llevado a cabo con garantías solo por mí, a no ser que estuviera dispuesto a abandonar otros proyectos muy importantes ya iniciados. Por eso, mi primera decisión fue llamar a mi buen amigo, y compañero de red en OPTIMA LAB, Jerónimo Sánchez, y compartir con él mis inquietudes, a la vez que preguntarle si quería ayudarme a seguir adelante con esta aventura. La respuesta de Jero fue el sí incondicional que esperaba de él y desde ese momento hemos venido trabajando en un modelo «bicéfalo», en el que Jero ha asumido la responsabilidad sobre la parte académica y yo he mantenido la responsabilidad sobre la parte operativa y de negocio.

Una consecuencia inmediata de nuestra decisión fue detener mi proceso de certificación como Master Trainer, y que fuera Jero quien lo retomara. La certificación como Master Trainer en GTD es un proceso intenso, largo y riguroso, que exige dedicación y compromiso durante un espacio de tiempo prolongado, algo que yo no podía permitirme en aquel momento sin poner en riesgo mis demás compromisos vinculados a la red OPTIMA LAB. Afortunadamente, el apoyo de Jero, y del resto de los nodos de la red, ha sido total desde el primer minuto, y sigue siéndolo.

Nuestro primer obstáculo fue descubrir que iban a pasar nueve meses hasta el próximo curso T3 en Ámsterdam, lo que de algún modo nos ponía muy difícil completar el proyecto en el plazo requerido, ya que nos quedaban únicamente tres meses para hacer el trabajo de un año. Además, las alternativas eran poco atractivas. El curso de certificación de Master Trainer en Europa tiene un coste considerable, al que hay que sumar desplazamientos y una semana de estancia en Ámsterdam. Plantearse otras opciones como, por ejemplo, ir a Dallas, o a Atlanta, a hacerlo, disparaba los costes y la inversión de tiempo. Teniendo en cuenta que Jero es experto en GTD desde hace años, y que la certificación es simplemente un proceso de validación por parte de la David Allen Company, decidimos esperar a la opción europea.

Por otra parte, hasta que Jero no asistiera a su curso de certificación, no íbamos a poder tener acceso completo a los materiales formativos, al haber cancelado yo mi proceso de certificación. Esto significaba que íbamos a tener que generar la versión española de todos los materiales en un tiempo récord. Otro tema que se ha alargado mucho más de lo previsto ha sido la construcción de la página web oficial de formación GTD en España. Algo que sobre el papel parecía muy sencillo e inmediato – ya que contábamos con la plantilla de WordPress, banners, logos, tipografías y guías de estilo – ha resultado ser bastante complejo, porque la traducción al español, sobre todo en la parte gráfica, ha obligado a retocar gran parte de los estilos originales de la plantilla. La buena noticia es que la web estará operativa en breve plazo.

El viernes pasado se cumplían 12 semanas desde que Jero finalizaba su curso de formación como Master Trainer con David Allen. En estas 12 semanas, los nodos de OPTIMA LAB hemos hecho un trabajo impresionante y tremendamente efectivo. Mención especial merece el trabajo realizado por David Sánchez, que ha resultado clave en la realización de este proyecto.

Uno de los primeros subproyectos fue «videos del curso oficial GTD Fundamentals doblados al español». Había que buscar proveedores, escuchar voces, contrastar calidades y evaluar los resultados finales para el doblaje al español de la media docena de videos que forman parte del curso. Gran trabajo del propio Jero buscando y gestionando proveedores y posteriormente de toda la red seleccionando voces y evaluando resultados.

Otro subproyecto era «presentación del curso oficial GTD Fundamentals traducida al español». Jero hizo gala de sus dotes de «implementador» y llevó a cabo la traducción inicial, mientras que yo jugué mi rol de «finalizador», llevando a cabo el proceso de revisión de la misma.

La realización del proyecto «materiales del curso oficial GTD Fundamentals + Installation & Implementation Lab traducidos al español y remaquetados» corrió en gran parte a cargo de un proveedor externo, seleccionado por David. Jero y yo, con la ayuda de David en algún caso, nos encargamos de revisar y validar las traducciones. Además de costar «una pasta», este proyecto ha sido toda una «currada», ya que eran trece documentos, algunos muy breves pero otros con muchas decenas de páginas, y encontrar huecos para revisarlos todos en detalle, y contra-reloj, en una de las épocas con más trabajo del año, ha sido todo un reto.

Quedaba quizás la parte más compleja, que era coordinar toda la logística de materiales de forma que llegaran juntos al cliente en la fecha prevista. Digo compleja porque el material para cada curso procede de tres orígenes distintos. Por un lado, parte viene directamente de USA, de la David Allen Company. En este caso, la burocracia aduanera se hizo sentir con todo su rigor y casi nos cuesta el proyecto. Afortunadamente, David dejó constancia una vez más de sus dotes de «coordinador» y consiguió superar todos los obstáculos a tiempo, y eso que fueron unos cuantos. Por otro lado, el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia – Edición 2015», se imprime en Barcelona. Aquí también costó un poco dar con el interlocutor adecuado y negociar unos términos que tuvieran sentido. Otro gran resultado que agradecer a David.

El resto era cómo hacer llegar tanto los libros como el material de USA al proveedor encargado de imprimir y encuadernar los materiales, de modo que pudiera ponerlo todo junto y enviarlo al cliente. Mucha tensión en los últimos días, en gran parte debido a los problemas aduaneros, pero finalmente pudimos entregar a tiempo. Eso sí, Murphy no podía faltar tampoco en esta ocasión, así que parte de los materiales resultaron dañados durante el transporte. Nada grave. A las 8:30 de la mañana siguiente un nuevo envío llegaba, ahora sí, en perfectas condiciones, al cliente.

Qué pasó a partir de ahí no me corresponde a mí contarlo, sino al maestro Jero. No te pierdas su blog, porque seguro que hay novedades en breve. Por mi parte, simplemente añadir que ya estamos trabajando en la formación del resto de los nodos de OPTIMA LAB como Certified Trainer en GTD y que esperamos completar el proceso en pocos meses. Mientras tanto, seguimos adelante a todo gas con el proyecto de distribución de formación oficial de GTD en España, con la máxima ilusión y unas perspectivas muy prometedoras. Para empezar, estamos ya completos hasta noviembre, y esto no ha hecho más que empezar…