Cómo Construir un Sistema GTD

Una de las claves principales para que GTD funcione es contar con un buen sistema. Para ello, es fundamental saber qué elementos debe contener dicho sistema si queremos que funcione como es debido.

GTD es una metodología de productividad personal basada en hábitos. El problema es que adquirir hábitos genera una resistencia inconsciente que, si no somos capaz de detectar y controlar, puede hacernos fracasar en la adquisición del hábito.

Esto ya nos da una primera pista: un buen sistema GTD debe facilitarte al máximo la adquisición de los hábitos GTD y, a la vez, dificultarte al máximo que puedas mantener los viejos hábitos contrarios a GTD. Lo mismo es aplicable a las herramientas.

Uno de los errores habituales entre las personas que se acercan a GTD es pensar que su éxito en la implantación del método va a depender de las herramientas. Esta creencia es falsa y suele conducir en la mayoría de los casos al fracaso. El éxito o el fracaso en la implantación de GTD depende, casi únicamente, del grado de compromiso que tenga la persona.

Ahora que sabemos que nuestro sistema GTD y las herramientas van a estar ahí para ayudarnos pero que el trabajo lo vamos a tener que seguir haciendo nosotros, veamos cómo construirlo.

Cuenta siempre a mano con una buena herramienta de captura

Si quieres desarrollar un hábito, póntelo fácil. En el caso de la captura, da igual que utilices una única herramienta o varias distintas, lo importante es que siempre tengas una a mano.

En mi caso, combino alta y baja tecnología a fin de tener cubiertos todos los posibles escenarios. Por ejemplo, para las ideas que me van surgiendo, cuando conduzco uso memmori; cuando estoy fuera de casa me envío emails con el elemento capturado en el «asunto» del email; cuando estoy en mi oficina capturo en hojas de papel reciclado que tengo en la mesa y, cuando estoy en cualquier otra habitación de la casa, utilizo tacos de post-it que tengo «estratégicamente» distribuidos por las habitaciones.

En cuanto a las cosas físicas, como por ejemplo tickets o facturas, las capturo temporalmente en mi bolso de mensajero y, cuando llego a casa, van a parar a una bandeja de entrada física que tengo junto a mi escritorio. A esta misma bandeja física van a parar las cartas o cualquier otro objeto físico de procedencia doméstica que haya recopilado.

Cuenta con un único gestor de fechas

La gestión de fechas requiere por lo general una herramienta específica dentro de tu sistema GTD. En mi caso, uso Google Calendar. Ahí van a parar absolutamente todos mis compromisos con fecha, así como recordatorios sobre actividades con fecha de mi familia y colegas de trabajo.

Hasta que no aprendas la forma de estar en más de un sitio a la vez, la única opción con sentido es utilizar un gestor de fechas único que contenga toda la información sobre tus compromisos con fecha. Esta herramienta debe estar siempre actualizada y a tu alcance. Por este motivo, si te decantas por la alta tecnología en lugar del papel, tu gestor de fechas debería estar en «la nube», a fin de que la información pueda sincronizarse fácilmente a través de todos tus dispositivos.

Cuenta con un gestor de listas efectivo

El núcleo central de tu sistema GTD es tu gestor de listas. En él está todo lo que tienes que hacer tú de forma más o menos inmediata, lo que podrías hacer más adelante, lo que tienen que hacer otros, tus resultados y tus acciones simples. En resumen: está todo.

A la hora de definir la efectividad de un gestor de listas, el criterio número uno es su capacidad de filtrado. Un buen gestor de listas es el que te permite filtrar de forma rápida y sencilla para que veas solo lo que tiene sentido ver en ese momento. Esta capacidad de filtrado exige que tu gestor de listas te permita utilizar criterios de filtrado alineados con la metodología GTD: contexto, persona, tiempo y energía.

