Perspectiva GTD: Los Proyectos

En este segundo «horizonte de enfoque», que David Allen identifica metafóricamente con el nivel de vuelo de un avión a 3.000 metros, se encuentra lo que en GTD se denomina «proyectos». Dice Allen que «[proyectos son] los resultados a los que se puede llegar en un año y que conllevan más de una acción». La razón para incorporar el parámetro de un año – explica Allen – es que cualquier obligación que haya que completar en este período de tiempo se va a tener que revisar al menos una vez a la semana.

Por otra parte, Allen nos propone una lista de verbos que dan lugar a resultados, que es precisamente a lo que en GTD se llama proyectos. Finalizar, investigar, distribuir, maximizar, aprender, organizar, diseñar, presentar o resolver son algunos ejemplos de estos verbos. En general, aunque Allen no lo dice de forma explícita, cualquier verbo que corresponda con «acciones no físicas y visibles» es un «verbo de proyecto». Una «acción física» es aquella que se ve cuando está hecha. Por ejemplo, escribir, enviar un email, llamar por teléfono, imprimir o dibujar son verbos de acción.

La mayoría de los verbos que empleamos para expresar lo que tenemos que hacer no cumplen su cometido, ya que en realidad no expresan lo que tenemos que hacer sino lo que queremos conseguir. Cuando dices que tienes que «organizar una reunión» lo que realmente estás diciendo es que quieres o necesitas «que la reunión esté organizada». Para conseguir este resultado, lo que vas a tener que «hacer» es llamar a gente, escribir textos, enviar emails, etc. Comprender y aplicar esta distinción entre «acción» y «proyecto» es clave para ganar claridad sobre lo que de verdad tienes que hacer para conseguir los resultados que buscas.

Por otra parte, David Allen insiste en que resistas la tentación de «filtrar» los proyectos, algo que, en mi experiencia, constituye uno de los principales «errores de novato» y es, además, una de las formas más fáciles y rápidas de saber si alguien «usa GTD» o «cree que usa GTD». Un proyecto es un resultado. Punto. «Presupuesto para 2016 terminado y distribuido al comité de dirección» es tan proyecto en GTD como «aceite del coche cambiado». ¿Por qué? Porque en ambos casos vas a tener que «hacer» más de una «acción» para lograr el resultado esperado.

Otro aspecto que trata Allen es cómo organizar los proyectos. Lo ideal, según él, es gestionarlos en una lista, al igual que harías con una lista de llamadas. Yo comparto su opinión. A la mayoría de las personas esta propuesta le resulta extraña, ya que están acostumbradas a organizar conjuntamente los proyectos y sus acciones relacionadas. Sin embargo, hacer esto en GTD esto no tiene mucho sentido, ya que la lista de proyectos y las listas de acciones tienen finalidades distintas.

En cuanto a cuándo llevar a cabo la revisión de este nivel, David Allen propone tres tiempos diferentes:

1. Por una parte, durante la revisión semanal del sistema.
2. Por otra, cada vez que tengas la sensación de que tus proyectos clave se están quedando atrás.
3. Por último, siempre que creas que has perdido el control de tus prioridades a corto plazo.

En mi experiencia, si realmente haces las revisiones semanales, las situaciones 2 y 3 rara vez se dan.

En «Haz que funcione», Allen aprovecha la explicación de este segundo nivel de perspectiva para enfatizar una vez más la importancia de la revisión semanal. Esta revisión nos sirve, dice Allen, para mantenernos despiertos, actualizados y creativos.  ¿Qué significa esto?

• La revisión para «mantenerse despierto» consiste en capturar todos los aspectos que se han podido ir quedando en tu entorno o en tu mente, fuera de GTD. En otras palabras, se trata de recopilar o capturar todo aquello que deberíamos haber recopilado o capturado en su momento y, por una razón u otra, no lo hicimos.
• La revisión para«mantenerse actualizado» consiste en poner al día las listas de tu sistema GTD. Durante este ejercicio de revisión es muy habitual, por ejemplo, encontrar acciones en tus listas que ya han sido completadas pero siguen ahí sin tachar. Esta revisión también incluye la agenda o calendario.
• La revisión para «mantenerse creativo» se supone que es algo que se produce de manera espontánea cuando llevas a cabo las otras dos, así que Allen no aporta detalles relevantes sobre cómo hacerla.

Personalmente, me parece que todo lo anterior puede llegar a complicar innecesariamente algo que, al aplicarlo, resulta mucho más sencillo. Lo cierto es que el día a día «te come» y eso hace que, en la práctica, tiendas a revisar únicamente tu agenda y tus contextos. El impacto de esta realidad es que la fiabilidad de tu sistema se ve afectada de forma negativa por la falta de revisión. Para compensar esta «degradación natural» de la fiabilidad de tu sistema, necesitas hacer una revisión de mantenimiento o, dicho de otra forma, la revisión semanal sirve para mantener la fiabilidad de tu sistema.

Por otro lado, no me parece pedagógicamente acertado mezclar la explicación de la revisión semanal (cuándo se revisan los proyectos) con la explicación de este segundo nivel de perspectiva (para qué se revisan los proyectos y cómo se hace). Que los proyectos se revisen generalmente durante la revisión semanal es independiente de la perspectiva que proporciona la revisión de los proyectos. Si el nivel de acciones se revisa para decidir qué hacer, el nivel de los proyectos se revisa para ganar perspectiva a corto plazo sobre la evolución de nuestros proyectos, es decir, en qué medida nos estamos acercando al ritmo esperado a los resultados en los que estamos trabajando. La revisión semanal sirve para mantener el sistema fiable. La revisión de los proyectos sirve para saber cómo avanzan nuestros proyectos.

En resumen, el nivel «3.000 metros»:

• Contiene los resultados (proyectos) que quieres conseguir y en los que ya estás trabajando
• Sirve para ganar perspectiva sobre el estado actual y la evolución temporal de tus proyectos, profundizando en la perspectiva vertical de tu sistema
• Se revisa para asegurarte de que todos tus proyectos activos avanzan al ritmo que deben y tienen al menos una siguiente acción identificada en alguna parte del sistema (agenda, lista a la espera, archivo de seguimiento o contextos)
• La perspectiva que nos ofrece es una perspectiva a corto plazo, que típicamente abarca la semana que acaba de terminar y la semana que va a empezar

Para finalizar, esta revisión forma parte del proceso de revisión semanal, que en general será cada siete días pero puede hacerse también cada seis o cada ocho días. La revisión de los proyectos, si están todos los que tienen que estar y se hace bien, puede llevar entre 30 y 60 minutos y es, con diferencia, la parte más importante de toda la revisión semanal.