#cienciaGTD: Cuál es la mejor forma de organizarse

En contraste una vez más con los métodos tradicionales de management, GTD propone empezar desde abajo, esto es, desde los problemas concretos a los que tienes que enfrentarte, en lugar de hacerlo desde arriba, es decir, desde los valores y los grandes objetivos.

La lógica detrás de esta propuesta es que la vida y el trabajo modernos son tan complejos que, si empiezas desde objetivos idealistas y abstractos e intentas avanzar hacia abajo hasta concretar los pasos para su implementación, el número de posibilidades que vas a necesitar tener en cuenta va a ser tan descomunal que finalmente te va a abrumar. Como consecuencia de ello, lo más probable es que termines con un planteamiento que será, o bien irrealizablemente ambicioso o bien estrechamente limitado.

Por eso, GTD propone que empieces por abordar primero los problemas concretos que están llamando tu atención ya, aquí y ahora, hasta que sientas que tienes la situación más o menos controlada. Solo entonces tendrá sentido que empieces a plantearte las implicaciones a más largo plazo, y a niveles más abstractos, de lo que estás haciendo a día de hoy.

Si la extrapolación a largo plazo de lo que estás haciendo actualmente resulta insatisfactoria, puede que sea una señal de que es hora de redefinir tus prioridades y cambiar de dirección, algo que podrás hacer con la tranquilidad y la confianza que te da saber que, al menos en el corto plazo, tienes las cosas controladas.

Una vez más, la ciencia apoya este planteamiento. Como explican Heylighen y Vidal, los principios de la ciencia cognitiva y la cibernética refrendan los principios de esta propuesta. La planificación a largo plazo es una actividad compleja y requiere de un tipo de manipulación de símbolos abstractos que resulta particularmente exigente para el cerebro.

Además de esto, dada la falta de retroalimentación sensorial (no podemos percibir las consecuencias de lo que estamos planificando) es muy probable que los planes trazados sean difusos, abstractos y poco o nada realistas. El intento de concretar estos planes chocará con la realidad de que existe todo un mundo de contingencias y «perturbaciones» imprevistas que obligan a «suponer» qué va a pasar en el futuro, convirtiendo así cualquier plan detallado en algo intrínsecamente poco fiable.

Por otra parte, si nos centramos en planificar el largo plazo, todos los problemas presentes continuarán demandando nuestra atención, recordándonos que tenemos que hacer algo con ellos, lo que dará lugar a una sensación de ansiedad y falta de control que hará que centrar nuestra atención en algo remoto se convierta en un reto complejo para nuestra mente.

Al contrario, cuando nuestras actividades diarias transcurren de forma tranquila y según lo previsto, resulta mucho más sencillo extrapolar esa situación hacia un futuro cada vez más lejano, contribuyendo así a generar una idea más clara de por dónde deberían ir nuestras prioridades a largo plazo.