¿Cómo sería un GTD sin Revisión Semanal? (I)

De todos los que conforman el GTD, de David Allen, el hábito de la revisión semanal es probablemente el que más difícil resulta de desarrollar para la gran mayoría de las personas que se acercan a esta metodología.

Como seguramente ya sabrás si lees habitualmente este blog, llevo más de dos años trabajando, con la ayuda de mi colegas de la red OPTIMA LAB, en el desarrollo de una nueva metodología de efectividad personal: OPTIMA3. Parte del trabajo que estamos realizando va encaminado a ampliar y completar los principios productivos universales en los que se sustenta GTD, así como a encontrar nuevas y mejores formas de aplicarlos, con el fin de facilitar cada vez más tanto su comprensión como su aprendizaje y uso sostenido.

GTD es una metodología fantástica que ha cambiado la vida de muchas personas, entre las que me incluyo. Los principios productivos en los que se apoya GTD son universales, ya que son válidos y aplicables para cualquier persona, independientemente de su edad, género, ocupación, etc. En su lado negativo, como bien saben quiénes han implantado o intentado implantar la metodología, su aprendizaje y puesta en práctica plantea algunas dificultades importantes. Veamos a qué se debe esto y cómo podríamos solucionarlo.

Los principios productivos en los que se basa GTD, es decir, «qué» hay que hacer para mejorar nuestra efectividad personal, son indiscutibles. Sin embargo, las maneras concretas que propone David Allen de poner en práctica esos principios productivos, es decir, «cómo» aplicar esos «qué», sí son discutibles, ya que son simplemente una opción – la que Allen ha elegido – de entre otras muchas posibles. En general, la opción que plantea Allen suele ser la mejor. Pero en algunos casos, o bien Allen nunca ha llegado a proponer un «cómo» en concreto o el «cómo» que ha propuesto podría mejorarse.

La revisión semanal es sin duda uno de estos «cómo» susceptibles de mejora. En mi caso concreto, fue el hábito que me trajo de cabeza durante más de año y medio hasta que conseguí desarrollarlo y aún así, siguió siendo mi talón de Aquiles durante años.

¿Qué hace que la revisión semanal dé tanta pereza y se le «atragante» a tanta gente? En mi experiencia, son varios los factores que influyen. Por una parte, la «mezcla» de actividades diversas con propósitos distintos. Al cerebro, las mezclas le dan pereza, ya que le obligan a hacer un trabajo extra para aclararse y centrarse. La revisión semanal es una gran mezcla, puesto que, según Allen, es un ejercicio que conlleva:

• Despejar, es decir, recopilar todo lo que quede por ahí suelto, procesarlo y organizarlo. Esta actividad persigue que «todo» lo que se ha ido quedando fuera del sistema desde la última revisión semanal, por la razón que sea, vaya a parar al sistema.
• Actualizar, es decir, revisar y poner al día todo lo que ya estaba en tu sistema. Esta actividad persigue que el sistema quede actualizado al 100%, es decir, que refleje fielmente la realidad del momento y esté preparado para su uso posterior. Es el equivalente a reestrenar GTD todas las semanas.
• Ser creativo, es decir, aprovechar la visión global que te proporcionan los dos pasos anteriores para capturar nuevas ideas y también para iniciar nuevos proyectos. Personalmente veo poco sentido a esta parte y aún menos a como la plantea Allen en términos de creatividad.

Derivado del gran volumen y de la mezcla de actividades, la revisión semanal se convierte en una tarea larga y pesada, que con facilidad puede llegar a las dos horas. Además, y para hacerlo aún más difícil, el proceso que propone Allen supone ir de lo más operativo a lo más estratégico, de tal modo que cuando llegas a la parte estratégica final, tus niveles de energía mental ya están casi agotados, con lo que la pereza de hacer algo al respecto se multiplica.

Por mi parte, llevo ya bastante tiempo experimentando con gran éxito una propuesta alternativa a la de Allen, que consiste en dividir en dos partes la revisión semanal, en función de la naturaleza de las actividades englobadas en cada una de ellas.

El principio productivo fundamental sobre el que se propone el hábito de la revisión semanal es «la información, para ser fiable, debe estar completa y mantenerse actualizada». Todo el mundo está de acuerdo con esto. Si aplicamos este principio productivo fundamental a la «mente extendida» que es GTD, podemos extraer dos conclusiones:

1. Para ser fiable, nuestro sistema GTD debe estar completo, es decir, todo tiene que ir a parar al sistema.
2. Para ser fiable, nuestro sistema GTD debe estar actualizado, es decir, todo lo que hay en el sistema debe estar al día.