En este punto, es importante que tengas en cuenta que las listas tienen un doble uso. Por una parte, cuando añades cosas en ellas. Esto ocurre cuando procesas tus bandejas de entrada. Yo, por ejemplo, nunca proceso con el smartphone o la tablet, ya que es muy ineficiente. Con un teclado y una pantalla en condiciones se tarda la mitad y se procesa mucho mejor. El otro uso es cuando consultas tus listas para decidir qué hacer. En este caso, sí puede tener todo el sentido del mundo utilizar un dispositivo móvil, ya que no vas a trabajar «en» la lista sino que solo vas a revisarla.

El criterio número dos es que te permita revisar a fondo tus listas durante la revisión semanal de forma ágil y cómoda. Ten también en cuenta que la revisión semanal conlleva tachar, modificar, añadir y mover cosas de tus listas, así que tu herramienta debería proporcionarte la funcionalidad necesaria para ello.

Cuenta con un archivo usable

Un archivo usable es aquel que te permite almacenar y recuperar la información que necesitas cuando la necesitas de forma eficaz y eficiente.

En mi caso, combino archivo digital y archivo analógico. Como principales archivos digitales tengo el de GMail, que gestiono con etiquetas, el disco duro de mi ordenador, que gestiono con una estructura sencilla de carpetas y, por último, Evernote para todo lo demás. En cuanto al archivo analógico, lo tengo dividido en tres partes. Una de ellas para manuales, garantías y libros de instrucciones. Otra para documentación relativamente estática que debo o quiero conservar: escrituras, contratos, recuerdos… La última es la más dinámica y la que uso con más frecuencia. Aquí tengo facturas y documentos que, en general, conservo solo durante algún tiempo y purgo regularmente.

Tienes total libertad a la hora de construir tu archivo pero, como te decía, es muy importante que tardes muy poco en poder archivar algo y también muy poco en encontrarlo cuando lo necesites.

Crea tus espacios productivos

El otro elemento clave de tu sistema GTD lo constituyen tus espacios productivos. Para que nos entendamos, un espacio productivo es el lugar en que procesas y tienes tu archivo físico. Probablemente tengas al menos dos espacios productivos, uno en casa y otro en el trabajo. Esa fue mi situación durante mucho tiempo. Ahora tengo un único espacio productivo, que es mi oficina de casa.

A no ser que no tengas otro remedio, procesar en itinerancia es una mala idea. Lo sé por experiencia. Puedes procesar tus bandejas de entrada o hacer tu revisión semanal en un aeropuerto o en el tren pero estos entornos difícilmente te ofrecen las condiciones que necesitas para procesar o revisar bien.

Tanto procesar como la revisión semanal son dos ejercicios intelectuales complejos que requieren un notable esfuerzo, a pesar del hábito. Por eso, el espacio productivo es, más que un lugar, un entorno que incluye unas determinadas condiciones de silencio, iluminación y comodidad. Contar con un espacio productivo adecuado es indispensable para reducir la fricción natural que al principio te supondrá procesar o hacer la revisión semanal de tu sistema. Yo tardé en darme cuenta y cuando lo hice experimenté una mejora considerable.

Resumen

Un buen sistema GTD es el que favore la adquisición y mantenimiento de los hábitos productivos que propone GTD. Para las personas que se inician en la metodología, esto se traduce en usar únicamente lápiz y papel durante las primeras semanas. La tecnología es uno de los principales obstáculos para aprender GTD, ya que facilita enormemente «seguir haciendo las cosas mal». El papel obliga a procesar lo capturado, a revisar y tachar, a pasar a limpio en la revisión semanal… Yo empecé con tecnología y tuve que abandonarla por el papel durante un tiempo antes de poder volver a ella.

La tecnología va a seguir ahí dentro de un par de meses. Lo importante ahora es dominar los hábitos. Asegúrate de contar con herramientas basadas en papel, y lo más sencillas posible, que te permitan capturar sin pensar ni decidir, introducir y consultar fácilmente tus compromisos con fecha, filtrar y gestionar tus listas con rapidez y guardar y encontrar lo que necesitas en cuestión de minutos. Pero, sobre todo, asegúrate de contar con un entorno que te ponga fácil pararte a pensar y tomar decisiones sobre tus cosas con regularidad.