David Allen parte de la premisa de que ambos aspectos de la revisión deben coincidir en el tiempo, es decir, durante la revisión semanal, pero esto es una premisa errónea y que además se contradice con lo que dice el propio Allen. Me explico.

Allen habla de la revisión semanal como una propuesta equilibrada entre la máxima fiabilidad que produciría revisar todo el sistema todos los días y el coste de eficiencia que supondría hacerlo. El incremento de eficiencia que supone revisar la totalidad del sistema solo uno de los siete días compensa con creces la ligera pérdida de fiabilidad que ello conlleva, ya que en ningún caso afecta a la estabilidad del sistema a largo plazo. Luego, para Allen, una cierta pérdida de fiabilidad no sólo tiene sentido sino que es recomendable en aras de una mayor eficiencia.

Mi tesis de partida al comenzar con mi forma actual de revisar el sistema comparte principios con la de Allen: tiene sentido fraccionar la revisión semanal en la medida que ello conlleve un incremento de eficiencia que justifique la posible pérdida de fiabilidad, siempre que esta pérdida se mantenga dentro de lo aceptable para no afectar a la estabilidad del sistema a largo plazo. Dicho de otra forma, «si reduzco de forma significativa el tiempo que dedico a la revisión semanal, sin que ello afecte de forma sensible a la fiabilidad de mi sistema, habré logrado mi objetivo».

Por otra parte, es importante entender que del planteamiento en tres fases que hace Allen dista mucho de ser único. Hay otras alternativas posibles a la hora de dividir las actividades que se realizan durante la revisión semanal. Por ejemplo, en lugar de «despejar», «actualizar» y «ser creativo», podemos dividirlas según su propósito, es decir, entre las encaminadas a «traer el pasado al sistema» y las que buscan «preparar el sistema para el futuro».

• «Traer el pasado al sistema» significa que el sistema esté completo y actualizado en cuanto a lo que ha ocurrido desde la última revisión de este tipo hasta el momento presente. En la práctica, incorpora la parte de «despejar» de Allen y solo una fracción de «actualizar», que es la encaminada a «tachar» lo ya completado de los contextos y la lista a la espera, pero sin añadir nada nuevo. Se trata de que «sea todo lo que está» en el sistema, aunque todavía «no esté todo lo que es». El «actualizar» de Allen incluye ambas cosas pero requiere mucho más tiempo y esfuerzo.
• «Preparar el sistema para el futuro» significa que el sistema esté actualizado en cuanto a lo que tiene que pasar desde el momento presente de cara al futuro e incluye también un ejercicio de proactividad, que Allen no plantea y del que «ser creativo» es tan solo una parte. En la práctica, incorpora la parte de «actualizar» que tiene que ver con revisar el calendario, el archivo de seguimiento, los proyectos y la incubadora, a fin de añadir siguientes acciones al sistema. Según mi planteamiento, esta parte incluye «ser proactivos», que va mucho más allá de «ser creativos» y me parece considerablemente más valioso. El «ser creativo» de Allen es tan solo uno de los posibles «cómo» de «ser proactivo».

Dividir la revisión semanal en dos bloques independientes, aunque necesariamente próximos en el tiempo, ha supuesto una reducción significativa de la pereza que antes me suponía este hábito. Además, tal y como preveía, ha supuesto una ganancia de eficiencia, ya que ahora tardo mucho menos en hacer la revisión semanal. La parte del «traer el pasado al sistema» suelo hacerla el viernes por la tarde, momento en que mis niveles de energía son ya bajos, mientras que la de «preparar el sistema para el futuro» la hago el sábado o el domingo por la mañana, con unos niveles de energía mental óptimos para ello. Me cuesta menos, se disfruta más y lleva menos tiempo.

Y por si todo lo anterior fuera poco, frente a mi expectativa inicial de una ligera pérdida de fiabilidad a favor de un aumento de eficiencia, lo que ha ocurrido ha sido todo lo contrario. Como la calidad de mi revisión ha mejorado, al poder dedicar un nivel óptimo de energía a la parte más estratégica, la fiabilidad del sistema, lejos de disminuir, ha aumentado considerablemente.

Para finalizar, compartir contigo un secreto. Aunque este nuevo planteamiento de revisión del sistema está arrojando hasta ahora excelentes resultados, estoy convencido de que aún se puede avanzar más. Ya te contaré más detalles en la segunda parte de este post.